淺談Excel在數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用
——以學(xué)生管理方面數(shù)據(jù)處理為例

黨 倩

（陜西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 西安 710038）

隨著時代的不斷進步，信息化技術(shù)的日新月異，很多工作都要依賴計算機來完成。而在各行各業(yè)的工作中難免會產(chǎn)生數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)，將直觀、清晰的數(shù)據(jù)提供給他人，方便他人理解和使用。因此，優(yōu)化、處理數(shù)據(jù)十分重要。

1.如何使用Excel函數(shù)

Excel是微軟公司開發(fā)的基于 window操作系統(tǒng)的電子表格應(yīng)用軟件。Excel中大量函數(shù)可以完成各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，得到使用者需要的數(shù)據(jù)結(jié)果。如何使用Excel函數(shù)，方法和技巧非常重要。

1.1 VLOOKUP函數(shù)

VLOOKUP函數(shù)可以用于查詢數(shù)據(jù)，核對數(shù)據(jù)，或者在單表和多表中導(dǎo)入對應(yīng)數(shù)據(jù)等。具體的函數(shù)格式如下：

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

具體說明：

Lookup_value指的是查找數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)的源，要查找的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵的列。

Table_array指的是需要查詢的數(shù)據(jù)池，也就是查找的數(shù)據(jù)表。

col_index_num指的是查找數(shù)據(jù)過程中，結(jié)果查找范圍數(shù)據(jù)表中的哪一列，具體為數(shù)字。

Range_lookup是一個邏輯值，具體為ture是VLOOKUP 查找時是近似匹配或 false是VLOOKUP 查找時精確匹配 。

1.2 MID函數(shù)

MID函數(shù)可以從指定位置開始提取的指定數(shù)量的字符，得到指定的部分字符串。具體的函數(shù)格式如下：

MID(text,start_num,num_chars)

具體說明：

Text 指 的 是 提 取 前 的 源 文 本 字 符 串。 Start_num 是指從文本字符串中哪一位開始提取，例如從文 本text中第3個字符開始提取的，則 start_num 為 3。 Num_chars 是指想要用MID函數(shù)從文本中提取的字符的具體個數(shù)。

1.3 TEXT函數(shù)

TEXT函數(shù)可以將其他類型的值，轉(zhuǎn)換成文本格式。具體的函數(shù)格式如下：

TEXT(value,format_text)

具體說明：

Value 可以為數(shù)值、計算結(jié)果為數(shù)字值的公式，或?qū)Π瑪?shù)字值的單元格的引用，是要轉(zhuǎn)換成文本的其他類型的值。 Format_text 為“單元格格式”對話框中“數(shù)字”選項卡上“分類”框中的文本形式的數(shù)字格式。

1.4 REPLACE

REPLACE可以將部分文本用另外的其他文本字符串替換，例如把部分涉及隱私文本字符串，用其他通用的如“*”這樣的文本字符串替換。具體的函數(shù)格式如下：

REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)

具體說明：

Old_text指的是需要被替換的原文本字符串。

Start_num是原文本字符串需要其他字符替換的開始位置。

Num_chars是使用REPLACE函數(shù)其他字符需要替換原文本字符串中字符的個數(shù)。

New_text 是指替換原文本字符串中字符的新的其他文本字符。

2.利用VLOOKUP函數(shù)批量數(shù)據(jù)的查找

在學(xué)生管理的日常工作中，常常會有統(tǒng)計學(xué)生相關(guān)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，往往需要快速地統(tǒng)計出特定屬性的一些學(xué)生的基本信息，依靠手工篩查會耗時耗力，靈活地利用函數(shù)，則會省時省力且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率高。例如利用VLOOKUP函數(shù)核對尚未報到的學(xué)生信息。這種情況下，我們前期會掌握應(yīng)到的學(xué)生數(shù)據(jù)信息，通過報到的過程，得到已報到學(xué)生的數(shù)據(jù)信息，如圖1所示，通過VLOOKUP函數(shù)，以應(yīng)到的學(xué)生數(shù)據(jù)中的學(xué)號（在校學(xué)生唯一性字段）作為查找值，在已報到學(xué)生的數(shù)據(jù)中查找匹配，篩選出未查找的則為未報到學(xué)生的信息。

圖1

3.利用mid函數(shù)和text函數(shù)獲取學(xué)生出生日期信息

在學(xué)生管理的日常工作中，有學(xué)生的身份證信息，在學(xué)生入校時是從招生數(shù)據(jù)中獲取的，可在日常的管理中，需要學(xué)生的出生日期，收集和統(tǒng)計費時費力，結(jié)果數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率也難以保障，而利用函數(shù)的結(jié)合從身份證中獲取學(xué)生的出生日期，結(jié)果數(shù)據(jù)不但準(zhǔn)確，而且便捷。可以利用mid函數(shù)和text函數(shù)相結(jié)合，批量得到學(xué)生的出生日期。如圖2和圖3所示，MID(A2,7,8)取得身份證號碼中出生日期的數(shù)值，TEXT(D2,"00-00-00")或TEXT(D2,"00年00月00日")獲取需要的格式完成學(xué)生出生日期的提取。

圖2

圖3

4.利用REPLACE函數(shù)批量隱藏隱私信息中的部分內(nèi)容

在學(xué)生管理的日常工作中，學(xué)生獎助學(xué)金的評定是每學(xué)期都要進行的工作。獲得獎助學(xué)生的學(xué)生選定后，要完成公示獎助學(xué)金獲得學(xué)生信息這一環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)中常常需要公示學(xué)生的個人信息，可又要保證學(xué)生信息的安全，為避免學(xué)生個人隱私信息的泄露，常將部分或者關(guān)鍵的內(nèi)容用“*”號來代替，既完成公示的需要，又保護了學(xué)生必要的隱私信息。例如，批量隱藏學(xué)生身份證號碼和手機號碼中的部分?jǐn)?shù)字。這里以隱藏學(xué)生的部分電話號碼為例，如圖4所示，隱藏學(xué)生手機號碼左起第4位開始的5位數(shù)字，用“*”號來代替，用函數(shù)REPLACE(C:C,4,5,"*****")，隱藏手機號碼的中間5位。使用同樣的方式，也可以得到隱藏部分?jǐn)?shù)字的身份證信息，從而避免學(xué)生信息的泄露。

圖4

5.利用VLOOKUP函數(shù)快速合并兩表或多表中的學(xué)生信息

在學(xué)生管理的日常工作中，常常會遇到擁有之前收集好的學(xué)生基本信息，因管理和工作的需要，還需擴展一些學(xué)生的其他信息，如本人電話號碼、個人愛好等等。回收來的信息只有學(xué)號（學(xué)生唯一標(biāo)識）和其他新增信息。將學(xué)生的基本信息和統(tǒng)計來的擴展一一匹配地合并在一個表里。手工統(tǒng)計很難，可以利用VLOOKUP函數(shù)，利用基礎(chǔ)表里的學(xué)生學(xué)號（學(xué)生唯一標(biāo)識）即關(guān)鍵字信息，作為查找值，利用VLOOKUP(A:A,電話號碼!A:B,2,FALSE)將電話號碼一一對應(yīng)地合并到基礎(chǔ)表里，利用同樣的方法也可以將學(xué)生個人愛好一一對應(yīng)地合并到基礎(chǔ)表，從而得到更加完善的學(xué)生信息。

6.Excel中實現(xiàn)學(xué)生信息的查詢，得到指定一個或多個學(xué)生的信息

在學(xué)生管理的日常工作中，指定類型學(xué)生的個人信息報送工作也很頻繁，例如，報送入黨積極分子的信息，要求表里有姓名、學(xué)號、班級、本人電話號碼，往往評選的結(jié)果只有姓名和學(xué)號，想要快速地得到指定學(xué)生班級、本人電話號碼，可以提前設(shè)置好VLOOKUP函數(shù)如圖5所示，輸入或復(fù)制指定學(xué)生的姓名或?qū)W號，就可快速地得到指定學(xué)生的其他相關(guān)信息，這必須以擁有整體學(xué)生的足夠完善的信息為前提。

圖5

學(xué)生管理工作過程中，學(xué)生信息的收集、整理、查找、公示、報送是平常而頻繁的，學(xué)生的信息常常是和學(xué)生管理工作交織在一起，及時而準(zhǔn)確地得到想要的學(xué)生信息，有效地掌握和應(yīng)用Excel中的函數(shù)，快速地得到所需要的學(xué)生信息的具體內(nèi)容，快速地解決工作中的許多問題，同時也能提高自身的工作效率。