醫院管理現代化和建立現代醫院檔案管理新模式

卓婷婷

重慶市酉陽土家族苗族自治縣中醫院

現階段，缺乏對于檔案管理工作的重視及意識普及、規范化的醫院檔案管理制度體系和管理技術與基礎設施建設等問題，是阻礙醫院建立現代化的管理與提升管理效率所面臨的主要阻礙因素類型。

一、現代醫院檔案管理的重要性及現代化檔案管理的現實價值分析

（一）檔案管理的重要性

現階段，醫療行業醫療技術與醫療設備的快速發展與發展緩慢的醫療檔案管理，呈現出鮮明的發展差距，因此需要醫院能夠為醫療行業的持續發展配套建立起完善的檔案管理模式與強有力的檔案管理能力；同時，需要我國廣大醫院能夠對現有的檔案管理模式進行創新與優化，并積極地引進信息化技術來取代傳統的紙質檔案管理，以滿足醫療行業快速發展所帶來的檔案信息內容與形式的激增壓力，并通過引進先進的信息化技術與配套的檔案管理軟件系統，來進一步提高醫院檔案管理體系信息化建設與整體管理效率與質量的提升；再者，醫院各類型檔案是承載醫院發展的重要信息載體與核心資源，可通過對醫院各類型檔案進行科學化的管理與信息的挖掘，來有效提高醫院整體醫療服務質量與領導層決策效率與準確性；最后，伴隨著醫院快速發展所帶來的龐大檔案信息數量與類型，需要醫院能夠配套建立起實效性、快捷性的檔案信息查詢，因此需要醫院能夠借助信息化技術來優化檔案管理模式與檔案信息查詢流程，以進一步提高醫院檔案管理與醫院醫療工作與科研工作之間的契合度，以實現現代化的醫院檔案信息管理共享與利用效率提升。

（二）醫院檔案管理現代化的現實價值

1.推動醫院各項工作可持續發展

醫院檔案涉及到醫院各項工作流程體系，因此，如果醫院缺乏對于檔案管理的重視與功能的建設，對于醫院現代化發展與核心競爭力的提升會造成巨大的阻礙因素。故必須要要求醫院能夠結合醫院未來發展的實際需求與建設需要，來實現現有的檔案管理模式現代化與信息化轉型，在保證醫院現代化檔案信息管理整體的連續性與高效性，促進醫院各項工作的順利完成與整體可持續發展的源源動力。

2.實現醫院檔案管理全面現代化

針對現階段醫院檔案管理工作中存在的管理制度缺陷、管理意識淡薄、管理人才培養不足、管理技術與基礎設施建設有限等問題，所造成的醫院檔案管理整體效率低下、檔案利用價值不足等諸多問題。需要廣大醫院能夠對現行的檔案管理方式與檔案技術實現優化與調整，以促進信息化技術取代傳統的檔案信息紙質化管理的諸多弊端，以實現整體檔案管理效率與管理質量的雙重提升，最終為醫院現代化發展提供堅實的物質基礎與開拓廣闊的發展空間與市場。

二、醫院建立現代化檔案管理與提升管理效率所面臨的阻礙因素類型

（一）缺乏對于檔案管理工作的重視與意識普及

現階段部分醫療行業的醫院領導層與檔案管理負責人存在：缺乏對于檔案管理模式體系的優化意識與檔案管理工作的重視力度問題，以至于部分醫院仍采用傳統的檔案管理認知方法與管理模式來開展檔案管理工作，造成這部分醫院檔案管理工作范圍僅局限于業務管理與經濟效益層面；同時，部分醫院領導和檔案管理負責人仍存在“重業務發展、輕視檔案管理”的老舊思想，對于醫院檔案管理工作效率與當管理模式體系的優化造成了嚴重的阻礙。事實上，那些重視醫院檔案工作管理的醫院，檔案管理工作為醫院高層領導決策以及各項先進技術與設備的引進，提供了可靠的信息與數據支持與針對性的參考意見，并為醫院各項科研工作的開展與醫務人員教學工作提供了針對性的數據資料；再者，醫院檔案作為見證醫院多年來的發展歷程與未來方向發展的重要參與者與潛在引導者，如果醫院高層領導和檔案管理負責人缺乏對于檔案管理工作體系與實際工作的落實，對于醫院未來的發展和各項醫療工作的開展都會造成潛在的風險隱患與威脅。

（二）缺乏規范化的醫院檔案管理制度體系

雖然我國大部分醫院通過結合自身發展情況，抑或是參考其他成功醫院的檔案管理模式，來實現各大醫院檔案管理模式體系的建設與檔案管理流程安排。但是在當管理模式與各項量化指標的標準化與準確化的制定過程中，體現出醫院管理層以及當管理部門負責人缺乏對于檔案管理工作以及流程體系建設的重視。許多醫院仍存在檔案管理項目的重要量化指標的模糊化，導致檔案管理工作與實際的醫院醫療操作產生嚴重偏差，而且部分醫院檔案管理制度長期以來未得到及時的更新與內容調整，導致現行的檔案管理模式與醫院現代化發展出現契合度較低的現實問題。

（三）管理技術與基礎設施建設有限

現階段，我國僅有少數部分醫院已實現檔案管理工作機械化與信息化，人力手工完成檔案管理工作仍是大部分醫院的主要手段。而人工手工完成檔案管理工作的最大缺陷在于：無法保證檔案管理工作的整體效率與精準度，以至于出現許多醫院檔案管理內容出現分類不清、內容混亂、檔案信息偏差等諸類問題。而且伴隨著醫療技術以及醫院整體發展規模的不斷擴大，醫院檔案數量與規模已經超出人力手工完工的效率范圍，必須要通過借助信息化技術與檔案管理軟件來實現復雜多樣、內容繁多的醫院檔案信息工作。

而且，許多醫院人工手工完成的檔案工作仍采用紙質材料來作為檔案信息存儲的載體。紙質檔案自身的局限性（占據空間大、儲存環境要求極高、檔案信息查詢效率低下等）與醫院現階段檔案信息數量激增的現實產生矛盾，造成許多醫院當管理人員需要花費大量的時間來進行檔案資料的儲存與分類、查詢與存儲管理。

三、醫院管理現代化以及檔案管理現代化的可行思路探尋

（一）信息化技術的廣泛應用

首先，信息化技術作為醫院管理現代化以及工作效率提升的重要舉措之一，需要醫院管理層能夠廣泛應用信息化技術以及配套的硬軟件設備，來實現醫院整體管理效率和管理技術的雙重提升；同時，需要醫院能夠設立專門部門來負責對市場最先進的管理技術以及管理理念進行實時跟蹤與了解，并定期開展專題會議來討論新技術與新理念應用在本醫院的可行性探索；再者，需要醫院能夠進一步擴展信息化技術在醫院各醫療體系與醫療部門之中的覆蓋面以及信息共享范圍，并通過利用信息化技術來為醫院高層領導戰略性決策與未來方向制定提供準確的數據支持與參考意見。

（二）院科二級負責制的推行與落實

首先，積極推行與落實院科二級負責制是醫院實現管理現代化的必然選擇和可行路徑，落實院科二級負責制旨在提高醫院管理體系的規范化和清晰化；同時，醫院在落實院科二級負責制度建設與落實的過程中，需要確保院長在該制度中的地位保障和決策權力與責任義務的明確與落實，與此同時，黨委也需要對醫院高層領導作出的各項決策做好實施監管以及幫助各項正確決策的落實與執行。而副院長設立的數量由院長結合醫院實際的發展需求來進行決定，并對副院長的工作職責進行詳細明確的劃分，以避免出現各個副院長之間權力交叉、權力漏洞等問題，并保證各副院長的實際專業能力以及管理能力能夠勝任相對應的責任義務；最后，醫院高層領導對部分部門出現的權力交叉、職責重復等現實問題，需要進行職能的簡化以及職位的削減，來避免責任落實不到位、因權力交叉而出現責任推脫等問題的繼續出現。

（三）醫院檔案現代化模式的建設思路

首先，需要醫院做到檔案管理系統及配套制度的完善。保證醫院各項醫療工作及行政工作在檔案管理系統中，實現各工作之間的緊密聯系及整體流暢性，并完成整體管理效率和檔案使用效率的雙重提升。而檔案管理系統主要是由分管院長、科室主任、檔案管理部門、其他工作人員所組成，并構成檔案管理系統管理與決策體系網絡，確保各管理系統主體能夠履行個人職責、提高工作效率、發揮最大功能作用等目標的實現；其次，并給檔案管理系統配套相對應的管理制度，并保證管理制度具備科學性、可行性、優化性等多元化功能，確保能夠基本實現醫院發展各項醫療工作和行政工作的有序開展和整體效率提高；最后，需要醫院能夠借助計算機技術和信息化軟件將醫院檔案信息、圖書館資料、醫院行政資料等內容，實現內部資料的實時動態發布與共享，利用醫院內部網絡來幫助醫院各部門人員在局域網中隨時隨地的使用資料信息。并配套建立起嚴格的檔案信息系統網絡預防體系與病毒抵抗措施，來切實保證醫院檔案信息、行政信息等信息資料的完整性。在根據醫院檔案信息系統的檔案分級制度，來將各類檔案信息劃分為不同重要層次，可以將不影響醫院機密的信息資料上傳至醫院官網或是官微等平臺。

四、結語

信息化技術的廣泛應用、院科二級負責制度的推行與落實、檔案管理系統及配套制度的完善、構建醫院檔案信息系統、建立嚴格的檔案信息系統網絡預防體系等措施，是本文為醫院管理現代化及檔案管理現代化所提供的可行思路。