基于文件連續體理論的人事檔案管理模式探析

錢德鳳 燕慧

摘 要：我國現行人事檔案管理模式已經不能適應大數據時代人事檔案事業發展的需求。文章從形成背景、本土化意義和實踐基礎等方面論述了文件連續體理論本土化的可行性，主張基于文件連續體理論創新我國人事檔案管理模式，建立全國人事檔案信息中心，并提出智慧化人事檔案館的設想。

關鍵詞：人事檔案管理模式；文件連續體理論；本土化

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》（以下簡稱“十三五”規劃）中明確提出要“實現以信息化為核心的檔案管理現代化”“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化”[1]。然而直到今天，我國人事檔案管理仍以人工管理為主，管理手段落后，利用效率低下，無法適應大數據時代發展需求。實踐發展離不開理論的指導，我們迫切需要引入先進的檔案學理論，構建適合中國國情的人事檔案管理模式。

20世紀90年代，澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德在電子文件研究基礎上提出了文件連續體理論，指出“文件是往復運動于從生成到處置的連續體中的一個過程”，主張從文件形成到作為檔案保存和利用的全過程采用連貫一致的管理方式[2]。從管理內容上看，人事檔案本質上是記錄連續生命過程的文件集合，也可理解為一個“生命連續體”。因此本研究主張將文件連續體理論本土化并運用于我國人事檔案管理實踐。

一、變革現行人事檔案管理模式的必要性

近年來，江蘇省教育主管部門在受理高校教師資格申請時，通過與公安系統聯網篩查，發現有一些申請人存在違法違規記錄，不符合教師資格申報條件，因而陷入了“兩難”境地：一方面，引進人員已完成引進手續，成為高校正式員工；另一方面，教師資格申請不通過意味著新教師不具備主講資格，不能承擔教學任務。造成這種情況的根本原因是人才引進前未進行全面的人事檔案審核，而現行人事檔案管理模式也使得檔案審核無法做到“面面俱到”。

1. 現行人事檔案管理模式不利于檔案利用

人事檔案實行由各級組織人事部門統一領導、分級管理、檔隨人走的管理模式。當個體發生工作單位變動時，其人事檔案隨之轉移管理。這種管理模式的優點是可以為用人單位提供一套完整的反映個體經歷的記錄材料，缺點是具有一定的“封閉性”，具體表現在以下四個方面：一是大量民營、獨資或合資企業雖然不具備人事檔案建檔權和管檔權，但是卻有檔案利用需求，這種集中管理方式不利于該類單位或組織人力資源信息開發利用。二是隨著人才競爭激烈化，用人單位可以通過限制“調檔”來防止人才流失，將人事檔案變成了控制人才的工具。三是用人單位通過重新建檔的方式引進人才，“棄檔”或“死檔”現象日趨普遍。四是人才引進缺少事前檔案審核環節，容易留下隱患。建立人事檔案的根本目的是為了全面把握人才各方面發展情況，便于人才的任用，上述四種情況均不同程度限制了人事檔案效用發揮，背離了人事檔案管理的初衷。

2. 現行人事檔案管理模式造成歷史記憶不完整

德里達說：“檔案概念自身，庇護的是對所謂本源的記憶”“即指向的是原初，最先、最主要的、最原始的，簡而言之即開始。”他認為文件是得到記錄的信息，一經產生就有了保存的價值，只要有主體需要將其存放下來，那么文件就可以被認定為檔案[3]。我國現行人事檔案管理模式決定了人事檔案形成的歷史記憶是不完整的。首先，人事檔案一般由用人單位在學生檔案的基礎上整理形成，而學生檔案主要包括大學及以上學習經歷材料以及部分中學階段材料，因此建立基礎是不完整的。其次，人事檔案中的材料主要來源于用人單位，和個體緊密相關的其他社會機構往往不作為人事檔案來源機構，如公安、社保等機構，檔案材料收集范圍局限于組織人事部門對個體的認可和評價文件，體現個體特質和社會性的文件不在收集之列，如個人征信報告等。再次，收集方法主要依賴“坐、等、靠、要”，被動的工作方式無法保證收集信息的完整性。最后，“價值鑒定”使得許多原始文件在鑒定過程中被人為“過濾”。因此，現行管理模式下形成的人事檔案是不完整的歷史記憶。

3. 現行人事檔案管理服務對象具有排他性

王英瑋指出，人事檔案主要和四類人員緊密相關：人事檔案所有權人、管理人、相對人和第三方使用人[4]。首先，人事檔案歸國家所有，各級各類組織人事部門作為國家授權的職能機構，是人事檔案的直接所有權人。管理人則由人事檔案管理機構及其工作人員組成。所有權人和管理人直接承擔人事檔案的建立和管理職能，是人事檔案的直接服務對象。其次，相對人指檔案主體本人。相對人雖然直接或間接參與了檔案中大部分材料的形成過程，但是在建立和管理人事檔案過程中并不享有參與權、知情權、建議權和申訴權，人事檔案總體上對相對人是神秘的，并不直接服務于相對人。另外，第三方使用人是指因某些特殊需求而需要利用相對人檔案的群體，如相對人的親屬或為相對人作傳記的人員等，他們需經組織人事部門同意才可利用相對人的檔案。而現行人事檔案管理只是為了滿足組織人事部門的需求和利用，對相對人和第三方使用人等服務對象具有排他性。

4. 現行人事檔案管理手段不能適應大數據管理需求

被譽為“大數據之父”的美國數據科學家維克托·邁爾·舍恩伯格將大數據概括為“一場生活、工作與思維的大變革”。2014年大數據就被寫入了我國政府工作報告，大數據正引領著我國各行各業的變革與轉型，大數據戰略已經上升為國家戰略[5]。何嘉蓀說：“大數據都是檔案”[6]。在大數據背景下，文書檔案和科技檔案等已陸續實現數字化或數據化管理，而人事檔案因其特殊的管理體制，仍以手工管理為主。檔案工作者們被束縛在紙質檔案的收集、整理、加工和編目工作中，雖然已使用計算機輔助檔案編目和電子信息采集，但總體管理水平較低。這種落后的管理手段，顯然無法適應具有“海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低”等四大特征的大數據管理需求。

二、文件連續體理論本土化的可行性

20世紀80年代，隨著電子文件的廣泛使用，我國提出要實施“文檔一體化”，為文件連續體理論的本土化運用提供了可行性。

1. 文件連續體理論的形成

文件連續體理論的發展經歷了半個多世紀，澳大利亞是其形成、發展和壯大的主陣地。在該理論提出前，文件生命周期理論[7]普遍適用于傳統的紙質文件管理。隨著電子文件的出現和普及，文件連續體思想開始萌芽。20世紀50、60年代是文件連續體思想的萌芽階段，檔案界開始重視檔案管理與文件管理的連續關系。1985年，加拿大檔案學者杰伊·阿瑟頓在檔案工作者年會上詳細論述了連續體的概念，強化了文件管理的動態性、階段性以及關聯性。到了90年代，弗蘭克·阿普沃德正式提出“文件是往復運動于從生成到處置的連續體中的一個過程”，并構建了文件連續體模式，標志著文件連續體理論的形成。

2. 文件連續體理論本土化的意義

文件連續體理論受澳大利亞傳統檔案學思想的影響，借鑒了后現代主義和結構化理念，構建了一個四軸四維坐標體系，通過保管、證據、業務和來源四軸，圍繞文件的形成、捕獲、組織、聚合四維描述了文件的運動過程，反映了電子文件各階段相互關聯、相互影響和相互轉化的可能，從而對文件形成、保存和利用實施一體化管理。[8]

文件連續體理論傳入我國后，國內學者對其能否中國化展開了深入研究，大部分學者認為該理論對指導我國檔案實踐具有重要意義。我國人事檔案制度源于建國初期的干部管理制度，是中國人事管理制度的特色。人事檔案本質上是記載主體人生軌跡的文件集合，符合文件連續體理論管理范疇。文件連續體理論將人事檔案以文件的運動視角來考察其每個階段的不同特點，能很好地改變人事檔案部門固有的以檔案論檔案的思維定勢，重新審視人事檔案的本質屬性——文件，從文件連續運動的軌跡來實現人事檔案的動態管理[9]。且全程控制和前端控制的思想，能更好促進文件工作者和檔案工作者的密切合作，讓檔案工作者成為真正的文件管理者。

3. 文件連續體理論本土化的實踐基礎

通過分析現有人事檔案的管理內容可以看出，人事檔案材料主要來源于主體的學習單位和工作機構，隨著電子信息系統的推廣應用，各單位在不同程度上實現了業務活動的信息化管理，構建了一系列業務管理系統，如學籍管理系統、人事管理系統、科研管理系統、黨務管理系統、工資管理系統等等。目前，人事檔案的歸檔模式是收集各業務系統的材料，以紙質形式歸入人事檔案，形成完整的人事檔案材料。各業務系統的建設為文件連續體理論在人事檔案管理中的本土化運用打下了堅實的實踐基礎，正如于英香解讀“十三五”規劃時所指出的：檔案部門不能墨守成規，應該突破原有電子文件管理研究視閾，敏銳地認識到存在于各行各業業務系統中數據的價值，參與對這些數據的采集與管理，實現大數據時代電子文件與檔案數據管理的跨越式發展[10]。

三、基于文件連續體理論創新人事檔案管理模式的設想

1. 建立人事檔案連續體思想

建立人事檔案連續體思想是創新人事檔案管理模式的第一步。首先，轉變非現行文件的理念。阿根廷的巴斯克斯曾說：發揮現行作用的文件就是現行文件，完成現行作用的文件就是非現行文件[11]。正如前文所述，人事檔案是由各業務系統中處理完畢的文件（非現行文件），經價值鑒定和篩選后歸檔形成的，這種管理模式下的人事檔案所反映的生命過程是片面的、間斷的，而要反映完整的、連續的生命過程，就必須轉變非現行文件的理念。其次，轉變人事檔案靜態管理理念。這里所說的靜態，是指管理方法的靜態，文件一旦歸為檔案，若需使用，便只能去檔案室翻查，這雖然有利于保證資料的真實性和安全性，卻不利于檔案的查詢和利用，不適應大數據時代對人才的管理需求。再次，建立“人人有檔，生而有檔”的理念。早期人事檔案特指干部人事檔案，后逐漸擴展到專業技術人員檔案和企業人員檔案，隨著經營模式的多樣化和人才流動的頻繁化，各地人力資源管理部門陸續建立了人才交流中心，負責管理流動人員的人事檔案。即使這樣，由于我國人口基數大，人員構成復雜，要做到“人人有檔”依然只是設想。但是隨著信息技術的發展和國家對檔案事業的重視，“人人有檔”將是必然趨勢。而要做到人人有檔，最好的辦法就是從出生起就建立人事檔案，從生到死，這樣的人事檔案才是完整生命軌跡的真實記載。

2. 建立全國人事檔案信息中心

創新人事檔案管理模式的核心是建立全國人事檔案信息中心。我國檔案事業發展五年規劃從“十五”開始就已經將檔案信息化建設作為重要議題，但人事檔案的信息化進展并不理想。一方面因為人事檔案的私密性，人們對人事檔案信息化顧慮重重；另一方面僅在某個單位或地區實現人事信息化，當人員發生流動時，信息化系統就失去了效用，因而信息化工作缺乏動力。筆者認為，有效的解決辦法是在現代檔案學理論指導下，構建全國人事檔案信息中心，從上而下，推而廣之，實現人事信息全國共享。

首先，國家出臺人事檔案信息化實施辦法，為信息中心的構建提供政策依據。雖然2018年出臺的《干部人事檔案工作條例》已將信息化列為干部人事檔案日常管理工作的一部分，對干部人事數字檔案的建立、利用、轉遞和保密也作出了明確規定[12]，但是對于如何實現干部人事檔案信息化和數字化，并沒有制定明確措施。

其次，基于文件連續體理論，搭建人事檔案管理一體化平臺。一方面，該平臺要加強文件形成機構與檔案管理機構之間的密切合作，將文件形成者、文件管理者和檔案管理者整合于一體化的管理體系，確保檔案管理者不再是文件最終的保管者，而成為積極參與文件形成和處置過程的指引者。另一方面，轉換人事檔案收集思路，針對與人事檔案歸檔緊密相關的業務系統，如教務、人事、工資系統等，設計開放式的端口，在一體化系統中，通過文件前端控制、歸檔預判和自動歸檔，實現對檔案的動態管理。同時，也要加強雙軌管理，對現有的紙質人事檔案做好保管與維護工作，并逐步實現存量紙質檔案數字化。

最后，搭建多系統如稅務、公安、社保、征信等平臺互聯通道。雖然這些系統內部的數據不需要歸入人事檔案，但在必要時，應可以通過大數據、互聯網技術，和人事檔案信息平臺實現互通互聯、信息共享。

3. 智慧化的人事檔案館設想

“十三五”規劃中明確提出：“要持續推進數字檔案館建設”“采用大數據、智慧管理、智能樓宇管理等技術，提高檔案館業務信息化和檔案信息資源深度開發與服務水平。”[13]可見，建立在大數據管理基礎之上的智慧檔案館已被列入國家戰略。智慧化的人事檔案館是人事檔案利用最理想化的設想，人事檔案若能實現智慧化管理，人事檔案信息的準確率和利用率便可獲得極大提升。以前文所述的教師資格申請為例：高校在引進人才前，可通過全國人事檔案信息平臺調閱擬引進人員的人事檔案信息，包括相關聯的其他系統如征信等平臺信息，之后由系統平臺對照教師資格評審條件，智能判斷其是否符合教師資格申報條件，若存在不符合申報條件的因素，則直接放棄引進，從而在人才引進環節有效規避風險。當然，這對人事檔案的數據化建設及相關信息平臺的管理提出了相當高的要求，無疑是一個長期的過程。

*本文系2018年度江蘇省哲學社會科學基金項目“目標驅動下高校績效考評體系構建”（項目編號：2018SJA1560）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1][13]國家檔案局.國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》[EB/OL].[2021-06-12]. https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/2016 04/4596bddd364641129d7c878a80d0f800. shtml.

[2] 何嘉蓀，葉鷹.文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一[J].檔案學通訊，2003（5）：60-64.

[3][6] 何嘉蓀，譚建月.檔案概念再認識——大數據引起的思考[J].檔案與建設，2017（8）：4-6.

[4] 王英瑋，張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009（4）：81-84.

[5]于英香，滕玉潔.大數據背景下檔案管理數據化轉型探析[J].中國檔案，2021（1）：81-83.

[7][8] 傅榮校，王相華.理論核心問題：原則與內容——文件生命周期理論與文件連續體理論比較研究之二[J].檔案學通訊，2004（4）：18-23.

[9] 周昌平.基于文件連續體理論的人事檔案管理模式創新[J].機電兵船檔案，2012（2）：33-36.

[10] 于英香.大數據視閾下檔案信息化建設新路向——基于《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的思考[J].北京檔案，2017（2）：9-12.

[11] 何嘉蓀.從世界范圍研究文件與檔案的本質區別——從電子文件的網絡實時歸檔說起[J].北京檔案，2000（7）：15-18.

[12] 中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》. [EB/OL].[2021-06-12]. http：//www.gov.cn/ zhengce/2018-11/28/content_5344196. htm.