法院卷宗檔案單套管理的實踐現狀與完善進路

李麗潔

摘 要：對卷宗檔案的科學管理、價值發現，是法院檔案數字轉型的必由之路。通過上海高院卷宗檔案單套管理實踐，總結出三點有力舉措，即全流程網上辦案、數據采集管理改革、文檔匯集一體化；對照《機關檔案管理規定》中信息化建設要求，梳理出與電子檔案長期保存系統斷鏈、保管鑒定銷毀實踐指導缺失、檔案數據挖掘能力與意識不足等短板，并提出成立專業檔案館、完善分級保管策略和優化司法數據供給的設想。

關鍵詞：智慧法院；單套制；數字轉型；檔案管理

卷宗檔案作為法院辦案過程中的原始記錄，是數量最龐大、形式最豐富的法院數據，如何科學管理數據、優化數據服務，是法院提升數據驅動力的關鍵。現階段，智慧法院建設深度推進，為匹配電子訴訟、及時供應“全鏈條”司法數據，卷宗檔案單套管理探索逐漸展開。對法院卷宗檔案單套管理總結研究，不僅能更好指導法院檔案管理數字轉軌，也有助于形成示范樣本，更有利于國家層面對電子檔案單套管理體系的規范完善。

一、先行先試：法院卷宗材料單套歸檔和電子檔案單套管理

1. 法院專業檔案術語概念界定

卷宗檔案，其前身是卷宗材料，是真實完整的辦案過程原始記錄，體現案件原被告雙方維護權利的整個過程。卷宗材料的提供主體包括當事人、代理人、第三人，鑒定/公證/仲裁/協查等部門，具有多主體、跨領域、跨部門的特性。

電子卷宗單軌管理，指在數字環境中以電子方式運行和保存訴訟/執行的全流程，包括立案、審判/執行、歸檔管理、移交、保存和利用等業務活動，包括電子卷宗的單套歸檔和卷宗檔案單套管理。

2. “雙試點”推動卷宗檔案單套管理從理論走向現實

上海市高級人民法院2018年被最高法院確定為卷宗歸檔改革的試點法院，2020年被國家檔案局等確定為“電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理”試點單位，通過選重點、定步驟、分批次地持續推進，摸索出“以電子檔案為主、紙質檔案為輔”的符合自身實際情況的“混合單套制”檔案管理模式。截至2020年12月底，試點法院共完成“混合單套制”電子卷宗歸檔42130件[1]。其改革管理實踐中凸顯出以下三點有力舉措：

一是以全流程網上辦案為運行環境和實現前提。全流程網上辦案是以無紙化辦案、電子訴訟等為基礎，通過深度運用互聯網、人工智能、區塊鏈、5G等現代科技，加快推進立案、審判、執行和訴訟服務、申訴信訪、監督管理等全部流程網上運行，積極推進材料網上提交、案件網上辦理、數據實時存證、卷宗同步生成、材料一鍵歸檔。

二是以前端滲透、全程控制為管理要求和實現基礎。建立法院數據采集中心，明確標準、規范流程、確定格式，對立案提交的紙質訴訟材料及時掃描；制定網上立案遞交材料規范，引導操作、及時審核、嚴控質量；升級業務系統內嵌檔案要求，規定格式樣式，自動生成合規材料；強化隨案掃描，指定專人、選定集中或分散方式及時掛接。

三是以平臺升級、數據匯集為重要抓手和實現關鍵。升級改造卷宗隨案生成系統，實現各業務系統與卷宗管理系統對接，支持數據及時匯集；根據數據源分類管理，以圖標示意對應不同處置；深度運用電子簽章，權責角色化，對數據流動實時管理；結合最高法院的電子卷宗閱卷目錄內嵌一鍵歸檔功能，完成歸檔、審核、接收“一站式”操作。

二、思考評估：以《機關檔案管理規定》為指導，評估法院卷宗檔案單套管理現狀

1. 選用《機關檔案管理規定》為評估指導的緣由

一是法院作為司法審判機關，其卷宗檔案雖具專業性，但仍屬《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）指導范圍，檔案管理工作需受其指導。

二是《規定》自2019年1月1日起即施行，不僅助力數字檔案館（室）建設實踐穩步推進，更符合新時期、新階段機關檔案工作科學發展需要。

三是以《規定》為評估指導，既能審視基層機關對其理解與貫徹情況，找尋理論指導與實踐之間的差距，為優化機關檔案信息化建設提供啟示，也為國家層面頒布電子檔案單套管理規定提供參考。

2. 機關檔案信息化建設要求解讀

《規定》第三十六條、第四十九條、第五十八條構成了機關檔案信息化建設思路：以數字檔案室為依托，統籌開展傳統載體數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，并在全文識別和真實性管理基礎上，最終實現電子檔案數據化、單套制和數據挖掘三項目標[2]。其中電子檔案數據化強調將檔案信息結構化、標準化、顆粒化、通用化，是單套制的管理指向，是數據挖掘的基礎環節；單套制促進優化電子文件和電子檔案管理范式，是電子檔案數據化的保障手段和數據挖掘的有效支撐；數據挖掘是發現價值、提取知識的過程，既由提升電子文件和檔案管理水平的需求驅動，又為檔案工作創造價值。

機關開展電子文件歸檔與電子檔案單套管理，不僅需要基礎設施保障，還需要做到系統功能齊全、應用銜接合理、資源建設標準、保障體系完善。《規定》第六十二條要求“機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。電子管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案的真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求”；第五十五條要求“機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協同配合，實現系統互聯互通，資源共享共用”，形成業務系統（BS）、電子檔案管理系統（ERMS）和數字檔案資源長期保存系統（TDR）之間的銜接（見圖1）；第五十七條、第五十八條、第六十三條提出數字化常態機制，并給定執行標準、文件格式和質量及元數據收集要求；第六十四條、六十五條對安全存儲進行明確，提出在線存儲系統要求、電子檔案備份方案和策略、電子檔案轉換與遷移方案和策略。

3. 以要求解讀為指引評估法院卷宗檔案單套管理情況