高校檔案管理制度建設研究

石貞貞

高校檔案管理工作作為高校管理工作的重要內容，與高校管理工作效率的提升、管理方式的優化有直接聯系。當前，我國高校檔案管理制度建設存在一些問題，如高校檔案管理制度缺乏實際操作性、與上層法律制度缺乏銜接、上層法律制度建設不足與滯后、檔案管理工作者自身能力不足等。對此，國家和高校應當積極采取措施，通過完善高校檔案管理制度、推進高校檔案管理服務化發展、加快相關法律建設以及提升檔案管理者的工作能力等措施，推進高校檔案管理制度建設。

一、高校檔案管理制度建設存在的問題

（一）高校檔案管理制度缺乏實際操作性

之所以說高校檔案管理制度缺乏實際操作性，是因為當前中國的法律法規中，諸如《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）以及《中華人民共和國檔案法實施辦法》等都沒有對高校檔案建設工作制定比較詳細的規定，導致高校檔案管理缺乏有效的參考依據。缺乏法律的規范引導，高校檔案管理工作難以規范進行。很多情況下，高校檔案管理工作中存在的問題需要通過行政手段來解決，導致檔案管理工作實際操作陷入困境，降低了檔案管理工作的效率。

（二）高校檔案管理制度與法律制度缺乏銜接

一般來說，高校的制度應當與國家的制度和法律構成相互協調的關系，保證高校檔案管理制度與上層法律制度有效銜接。《檔案法》中規定：“縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區域內的檔案工作，對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”由此可見，高校檔案工作依然屬于行政性質的工作，檔案部門缺乏自主性。高校的圖書館、檔案管理部門屬于不同的部門，各個部門之間缺乏溝通銜接，導致資源分散。

（三）上層相關法律制度建設滯后且不足

上層相關法律制度建設滯后且不足也是當前高校檔案管理制度建設存在的一個重要問題。當前，中國與檔案相關的法律法規不足，僅有《檔案法》《中華人民共和國著作權法》《中華人民共和國非物質文化遺產保護法》等。由于相關法律制度建設不完善，導致高校檔案制度建設滯后，影響高校檔案建設工作的開展。

（四）學校檔案管理工作者能力不足

高校檔案管理工作者自身能力不足，也會對檔案管理制度建設造成影響。高校檔案管理工作者在對檔案進行管理時，必然需要對相關的管理制度非常熟悉，且可以靈活應用。但當前，部分工作者自身能力存在問題，沒有熟練掌握相關的制度，也無法在工作中按照相關的規定對檔案進行管理，嚴重影響檔案管理工作效率。再加上高校對檔案管理者工作能力培養不重視，沒有組織培訓，限制了高校檔案管理工作的開展。

二、高校檔案管理制度存在問題的原因

（一）學校領導缺乏檔案管理意識

缺乏檔案管理意識一直都是高校檔案管理工作中存在的問題。其實不僅是檔案管理工作者，這種問題在高校領導中也普遍存在。高校領導層檔案管理以及檔案文化建設意識比較薄弱，無法為相關工作的開展提供支持，甚至對檔案管理工作者造成影響，使其也忽視了檔案工作的價值和意義。高校領導普遍認為學校的工作重點是教學，認為檔案收集、整理、保存工作實際意義不明顯，導致高校檔案以及文化服務功能有所欠缺，忽視了檔案工作對高校整體運行的重要推動作用。

（二）學校行政管理體制存在問題

行政管理體制問題也是造成高校檔案管理工作問題的一個重要因素。現在，中國大多數高校依然實行行政管理體制，這就導致檔案管理部門難以脫離行政體制的制約，為行政服務成為檔案管理部門的重要內容。在行政管理體制下，檔案管理部門文化職責不明確，檔案管理工作者的積極性和主動性遭到削弱，制約了檔案文化服務功能的發揮。歸根結底，行政體制對高校檔案建設工作形成了制約作用。

（三）缺乏專業的檔案設備和管理者

配備專業的檔案管理工作者和專業的檔案管理設備是保證高校檔案管理工作有序開展的重要措施。然而很多高校對于檔案工作不夠重視，很少主動投入人力、物力、財力，這就導致高校檔案管理工作在管理設備和管理者方面得不到提升。另外，很多檔案管理工作人員都由其他工作者進行兼任，沒有接受過專業的培訓，缺乏檔案管理專業性。再加上本職工作任務繁重，很有可能無暇顧及檔案管理工作，最終導致檔案無法規范管理，檔案管理水平無從提升。

三、完善高校檔案管理制度建設的有效措施

（一）不斷完善高校檔案管理的相關制度

完善高校檔案管理制度，要從以下兩個方面入手。首先，要對高校管理體制進行改革。高校行政管理體制對檔案管理工作的開展有所制約，所以要改革管理體制，改變行政體制的屬性，不斷提升檔案管理部門的服務能力。其次，要建立檔案管理制度，保證檔案管理制度的多樣性和完善性，避免因為制度不全面而影響檔案管理工作。建設檔案管理制度，應當對檔案的性質進行準確定位，對檔案管理工作進行有效規范，確保高校檔案管理工作可以有條不紊地開展。

（二）推進高校檔案管理制度的服務化發展

推進高校檔案管理制度的服務化發展，是推進高校檔案管理制度建設的重要措施。首先，應當從高校的高層開始，引導決策層重視檔案管理，宣傳檔案管理功能，實現高校檔案管理的深層次發展。其次，建立檔案管理服務制度，提升檔案管理工作者的服務能力。這是因為很多工作者缺乏超前意識，無法意識到高校檔案管理工作潛在的服務成分，也無法充分發揮檔案管理資源的優勢。總之，高校要認識到檔案管理服務化發展的重要性，并且從制度層面推進檔案管理制度服務化發展。

（三）加快檔案管理工作相關法律的建設

高校檔案管理工作制度的建設和發展與我國相關法律制度的建設脫不了干系。檔案管理需要制度的保障，只有保證檔案管理事業相關法律不斷完善，才能讓高校檔案管理工作有所依據，得以切實有效地開展。《檔案法》雖然在檔案管理相關法律法規體系中處于主體地位，但是內容不甚完善，容易出現職責不明確以及文化事業單位主體缺乏自主性的問題。所以，建設完善的法律體系，是實現高校檔案管理工作健康發展的保證。

（四）提升高校檔案管理工作者的工作能力

信息時代，高校檔案管理工作有了全新的工作模式，尤其是網絡以及計算機技術的應用，不僅為高校檔案工作提供了便捷，也為高校檔案管理工作帶來了新的考驗。檔案管理工作者如果無法及時掌握新的技術，將無法勝任檔案管理工作。因此，高校要加強對檔案管理人員的培訓，不僅要幫助他們掌握新的技術和新的管理理念，還需要讓他們熟練掌握相關管理制度，適應新時期高校檔案管理工作的新需求，推動高等教育的發展。

四、結語

當前，高校檔案管理工作的管理水平亟須提高，這也是高校教學管理工作的一項重點。檔案管理制度是檔案管理工作穩定有序開展的保障，所以，高校要對檔案管理工作進行規范化管理，從規章制度、服務化水平、工作者等方面入手，以相關法律為引導，積極完善高校檔案管理制度，建立完善的檔案管理制度體系，保證高校檔案管理工作有法可循、有據可依。

【基金項目】2020年度河南省社科聯調研課題“中原學構建背景下的漢語國際推廣研究”（編號：SKL—2020—841）;2020年度南陽師范學院校級思想政治專項“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設研究”（編號：2020SZ007）;2020年南陽師范學院校級決策研究課題“漢語國際推廣發展機制改革”（項目編號：2019WYJC13）。

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（作者單位 南陽師范學院地理科學與旅游學院）