中小企業采購業務內部控制問題及對策探討

黃俠

對于中小企業來說，采購業務的內部控制系統一般會相對比較薄弱，主要表現為：采購計劃制定不嚴謹;采購人員職業道德偏低;產品入庫驗收不嚴格;采購審批流程流于形式;采購業務結算不合規等問題。為了提升中小企業采購內部控制的有效性，企業應夯實采購計劃，杜絕盲目采購現象;制定采購人員培訓計劃，提升采購人員的職業道德，對采購業務做出適當的監督;完善采購業務的審批流程，保障采購業務流程實際執行的有效性;加強對采購付款的控制，避免違規結算問題。本文通過對中小企業在采購業務內部控制存在的問題進行探討，提出改善采購業務內部控制的對策。

采購業務是企業經營活動的重要環節，根據邁克爾·波特提出的“價值鏈分析法”基本活動涉及企業生產、銷售、進向物流、去向物流、售后服務，支持性活動涉及人事、財務、計劃、研究與開發、采購。采購業務內部控制的低效或舞弊直接影響企業的基本業務活動與產成品的競爭力。

目前， 許多中小企業采購業務的內部控制存在一些控制薄弱的問題，通過安排親戚或裙帶關系人員控制核心采購崗位，為提升采購效率減少審批流程，事后補充單據現象較多，采購業務內部控制系統流于形式、執行不到位、缺乏內部控制有效性，采購崗位人員個體的職業道德的差異直接影響采購業務的效率和風險。本文通過對中小企業在采購業務內部控制存在的問題進行探討，提出改善采購業務內部控制的對策。

一、中小企業采購業務內部控制概述

根據《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》中所稱采購，是指企業購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。其中，企業所購買物資主要包括企業的原材料、商品、勞務服務、固定資產等。

中小企業應結合自身企業實際情況，全面梳理采購業務內部控制執行流程，根據企業行業與規模特征，設計有效的采購內部控制系統，統籌安排采購計劃，明確區分請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限。各采購崗位人員均按照規定的審批權限和審批流程辦理采購業務，有力確保采購內部控制系統執行的有效性。定期檢查和評價采購業務內部控制的執行情況，通過對采購業務內部控制薄弱環節執行情況的分析，及時修正采購業務內部控制流程設計與采購業務內部控制的執行。確保中小企業采購業務內部控制系統有效的執行，經濟高效地配合中小企業生產經營與發展戰略。

二、中小企業采購業務內部控制存在的問題

（一）無嚴謹的采購計劃，盲目采購

我國中小企業面臨的經營環境復雜多變，市場上客戶需求的快速變化與自身企業銷售業績的波動，讓中小企業難于制定嚴謹的采購計劃。所制定的采購計劃往往比較籠統，物資需求羅列不明確，物資型號規格不詳細等。采購計劃的不嚴謹也容易導致采購人員采購物資的隨意性，出現采購企業不需要的物資或者過度采購的現象，企業正常生產經營所需的物資不能按時按質按量的采購。更有甚者，采購人員利用采購計劃的規定不明，與供應商合謀讓中小企業盲目采購。

（二）采購人員工作有待規范

中小企業為了提高采購業務的效率，一般會簡化采購審批流程，增加采購人員權限。而采購人員在選擇供應商時未考慮公司實際利益，未根據供應商原材料的價格、質量、供貨及時性等綜合評估做出選擇。而是選擇給予回扣的供應商，這容易導致選擇的供應商不合格以及原材料質量低下，進而直接影響公司的產成品的質量。采購人員為了自身利益，給與供應商寬松的采購合同執行條款，讓企業過度采購原材料或長期資產。

（三）采購物品驗收不嚴

中小企業為節約成本，采購部門采購人員配置不足，采購和驗收職責沒有有效的分離，經常出現兩項不相容職務由同一人擔任。物資采購入庫驗收人員因為物資是自身采購，難以做到自我監督，采購業務內部控制系統執行無效。采購驗收人員難于嚴格把關驗收采購材料的質量和數量，甚至采購驗收人員私自增加或修改入庫單，把殘次品包含在正規原材料里面辦理入庫。采購驗收人員私自修改產品數據，以質量有缺陷的原材料充當優質材料。

（四）采購審批流程流于形式

中小企業為追求辦事效率，不愿花費太多資源在采購審批的流程執行上，采購內部控制系統執行流于形式、執行不到位。對供應商的選擇流于形式，只對供應商提供的證明材料做些形式審查，而忽略對供應商實力的審查。采購人員的請購審批執行不到位，采購人員先確定采購業務后補請購流程事項頻發。采購人員請購審批方式多樣，如電話溝通、微信溝通、QQ溝通、或讓其他同事轉呈，難于對采購業務流程留痕與監管。

（五）采購業務違規結算，造成資金流失

中小企業財務制度較為簡單，通常以發票作為重要財務憑證。在企業收到供應商發票后，采購人員不核實采購合同約定的付款進度，僅根據發票金額便催促財務付款。如果中小企業沒有嚴格的采購付款內部控制系統，或采購付款內部控制系統無法有效執行，就存在采購付款進度超出采購合同約定的進度與條款付款。采購業務合同簽訂付款條款比較模糊，在付款時間節點和每次應付款金額上容易與供應商產生分歧。或有采購人員按有利于供應商的條款解釋，增加企業財務違規付款的風險。

三、改善中小企業采購業務內部控制的對策

（一）夯實采購計劃、杜絕盲目采購

中小企業面對的經營環境復雜多變，采購計劃應從銷售業績預測為起點，夯實原材料及其他必要物資的采購計劃，明確修改采購計劃的必要審批程序。中小企業的采購計劃應結合嚴謹與靈活實用，分別制定短期與長期采購計劃，長期采購計劃應傾向于靈活實用，短期采購計劃應傾向于嚴謹。根據中小企業銷售業績與經營環節的變化，定期滾動地修正長、短期采購計劃。尋找長期穩定且資質信譽好的合作供應商，保障企業的正常生產經營。與核心的供應商建立戰略聯盟關系，對于中小企業開拓新的大額訂單或承接定制個性化產品時，可將該訂單以阿米巴的形式單獨運營，讓核心供應商參與該阿米巴的運營管理，并享有該阿米巴的利潤分成，從而緩解中小企業面對業績突增的采購壓力，亦可避免該訂單引起的盲目采購。