“互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理的建議

摘 要：“互聯網+”背景下，高校財務檔案信息化管理呈現出載體多樣性、信息安全環境愈加復雜、工作制度與方式的政策性突出的特點，信息化管理方式所帶來的工作便利也給高校財務檔案管理工作提出更高要求。對此，該文從財務檔案信息資源、管理以及利用層面分析高校財務檔案信息化管理存在的問題，并提出對策，以供同人參考。

關鍵詞：高校;財務檔案;互聯網+;信息化

高校財務檔案體現了高校發展、壯大的真實歷程，同時也直接或間接地體現了高校各項活動運行的財務狀況，是高校管理者制定發展計劃、做出戰略決策最重要的參考依據之一，是高校教學、科研、日常管理等各項活動順利開展的基礎。此外，高校財務檔案也是體現高校是否遵守財經紀律、是否存在違紀情況的直接憑證。[1 ]“互聯網+”背景下，網絡化傳輸、數字化存儲、集成化的管理平臺都給高校財務檔案信息化管理帶來新的思路。為提高高校財務檔案信息化管理水平，更好地遵守上級下達的各項財會制度，高校財務檔案管理部門應進一步明晰“互聯網+”背景下高校財務檔案管理的特點、現狀及管理對策，為高校的發展提供良好條件。

1 互聯網+背景下高校財務檔案管理的特點

1.1 載體多樣性

“互聯網+”在財務檔案管理中的應用是依托學校信息化開展的，其所面臨的管理環境、特點、流程和方式也取決于學校整體的信息化水平。相對于傳統的信息化管理，“互聯網+”背景下財務檔案的載體更加多樣。除常用的紙質、磁盤、光盤等載體外，依托物聯網、云計算等新興信息技術的存儲載體也更多。隨著我國社會信息化進程的不斷加快，電子發票、電子存根的效力得到保障，高校財務檔案管理越來越多地涉及到對數字化載體的審核與管理。[2 ]這也說明了“互聯網+”背景下，高校財務檔案不僅呈現載體多樣性的態勢，每個載體的效力也在逐漸得到保證，要求了紙質檔案和電子檔案同步歸檔。

1.2 信息安全環境愈加復雜

“互聯網+”為高校財務檔案管理帶來的巨大便利，主要體現在檔案資源管理和工作流程的改革上。數字化載體、網絡化傳輸以及自動化相應大大拓展了財務檔案的管理與服務范圍，異地辦公、線上審核等財務檔案的前端應用增多，財務檔案面臨著更多開放互聯網環境下的安全問題。客觀環境上包括物理層、鏈路層、傳輸層、網絡層等，如存儲載體自身的質量、存放環境、存儲信息有效期等條件的限制。主觀上包括對財務檔案的人為篡改、系統攻擊等。[3 ]這也提醒高校要充分重視財務檔案的信息安全管理，保障數據安全，加強財務管理系統的內部控制。

1.3 工作制度與方式的政策性

相對于自由度相對較高的高校教學、科研和日常管理等活動來說，財務會計工作具有極強的政策性，這也要求了財務檔案的管理必須符合國家、省市以及高校等多個層面的管理政策與制度。無論是人工的審核與歸檔還是線上的調閱與保管，各項工作流程都要嚴格遵照相關制定執行。因此，“互聯網+”下財務檔案的信息化管理要特別注意由于資源管理方式和工作流程改變而帶來的違規風險。

1.4 檔案內容的專業性

與其他業務類檔案有所不同的是，高校財務檔案有著極高的專業性。從內容上看，高校財務檔案管理主要包括兩個方面：一是對財務核算專業憑據的管理。如單證賬表類、發放清單等。這一部分信息化管理的重點在于表單的標準與規范，“互聯網+”的應用則可以打通各部門之間的信息壁壘，建立統一的管理與共享平臺，大大提高核算憑證的規范性;二是財務收支票據類，如學生學費收據、助（獎）學金發放清冊、服務業統一收據等，這一部分工作的重點在于將該類憑證進行數字化整合，提供便利的查詢與傳輸服務。[4 ]“互聯網+”的應用則能夠建立一套高效的管理系統，更直觀地反映學校財務狀況與各類活動的經濟過程，兩部分內容上的專業性也要求了專業人才以及定制化信息系統的支持。

2 互聯網+背景下高校財務檔案信息化管理存在的問題

2.1 財務檔案信息資源層面

財務檔案信息資源層面的問題主要是檔案資源標準化、規范化不足。“互聯網+”背景下高校財務檔案標準建設不應追求所有細節的絕對統一，而是從系統和整體的角度實現協調統一，應更多地考慮到技術給管理與業務帶來的改變，以開放性的內容適應靈活的業務調整，以使基于標準規范建立的數據內容能被開放地交換、復用和擴展。目前，很多高校對財務檔案垂直領域的標準建設較為完善，但與高校或其他單位協同管理與利用時的標準還不足，這也是“互聯網+”背景財務檔案信息化管理亟需解決的問題。

2.2 財務檔案信息化管理層面

一是管理載體仍以紙質文件為主。“互聯網+”背景下數字化載體的應用更加廣泛，國家層面上也開始推行電子票據和電子財務管理。但目前，仍有很多高校存在重紙質載體輕電氣文件的情況，具體表現為不承認電子憑證效力、線上審核流程形同虛設等，嚴重影響了財務檔案管理效率;二是管理“頭輕腳重”。注重財務檔案的后續管理，而放松了前臺管理，包括原始憑證的填寫、審核等工作。部分高校疏于建立會檔案入庫前的審查監督制度，導致前期財務檔案管理的薄弱。

2.3 財務檔案利用層面

“互聯網+”背景下，高校信息化建設進一步深化發展，高校財務檔案具有極強的政策性、專業性和保密性特征，同時又受限于各類憑證的效力以及唯一性，因此其線上利用開發較為謹慎。高校財務檔案利用方式目前還較為單一，線上多局限于互聯網，而線下利用的審核與經辦流程較為復雜，而且還容易出現年底集中辦理、業務量巨大，這也給財務檔案的信息化管理帶來壓力。

3 互聯網+背景下高校財務檔案信息化管理的建議

3.1 完善標準建設，強化資源整合

3.1.1 “互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理的政策性和專業性等特點都對標準建設提出更高要求。檔案部門應準確把握“互聯網+”背景下財務檔案信息化管理的技術應用趨勢，根據不同技術的特點有針對性地進行標準設計。當前，在技術方面應用的較為廣泛的為云計算和大數據，集中在數據存儲與分析領域，在此方面應著重考慮財務檔案資源的標準化建設。此外，“互聯網+”背景下高校財務檔案與其他業務檔案的整合利用頻繁，應針對不同管理、不同類型以及不同平臺的檔案進行應用層面的標準化設計，促進多個主體間的協同利用。

3.1.2 在資源整合方面，針對財務檔案管理的內容，加強對財務核算專業憑據的收集與管理，在標準化建設的基礎上形成統一的清單模板并發放給各個二級學院或職能部門。定期對兼職檔案館員進行培訓，強化其對財務檔案資源管理與收集的意識，著力提高其專業水平和管理意識。

3.2 健全管理制度，提升管理意識

3.2.1 建立完善的內控制度。針對管理意識不足和財務檔案管理“頭輕腳重”的現狀以及“互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理面臨的全新信息安全環境，進一步明確和落實財務檔案管理的崗位職責，區分信息技術環境下新的不相容崗位，做到職責分明、權限清晰。根據“互聯網+”的環境及技術特點，及時更新身份認證與授權技術，提升防火墻及防病毒能力。

3.2.2 建立流程化思維，對“互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理的各項流程進行重構，從計劃、執行、檢查、改進的角度開展循環管理。該部門工作的重點在于對整體流程的優化，包括財務檔案的前期和后續管理，將審查監督制度貫穿財務檔案管理的各個方面，保證信息化管理持續推進。

3.2.3 加強常規管理制度的執行。逐步確立電子憑證的認證效力，加強線上審核的推廣與運用，從雙軌制運行逐步過渡到單軌制運行，以充分發揮“互聯網+”帶來的管理效益。此外，在保管方面應針對數字化資源的可復制性應用新技術，去區塊鏈的分布式賬本和非對稱加密，保證每一次修改或調閱的留痕管理。

3.3 加強需求調研，豐富利用形式

3.3.1 加強前端需求調研。由高校財務處牽頭對當前財務檔案前端應用的利用情況進行綜合研判，形成可視化的數據報表，以此為基礎制定調查問卷，并由檔案管理部門委托兼職檔案館員進行各二級學院和職能部門的分發與回收。基于定量分析結果，運用層次分析法對各項利用需求的緊迫程度進行排序，制定財務檔案利用開發長期規劃。

3.3.2 依托“互聯網+”豐富利用形式。借助高校信息化建設的便利，推動財務檔案與高校其他信息服務的深度融合，提供面向用戶的信息化精準服務功能。針對財務的憑據和票據兩大工作內容創新財務檔案利用形式，包括檔案內容查詢、個性化檢索等內容服務以及在線審核、自動歸檔等流程服務。此外還應充分利用“互聯網+”的技術優勢開發模塊化的定制服務，定期對利用情況進行量化分析，促進高校財務檔案利用的持續改進與發展。

參考文獻：

[1]談亞紅.新時期高校財務檔案管理優化路徑探析[J].江蘇經貿職業技術學院學報，2020（01）：36—38.

[2]李二勇.高校財務共享服務平臺建設研究[J].廊坊師范學院學報（自然科學版），2019，19（04）：66—69.

[3]徐光輝.“互聯網+”背景下高校財務檔案信息化管理[J].中國管理信息化，2019，22（19）：42—44.

[4]林祝娥.高校財務檔案管理存在的問題及優化策略[J].辦公室業務，2019（17）：124+127.

作者簡介：方小麗（1969.06— ），大學學歷，海南醫學院計財處會計師，研究方向：高校會計檔案管理。