檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究

摘 要：近年來我國資料服務機構發展迅速，但醫院傳統檔案管理工作開展緩慢。檔案工作的落后嚴重影響了醫院日常工作的開展。為了適應現代醫院管理工作的要求，需要通過檔案管理改革提升醫院檔案管理工作效率。本文綜合分析了目前醫院檔案管理工作的問題，并結合實際情況提出相應的解決措施，對進一步提升醫院檔案管理工作效率有參考意義。

關鍵詞：檔案管理;改革;醫院檔案;應用

引言：醫療事業隨著經濟的高速發展實現了明顯的進步，醫院內部各項工作內容日趨復雜，這也導致醫院檔案管理難度不斷提升。為了提升醫院檔案管理工作質量，解決檔案管理工作中隱蔽性的問題，需要進行醫院檔案管理改革，結合先進的管理理念與管理方法提升醫院檔案管理的工作效率。

1 醫院檔案管理工作的關鍵作用

1.1 檔案管理是醫院日常工作的依據

隨著醫療服務的現代化發展，醫院內部所開展的各項管理工作均需要以各項文件為依據。檔案管理工作能夠為醫院日常工作提供全方位的信息，是醫院進行現代化建設與日常醫療衛生服務工作開展的關鍵。隨著醫療衛生改革的穩步進行，醫院機構需要通過科學化發展穩步提升自身的服務水平，醫院檔案管理便是其中重要組成部分，檔案管理工作需要緊隨醫院發展進程不斷進步[1 ]。檔案管理工作中記錄了醫院各類工作事務的詳細信息，通過分析檔案數據文件能夠基本判斷出醫院在某一時間段內的發展軌跡與成長規律。因此，醫院檔案管理也是醫院資深發展與轉型的依據，是醫院提升自身競爭力的關鍵所在。

1.2 檔案管理是醫院處理糾紛的法律依據

醫院開展的檔案管理工作不僅是對日常醫療事務的簡單記錄，更是醫院與醫患間的重要憑證。目前，我國醫療事業進步較快，醫院服務在發展中面臨著巨大的挑戰，醫院機構不僅需要不斷提升自身的服務質量，還需要處理與患者家屬之間的醫療糾紛，而檔案管理工作在處理醫療糾紛上便能提供巨大幫助，醫院檔案內容可作為處理糾紛的重要法律憑證[2 ]。檔案管理文件所發揮的法律依據功能對醫院與患者家屬雙方而言均是一種有益的保障[3 ]。一旦二者出現嚴重的醫療糾紛，法院便能夠以檔案資料作為重要依據做出準確的判斷。

1.3 檔案管理是醫院科研項項目的主要資源

醫院機構在承擔日常醫療服務責任的同時需要負責開展醫療科研工作。醫院機構所開展的醫療科研項目通常需要以患者的病例數據資料作為研究數據內容，準確、詳盡的數據內容是科研項目順利開展的保障，此時便體現了醫院檔案管理的重要作用[4 ]。檔案管理工作中記錄的患者病歷資料內容能夠幫助科研工作人員對患者疾病進行深入了解，以采取更加有效的治療手段。臨床醫學的不斷發展進步離不開醫院檔案的幫助。

2 醫院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理意識較差

醫院內部檔案管理意識較差是目前檔案管理問題頻出的主要原因。醫院檔案管理工作雖然已經具有較長歷史，但仍然存在著管理層對其認知不到位的情況，并未真正意識到檔案管理工作的關鍵作用[5 ]。此外，由于檔案管理資源投入較低，檔案管理工作開展中無法購置專用的數字化設備提高管理效率。內部管理信息化軟件與硬件設備缺失，導致檔案管理工作水平與質量長期得不到提升，這也成為了影響檔案管理模式改革的主要因素。

內部管理工作人員意識不強是導致醫院檔案管理工作質量低下的直接原因。工作人員意識不強容易在醫院檔案日常管理工作中導致資料檔案不全、信息不完善、數據不準確以及檔案缺失等情況。醫院檔案質量的嚴重下降將會嚴重影響到檔案的實際作用。

2.2 檔案歸檔工作不規范

現階段醫院檔案歸檔工作不規范也是一大主要問題。檔案歸檔過程中需要明確表明各類檔案文件的保管期限以及相關數據內容。由于歸檔方式不規范，會出現信息編寫不全面的情況，這將會導致醫院檔案文件在歸檔時出現嚴重偏差。醫院檔案歸檔流程不合理會遺漏一些重要的信息，導致檔案內容不全面，也會導致后續工作受到嚴重影響。此外，目前個別醫院檔案管理工作仍然采用較老舊的檔案管理方法，這類方法目前已經無法適應醫院的檔案管理工作，檔案管理方法的落后也會導致各類檔案文件管理分散，系統性較差，同時在管理過程中還會出現一定的檔案重復的問題，給醫院檔案管理工作造成不必要的管理負擔，嚴重影響了醫院檔案管理工作效率。

2.3 檔案管理制度不完善

我國醫院機構在長期發展中已經形成了比較完善的管理體系，醫院檔案管理工作作為醫院管理內容中的重要組成部分，在醫院日常工作發展中卻并未實現明顯改變，檔案管理工作的管理制度有待進一步完善。醫院檔案管理制度的不完善導致此項工作開展中隨意性較大，同時管理制度缺失導致醫院內部檔案管理工作無法實現有效改進，各項管理方式比較傳統，檔案管理工作質量較差，日常管理工作中經常會出現檔案內容不完善、文件編制草草應付的情況，制度不完善所出現的各類問題嚴重影響了醫院檔案文件的質量水平與檔案的后續正常使用。由于醫院內部檔案管理制度不完善，醫院檔案管理人員難以及時將醫院運行中產生的各類檔案資料及時、完整建檔，對后續的檔案管理工作是極為不利的。

3 醫院檔案管理模式改革的措施

3.1 加強培訓提升管理工作人員專業素養

檔案管理模式改革過程中應首先做好管理工作人員專業素養提升工作。根據醫院內部檔案管理工作開展的實際情況，選擇專業人員負責檔案管理日常工作，保證檔案管理各個崗位有專人進行負責，日常管理工作中檔案管理人員需要及時掌握相關專業知識，同時應通過專業化培訓與主動性學習積極提升自身管理能力，做好醫院檔案管理工作。醫院在人員設置上應盡量招聘此專業的管理人員，以提高檔案管理人員團隊的整體質量。

此外，醫院應組織管理人員進行專業化的培訓工作，實現管理人員專業知識與實踐操作的高效統一。檔案管理工作人員應在掌握傳統紙質檔案工作流程基礎上逐漸學習掌握數字化與電子化檔案收集整理存儲工作流程，在日常檔案管理工作中積極總結經驗，提升自身的檔案工作操作技巧，保證在處理突發事件時能夠積極應對，保障檔案管理工作的高質量完成。

3.2 開展數字化信息化檔案管理變革工作

為進一步規范醫院檔案管理工作流程，改進檔案管理工作方法，需要積極地開展檔案管理變革工作，將數字化信息化技術應用到檔案管理工作中來。通過多種途徑提升醫院檔案管理工作的質量與工作效率。現代醫院檔案管理工作中需要積極引進先進的軟件操作系統與穩定的硬件系統，運用掃描技術、圖像處理技術與云存儲技術實現醫院檔案管理工作的電子化與數字化發展，提升醫院檔案資源的管理效率保證醫院內部各個部門可以高效地進行檔案資源共享利用。現代信息技術是解決檔案管理傳統問題的主要方式，創建電子檔案，構建新型檔案管理模式均是解決醫院檔案管理問題的主要措施，同時保證系統軟件與硬件設施的實時更新以滿足醫院檔案管理復雜工作的需求。

3.3 健全醫院檔案管理制度

為改變醫院內部出現的對檔案管理工作不重視的情況，需要從制度層面予以糾正。現代醫院機構的發展與進步離不開規章制度，醫院內部檔案管理工作的改革發展同樣需要完善的檔案管理制度予以規制。醫院檔案管理工作需要不斷融入新理念，及時摒棄落后的管理思想，堅持以先進信息化管理思想作為主要方向，以嚴格的檔案管理制度明確此項工作的重要性。例如可指定嚴格的審批流程，對于檔案轉入與轉出時刻通過加蓋封章提升檔案工作的嚴格性，以嚴格的健全的檔案管理制度提升檔案管理工作質量水平。

4 結語

綜上所述，醫院檔案管理工作是醫院工作中的重要組成部分，針對目前醫院內部在檔案管理工作上的各類問題，應通過檔案管理模式改革對其中的主要問題進行及時改進，以此保障醫院檔案管理工作的高質量完成，發揮檔案管理的實際作用。

參考文獻：

[1]王然.探討6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用[J].蘭臺內外，2021（04）：16—18.

[2]張平平.如何加強醫院檔案管理中信息保密技術[J].人才資源開發，2020（24）：24—25.

[3]王然.數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性[J].辦公室業務，2020（23）：142-143+150.

[4]苗翠玲，劉亞男，莫言娟.大數據技術在醫院檔案管理中的運用分析[J].辦公室業務，2020（22）：147—148.

[5]陳燕燕.“一動力三循環”在醫院文書檔案管理中的應用——以福建省婦幼保健院為例[J].辦公室業務，2020（22）：68—69.

作者簡介：朱思嘉，大學學歷;西安醫學院第二附屬醫院助理館員;研究方向：檔案管理。