基于業財一體的資金管理平臺信息化建設實踐

秦臻 薛沁

摘要為加強資金管控能力，提升業財融合深度，項目團隊以流程優化、信息共享、自動制單為目標，開展了資金管理平臺的信息化建設工作。結合本單位資金管理需要，圍繞操作平臺不統一、業務流程有重疊和資金計劃無平臺等三方面問題，明確了現階段資金管理平臺應具備的六大功能域，制定了兩個階段的建設目標和實施計劃。通過梳理四類核算業務場景，設置會計分錄模板，實現了財務憑證的自動化生成。通過對物流信息、合同模塊和賬務系統的整合，改進了業務審批流程，賦能軟件進行資金計劃申報、審批、執行、反饋環節的剛性管理，達到了對合同執行信息的實時查詢，為后續收支聯動開展資金平衡奠定基礎。

關鍵詞 資金管理；資金計劃；財務信息化；數智財務

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2021.03.005

伴隨國家新發展理念的明確及集團公司高質量發展的部署，創新驅動已成為企業管理變革的重要遵循。近年來，財務共享、電子票據、RPA機器人等新管理模式正被多數企業導入應用，并作為有效推進業財融合的載體或工具，邁向精彩紛呈的數字化轉型之路。企業管理的本質是創造價值，資金管理作為財務管理最有效的抓手之一，需要快速適應數字經濟的浪潮，為企業的高質量發展提供全方位的創新賦能和管理支撐。FACRI公司是航空工業集團下屬的科研院所，十三五期間，在國家戰略及集團改革的推動下，企業規模快速擴張，2020年末營業收入62.8億，較十三五初期增長近60%，同步帶來的是業務密集性和管理復雜度的增加。如何將傳統業務與數字財務相結合，以信息化為核心構建高效的財資管理平臺，夯實管理基礎，提供決策支持，是財務管理者急需解答的命題，實踐方式就是突出創新引領，深挖業財融合，實現財務轉型。

一、現狀分析

（一）操作平臺不統一，影響業財信息集成

本單位同時存在U8、SMS兩套物流業務管理系統，前者為用友公司開發，用于材料業務審批，后者為單位自主開發，用于所有合同業務的信息化管理以及外協、二配等其他業務的審批。對于材料費的核算，一方面，審核會計需要橫跨SMS、U8、浪潮三個信息系統才能完成財務憑證的處理，人工處理的復雜性和出錯率較高；另一方面，U8系統版本過低，已無法持續更新與運維，且不支持管理改進與其他平臺的交互。相反，SMS作為自主研發的供應管理系統，綜合了合同與物流管理的要求，近年來在財務部門和供應鏈管理部門協同推進下，相繼完成了協作件、配套成品件物流與財務核算的對接，已具備整體物流核算與價值管理統一集成的基礎。

（二）業務流程有重疊，影響業財信息融合

業務審批與支出審批共用一套流程，付款單審批流程串聯了合同結算與財務支出流程。經辦人員必須先完成合同管理部門的結算審批，然后通過財務支出的分級審批，財務才能進行掛賬處理，這種模式下的信息化流程會導致成本歸集滯后，影響資產負債的完整性。付款單審批完成僅代表財務已掛賬，款項能否支付取決于后續是否有資金計劃。從財務核算原則上講，經辦人員履行完合同管理部門的合同結算審批，就應當具備財務審核掛賬的條件，進行成本或資產的計量，以及對應負債的確認，至于是否完成財務支出的分級審批，只是影響資金實際流出的必要條件。因此，合同結算審批與財務支出審批需要在流程上進行分離，讓債務管理與資金管理獨立運行，實現成本流與資金流的雙重閉環，才能更好地進行業財信息交互和數據提取。

（三）資金平臺未建立，影響業財信息顯形

本單位的資金支出納入預算管理，通過月度資金計劃具體實施。由于沒有建立統一的資金管理平臺，資金計劃在申報、審批、執行、反饋這四個環節均靠人工EXCEL進行信息傳遞，全流程效率不高，且對于經辦人員最關心的付款信息無法顯形。在申報環節，因系統缺失實際欠款信息，用款部門只能依托財務部門從賬務系統導出的應付清單進行申報；在審批環節，由于有用款部門人工填報的因素，需要財務人員對申報信息進行二次校驗，審批標準也存在職業判斷的影響，對于報賬即付的業務，還需登錄SMS或U8系統逐筆查詢是否已完成相關業務審批；在執行環節，需審核會計對照資金計劃逐條甄選后付款處理，因沒有信息化管控手段，存在未按照資金計劃進行提前付款的風險；在反饋環節，資金主管月末將資金計劃與賬務系統逐一比對，工作量極大且反饋時點滯后。基于以上原因，需要快速建立統一的資金管理平臺，作為業財融合的橋梁，實現業財信息顯形，有效支撐經營發展。

二、目標與規劃

（一）管理目標

資金管理的業務范疇包括營運資金以及投融資管理。作為一家軍工科研單位，財務部門的首要職責強調的是精準服務，以全面保障科研生產任務為目標，加強營運資金管理，即在嚴格執行各項資金管理制度的要求下，確保資金鏈安全，通過資源整合盤活資金，提高資金使用效益；另一方面是多元開拓融資渠道，在政策邊界內創新金融手段，優化企業資金結構，合理控制融資成本。由于資本運作有專門的主管部門，故本文未涉及投資管理領域的內容。

自2019年起，本單位緊密圍繞業財一體化開展管理實踐，在財務管理領域設定的工作目標之一就是建立一套科學、共享的資金管理平臺，與業務系統實現信息互通，與賬務系統達成自動制單。基于以上目標，借鑒外部優秀案例，結合單位業務實際，規劃資金管理的業務范疇，梳理出現階段資金管理平臺需具備的六大功能域，見表1。

賬戶、外部融資及票據管理功能域，主要面向財務專業本身，關注資金的合理配置，目標是優化資金的流動性，提高資金的使用效益，信息化的緊迫程度較低；資金結算和資金計劃功能域，主要面向財務與其他業務系統的融合，關注資金的高效運營，目標是業務信息自動生成財務信息，財務信息可回溯到業務信息，信息化的緊迫程度和難度較高，是資金管理的基礎；銀企直聯功能域，主要面向財務與外部銀行系統的對接，關注資金的智能響應，目標是打通收付款的最后一公里，實時捕獲收支信息，全面掌握資金動態和財務狀況，信息化的前提是資金管理平臺具備完善的結構化信息。

（二）建設思路

本單位信息化起步較早，已在多業務領域完成了單點的信息化建設，具備較強自主開發能力，考慮后續資金平臺與銷售、合同、賬務等內部業務平臺的交聯關系，整體的建設思路是充分利用自身能力優勢，以合同為源頭，重點關注銷售與收款、采購與付款業務活動同財務活動的集成，采用先分離后整合的建設模式，分步實施信息化建設工作計劃[1]。

第一階段重點解決基礎建設的問題。在整體信息系統設計層面，建立統一且自主可控的付款結算審批系統，為后續個性化需求和管理報表定制奠定基礎，通過對資金管理流程的梳理和調整，實現合同結算審批與財務支出審批的分離，從源頭上確保負債與成本的完整性，明確成本流與資金流的雙重閉環機制。在資金計劃審批執行層面，完成申報、審批、執行、反饋全過程通過信息系統閉環，顯形合同執行信息，取消人工非增值作業，提高各環節的處理效率及用戶滿意度。在業財信息系統交互層面，梳理場景，配置接口，賬務系統根據合同結算審批的結果自動生成報賬憑證，根據資金計劃審批的結果自動生成付款憑證，同時，向業務系統反寫合同執行的報賬和付款信息。

第二階段重點圍繞管理能力的提升。一是加強對合同源頭信息的抓取和整合，通過合同執行的結構化信息指導資金計劃的編制，按照收款約定及付款條件制定融資規劃，切實履行尊重市場規則、尊重合同條款、尊重合作伙伴的“三尊”原則。二是對接正在升級的合同管理平臺，整合物流、資金流等價值信息，搭建應收應付管理報表，分析債權債務的業務現狀，展示未來的資金全貌，為營運資金管理提供決策支持。三是進行銀企直聯需求梳理，打通收付款的最后一公里，真正實現資金收付的智能化處理，建立交易有計劃、過程有記錄、風險有預警、異常有分析的閉環管理機制。

三、本期實踐重點

（一）統一業務操作平臺

為徹底解決合同管理、存貨管理、財務核算跨系統造成的信息孤島現象，統籌業務部門的管理要求及自身財經專業發展的需要，自2019年起，財務部聯合信息化及供應鏈管理部門，啟動了SMS替代U8的財務信息化改進項目，通過應用先進的科學開發技術優化設計符合企業財務核算模式的財務信息化系統，積極嘗試并實踐財務轉型[2]。

第一步，在SMS實現U8審核結算的所有功能，同步繼承原系統的歷史數據。難點之一是核實期初，項目團隊通過對十多年U8處理的入庫流水逐一篩查，重新核實了入庫流水對應的報賬信息，將材料暫估數量和金額與賬務系統對齊，建立SMS期初庫存信息。以不改變用戶使用習慣為原則，在SMS構建采購發票、付款結算、庫存暫估、統計匯總、合同執行追蹤等功能模塊。承辦人可以在SMS系統完成合同辦理、到貨入庫、發票錄入及付款審批等全流程的業務處理和信息查詢，財務會計登錄SMS系統即可完成付款單據的審核確認，在浪潮系統進行憑證的賬務處理并推送信息。

第二步，在統一操作平臺上調整優化核算模式，提升制單效率與做賬準確率。原系統采用計劃價模式對材料的收、發、存進行成本核算，材料成本差異在月末進行分攤，核算邏輯復雜且相對滯后。財務部門在對存貨數據進行執行分析時，與只關注計劃價的采購部門缺乏統一的對話基礎，影響內部考核指標的分解落實。因此，項目團隊將材料計劃模式由計劃價調整為實際價，期初成本差異一次性追溯到期初的庫存材料中，材料的入庫、領用、結存信息直接通過實際成本反映，業務部門能夠實時獲取庫存的執行數據，為存貨的有效控制提供價值信息。對財務人員來說，手工錄入憑證已不能滿足日益增長的采購業務量，同時SMS系統已具備報賬的基礎信息，接下來的重點是根據所需信息自動生成財務憑證。項目團隊將材料核算業務進行分類，對報賬類、預付類分別制定了憑證模板，通過浪潮接口將會計科目、往來單位、業務號、摘要等財務信息進行信息交互，實現SMS系統自動生成浪潮財務憑證。

第三步，深度挖掘業務信息系統價值，助推經濟運行高質量發展。操作平臺統一后，原業務系統斷點得以打通，存貨作為“兩金”的重要組成部分，是集團公司的考核重點，也是本單位的短板指標。原材料是存貨的初始形態，直接影響該指標的完成結果，財務賬面記錄的原材料只是入庫形成的存貨，并非原材料存貨形成全貌。項目團隊將存貨的視角向外延伸，按照材料采購的物流鏈路，從信息系統提取已簽合同未到貨、已到貨未檢驗、已檢驗未入庫的三段在途信息，構建存貨完整圖像如圖1所示，從而加深兩金分析，促進存貨的源頭控制。

（二）優化業務審批流程

第一步，從業務流程本質出發，區分業務審批與財務支出審批。無論是預付申請還是報賬申請，審批的內容都可以分為合同結算審批與財務支出審批兩個部分，前者從合同執行的角度對履約條件予以審核，后者按資金規模的要求進行分級審核，兩項審批均具備后，即可觸發資金計劃的業務流程如圖2所示。

項目團隊將這兩項審批由串行強關聯改為并行相獨立，通過對審批流程的切分，提升審批的時效性，規范財務對業務的計量，為后續成本流與資金流的顯形奠定基礎。以報賬業務為例，經辦人完成合同結算審批后，就可以在財務部進行掛賬，成本歸集的時點更加精準，負債也得到及時的確認，待財務支出審批完成后，可通過資金計劃申請付款，所有賬務處理的環節都由信息系統記錄，可查詢、可追溯。

第二步，梳理核算業務場景，以自動生成憑證為目標進行系統集成。重點解決SMS與浪潮系統的信息交互問題，根據合同履約的形式和賬務處理的方式的不同，可歸納為預付付款、應付掛賬、核銷預付、應付付款等四類業務形態，項目團隊對其逐一進行憑證生成的模版設計，通過接口傳輸并獲取相應的業務數據，形成財務會計使用的四大業務模塊。

（1）預付付款憑證處理模塊

財務會計根據已下發的資金計劃中預付類付款單進行生成付款憑證的操作，可以生成一個以單張預付單為牽引的合同預付款記賬憑證，該模塊支持對預付單的批量處理功能。浪潮系統通過調用SMS中付款金額、付款方式、供應商等信息，并根據合同類型自動匹配預付往來科目，自動生成預付憑證，同時，將付款信息反寫，完成數據交互。

（2）應付掛賬憑證處理模塊

財務會計對完成合同結算審批的報賬申請進行生成掛賬憑證的操作，可以生成一個以單張應付單為牽引的合同應付款記賬憑證。浪潮系統通過調用SMS中課題或庫存核算模式、報賬金額、供應商等信息，并根據合同類型自動匹配應付往來科目，自動生成掛賬憑證，同時，將掛賬信息反寫，完成數據交互。對于包含尾款業務的報賬申請，貸方科目還包含質保金的往來信息并按照獨立分錄核算，系統自動生成與之對應的應付單，用于未來付款時核銷使用。

（3）預付核銷憑證處理模塊

財務會計對已完成付款的預付類付款單進行生成預付核銷憑證的操作，可以根據原預付付款憑證的借方信息生成貸方分錄，對于全額沖銷預付的場景，浪潮系統通過調用SMS中合同信息自動生成借方分錄，直接完成預付核銷流程的成本閉環；對于非全額沖銷預付的場景，根據合同類型生成借方分錄的同時，參照應付掛賬模塊，以應付單為牽引生成剩余金額的貸方應付款分錄。核銷后的憑證信息自動反寫，完成數據交互。

（4）應付付款憑證處理模塊

財務會計根據已下發的資金計劃中完成掛賬的應付單進行生成付款憑證的操作，該模塊支持同一供應商單個或多個應付單合并付款以及批量處理功能。浪潮系統根據原應付掛賬憑證的貸方信息生成借方分錄，通過調用SMS中付款金額、付款方式等信息，自動生成應付付款憑證，同時，將付款信息反寫，完成數據交互。

（三）加強資金計劃管理

本次資金管理信息化實踐的另一重要輸出物是實現資金計劃的線上管理，以信息系統能真實反映合同的實際付款信息為目標，將資金計劃的申報、審批、執行、反饋四個環節通過系統進行閉環管理，實時反映資金計劃的執行情況。通過軟件設置將需求部門按月申報的資金計劃進行收集，逐步提高各部門的計劃管理能力，發揮資金的使用效益，解決以前申報不及時、審批不齊全、執行有偏差、信息不對等的問題。資金管理工作從被動跟隨邁向主動管理，由原來的事后結果追蹤，轉變為事前源頭管控、過程信息共享，減少不必要的事務性工作，提高資金計劃的可執行性。通過信息化平臺記錄資金計劃從可申請至執行完畢的整個過程，實現不同角色的人員可查詢檢索其關注環節的全部信息，也促使各部門的職責更加明晰。

1.申報環節

需求部門根據財務部通知的次月付款額度進行資金計劃申報的操作如圖3所示。為了從源頭防止未完成審批的單據進入資金計劃，SMS系統中只有已完成審批的預付單和應付單才可以自動納入可申請付款的計劃清單。申請人評估合同實際履約情況，勾選擬申請的付款單，填寫擬支付的金額及對應的付款方式，報部門領導或業務主管部門審核后推送至財務部，若資金計劃明細的匯總金額或現金比例超過預先配置的付款額度，則系統無法送審，杜絕過量申報的行為。

2.審批環節

財務部門對申報的資金計劃進行審批的操作如圖4所示。月初在資金平臺中維護需關注的供應商信息，包括應收賬款的金額、是否存在質量問題等，審核界面將主動提示慎重付款，增加審核的有效性。對于票據或航信等非現金付款，資金管理人員會優先利用現有資源進行票據背書或航信流轉，最大限度地優化資產負債結構，形成銀行轉賬、商業匯票、信用證、票據背書、航信流轉五種付款方式和對應金額，經報請資金平衡會審議后予以下發，同步通知經辦人并推送至財務會計。

3.執行環節

財務會計根據推送的資金計劃進行付款的操作如圖5-6所示。財務人員默認只能讀取經過審批需要執行付款的資金計劃，不再需要像原有模式那樣在海量付款單中對照電子表格逐一挑選本次需支付的單據并記錄對應的付款金額和方式，所有的支付信息無二次人工干預，確保資金計劃的嚴格執行。財務會計按照預付和應付兩種情形，在前述預付付款憑證和應付付款憑證處理模塊進行賬務處理，系統留存執行結果，狀態可實時查詢。

4.反饋環節

本環節包含財務部門對各部門或各業務維度已執行付款的結果反饋和需求部門對未執行付款的原因反饋。為增強資金計劃的時效性，付款計劃當月有效，跨期自動作廢，月末系統將已完成的付款計劃推送給經辦人，同時要求經辦人對未按時執行的付款計劃進行說明，未填寫具體原因將不能發起次月的用款申請，推動資金計劃的剛性管理。

四、實施效果

資金管理平臺自2020年11月正式上線運行，通過頂層設計、分步實施的方式解決了跨系統的信息孤島問題，利用信息化手段實現物流、成本流和資金流的價值顯形，全面完成項目第一階段的建設目標。一是財務管理更加貼近業務，資金管理平臺將合同管理、庫存管理以及賬務系統打通，有助于對存貨、成本、資金等影響經營質量指標的預警分析。二是財務核算更加合理規范，將合同結算審批與財務支出審批在業務流程中分離，有助于成本的及時歸集和債權債務的按時確認。三是賬務處理更加便捷高效，信息系統能夠替代人工過濾掉無效信息，各環節加強剛性約束，通過自動生成憑證完成賬務處理，服務滿意度、工作效率顯著提升，財務人員可以將更多的精力投入到規則設計和管理提升中去。四是信息查詢更加真實透明，信息系統詳細記錄了報賬、付款的全過程，經辦人可直接在平臺查看辦理進展，尤其在審價配合中發揮較強的支撐作用。

五、后續方向

項目團隊將參照采購與付款流程的案例，啟動銷售與收款流程的業財融合實踐，圍繞產品發貨確認收入、貨款回收沖銷應收等場景，推動自動化賬務處理功能的實現。在收支信息結構化的基礎上，結合合同條款預測資金流量，模擬編制資金平衡計劃，加強對經營層的決策支持力度。開展業務創新，嘗試新工具、新理念，通過銀企直聯完成資金收支業務的最終閉環，向數智財務不斷邁進。AFA

參考文獻

[1]陳虎，孫彥叢.財務共享服務[M].北京：中國財政經濟出版社，2014.

[2]李彤，賈小強，季獻忠.企業數字化轉型[M].北京：人民郵電出版社，2021：250.

（審稿：張國永編輯：張春紅）