高校圖書館檔案管理的優化路徑

趙文彬

摘 要：作為高校圖書館管理的重要組成部分，檔案管理在用戶需求滿足和圖書館發展等方面均能夠發揮積極作用。本文分析了高校圖書館檔案管理特點、高校圖書館檔案管理的作用，并從三方面深入探討高校圖書館檔案管理的優化路徑，為高校圖書館檔案管理實踐提供有益參考。

關鍵詞：高校圖書館;檔案管理;資源整合;檔案利用;檔案服務

高校圖書館作為高校的直屬機構，除了文獻采購、編目、讀者服務等基本業務活動之外，檔案管理工作也是其重要的管理職能之一。高校圖書館首先作為文獻機構，其對圖書文獻的管理較為重視，對在業務活動中形成的檔案資源則有所忽視，應對高校圖書館檔案管理優化路徑進行探討。

1 高校圖書館檔案管理特點

1.1 從屬性。對于從屬于高校檔案室的圖書館檔案來說，其需要服從高校檔案室的統一管理。圍繞圖書館檔案內容進行分析可以發現，為保證圖書館檔案的完整性和系統性，圖書館需要每年移交部分檔案由學校檔案館歸檔，如會議記錄、年度工作計劃工作總結、發展規劃，為便于使用，移交的部分檔案一般需要復制留存。[1]

1.2 非全宗性。對于不具備人事、財務、行政獨立的高校圖書館來說，其本身并不具備機構的相對獨立性，因此，高校圖書館本身不具備全宗構成者屬性。

1.3 針對性。在收集圖書館檔案資料的實踐中，應充分結合圖書館的實際需要進行，對于與圖書館不存在直接關系、只具有時效性、不具備檢索意義的文件資料不應由圖書館負責歸檔，而是需要由檔案部門、高校職能部門負責歸檔，以此保證圖書館檔案的針對性，更好反映其個性特征，否則圖書館檔案將失去存在意義。[2]

2 高校圖書館檔案管理的作用

2.1 服務于圖書館的生存和發展。作為圖書館活動的原始記錄，檔案能夠提供最可靠真實的各項圖書館工作信息，對于圖書館的人員培訓、人員規劃、專業職稱考評、內部職務認定來說，翔實、系統的檔案信息資料也能夠提供重要參考。

2.2 屬于科學管理的載體和中介。高校圖書館檔案能夠成為管理活動的載體和中介，高校圖書館可獲得檔案提供的管理平臺支持。

2.3 為教學與研究提供文獻保障。高校圖書館檔案詳細記錄有不同階段、不同時期的圖書館人員編制、組織結構、科研成果信息、取得的成績，因此這類檔案能夠為圖書館相關的學術論文撰寫、業務探討提供文獻保障。[3]

3 高校圖書館檔案管理的優化路徑

3.1 加大各類檔案資源的整合力度

3.1.1 虛擬存儲檔案資源。為實現高校圖書館檔案管理的優化，應從現有資源的整合入手，結合大數據等信息技術虛擬存儲檔案資源，有利于實現檔案管理成本降低。高校圖書館的檔案管理人員可在大數據、數據庫的支持下優化資源調配。

3.1.2 優化檔案資源利用。高校圖書館應進一步重視現代信息技術在檔案管理中的應用，例如基于大數據技術的數據檢索優化，可基于計算機從海量的檔案信息中快速獲取信息，同時可根據檔案的日期、時間、關鍵詞、類型等實現具體信息的快速檢索。此外，通過針對性建設高校圖書館檔案信息資源庫，可打破空間、時間限制，高校圖書館檔案工作共享性可由此大幅提升。[4]

3.1.3 加強人力資源整合。高校圖書館需結合自身實際和發展目標，有針對性整合人力資源，如對現有檔案管理人員進行培訓，提升綜合素質和業務技能。同時，高校圖書館可在社會中引進檔案管理急需的高層次人才，或通過校內人員調整引入熱愛圖書館檔案事業的專業技術人才，高校圖書館的長期可持續發展可由此獲得充足人才動力。

3.2 推進軟硬件建設

3.2.1 優化檔案管理人員培訓。在關注計算機等新型技術引入的過程中，高校圖書館還需要同時強化硬件建設，并結合信息化管理模式對檔案管理人員進行檔案管理、信息技術相關的培訓，不斷提升檔案管理工作水平。

3.2.2 強化檔案數字化建設。隨著高校圖書館信息化建設的不斷推進，紙質載體的檔案文件管理正逐步演變為電子載體，由此通過數據存檔保存檔案信息。[5]檔案管理人員即可通過數字化的檔案信息管理更為便捷地開展工作。

3.3 提供個性化檔案服務

3.3.1 強化個性化檔案管理。為更好提供檔案服務，高校圖書館還需要基于數字化建設強化個性化檔案管理，以此提供精準化的檔案服務。

在具體實踐中，高校圖書館的檔案管理理念應以用戶為中心樹立，以此開展數字化的用戶檔案管理，對于特色學科、某一重點學科對應的不斷群體，可由此提供個性化、精準化的特色檔案服務。

基于知識發現、數據挖掘、聚類分析等技術和方法，檔案管理人員即可對用戶的學歷層次、內容偏好、借閱信息、使用時間、專業或學科背景等開展全方位的調研和分析，用戶的信息資源需求和信息資源利用動態可由此掌握，由此即可科學分類管理用戶檔案，建立個性化、規范化、科學化的用戶檔案管理系統，更好提供專業、對口、貼心的服務。[6]

3.3.2 加強與用戶的互動。通過電子郵件、微博、微信公眾號、留言本等平臺，高校圖書館可實現對用戶個性化需求的深入了解，并通過快速響應為用戶提供定制服務。同時，能夠強化用戶與圖書館的溝通和互動，提供智慧型服務。

3.3.3 開展升級服務探索。通過已經建立的高校圖書館個性化用戶檔案，輔以“一卡通”等信息技術，即可開展升級服務探索。

基于個性化用戶檔案，可針對性為專業類教師、專家學者、科研人員等提供參考咨詢服務、專業類工具書借閱服務，也可以實時提供最新科研成果、研究動態、科技文獻、專業圖書等信息資源，可通過科技內參、科技簡報等形式展現。對于重點項目用戶，高校圖書館也可以提供專項服務，通過館際借閱、文獻傳遞等方式，保證項目的前沿信息和文獻資料能夠及時提供給用戶。