淺談學生檔案到人事檔案的轉換

文/汶上縣疾病預防控制中心 趙愛萍

當今社會，經濟飛速發展，就業途徑多種多樣，不僅僅局限于公務員、事業編、國企等形式，很多畢業生選擇中小微等靈活就業單位，但是這些單位往往不具備檔案管理能力，在選拔人才中更為看重個人的能力，而不是檔案中的各項榮譽和證書，從而導致很多畢業生認為檔案無用，不重視檔案，畢業時對檔案不進行過多關注，從而造成人、檔分離現象愈來愈嚴重，進而變成“棄檔”“死檔”。一段時間后，部分人員考入公務員、事業編等單位，等調檔時才會主動找尋檔案。更有甚者，無從查找檔案，只能先找輔導員，再找畢業學校，費時費力。

一、學生檔案去向調查

2020年6月，筆者與朋友一起通過問卷星對山東某高職學校2020屆畢業生就檔案去向問題進行問卷調查，結果如下：

（一）約94%的畢業生選擇將檔案轉遞回生源地。由于調查學校是民辦藝術類高職院校，畢業生個人能力較其他本科院校有些差距，進入國家機關、事業單位、國企等具有檔案接收能力單位的學生是極個別現象。而現在的畢業生多數傾向于在大城市就業，就其學歷和工作能力而言，畢業之前很難找到符合自己期望的工作，多數是在中小微型企業就業，這些企業本身對檔案認識程度不夠，入職時無需調查人事檔案。在此趨勢下，畢業生很難意識到檔案的重要性，而是按照學校的安排，選擇將檔案存放到生源地的人力資源和社會保障局。當檔案寄到各地人力資源和社會保障局后，往往畢業生已經參加工作了，在工作期間并沒有意識到檔案的重要性，加上參加工作后請假較困難，導致大量學生沒有時間和機會到檔案所在單位報到，同時對于畢業后再取得的職稱、獎勵等方面材料不及時歸檔，造成大量的“棄檔”“死檔”現象出現。

（二）約4%的畢業生檔案選擇存放于人才機構。2014年12月，中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門發布的《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，其中明確規定“自2015年1月1日起，取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用”。自此之后，部分畢業生有意識地將檔案存放于工作地的人才服務機構，很大程度上降低了“人檔分離”現象的出現。而且有助于將工作期間取得的職稱、獲獎等資料及時歸檔，對于后期工齡的計算和職稱的評聘等事項都有一定優勢。以筆者朋友為例，2020年通過山東省公務員考試，大學畢業后他一直在企業工作，檔案存放于人才服務中心，一直不知道檔案中缺材料。在政審時，政審單位通知他補充當年高考錄取相關材料，可是他是2012年參加高考的，幾經周折后，在省招生考試院開具了相關證明，才順利完成政審。可見存放于人才服務機構的檔案是按照流動人口檔案進行管理，對檔案內容的要求并不高，對于畢業后考取公務員、事業編等單位的畢業生來說，政審時檔案中仍可能缺少個別材料。

（三）約2%的畢業生檔案有接收單位。在筆者的調查中，發現僅有很少一部分學生的檔案有接收單位，這其中分為兩類：一類是很大一部分學生通過專升本考試，被本科學校錄取以后，檔案自然由專科學校轉到本科學校；另一類是通過公務員、事業編或國有企業考試，錄取后檔案轉遞到相應單位。直接被相關單位錄取的這部分學生是非常幸運的，也是少之又少的，自然而然完成了學生檔案到人事檔案的過渡。

二、檔案轉遞

高校畢業生學生檔案的轉遞問題，關系到畢業生今后的切身利益，關系到學生檔案到人事檔案的轉換，關系到檔案材料的完整、有序、翔實、可靠。

（一）轉遞措施。在2015年6月以前，學生檔案都是通過郵政機要通信進行轉遞的，機要通信專員非常固定，只要檔案接收單位信息填寫正確，檔案轉遞過程中不會出現送錯、遺失等問題，但是檔案轉遞過程漫長，可能會影響工齡的計算。2015年6月24日，教育部辦公廳、人力資源和社會保障部辦公廳、國家郵政局辦公室聯合發布《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》（教學廳函〔2015〕39號），其中規定“已與郵政部門簽署協議的高校，畢業生檔案可采用‘郵政EMS標準快遞’形式轉遞”。也就是說高校畢業生檔案的寄送形式不僅僅局限于郵政機要通信，還可以通過郵政EMS標準快遞。這一寄送方式的變革，大大提高了檔案轉遞的效率，也使檔案轉遞不再神秘，畢業生可以通過手機實時監測檔案轉遞動態，跟蹤檔案轉遞流程，待快遞簽收后能及時確認檔案情況，但是快遞簽收情況存在很大安全隱患。

（二）檔案簽收情況。針對此問題，筆者與朋友一起通過問卷星對山東某高職學校2020屆畢業生就檔案簽收人情況進行問卷調查。調查結果如下：

根據問卷調查結果分析，非實名簽收占56%，如果接收部門工作人員過多，難以確定具體簽收人，一旦出現問題無法進行有效處理，也容易淡化相關工作人員的責任心；實名簽收占43%，甚至還有0.1%由門衛代收，這可能是由于新冠肺炎疫情暴發導致的個別單位不允許快遞員進入導致的。

（三）改進措施。面對檔案轉遞方式的變革，學校、檔案接收單位、畢業生都應及時改變工作方法和觀念，確保檔案轉遞工作的順利完成。1.加強高校檔案管理工作。2008年8月20日印發的《高等學校檔案管理辦法》中明確規定：“高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員”。但是現實中，高校檔案相關工作人員往往身兼數職，檔案管理工作無法探索研究。信息技術飛速的當代社會，高校應該就檔案轉遞工作的變化，及時完善檔案管理人員工作規范，加強檔案管理人員培訓，規范填寫畢業生檔案郵遞信息，確保其準確性，盡可能避免因信息填寫不完善造成的檔案遺失。目前很多高校已經利用信息技術開設學生檔案轉遞查詢系統，在系統中公布畢業生檔案接收單位、郵遞時間、快遞單號等相關信息，確保畢業檔案的安全轉遞。2.完善檔案接收單位檔案管理工作。檔案接收單位應該根據相關規章制度，嚴格落實檔案接收管理制度，避免人為遺失。隨著高校畢業生靈活就業現象的日益增多，檔案接收單位管理工作日趨困難，正如前文所述，“人檔分離”現象日趨嚴重，無形中給檔案接收單位的管理帶來新的挑戰。3.提高畢業生學生檔案意識。檔案管理中的核心工作都圍繞檔案個人開展，畢業生檔案意識提高了，很多工作能順利開展，也有助于減少“棄檔”“死檔”現象的發生，降低檔案管理單位的工作困難，從根本上維護檔案本人的合法權益。但是畢業生往往不去檔案接收單位報到，造成大量“人檔分離”現象的產生，增加檔案管理的困難。因此亟須加強畢業生的檔案意識，引導畢業生主動對檔案轉遞情況進行及時跟蹤、落實簽收情況，確保檔案的安全送達，并將工作后的獲獎、職稱評聘等資料及時補充進檔案，確保檔案的及時更新。

三、人事檔案管理

目前人事檔案管理主要參照2020年第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂的《中華人民共和國檔案法》和2018年中央組織部、國家檔案局印發的《干部人事檔案工作條例》以及1996年中共中央組織部、中華人民共和國人事部印發的《流動人員人事檔案管理暫行規定》等文件，分別對公務員、事業編、流動人口等類別的檔案管理做出了詳細要求，這里不一一敘述。畢業生在報考公務員、事業單位和國企后，經過一系列筆試、面試、資格審核，最終錄用前都會進行政審。政審時所依據文件有2014年6月12日中共中央組織部印發的《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》，通知中明確規定“嚴禁涂改干部檔案，嚴禁在干部年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份（以下簡稱“三齡二歷一身份”）等方面弄虛作假”。由此可見人事檔案的重要性，因為檔案不僅僅是展現個人的人生縮影，也見證了個人的成長變化，涵蓋了學習、工作、獎懲、思想等方方面面，從中能夠快速、全面評價一個人的行為和能力，還關系到以后的晉升、職稱評定、退休等一系列問題。

四、結語

通過上文分析，我們能夠認識到，學生檔案到人事檔案的轉變是職業生涯中至關重要的一環，關系到入職、晉升、職稱評定、退休等相關事項。從高校、畢業生到社會都應該對檔案管理引起充分重視，加強檔案管理宣傳，增強檔案意識，完善檔案管理隊伍，更好地服務于人才發展。