事業單位管理中計算機信息管理系統的應用

秦健

【關鍵詞】事業單位;計算機;信息管理系統

一、引言

信息技術是二十一世紀最大的成果，給社會發展和人們的生產生活方式帶來顛覆性的轉變。信息技術所帶來的信息資源的革命性發展是前所未有的，信息資源快速的流通性和共享性加速了信息的傳播速度，拉近了人與人之間的距離，提高了信息獲取的便利性。而依托信息技術發展起來的計算機信息管理系統更是在各個企事業單位得到了普及和推廣。在計算機管理系統的輔助下，實現了各部門業務的有效整合，規范了各項業務流程，降低了人為操作失誤引發的各類風險，減輕工作人員負擔的同時極大提升了工作效率。

二、事業單位傳統信息管理方式存在的弊端

（一）以人工統計匯總為主

在信息管理系統沒有全面推廣之前，無論是事業單位還是企業通常都會選擇人工統計匯總的方式進行相關數據的處理。但隨著事業單位的發展和進步，尤其是隨著信息量的增多，傳統的信息處理方式逐漸暴露出其弊端，工作效率低下，紙質信息查找難度大、不易保存且會占用大量的空間，而且很難建立起相關數據之間的聯系，導致大量信息數據的浪費，信息利用率低下，不僅如此，各部門之間的信息數據無法實現共享，限制了信息的傳播，阻礙了部門之間的有效溝通，嚴重制約了事業單位信息化的發展和進步。

（二）信息處理錯誤率高

在傳統信息管理時代，依靠人工進行數據分析和處理，除了上面提到的效率低下之外，更重要的是信息處理錯誤率高，無法為信息使用者提供高質量的數據，進而造成決策上的失誤，不利于事業單位的發展。在過去，對于信息處理的方式大多是將數據進行梳理和匯總，再進行分析和提取，這個過程對于工作人員的經驗、工作方式、思維方式都有著較高的要求，一旦任何一個環節出現問題，就會造成信息管理的漏洞。由于數據不共享，對其中一項數據進行修改，而忽略了對其相關數據的核對和修改，那么就會造成各部門之間數據的不一致，給后續工作埋下隱患。

（三）數據調取、查閱難度大

在人工信息管理時代，為了查詢到某個數據，工作人員可能要翻閱大量的紙質材料，信息獲取的不及時性讓信息本身的價值得不到有效體現，極大降低了工作效率。此外，這些紙質文檔要占用大量的存儲空間，而且隨著時間的推移，紙質文檔還有破損的風險，給后續查閱和調取造成了極大的困難。不僅如此，對于紙質文檔的修改，無法進行實時跟蹤和記錄，因此不排除人為篡改數據的可能性，從而降低信息的準確性[1]。

三、計算機管理系統在事業單位管理中的應用價值

相對于一般的企業，事業單位作為一種社會組織，更多的是為人們日常生產和生活服務的，因此，人們對于事業單位的工作效率和質量都有著較高的要求。不僅如此，因為工作內容的特殊性，很多事業單位是面向全社會的，因此，在業務處理過程中，就會涉及大量信息的處理，這就要求事業單位必須將信息處理的效率和質量放在工作首位，從而不斷提升工作效率。因此，在事業單位全面推行信息化管理，不僅是深化事業單位改革的需要，更是時代發展的需求。

（一）電子檔案的建立，提高工作效率

信息管理系統應用的第一步就是信息的數字化、電子化處理，通過將各類紙質文檔的數字化，建立起事業單位的電子檔案，電子檔案可以以部門為單位進行建立，結合本部門的工作內容進行相關數據的整理，并將信息匯總到系統中，從而將原本雜亂無章的信息進行分門別類地整合，實現信息的規范化管理。利用電子檔案，我們能夠實時對數據進行更新，提升了信息的時效性和準確性。

利用計算機信息管理系統，能夠實現對電子檔案的有效管理，包括記錄、查閱和調取，極大地提升了工作效率，規范了工作流程，同時實現了信息數據的公開和透明。不僅如此，還實現了信息的同步和共享，針對一些公開的數據，各部門可以利用系統隨時進行查閱，提高了信息的使用率。此外，在OA辦公系統的輔助下，各類申請類的業務就可以通過網絡開展，比如用車申請、維修保修、財務審核、物資采購等等，這樣既做到了規范化管理又簡化了流程，同時也提高了工作效率，降低了紙質化辦公室時代所造成的對紙質資源的浪費，為事業單位可持續發展奠定了基礎[2]。

（二）促進事業單位精細化管理程度的提升

管理精細化是深化事業單位改革的重要方向，現階段，精細化管理理念在我國事業單位中得到了廣泛的認可和推進。而實現精細化管理的前提是必須加強管理的規范性和高效性，這同樣離不開計算機管理系統的使用。在計算機管理系統全面應用的背景下，事業單位的管理層能夠及時對事業單位各部門的工作流程和服務內容進行查看和管理，從而掌握到詳盡的信息，以便后續各項工作內容的推進、制度的制定和落實，同時對各部門業務進行有效監管，進而切實提升事業單位工作效率，確保各項業務穩步推進。

反過來，在精細化管理思路的帶動下，也能夠進一步推動計算機管理系統使用的規范性。管理者利用信息管理系統對各項數據進行定期的審核和評估，從而讓各項數據的準確性得以提升。同時，還可以對各部門的工作效率進行監管和評估，進而促使各部門提高服務質量，提升工作效率。

（三）提升信息的安全性

事業單位承擔著社會公共事務服務工作，因此，其工作范圍內涉及的部分信息具有一定的機密性，基于此，在信息管理過程中，如何提升信息保密性，做好信息安全管理工作顯得尤為重要。在傳統管理時期，對于紙質的信息資料，通常會通過保密等級的標記對信息進行保密存放，這樣的方式固然能夠起到一定的警示作用，但無法有效提升信息的安全性。而利用計算機管理系統，可以通過設置權限、防火墻、數據加密以及身份驗證等方式加強對信息的防護和監管，這也是計算管理系統的優勢所在。通過權限的設置，能夠有效避免信息的泄露，不同部門工作人員根據各自工作內容能夠查看和使用相關信息，或者根據級別的不同授予查看、修改的不同權限，極大提升了信息使用的安全性。此外，針對計算機管理系統的數據，要有專門人員對其進行定期維護，做好數據備份工作，及時進行系統的升級，尤其針對互聯網的使用要加以嚴格控制，結合不同的業務范圍嚴格控制外網的使用，有效降低信息泄露的風險，確保事業單位信息化管理工作的安全、可靠[3]。

四、結束語

在信息化快速發展的今天，計算機管理系統的全面應用已經成為必然趨勢，對于事業單位來說，也要積極推進信息化建設的發展，在信息管理模式上不斷改進和創新，充分利用計算機管理系統的優勢，提高工作效率，提升信息準確性，促進事業單位管理工作效率和質量的提升。