大數(shù)據(jù)背景下檔案追蹤機(jī)制在高校檔案管理中的應(yīng)用思考

翟淑寧

◆摘? 要：大數(shù)據(jù)背景下，造成了信息噴井式的爆發(fā)，加重了高校檔案管理人員收集、分類(lèi)、整合信息的壓力。為了適應(yīng)技術(shù)的進(jìn)步和跟上社會(huì)處理信息的速度，高校需要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，使其向著更為高效、科學(xué)的方向發(fā)展。本文從介紹大數(shù)據(jù)背景下有關(guān)檔案追蹤機(jī)制的概念入手，立足于高校檔案管理實(shí)際提出了檔案追蹤機(jī)制落實(shí)中的可行措施，以期提高高校檔案管理的效率，更好地服務(wù)高校師生。

◆關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案追蹤機(jī)制;高校檔案管理;應(yīng)用措施

高校檔案室保留了院校開(kāi)展活動(dòng)的精彩瞬間，保存著全校師生的個(gè)人信息，見(jiàn)證了院校發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，內(nèi)部收集的資料在院校改進(jìn)管理機(jī)制、改革教育體系時(shí)，還能夠?yàn)樵盒５墓芾砣藛T提供真實(shí)的數(shù)據(jù)支持，因此提高高校檔案管理工作質(zhì)量既有利于促進(jìn)院校發(fā)展，又有利于院校節(jié)約人力物力，降低運(yùn)營(yíng)成本。當(dāng)前，高校檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)是向著現(xiàn)代化、信息化、高效化的方向轉(zhuǎn)變，融入檔案追蹤機(jī)制可幫助檔案管理人員盡早實(shí)現(xiàn)改革目標(biāo)。

一、概述檔案追蹤機(jī)制

（一）檔案追蹤機(jī)制的概念

檔案追蹤機(jī)制作為反饋機(jī)制的類(lèi)型之一，主要是對(duì)離校學(xué)生信息或利用率較低的檔案數(shù)據(jù)實(shí)施信息追蹤操作，將收獲的經(jīng)驗(yàn)和形成的管理機(jī)制反過(guò)來(lái)運(yùn)用到當(dāng)下院校檔案管理的工作中。明確學(xué)生檔案利用的數(shù)據(jù)，分析高校不常用檔案的實(shí)際利用效果，既是出于檔案管理本職工作的需求，也是出于促進(jìn)檔案管理工作高效發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。高校管理人員強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)利用效果的調(diào)查與追蹤工作，可促使檔案的管理、鑒定、分類(lèi)等環(huán)節(jié)形成有機(jī)的整體，發(fā)掘檔案管理人員的內(nèi)在潛力，為高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。

（二）檔案追蹤機(jī)制的作用

在高校檔案管理工作中應(yīng)用追蹤機(jī)制，主要的作用有：一是檔案追蹤機(jī)制能夠幫助管理人員定位出高頻利用的檔案，便于其實(shí)施針對(duì)性的管理操作;具體為，高校一般會(huì)依據(jù)檔案的特性設(shè)定相應(yīng)的保管期限，對(duì)于超過(guò)保管時(shí)間范圍的檔案予以銷(xiāo)毀處理;這種管理方法可能會(huì)導(dǎo)致價(jià)值較高、利用較為頻繁的信息丟失;采用檔案追蹤機(jī)制能夠靈活調(diào)整檔案保存的時(shí)長(zhǎng)，對(duì)于利用價(jià)值較小的資料可按照規(guī)定時(shí)間處理，對(duì)于利用較為頻繁的檔案資料可酌情延長(zhǎng)。二是檔案追蹤機(jī)制便于管理人員發(fā)現(xiàn)檔案信息中的價(jià)值，由于高校每年舉辦的活動(dòng)較多、取得的成就各不相同，導(dǎo)致檔案資料的內(nèi)容較為龐雜，增大了管理人員發(fā)覺(jué)檔案信息價(jià)值的工作量;在采用檔案追蹤機(jī)制后，能夠幫助管理人員總結(jié)高價(jià)值檔案的一般特點(diǎn)，提高效率。三是檔案追蹤機(jī)制降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，該機(jī)制主要依托現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)而存在，因此廣泛應(yīng)用檔案追蹤機(jī)制能夠促使高校檔案管理向著信息化的方向轉(zhuǎn)變;即使在畢業(yè)季，學(xué)生轉(zhuǎn)走紙質(zhì)檔案的情況下，學(xué)校仍然可以保存電子版的數(shù)據(jù)，降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、高校檔案管理工作中應(yīng)用檔案追蹤機(jī)制的可行措施

（一）高校檔案管理工作的特點(diǎn)

相較于社會(huì)上的檔案信息管理工作而言，高校檔案管理工作具有類(lèi)型多、數(shù)量大、操作較為復(fù)雜等特點(diǎn)，導(dǎo)致常規(guī)的檔案管理機(jī)制并不能在校內(nèi)發(fā)揮原本的作用，具體如下：一是管理方式多樣，高校檔案的類(lèi)型較多，按照信息主體可分為教職工檔案、學(xué)生檔案、學(xué)校發(fā)展檔案等，依據(jù)信息的呈現(xiàn)形式可分為手寫(xiě)材料、電子數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)證明等;不同的類(lèi)型需要予以不同的管理方式，加大了管理人員的工作量;二是檔案流通量較大，每逢新生入校或畢業(yè)生離校的時(shí)間段，需要管理人員進(jìn)行大量的檔案轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出工作;三是操作較為復(fù)雜，檔案管理處的材料來(lái)源較為多樣，以學(xué)生檔案為例，有學(xué)生的手寫(xiě)材料、教務(wù)處成績(jī)統(tǒng)計(jì)、歷往學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，需要管理人員從不同的部門(mén)獲取并集合，跨部門(mén)操作較多，因此工作也較為復(fù)雜。

（二）高校檔案管理工作中應(yīng)用檔案追蹤機(jī)制的可行措施

以高校檔案管理工作的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案追蹤機(jī)制的概念和作用，探討在高校檔案管理工作中應(yīng)用檔案追蹤機(jī)制的可行措施，具體如下：首先，利用檔案追蹤機(jī)制分析高校檔案信息的利用效果，確保信息存儲(chǔ)有序、信息分類(lèi)與整理規(guī)范、信息內(nèi)容豐富多樣;落實(shí)到管理人員身上便是，明確職責(zé)范圍，細(xì)化工作內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性;在追蹤檔案的過(guò)程中，明確查詢(xún)目標(biāo)，提高檔案追蹤管理機(jī)制的有效性。其次，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，信息只有經(jīng)過(guò)有效的分類(lèi)、處理、分析才能凸顯出自身的價(jià)值。因此，高校檔案管理者需要與檔案利用者之間建立聯(lián)系，提升自我的信息追蹤意識(shí)和能力。最后，強(qiáng)化高校檔案追蹤機(jī)制落實(shí)的設(shè)備建設(shè)，引入前沿的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建與運(yùn)行技術(shù);對(duì)高利用率的檔案信息和低價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)予以不同的管理方式，提高檔案管理的效率，減少不必要的資源浪費(fèi)。如，對(duì)于高利用率的檔案可設(shè)立專(zhuān)門(mén)的子域，分配專(zhuān)門(mén)的管理人員對(duì)其實(shí)施維護(hù)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代一方面促使信息處理技術(shù)飛速發(fā)展，另一方面又導(dǎo)致了大量信息的堆積。相較于社會(huì)其他機(jī)構(gòu)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，高校檔案管理部門(mén)的工作量更為龐大，工作性質(zhì)也更為復(fù)雜。采用檔案追蹤機(jī)制能夠幫助管理人員篩選出利用價(jià)值較高、利用率較為頻繁的檔案材料。這在某種程度上減輕了管理人員的壓力，推動(dòng)了高校檔案管理工作向著更為高效的方向發(fā)展。

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