國家森林城市檔案整理與作用

楊布朗 劉華 彭守亞 譚瓊艷

摘 要： 通過闡述國家森林城市檔案的形成基礎，建檔的基本原則，依據建檔的內容及方法，以湖北省巴東縣為例，結合巴東縣創建國家森林城市過程中存在的問題和不足之處，在綜合分析的基礎上，提出了檔案整理應注意事項、改進措施和具有巴東特色的建議，以期能為其他縣市的國家森林城市建設提供參考與借鑒。

關鍵詞： 國家森林城市;檔案整理;問題及建議

中圖分類號：G272;S731.2?? 文獻標識碼：A?? 文章編號：1004-3020（2021）01-0076-04

Archives Arrangement and Function of National Forest City

——Take Badong County in Hubei Province as an Example

Yang Brown（1） Liu Hua（1） Peng Shouya（1） Tan Qiongyan（2）

（1.Badong County Forestry Bureau Enshi 444300;2.Hubei Zhengyi Certified Public Accountants Co.，Ltd.， Enshi 444300）

Abstract： The authors combined with the existing problems and deficiencies in the process of creating Badong，based on the comprehensive analysis，and puts forward the matters needing attention，improvement measures and the construction with Badong characteristics.In order to provide reference for the construction of national forest cities in other counties and cities by expounding the formation basis，basic principles，contents and methods of National Forest City Archives and taking Badong County of Hubei Province as an example，.

Key words： National Forest City;archives arrangement;problems and suggestions

檔案是歷史的儲備形式，是現實的見證[1]。縣級國家森林城市建設檔案是在國家森林城市創建（下簡稱創森）過程中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。巴東縣位于湖北省西南部，長江流經湖北境內的第一縣，林業用地2 400平方公里，森林覆蓋率64.44%。境內野生動植物資源豐富，有金絲猴、林麝、珙桐、紅豆杉等珍稀動植物，以巴東命名的植物達23種，國家重點保護野生動植物達65種。自2015年啟動“六城”同創工作以來，累計投入資金30億元，先后獲得“國家衛生縣城”“國家園林縣城”“湖北省森林城市”“湖北省省級文明城市”“湖北省生態文明示范縣”等榮譽稱號。為鞏固創建成果，全面推進生態文明建設，改善城鄉生態環境，提升城市品位，2017年12月，巴東縣委、縣政府決定開展國家森林城市建設（以下簡稱“創森”）。

1 檔案建立原則依據范圍

1.1 基本原則

從森林城市創建活動開始，就要依據不同時間、不同階段隨時收集各類創建資料;收集的資料，要求客觀真實反映創建全過程，做到實事求是，不能弄虛作假;創建資料十分龐雜，做到應收盡收;本著對歷史負責，收集、整理時，認真校對，必須做到文字、圖紙、表格完全一致。

1.2 建檔依據

縣（市）國家森林城市評價指標，建設總體規劃，創建工作方案其他相關文件。

1.3 建檔時間范圍

從申請創建年度至考核驗收年度。巴東縣資料收集時限2018～2021年（下稱建設期）。

2 建檔內容及方法

2.1 建檔內容

2.1.1 城市森林網絡

縣（市）域森林覆蓋率：森林資源“二類清查”報告，林地更新數據，森林面積、蓄積動態變化表等。新造林面積：新一輪退耕還林、精準扶貧產業發展、長江兩岸綠化、裸土覆綠等林業工程相關資料。城區綠化覆蓋率、城區人均公園綠地面積、城區喬木種植比例：建成區各類綠地面積、城市公園、喬木種植情況報告，城區園林綠化、人均公園綠地面積指標統計表（含綠化覆蓋率），公園綠地服務半徑覆蓋率統計表，新建公園綠地一覽表，喬木所占比率統計表，城區公園、廣場、游園等綠化簡介。城區街道綠化：城市街道綠化情況報告，城區主要街道綠化簡介，城區綠化工程相關文件、照片、規劃文本、圖紙、招投標文件、合同、施工及竣工驗收、后期養護及綠化統計表等資料（下稱工程相關資料）。城區地面停車場綠化：城市林蔭停車場建設情況報告、圖片資料、綠化統計表及相關文件。城市重要水源地綠化：重要水源地保護與管理情況報告、相關文件、技術規程等，保護標牌圖片，年度供水統計表，水質檢測數據等。休閑游憩綠地建設：《城市綠地系統規劃》文本（含規劃圖紙），休閑綠地統計表，繞城線等城區綠化精品相關工程建設資料。村屯綠化：村鎮綠化情況報告，村鎮綠化實施方案等相關文件，匯總表，林木綠化率統計表（注明集中型、分散型），森林城鎮、鄉村建設等工程相關資料和統計表。

森林生態廊道建設：主要生態廊道發展規劃文本、一覽表，宜萬鐵路、鄭萬高鐵、滬渝高速、滬蓉高速、209和318國道、侯鳥通道等生態廊道建設相關資料。水岸綠化：較大型河道和水體岸線綠化工作情況報告，林木綠化率統計表，建設期內水土流失治理情況一覽表，水系綠化工程、工作方案等相關資料。道路綠化：鐵路、高速公路、國道、省道、縣道、鄉村道（下稱通道）等通道綠化情況報告，規劃文本，綠化簡介、文字、圖片資料，綠化率統計表等相關資料。農田林網建設：四旁植樹情況報告、工作方案、建設情況統計表，圖片資料。防護隔離林帶建設：城市防護綠地建設情況報告、實施率統計表，防護隔離林帶建設等工程相關資料。

2.1.2 城市森林健康

鄉土樹種使用：建設期內城鄉鄉土植物推廣應用情況報告、相關文件，綠化使用鄉土樹種情況統計表。樹種豐富度：建設期內巴東縣樹種分布情況報告、主要樹種應用情況報告，城鄉造林植物分類統計表和造林綠化使用樹種指數。郊區森林自然度：郊區森林自然度工作情況報告、統計表，第三方機構或專家組的評估報告，提高森林質量的相關文件、技術規程等。造林苗木使用：巴東縣良種苗木培育使用制度、執行情況報告，苗圃育苗的相關文件、技術規程等。森林保護：森林資源保護發展規劃、城區山體保護規劃，保護發展情況報告，涉林案件查處相關資料。生物多樣性保護：生物多樣性保護情況報告，生物物種資源普查報告及統計表，保護規劃和實施措施及相關文件。林地土壤保育：建設期內分年度免煉山造林、穴墾造林、生物防治及有機覆蓋物保育土壤等林業技術推廣情況報告，林地土壤保育等相關文件及技術規程。森林撫育與林木管理：森林撫育管護制度的相關文件、技術規程等。

2.1.3 城市林業經濟

生態旅游：森林公園、濕地公園及自然保護區規劃、批復、發展情況報告;新建情況一覽表（建設期）等;森林人家等創建活動文字及圖片資料;生態旅游收入年度對比資料。林產基地：建設期內特色經濟林、林下種養殖、用材林發展情況報告，林業產業基地建設相關文件、文字及圖片資料，農民涉林收入情況一覽表，涉林收入年度對比資料。林木苗圃：建設期間花卉苗木基地發展情況報告，柏木、杉木等優良鄉土樹種培育基地簡介（文字、圖片資料齊全），年度造林綠化用苗統計表等。

2.1.4 城市生態文化

科普場所：科普場所、科普教育基地等建設情況報告，一覽表及圖片資料;科普教育基地縣級以上批復文件等相關資料。義務植樹：全民義務植樹活動組織文件、活動宣傳、開展情況等文字、圖片資料，義務植樹登記卡、盡責率統計表，林木綠地認建認養情況報告、相關臺賬。科普活動：科普活動開展情況報告，纖夫旅游文化節、銀杏節、三峽鄉村旅游文化節等活動相關的文字、圖片資料，國際濕地日、國際森林日、愛鳥周等宣傳科普活動相關的文字、圖片資料，核桃、柑橘等移民技術培訓、科技下鄉活動相關的文字、圖片資料。古樹名木：城鄉古樹名木保護情況報告、相關文件、保護檔案，一覽表、調查表、圖片，編號、掛牌情況。市樹市花：建設期分年度縣樹、縣花推廣應用情況報告，應用情況統計表。公眾態度：創森問卷調查方案、結果，市民知曉率、支持率、滿意度抽查統計表，各鄉鎮及縣直各單位創森宣傳活動的相關文件、文字及圖片資料，，新聞媒體創森宣傳報道一覽表，創森宣傳報道的原件、復印件、掃描件（按時間順序，分級歸類整理），創森知識“五進”活動的文字、圖片資料，創森簡報，戶外宣傳圖片資料，國家森林城市技術報告、電視匯報專題片、匯報畫冊。

2.1.5 森林城市管理

組織領導：創森組織機構文件、實施方案、任務分解表、責任清單、分年度工作計劃和總結、考核方案、檢查及督查情況匯報、宣傳方案等日常工作相關文件和資料，創森相關會議的有關文件、會議紀要、領導講話、匯報材料、會議圖片等資料，創森檢查驗收考核辦法的相關文件。保障制度：創建期間林業有關文件，植樹造林、森林防火、林業有害生物防治、林地管理、全民義務植樹等林業規章制度匯編，“十三五”規劃執行情況報告。科學規劃：縣創森詳細規劃及專項規劃的文本、相關文件，完成執行情況報告，創森任務完成情況一覽表。投入機制：創森專項資金概況，建設期內分年度財政預算佐證材料（匯總表、統計表、創森工作經費及工程建設經費請示、審批、撥付等相關文件、有關票據等）。科技支撐：全縣林業科技人員統計、林業科研論文、科研成果獲獎，林業新技術推廣應用情況等資料。生態服務：公園、景區免費開放情況報告、相關文件，免費開放文字、圖片資料，各類公園、景區規范化管理匯編資料。森林資源和生態功能監測：城市森林資源管理信息技術應用、信息化監管體系建設情況報告，建設期內分年度動態監管情況報告，森林生態效益第三方機構的評估資料。檔案管理：城市森林資源檔案管理工作情況報告，林業局檔案管理的相關制度，創森資料收集整理的相關文件等，創森工作所有資料匯編。

2.2 建檔方法

2.2.1 原始材料整理

紙質文件材料，保持迎檢資料整理原貌，按《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）執行，同時形成數字化副本;錄音（帶）光盤、錄像（帶）光盤（含數碼照片）磁性載體檔案，按照《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-1995）執行;傳統照片及文字說明，按照《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）執行;有紀念意義的憑證性和標志性實物，包括活動標志、證件、證書、獎章等，應當分類按件編寫說明和編制目錄[2]。

2.2.2 電子文檔的編排

根據國家森林城市評價指標（LY/T 2004-2012）5大項40小項指標，分項編排文字說明材料。文字說明材料包括4個部分：第1部分對各項指標進行解釋或簡單描述;第2部分闡述國家標準要求;第3部分達標情況;第4部分內容就是佐證資料。

2.2.3 檔案的整理分類

編頁號：在案卷材料有機排列后，從前至后給每一頁案卷材料一個固定的順序號。依照《國家森林城市評價指標》的有關標準將縣級國家森林城市檔案分為五大類四十屬。分類編碼用羅馬數字和阿拉伯數字分別表示“大類”“屬類”“案卷流水號”。即第一位大類表示為“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ、Ⅴ”;第二位屬類表示為“1，2，3，4……”;后三位表示案卷的流水號，用“01，02，03，04……”。如：“森林網絡——縣域森林覆蓋率（1個檔案盒）”，表示為：“Ⅰ-1-01”（特別說明：“Ⅰ”代表“森林網絡”，數字“1”代表“縣域森林覆蓋率”在森林網絡指標中第1項指標，“01”表示該屬檔案只有1盒檔案）。當屬類檔案資料較多，超過1個檔案盒時，依照案卷的流水號依次增加。如：“森林網絡——村屯綠化（1個以上檔案盒）”，表示為“Ⅰ-10-01，02，03……（特別說明：“Ⅰ”代表“森林網絡”，數字“10”代表“村屯綠化”在森林網絡指標中第10項指標）。其余類推。

填寫卷內目錄：每個案卷內都要填寫一份卷內目錄，放在卷內的最前面，方便查閱卷內材料。填寫備考表：案卷組成后，卷內材料如有修改和變更，要在備考表中標注清楚，備考表放在案卷的最后面。編寫封面和封背：案卷的內容是通過封面和封背編寫揭示出來的。封面標題一般不準超過50個字，并要代表案卷的全部內容;封背的編寫，要突出案卷主題[1]。

3 森林城市檔案的作用

3.1 做好國家森林城市檔案管理工作，為迎檢做準備

森林城市檔案是國家森林城市評價指標的重要組成部分，是國家森林城市考核驗收的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，建檔的目的就是為了更好地利用[3]。

3.2 搞好部門配合，為其他城市創建提供佐證

巴東縣在創建“國家森林城市”的同時，正在創建“全國文明城市”“國家生態文明示范縣”“國家全域旅游示范縣”“全國民族團結進步示范縣”等其他城市創建工作，相關部門在收集佐證材料時，需要林業部門提供森林覆蓋率，林業用地變更數據，森林城市、省級森林城鎮、國家森林鄉村等創建成果資料，充分體現了森林城市檔案的利用價值。

4 存在問題及建議

4.1 存在的問題

（1）檔案管理意識淡薄，工作不重視。少數責任單位領導對檔案管理重視程度不夠，認識還存在一定差距，認為檔案管理工作只是收集、整理相關資料，沒有落實專人。

（2）檔案管理觀念落后，操作不規范。創建責任單位在檔案資料收集、整理過程中存在諸多不完整、不規范的問題。

（3）檔案管理人員素養偏低，學習不積極。檔案管理人員沒有經過系統地學習，專業化程度不高，通常身兼數職，致使檔案整理、管理無序。

（4）工作人員變動頻繁，資料收集不及時。由于工作人員流動頻繁，創森資料收集不及時，人員變動時沒有辦理移交手續。

4.2 工作建議

（1）提升檔案管理意識。加強領導、提高認識是做好“創森”檔案工作的前提和基礎。與創建相關的責任單位必須加強森創工作的領導，充分認識森林城市檔案對生態文明建設的重要作用與價值，提高“創森”檔案管理意識。

（2）建立完善標準，促進標準化管理。建議國家林業和草原局盡快制定和頒布《國家森林城市建設檔案管理標準》，各省（市）也要因地制宜制定地方標準，建立和完善“創森”檔案管理等各項規章制度，促使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展。

（3）利用現代信息技術，探索創新工作機制。積極探索檔案“實體+數字”雙備份管理模式，實現紙質檔案標準化、流程化、規范化，紙質檔案與電子檔案并存，建立“創森”工作信息群，明確檔案專管員，定期組織業務培訓學習，不斷提升檔案管理信息化水平。

（4）及時移交檔案。森林城市創建工作在國家考核驗收通過后，縣森創辦應及時向縣檔案館移交“創森”檔案，并建立相應的專業工作檔案[2]。

5 結語

森林城市檔案管理是關系到森林城市的發展和國計民生的大事，需要建立規范完整的管理體制。要緊跟國家森林城市建設發展的步伐，做到與時俱進。做好“創森”檔案管理工作，不僅可以提高森林城市建設的質量和效率，而且可以為其他縣市提供參考依據。要做好“創森”檔案管理工作，就要提高對此項工作的認識，建立健全管理制度，利用現代信息技術，提升檔案管理的水平，促進“創森”檔案管理再上新臺階。

參考文獻

[1]王輝，劉海芬.淺談林業科技檔案建立與利用[J].林業科技通訊，2014（7）：26-28.

[2]楊世洪.談談城市創建工作檔案資料的收集與管理[J].四川檔案，2015，2018（5）：30-32.

[3]劉宏明.國家森林城市創建重點工作研究[J].林業經濟，2018（3）：77-79，98.

（責任編輯：鄭京津）

收稿日期2020-08-06：

作者簡介：楊布朗（1965～），林業高級工程師。主要從事森林培育、森林城市建設與管理工作。