科技檔案管理工作探索

王建

◆摘? 要：隨著我國現代化社會水平的不斷提高，改革創新進入深水區，科技的發展、社會的進步使得科技檔案的內容越來越復雜且豐富。因此，為了加強科技檔案的管理工作，創新管理模式是非常必要和緊迫的。基于此，本文針對科技檔案管理中存在的問題進行分析，進而探究了科技檔案管理工作的應對思路。相關研究成果以期能夠為我國科技檔案管理事業提供實踐參考。

◆關鍵詞：科技;檔案管理;工作

科技檔案是作為我國檔案管理中的重要內容，其主要是對重要事件、重要事件的過程、成果、理論、參與任務等信息的重要記錄。在現階段，我國科技發展迅速，正在產生大量的科技檔案，但科技檔案的管理水平較低，甚至在個別地區存在一定的忽略。只有有效地解決問題，才能有效利用科技檔案的重要價值。

一、科技檔案管理滯后的原因

（一）對科技檔案管理重要性的認知不足

隨著近年來整體管理水平的提高，人們對于科技檔案管理的注意力越來越多。但是，與普通檔案相比，科技檔案具有更高的社會和經濟價值[2]。因此，有必要建立一個更完整、更專業的管理體系。目前在各個行業中，對于科技檔案的管理仍在沿用傳統的一般管理方法，并且由于對管理的重要性及認知不足，因此尚未充分認識到科技檔案的價值，部分工作人員認為科技檔案的價值不高，導致無法識別檔案，影響了科技的進步。

（二）科技檔案管理工作人員的專業素質不高

通常科技檔案管理的總體難度不大，人才需求也不高，因此大部分檔案管理人員是由兼職、編外人員、退休人員完成[3]。由于從職位分配角度對管理科技檔案的重要性的意識減弱，因此缺少針對特定工作的監督機制，這使管理人員的工作陷入癱瘓狀態，工作松散、偷懶現象仍有存在，同時因為檔案的收集、整理、分類等不專心、不專業，導致科技檔案的管理混亂。科技檔案管理人員是與歸檔資料聯系最緊密的人，但還是會出現科技檔案歸檔資料的直接丟失（例如由于安全意識的疏忽導致網絡意識不足）而造成的信息泄漏。因此，可以看出，檔案管理工作人員缺乏工作意識會直接影響管理態度，阻礙科技檔案管理的發展。

（三）科技檔案數據收集不全

科技數據手冊很復雜，在收集過程中必須耐心細致地分類。由于信息的復雜性，檔案管理工作者容易出現無法細致地檢查分類內容，導致在收集信息未能及時歸類所有材料，或在歸類后未能及時提交檔案資料，導致數據收集不完整或收集的數據丟失。同時，在文件存儲方面產生了一定程度的混亂。在數據收集的過程中，檔案的可靠性和完整性將難以得到保障，科技檔案管理工作也會受到嚴重影響。

（四）科技檔案管理標準化不足

對于科技檔案的有效管理能夠滿足未來的使用需要。通常科技檔案數量很多，其歸檔操作是標準化的，如果標準化不足將會導致歸檔的錯誤或混亂，這無疑使編織索引材料變得更為困難。可以看出，管理體系不健全，科技檔案管理缺乏科學性、規范性、及時性，都是造成檔案不能充分利用的重要原因。科技檔案的編目是一項非常細致的任務，因此管理人員需要具有一定的科學素養，不斷改進索引編制方法，并提高索引編制效率。

二、科技檔案管理工作提升策略探究

（一）提升科技檔案管理的意識

與普通檔案相比，科技檔案的內容更加廣泛，包括相關的科學方法、科研手段、科研結果等內容，因此科技檔案其查閱借取的頻率通常較高，相關科技是經常訪問的，并且為了充分利用科技檔案的價值，有必要增強重要的科學意識。為了提高科技檔案管理的重要性，有必要建立一個獨立的科技檔案管理部門，并有專門的人員進行管理，同時明確定義科技檔案管理室的存儲位置，不得被其他材料占用或與其他辦公室共享。

（二）加強科技檔案管理方法的科學性

隨著我國科技水平的不斷提高和快速發展，科技檔案管理的輔助工作必須與時俱進。為了做好管理工作，需要有更多的科學管理方法來提高管理人員的工作技能，以促進科技檔案管理的高質量發展。具體來說：首先，必須加強建立科技檔案的管理和監督制度。良好的監督體系是檔案管理工作的標準化開展的重要因素;其次，對于科技檔案管理工作人員來說，其也是必須的，方法科學性的提升，將會提高相應的思想教育，樹立科技檔案管理的責任，從而提高職業道德標準和要求。在建立管理與監督機制背景下，將會對科技檔案管理工作人員的素質有著雙重的作用，進一步促進管理工作的規范化。通過對科技檔案管理人員的公正、科學的評價，建立相關的薪酬和處罰機制，激發科技檔案管理人員的積極性，有助于相關人員制定健康、長遠的職業規劃。

（三）增進科技檔案管理的規范性

在科技檔案的管理中，隨著檔案數量不斷增加，并且創新技術的快速發展，科技檔案的類型也越來越多，標準化檔案的分類尤為重要。為了實現檔案管理任務的標準化分類，首先必須將復雜的檔案模塊化，并簡化科技檔案材料的復雜性。其次，從科技檔案的分類工作支出，可以協調與之相關單位對檔案實施初步管理工作，并根據不同的性質對其進行分類。在區分類別時，必須充分考慮不同科技資源中包含的信息含義，避免將來重新編碼，為下一步工作的開展打下堅實的基礎。

（四）科學收集與歸檔

科技檔案的分類只是檔案管理工作中理論層次的操作，而對是科技檔案的收集與歸檔則是重要的實施過程。收集和歸檔是導致科技檔案容易出現問題的重要環節之一。在“四面八方”提交科技檔案時，檔案管理者必須耐心、謹慎、善于識別和驗證文件。同時，利用現代電子信息技術通過數據傳輸功能將紙質材料轉換為電子材料進行存儲、上傳和記錄，避免了因數據丟失而造成的經濟損失。通常科技檔案丟失的主要原因為檔案中信息的泄漏，因此在整理和收集檔案的過程中必須保持機密性和對數據進行分類，即在檔案保存過程中，必須根據檔案的保密級別、檔案的信息內容、檔案的分類來進行科學的檔案管理。

三、總結

綜上所述，抓好科技檔案管理人員的素質，定期開展檔案管理人員業務競賽，并注重提升科技檔案管理的意識、加強科技檔案管理方法的科學性、進一步改善科技檔案管理的規范性，以及科學收集與歸檔，進而有效促進我國科技檔案管理工作質量與效率的提升。

參考文獻

[1]劉筱筠，黃丕鉑，蔣智林，等.新興本科高校科技檔案建設在本科教學工作合格評估中的作用及其管理對策[J].辦公室業務，2020（11）：122-124+126.

[2]賴文俊.企業科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].蘭臺內外，2019（30）：53-54.

[3]趙開燦.優化中學檔案管理的建議[J].辦公室業務，2020（08）：80+100.