論總承包模式下檔案管理工作

祁素秋

◆摘? 要：總承包模式是現代工程建設中采用的新的建設模式，在這一模式下，檔案工作者工作更加繁雜，擔負多種責任。如何在新的模式下確保檔案資料的完整性、準確性和系統性，我們從兩方面入手，采用多種方式，力求全面系統地監督與控制檔案資料的形成與收集，從而保證檔案資料能完整、準確、系統地反映工程全貌，為今后工程運行提供可靠的技術資料。

◆關鍵詞：總承包;檔案管理

隨著中國經濟的發展，新的基建項目也不斷的增多，隨著公司重大工程項目建設的不斷深入與開展，重大工程檔案資料的收集整理工作也是工程質量的重要組成部分。引用總承包管理模式是現代項目管理主流趨勢，總承包模式（Managing Contractor）：是指業主方委托一個施工單位或由多個施工單位組成的施工聯合體或施工合作體作為施工總包管理單位，業主方委托其他施工單位作為分包單位進行施工。一般情況下，施工總承包管理單位不參與具體工程的施工，但如施工總承包管理單位也想承擔部分工程的施工，它也可以參加該部分工程的投標，通過競爭取得施工任務。總包模式是我公司采用的新的管理模式，在這一模式下，檔案工作需要適應不同的角色，從以前直接參與資料的收集整理工作轉換為對資料收集整理工作的監督與控制，要如何確保檔案的完整性、準確性及系統性，是檔案工作者值得思考的新課題。我們力求從檔案的收集工作入手，從檔案資料形成的不同階段入手，全方位地監督與控制檔案資料的形成與收集，從而保證所形成的檔案材料能完整、系統、準確地反映工程的全貌。根據工作經驗總結檔案的管理工作要從以下兩個方面入手：

一、構建管理體系明確職責，在整理過程中加強溝通與交流

1.檔案部門依據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）及相關的檔案管理制度對各分包單位進行了培訓，明確歸檔要求，并根據國家《檔案工作管理手冊》，及《國有企業文件材料歸檔辦法》，《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》（國家檔案局令第10號）結合我公司的實際情況，編寫了《工程項目組卷歸檔工作暫行辦法》，該辦法明確了總承包單位、建設單位和各分包單位的職責劃分，并制定了歸檔材料的整理標準，排列方式等，具有很強的實用性和可操作性，用以統一檔案資料的收集、整理、組卷及歸檔工作，為檔案的形成、積累、整理工作提供了依據。

2.從工程最初開始檔案部就建立了檔案管理機制，成立了檔案工作領導小組，并由分包單位負責檔案資料的收集整理工作，將工程建設的檔案工作納入各單位各部門的職責范圍，并制定了考核機制，要求各單位必須配備專門的檔案技術人員負責工程檔案的收集整理工作。

3.檔案部工作人員加強了與各分包單位的溝通與聯系，并深入基層做具體的監督指導工作，在資料的形成階段便從形成資料的字跡、紙張、簽章等方面加以要求，從而確保了被收集的檔案資料的完整與準確。在這一項工作中，由于所面對的各承包單位的檔案工作人員的素質有所不同，所以對檔案的歸檔工作標準的理解也不盡相同，針對實際情況檔案部門進行了檔案知識培訓，通過此方式加強了檔案專業知識，提高了檔案意識，確保了檔案材料的完整、系統、準確。除此之外，檔案人員還與總承包單位及時溝通，做到統一檔案工作執行標準，目標一致，對在工作中有分歧及有爭議的問題及時解決，這樣有助于分包單位檔案工作的順利進行，也有助于總承包單位工程檔案向建設單位移交時能符合檔案歸檔要求。

二、嚴把各階段資料的完整性和準確性

針對項目建設的不同階段所形成的文件材料，按階段，按進度地進行收集、整理，檔案人員全程跟進，確保工程資料的完整與系統。一項完整的工程項目文件，包括項目前期文件、項目施工文件、項目竣工圖，項目監理文件、項目竣工驗收文件及項目其它文件。這些文件的形成，與工程項目的進程密不可分。因此，我們可以依據總承包項目的具體特點和進度計劃來對這些文件加以控制，明確各階段需要收集、整理哪些資料，點滴不漏，并采用一定的監控方式，做到從檔案管理的角度確保工程資料的系統、完整與準確。

1.工程前期

在這一階段，建設單位作為投資方，在工程項目委托總承包前，已經開展了前期準備工作，形成如立項，資金籌措等前期文件，還包括相關工程選址文件，項目審批文件，合同及各種往來函件等，以及初步設計及其報批文件、設計評價、鑒定及審批文件等，在這些文件形成的過程中，經營計劃，技術質量，財務管理等相關部門會與工程總承包發生工作關系，他們了解文件的形成過程，因此這些文件也應由相關部門依照檔案歸檔標準整理歸檔。

2.項目文件

這個階段主要為項目開始所產生總包對分包招投標、合同、協議書、合同執行、合同變更、項目管理組織機構成立，項目各項管理制度、投資、進度、安全等文件，這些文件的收集和整理主要依靠于總包，總包因對按進度和本質特征收集完成、確保資料的完整性。案卷質量的由檔案部對總包進行審查，整改后要形成閉環，并有記錄。

3.施工階段

這個階段實行“誰施工，誰負責”。資料包括開工報告、工程技術要求、施工計劃、 施工招投標文件、中標文件、施工分包合同、項目進度計劃、工程用工審批文件、圖紙會審紀要、施工組織設計、施工定位測量復核記錄，設計變更、工程檢查記錄、施工日記、大事記，事故處理報告、合同執行過程來往文件等。分包單位對整理的檔案由總承包單位審查，整改后要形成閉環，并有記錄。

4.監理文件

包括監理大綱、規劃、實施細則，開工令、停工令，監理日志、監理月報、年報、列會，旁站記錄，監理總結等監理文件，由監理單位對其檔案收集、整理歸檔，監理檔案案卷質量由總承包單位審查，整改后要形成閉環，并有記錄。

5.竣工項目文件

竣工驗收文件，包括工作總結評估報告，竣工驗收大綱、各個專項驗收及批復文件，決算審計報告、驗收意見、項目后評價意見等文件資料，這一部分資料由檔案部門組織收集、整理、歸檔，利用自查和互查的辦法，保證案卷質量，自查和互查也要有記錄。

總結以上工作方法，我們在項目總包管理模式下檔案管理取得了預期的效果，總包模式下的檔案管理還有許多方法，在今后的工作中值得我們探索于挖掘。

參考文獻

[1]固定資產投資項目檔案工作管理手冊.2017版.