學校檔案管理員做好財務檔案管理方式探討

范兆龍

摘要：財務檔案管理是學校檔案管理的重要內容，在信息網(wǎng)絡高速發(fā)展的今天，作為中學的檔案管理員，積極跟上時代步伐，提升自身能力，加強財務檔案管理工作的創(chuàng)新，提高管理的質量和效率十分重要，文章將簡要分析，為行業(yè)工作者提供一些思考和啟示。

關鍵詞：學校;檔案管理員;財務檔案管理;問題;方式

一、學校財務檔案管理的特殊性

財務檔案管理是學校日常管理工作的內容之一，做好財務檔案管理十分重要。隨著教育教學的發(fā)展、學校擴招，學校財務檔案管理顯示出很多的特殊性，這些特殊性，要求學校的檔案管理員積極調整自身位置，適應新環(huán)境。學校財務檔案管理的特殊性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：新世紀以來，我國不斷發(fā)展教育事業(yè)，學校師生增多，添設的教學設備、器材等也不斷增多，涉及的財務問題相應增多，財務檔案管理任務量加重，情況也更復雜，所以，在傳統(tǒng)的學校的綜合檔案管理中，對財務板塊要求更高，需要投入的人力財力物力也更多;二十一世紀是新興科技和信息網(wǎng)絡的世紀，傳統(tǒng)的以人工為主的財務檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)出來，急需改善。近年來，信息技術和網(wǎng)絡不斷進入校園，在學校財務管理中的應用迅速提升，財務管理人員如何面對這種社會發(fā)展的大趨勢，積極轉變自身思想，提升檔案管理能力，促進學校財務檔案管理的科學、可靠、高效、安全十分重要;學校的財務檔案具有一定的周期性，一般一學期統(tǒng)計一次，按學年進行收支管理，相比于其他檔案的進度要求，學校財務檔案管理時間戰(zhàn)線長，在涉及報銷、科研、專項經(jīng)費收支等方面可能會出現(xiàn)更多問題，需要管理人員極高的專業(yè)素質和責任心傾注于工作上。

二、學校財務檔案管理常見問題

學校財務管理是一項復雜的系統(tǒng)性工作，近年來雖然有很多進步，但依然存在不少問題，影響了管理質量，需引起重視。

1、財務檔案管理制度不夠完善

我國的學校，尤其是基層中學，還沒有充分的認識到檔案管理的重要性，沒有制定完善的檔案管理制度，檔案的管理程序、人才的聘用、檔案信息化等方面建設還很不足，有的學校甚至沒有專門的檔案室和檔案管理組織，各部門一旦出現(xiàn)財務檔案管理問題或新情況，很可能因為財務檔案管理的延時性沒能得到及時有效的解決，最終影響檔案信息的準確、完整。

2、財務檔案管理程序不夠規(guī)范

我國的檔案管理發(fā)展歷史悠久，學校檔案管理發(fā)展也較長，但是差異性很大，高校檔案管理和中小學檔案管理、大城市的學校檔案管理和鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層的檔案管理水平差異較大，作為檔案管理的重要組成部分，財務檔案管理也呈現(xiàn)了這些趨勢。目前，基層地區(qū)中學財務檔案管理上，管理程序不規(guī)范是比較典型的問題，有的中學沒有專門的財務檔案管理人員，沒有專門的檔案管理室，導致財務檔案在信息收集、整理、分類、編目、歸檔、保存、調用、電子信息化等方面存在很多問題，程序不規(guī)范，影響了財務檔案管理的整體質量。

3、財務檔案管理意識不足

很多學校沒有意識到財務檔案管理的意義，認為師資和優(yōu)秀生源才是學校發(fā)展的決定性因素，檔案管理等這些管理上的問題不是很重要，所以對檔案信息的管理不夠重視，對建立起來的檔案的利用也不足，沒有充分發(fā)揮檔案的價值，甚至在學生的檔案管理上出現(xiàn)紕漏，影響學生的以后的長遠發(fā)展。學校是一個大集體，財務問題多，雖然不以營利為目的，但是也需要控制成本，優(yōu)化資源利用，財務檔案是重要的發(fā)展決策的參考和依據(jù)，然而很多學校并沒有重視和利用財務檔案管理的意識。

4、財務檔案管理人才綜合素質有待提高

財務檔案管理是一項任務量大、要求高的專業(yè)性極強的工作，學校發(fā)展越來越快，面臨的財務相關的檔案問題越來越多，對財務檔案管理人員的綜合能力、法律意識、職業(yè)道德水平要求越來越高，但是很多中學沒有專門的檔案管理人員，多由學校財務人員圖書管理員等兼職，或者招聘的人員條件較低，綜合素質有待提高。

三、學校檔案管理員做好財務檔案管理的方式

學校的財務檔案是學校的重要資源，對學校的發(fā)展具有重要意義，針對存在的問題和不足，應積極加以改善，提高管理質量。學校的檔案管理人員是學校財務檔案管理的直接參與者和執(zhí)行者，更應積極尋找探索有效管理方式，提高財務檔案管理的能力。

1、重視財務檔案管理工作

要想提高學校的財務檔案管理水平，首先必須加強學校財務檔案管理的意識建設，讓學校從管理層到檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，才能在行動上更好的開展檔案管理工作。比如，學校應在財務督查、審核、等活動中融入檔案工作的重要性，并在這些活動中積極的推動檔案管理創(chuàng)新，也促進財務檔案管理質量的提高。為財務檔案管理投入足夠的資金、技術、基礎設施，為財務檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。為財務檔案制定完善的管理制度、監(jiān)督機制，促進財務管理規(guī)范化。學校積極推動財務檔案管理的信息化建設等等，都是重視財務檔案管理，提高管理水平的手段，財務信息檔案管理人員要積極支持和配合學校的相關措施，促進自身財務檔案管理水平的提高。

2、加強財務檔案管理的規(guī)范性

學校的財務檔案管理，包含學校的各項開支內容，賬簿、會計憑證、財務報表等，細說的話還包含各類記賬、匯總、財務收支的憑證、財務的年度報告、季度報告、月度報告內容、日記賬簿、輔助賬簿、財務總賬、固定資產(chǎn)、對賬單、會計電算化等復雜的檔案內容，每一種檔案都有其管理要求和管理標準，財務檔案的管理人員必須堅持全面、專業(yè)、嚴謹、守法的原則，按照相關工作要求進行檔案的管理工作，提高學校財務檔案管理的規(guī)范性。

3、提高管理人員的自身綜合素質

從學校層面來說，應將財務檔案管理當作專業(yè)的工作，制定完善的人才聘用制度，選拔專業(yè)的、經(jīng)驗豐富的管理人員進行財務檔案的規(guī)范管理，而學校財務檔案管理人員被聘用以后，應自覺的提高自身專業(yè)技能和綜合素質，更好的開展財務檔案管理工作，首先，財務檔案管理人員必須具備一定的財務知識、檔案管理知識、一定的信息處理能力、一定的文字編輯能力、計算機運用能力，應堅持學習，積極參與校內外的專業(yè)技能培訓，提升自身的業(yè)務能力。然后，學校的財務檔案管理是一項復雜的、枯燥的工作，但又十分重要，學校的財務檔案管理人員必須具備嚴謹、認真、細致的工作精神，認真對待每一分資料，每一個數(shù)據(jù)，減少失誤;最后，學校的財務檔案是學校的重要機密，財務檔案管理人員必須具備一定的保密意識，具有一定的法律知識，注意日常工作生活中的保密工作，維護學校檔案信息的安全。

4、推動財務檔案管理信息化建設

信息技術高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的以人工為主的財務信息檔案管理已經(jīng)不適應時代的要求了，應順應時代潮流，緊跟時代步伐，積極配合學校，推動學校財務檔案管理的信息化建設是學校財務檔案管理人員的基本要求。應積極配合學校為檔案管理信息化配備專業(yè)的硬件設備，連接互聯(lián)網(wǎng)，優(yōu)化機室內的環(huán)境，安裝先進的財務管理軟件、安全防護軟件，為財務管理信息化提供良好基礎。財務管理人員應積極調整心態(tài)，提升自身的電子計算機使用能力，除了做好日常的財務檔案收集、整理、分類、編目、歸檔、儲存等工作，還要將學校以往的財務信息檔案進行電子化備份，將紙質的財務信息，錄入為電子化的信息，包括數(shù)據(jù)、圖片、表格等，建立財務信息數(shù)據(jù)庫，接入計算機上的財務信息管理系統(tǒng)，便于財務信息的調用和資源共享、安全保存等。財務信息檔案的建立和保存，最終目的是為了利用，財務檔案管理人員的檔案管理工作，不能單純的停留在數(shù)據(jù)的錄入、保存等這些機械化的工作上，更重要的是應加強對財務相關數(shù)據(jù)信息的分析、歸納、總結，找出規(guī)律。根據(jù)分析、歸納和總結出的具體情況，提出財務管理信息中出現(xiàn)的相關問題，把財務分析報告交給管理層，為學校管理層制定學校發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展策略、資產(chǎn)管理、資源節(jié)約等方面發(fā)揮作用，促進學校的長遠健康發(fā)展。

結語：學校財務檔案管理是學校管理工作的重要部分，具有自身特點，近年來我國的學校的財務檔案管理雖然有了很大進步，但還存在不少問題，尤其是基層中小學，學校財務檔案管理人員是財務檔案的直接管理者，應加強對財務檔案管理工作的重視，加強管理工作的規(guī)范性，提高自身綜合素質，推動財務檔案管理信息化建設，促進學校財務檔案管理工作高效發(fā)展。

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云南省下關第一中學初中部，云南 大理 671000