港口集團商務賬單管理系統的設計與實現

吳占輝

摘要：在港口集團化的管理模式中，在下屬碼頭公司都已上線碼頭業務管理系統的前提下，為實現集團對碼頭公司商務營收過程的監管，實現商務費用營收預算、及時體現碼頭作業量與商務賬單關系，并規范碼頭商務計費過程，特設計集團商務賬單管理系統。系統設計內容包括港口裝卸費、船舶費、堆存費等各項主營費用的賬單生成、狀態控制、賬單修訂、堆存費預估、查詢統計以及碼頭業務系統結算過程改造等。

關鍵詞：賬單管理;商務營收;堆存費預估

前言

1、系統背景

目前，覆蓋港口散雜貨、件雜貨碼頭的生產業務領域的信息化系統已穩定運行多年，這些生產業務系統是基于碼頭公司的生產業務過程而建設的，面向用戶也主要是碼頭公司各生產業務部門。基于這些系統，集團商務能夠獲取到各碼頭公司生產過程中產生的主要統計數據，如吞吐量、裝卸費收入等，但是這些數據的產生一方面基于現場業務流程的結束，另一方面基于現有系統的數據采集和錄入，所以會有相當大的滯后性;同時，由于吞吐量與收入在統計口徑上客觀上存在不一致的情況，所以這兩項滯后數據的對比也無法直接體現碼頭公司的生產經營狀況。因此，通過當前的信息化手段，集團商務只能實現吞吐量、收入等指標統計，卻實現不了對碼頭生產經營過程，特別是商務營收的監管，為了更好實現集團的商務管理職能，建設一個基于當前信息系統的集團商務賬單管理系統就顯得很有必要。

2、建設目標

為了實現集團對碼頭公司在商務營收層面的監管，該系統的建設需要實現以下幾個目標：

（1）、集團能夠及時掌握階段時間內碼頭作業對應的經營收入，體現吞吐量與商務營收的對應關系;

（2）、加強對碼頭公司的商務營收過程的管理，將結算、開票等營收過程進一步規范化。

需求分析與設計

在碼頭公司現有的生產業務過程中，“吞吐量”與“收入”兩大經營指標均圍繞船舶作業過程而產生，因此，在裝卸船作業發生的時間點上，可初步確定該船吞吐量，匹配以該船作業費率，即可初步確定該船舶的收入指標，這樣確定下來的該船吞吐量、收入的數據形式，即為該船“賬單”。從商務管理的角度，每月如果能夠及時編制出該月碼頭公司作業過程中所有相關船舶的“賬單”，即可形成該公司本月吞吐量相應的收入數據，實現了商務營收過程的事中控制，同樣也為商務營收后期的結算、開票提供了統一的數據源頭，進一步規范了商務營收過程。

一般來說，碼頭每條船舶的收入主要包括三個方面：裝卸收入（裝卸包干費）、船舶使費、堆存收入（貨物堆存費）[1]。結合碼頭公司現有的業務流程，賬單管理系統的設計流程如下：

在該系統流程中，單船賬單的產生，分進口船、出口船兩種業務情況，進口船在靠泊完成后即可生成賬單，而出口船則在裝船完成后生成賬單。公司月度賬單的產生時間，可設置為每月的月初生成上個月的月度賬單，在生成月度賬單的時候，系統將校驗是否該月所有作業船舶均已產生單船賬單。

功能設計

在該系統的功能設計中，主要包括以下幾個功能模塊：

1、單船賬單管理

單船賬單管理主要實現圍繞單船的商務收入管理，具體功能設計如下：

（1）、裝卸收入賬單管理：在初步確定了船舶的結算噸數之后，進行該船舶可能發生的作業模式、包干價格進行合理的匹配，形成船舶裝卸包干費的賬單。

（2）、船舶使費賬單管理：船舶使費的費率為國家標準費規，結算數主要包括船舶基礎資料中的船舶凈噸和船舶在港的靠離泊時間。在計算賬單的節點上，如果船舶已經離港，則系統自動獲取離港時間進行計算;如果船舶尚未離港，操作人員需要按照船舶的計劃離港時間進行賬單計算。

（3）、單船賬單查詢：提供以根據船名、貨名等條件下的單船賬單明細查詢，查詢結果包括船舶資料、裝卸收入明細、船舶使費明細、堆存收入明細，同時包括該船賬單已經產生的發票信息。

（4）、賬單修訂：單船賬單在系統流程中作為商務實際結算的數據源頭。在結算過程中，如果結算金額與賬單金額有出入，則需要對之前的賬單進行修訂，以保證賬單和最終結算結果相符。賬單修訂的過程在系統以修改記錄的形式保存下來，作為后期報表統計的數據源之一。

（5）、賬單結束：在船舶的裝卸收入、船舶使費收入、堆存收入均已完成結算開票，并保證發票與賬單金額相符時，可以進行賬單結束處理。

2、月度賬單管理

月度賬單管理主要實現在月度賬單日時，將月度單船賬單匯總生成公司月度賬單，經公司商務、公司領導審核后提交集團，具體功能包括：

（1）、月度賬單查詢：根據日期、船名等條件進行月度已經生成賬單的船名及其賬單明細、開票明細查詢。

（2）、賬單修訂查詢：針對月度賬單修訂結果進行的主題查詢。

（3）、月度賬單審核、提交：在月度賬單日，匯總生成月度所有船舶賬單，經公司內部審核提交集團。

3、堆存費預估

（1）、堆存費預估：堆存收入指的是貨物在港堆放所產生的堆存費。進口貨物，系統以貨物卸船進場開始，截止預估截止日為止進行堆存費結算;出口貨物，以裝船貨物對應的進場日期為開始，以裝船日期截止來計算貨物堆存費[2]。在堆存費預估過程中，系統提供相應貨物的明細進出帳，包括票貨信息、進出日期、作業方式、作業數量等，操作員對進出帳進行進一步的確認和完善。

（2）、堆存費預估查詢：根據進出口、船名、貨名等條件進行堆存費預估結果查詢。

4、業務系統改造

為實現賬單管理中結算開票與賬單的關聯功能，對碼頭現在運行的業務管理系統需要進行相應的功能改造，主要體現在商務結算、開票的過程改造上。

（1）、結算過程改造：在商務結算過程中體現船舶賬單，單船累計結算金額與賬單出入時，進行提醒，然后進行賬單改造。

（2）、開票過程改造：將開票過程與賬單進行關聯反饋。

5、查詢統計

在實現了月度賬單管理，并實現結算過程與賬單關聯時，實現基于船舶資料、船舶動態、吞吐量、預計收入、實際收入等指標項的統計查詢。

結束語

本系統的設計使得港口在船舶裝卸過程中，分進出口業務，在發生實際費用結算前，通過賬單管理流程，按不同費目生成預收費賬單，并將其貫穿后續的審核、開票流程，規范了碼頭公司的商務管理流程，實現了集團商務管理上的營收預算，為領導層提供了相應的統計分析功能。

參考文獻：

[1].徐心笛， 陳繼紅， 曾鑫. 港口收費存在的問題及改革對策[J]. 港口經濟， 2015， No.148（12）：31-33.

[2].朱宗祥. 散雜貨港口物流信息化研究[D]. 北京交通大學， 2005.

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