淺談干部人事檔案信息化工作

顏雅雯

2018年11月中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》。《條例》中進一步增加了檔案信息化建設和信息資源綜合開發要求。第二十三條對干部人事數字檔案的界定，第三十八條中要求各級人事檔案工作部門要積極將大數據等信息技術運用到檔案工作中。在當今這一高科技的新時代，檔案的數字化已經成為一種必然的趨勢。干部的人事檔案經過數字化信息處理之后，既有利于保存和管理其原件，又盡可能地改善和提升干部人事檔案的工作效率，而且數字化的檔案比傳統的檔案更為安全。現階段的干部人事檔案管理中普遍存在一定問題：數字化檔案建設的標準并沒有得到統一，體系互相不兼容，資源利用范圍小，資源共享能力弱，管理方面的認識不夠，管理制度不健全，人員專業和技術水平不高等。

一、干部人事檔案信息化概述

干部人事檔案管理是伴隨組織人事工作產生的，檔案管理又是為組織人事工作提供服務的。《干部人事檔案工作條例》中規定，干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法及家庭情況、社會關系等情況的歷史記錄材料。

干部人事檔案工作信息化，即通過電子計算機、高清掃描儀、設備存儲器與互聯網等設備和技術，為今后收集各類數據、各類審核工作開展、干部人事檔案數據的存儲、相互轉遞以及日常的查閱利用等環節提供便利的管理過程。干部檔案信息化的主要功能是提高干部工作效率，提高人事、檔案管理水平。通過信息化的手段，對干部檔案進行管理，是實現干部檔案現代化管理的正確途徑，是干部工作增值、提效的重要手段。隨著數字信息化的日益成熟，干部人事檔案應該擺脫舊有工作模式，引入現代科技手段，變被動接收檔案資料為主動提供服務，干部人事檔案信息化管理已成為時代發展的必然趨勢。

二、干部人事檔案信息化管理的重要性

干部人事檔案的價值，既可以為個人晉升發展提供依據，同時也可為單位的整體業務素質、實現動態人員管理和招聘、吸納更多人才優化單位人事結構做出有益參考。信息化對海量數據管理具有先天優勢，信息化條件下的電子檔案更有利于資源共享。借助信息化建設，可提高干部人事檔案管理工作效率、推動干部人才隊伍建設、加強干部人事檔案信息化研究，對選拔任用適應發展需求的干部人才具有重要意義，它既是做好干部管理工作的需要，更是組織人事工作走向科學化、現代化、提高行政效能的必然趨勢。人事檔案工作應改變手工操作現狀，大力探尋引入現代化信息和科技管理手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，更深層次、多角度的提供檔案服務。

三、現階段干部人事檔案信息化管理存在的問題

一方面，在推進干部人事檔案信息化過程中，缺少科學規劃和明確的建設目標。干部人事檔案信息化體系建設的頂層規劃跟不上工作需要和信息技術發展步伐，沒有形成科學的規劃方案，缺少具體的實施細則。各個單位都有自己的檔案體系，缺乏統一的引導，資源分散、重復勞動的現象存在，網絡化水平較低，不能實現跨單位資源共享，智能化、自動化程度低，封閉運行現象不在少數，并且我國檔案信息網絡化建設缺少統一的技術標準，所以在數據庫資源共享方面還存在很多壁壘。

另一方面，現有干部人事檔案管理觀念落后，軟硬件技術跟不上，部分事業單位對人事檔案管理理念依舊停留在傳統紙質檔案材料管理階段，側重“三齡兩歷一身份”的機械式管理。沒有及時更新檔案管理制度。

最后，技術性人才嚴重缺乏，既熟悉檔案工作又具備專業的信息化知識的人才更是少之又少。由于經費問題，硬件配置方面很多地方僅僅是有電腦和掃描儀，更不要談專業的信息化設備。人事檔案管理工作者的工作方式基本以手工錄入，人工查詢。現有的工作人員缺乏專業的信息化知識，依舊是簡單的歸檔、整理分類工作。

從管理上，人事檔案管理還沒有被重視起來，很多人認為只要不丟失，防火防潮保管好就可以了，以致于人事檔案管理工作在信息化、人工智能高速發展的今天依然停留在人工階段，工作方式沒有太大突破。

四、人事檔案信息化管理建議

一是籌集資金制定信息化建設的整體規劃，建立統一的標準體系。投入基礎設施建設，開展干部人事檔案數字化工作時，要嚴格相關標準測算需求配齊硬件。如服務器、高清掃描儀、計算機等設備，對照規范做好數據存儲、交換、驗收、備份等工作。使用統一的數據記錄、存儲、壓縮、傳遞、轉換、加密、水印技術和軟硬件系統設施技術標準，避免出現數據沖突、不兼容等問題。這些基礎設備的建設都離不開資金支持，有了資金保障才能滿足數字化建設過程中技術、設備和人力等支出。應統籌充足的資金投入建設、對照檔案庫房建設標準規范，嚴格落實檔案保管“十防”要求，著力改善干部檔案保管環境，大力推進干部檔案管理基礎設施規范化建設。

二是干部人事檔案信息化人才隊伍的建設應當建立多元化繼續教育培養體系，強化干部人事檔案工作者專業能力建設。將現有檔案工作人員進行繼續教育培訓工作，提高工作人員素質水平，將學習情況納入績效考核范圍。充分利用各種教學資源，靈活開展各種形式的繼續教育培訓工作，特別是加強工作人員使命感與責任感，提高安全意識。建立復合型多層次檔案信息化專業技術人才，培養與時俱進的檔案信息化建設隊伍。各單位根據自身檔案信息化工作實際情況引進先進技術人才，為這些人才提供發展空間和支持。利用人才的自身優勢去帶領原有檔案隊伍，接收新理念，學習新技術，注入新鮮血液，使檔案信息化隊伍盡快成長起來。建立人事檔案信息化交流平臺，使得各單位不受空間、時間影響，可及時在平臺上進行工作交流相互借鑒先進經驗，在實踐中摸索，在不斷總結中前行。

三是加大保密意識，保障干部人事檔案信息的絕對安全。《干部人事檔案工作條例》第二十三條規定：“組織人事部門及其干部人事檔案工作機構在干部人事檔案數字化過程中，應當嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。”人事檔案信息化建設最重要的就是如何保障檔案信息的安全。在人事檔案信息化建設推進過程中，始終把檔案信息安全放在第一位，確保人事檔案信息的絕對安全。強化人事檔案管理人員的安全保密意識，在實際工作中嚴格執行保密制度，降低人事檔案管理過程中的風險。

檔案信息化建設是一項宏大的系統性工程，除了在法律效力和宏觀管理上提出保障條款外，還要對檔案信息化建設的核心要素予以必要的法律規范，包括檔案安全、系統建設、核心業務等。構建對應的系統平臺，協調系統之間的關系是檔案信息化的核心任務。積極開展電子檔案管理信息系統的建設，與辦事處的自動化、業務系統相互作用緊密配合。干部人事檔案信息化的應用有利于減少干部人事檔案造假情況的發生，即使紙質檔案被篡改，依據新《條例》中的規定，電子檔案和紙質檔案具有同等法律效力，數字檔案也可以作為審核的重要憑證。加強和深入推進黨員干部檔案信息化發展體系建設，對于優化檔案資料配置、保障資源共享、促進黨員干部人事工作的高效、穩定地開展都具有十分重要的意義。因此，要繼續加大力度積極推進黨員干部的人事檔案信息化，實現干部人事檔案信息數據資源的共享，構建干部人事檔案信息化管理的新模式，以順應常態下全面從嚴治理黨員干部及選人用人等各項工作的需要。

作者單位：華北軍區烈士陵園