企業檔案工作數字化轉型現狀·問題·對策

《中國數字經濟發展白皮書（2020年）》指出，2019年我國數字經濟增加值規模達到35.8萬億，占GDP的36.2%。2019年我國數字經濟名義增長15.6%，高于同期GDP名義增速約7.85個百分點。數字經濟正在成為推動我國經濟發展的主引擎[1]。2020年，數據也被國家正式列為“土地、勞動力、資本、技術”后的第五種生產要素，成為企業各項經營與業務活動的主要驅動力和核心資產[2]。羅伯特·卡恩認為，到2025年全球可能會進入全數字時代[3]，在此背景下，企業紛紛踏上數字化轉型之路，希望能夠順應時代趨勢，不被淘汰。但調查發現，我國企業數字化轉型比例約25%，遠低于歐洲的46%和美國的54%[4]，數字化轉型任重道遠。企業要想在數字經濟時代保持競爭力，必須盡快推進數字化轉型工作，這是“十四五”期間企業的重點變革任務。

一、企業檔案工作數字化轉型的概念與背景

數字化轉型是指將數字技術（大數據、云計算、區塊鏈、人工智能、物聯網、5G、工業互聯網等）與企業生產、經營、管理、組織、運作等模式相融合，完成企業整體結構的升級重構、流程再造，實現企業各項資源最優配置的過程。而檔案作為企業生產、經營、管理活動的真實記錄，是企業有形資產的憑證和無形資產的組成要素。企業檔案工作是企業的一項基礎性工作，企業檔案工作數字化轉型也是企業數字化轉型工作的一部分，它是指企業將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變并依此提升檔案管理水平和效益的過程[5]。檔案工作數字化轉型主要特征表現為檔案資源數字化、業務流程數字化、管控模式數字化與產品服務數字化[6]。企業進行檔案工作數字化轉型的背景如下：

（一）數字經濟時代的要求

隨著我國經濟的發展，經濟轉型升級成為必然要求。網絡強國、數字中國、智慧社會加速建設，電子發票、電子商務、財務共享中心、工業互聯網廣泛應用，使文件數據化、電子化趨勢愈加明顯。迎接數字經濟新時代，保障電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全管理，是當下這個時代對檔案工作的具體要求，也是檔案工作人員的時代使命與職責。

（二）落實有關單位要求的需要

2020年6月，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強在區塊鏈專題講座會議上要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措。在“十四五”時期實現以信息化為核心的檔案管理現代化必須取得突破[5]。近年來，國家檔案局在電子文件歸檔和電子檔案管理、企業數字檔案館（室）建設、電子發票、電子票據電子化歸檔、建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理等多領域進行全國試點，不斷強化示范引領作用，積累了寶貴的檔案工作數字化轉型經驗教訓。與此同時，加快檔案資源數字化轉型，推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化也寫入了《全國檔案事業發展“十四五”規劃》。

（三）檔案工作自身發展的需要

數字經濟時代，給企業檔案工作帶來了機遇與挑戰。主要挑戰包括，一是對管理理念的沖擊。檔案工作的對象、流程、模式、理論、制度等均發生較大改變，“破”與“立”亟需完成。二是對管理能力的挑戰。數字技術的應用導致檔案工作技術含量提升，也將越來越多的依靠外部力量，檔案人員信息化能力提升非常迫切。三是服務能力挑戰。與傳統載體檔案管理不同，數字時代要求跨區域、跨單位、及時高效提供查檔服務。四是生存空間挑戰。很多單位發布了數據管理、數字資產管理辦法，成立了數據管理有關組織機構，檔案人員若不主動作為，將來電子檔案可能成為數據部門的管理范疇。但是，有“危”必有“機”，企業通過檔案工作數字化轉型同樣可以在知識服務、提升檔案工作技術含量、海量數據歸檔等方面有新作為[7]。

二、檔案工作數字化轉型現狀——案例調查

以某能源企業為例，2018年，筆者調研了該企業總部23個部門、近40個業務信息系統和有關基層單位，基本摸清了數據資產現狀[8]。該單位文檔類數據主要存儲在12個業務信息系統中，包括OA系統、檔案系統、風控系統、法務系統、物資管理平臺、電子商務平臺、外事管理系統等。這類數據存儲量大，價值高，但難以分類、檢索、利用，且容易信息泄露，是數據資產的核心部分。12個業務信息系統的數據量預計在2023年將達到PB級。通過走訪各部門，筆者歸納出該單位檔案工作的10大痛點：一是缺少信息歸集的統一平臺;二是部門文檔散落在個人電腦中難以被利用;三是相關業務信息系統數據難以被利用;四是對非結構化數據缺少分類和細化管理;五是信息或文檔之間沒有關聯關系;六是缺少源頭上的管理，無法進行有效的商密防護;七是相關信息無法實現多維度的展示;八是無法在上級單位及下屬企業之間實現檔案資源共享;九是部門無有效的文檔管理手段，大多依靠個人文檔管理;十是保密要求，導致很多文檔員工無權查看，影響了具體工作。后來該單位開展了以數字檔案館建設為核心的檔案工作數字化轉型，并成為國家檔案局確定的35家企業數字檔案館（室）建設試點單位之一，于2020年11月通過國家檔案局試點驗收。通過企業數字檔案館建設，上述問題大多得到有效解決，并取得可觀的經濟效益和良好的社會效益。

三、檔案工作數字化轉型存在的問題

（一）制度體系建設仍不完善

目前，很多企業正熱火朝天地進行檔案工作數字化轉型，不少企業也在努力完善檔案工作制度體系。與以往相比，檔案工作制度體系建設已有較大進步，但仍存在不少問題，突出表現在：一是制度缺失。數字經濟時代，企業檔案工作的管理對象、管理方式、管理要求、管理理念等都發生了改變。因此，相關方面的工作制度就不能再沿襲以往，需要重新制定。企業在某些方面制度上的缺失，會使得一些工作沒有標準可依，造成工作被動。二是制度前后矛盾。很多企業檔案工作制度之間互相矛盾、不協調，甚至同一項工作在不同的制度中有截然不同的要求，這樣就會造成檔案工作前后混亂。三是制度與其他業務系統、其他部門的管理制度脫節。檔案工作的最終目的還是要為企業各項業務工作服務的，管理制度上的脫節會制約檔案工作對其他業務的服務能力，影響企業檔案工作的價值創造。

（二）檔案資源收集不全、不快、質量不高

豐富的檔案資源是做好檔案工作的基礎，我國指導檔案收集工作的方針一直都是“應收應收、應歸盡歸”。但很多企業檔案工作理念長期受制于紙質檔案管理階段，注重手工檔案管理，對辦公自動化系統或其他業務系統打印出的紙質文件進行管理尚可，但數字時代，卻缺少對原生性電子文件以及元數據的收集，從而造成企業擁有的數字檔案資源的類型不齊全、內容不完整。這不僅影響電子文件本身價值的發揮，還會影響對檔案資源后續的開發利用。

（三）檔案服務水平有提升空間

現階段，不少企業都主動適應數字時代的發展需求，建設數字檔案管理系統，積極應用數字技術提供檔案利用服務。企業檔案門戶、企業數字檔案館作為企業檔案工作數字化轉型過程中的重要階段性成果，極大地改變了檔案部門的服務方式，使檔案工作更好地為企業生產決策、轉型升級服務。但是，企業檔案服務水平仍有提升空間。比如根據“用戶畫像”，分析用戶查檔需求，化被動服務為主動服務，主動推送相關檔案資源;利用元數據、日志等為用戶提供知識圖譜等可視化服務;提供高質量的檔案編研產品，而非文檔的堆積產品;加快響應時間，提升用戶查檔體驗等。

（四）業務工作全流程數字化還未實現

企業檔案工作數字化轉型的前提條件是實現存量檔案的數字化、增量檔案的電子化和利用的網絡化。很多企業雖然都建設了檔案管理系統或者數字檔案館，但是作為對接的業務信息系統大多為辦公自動化系統或者財務信息系統等數字化程度較高的系統，其他重要業務信息系統因為沒有實現全流程數字化，仍然處于“雙軌”運轉的狀態，這給在線歸檔帶來挑戰。檔案工作數字化轉型不是檔案一個部門的事情，需要各部門都參與進來，將歸檔要求納入各自的業務信息系統，盡快實現業務信息系統全流程數字化、預歸檔標準化，為最終歸檔奠定基礎。

（五）信息煙囪林立，數據割裂嚴重

由于信息系統建設具有階段性特征，已有的信息系統建設之初僅以單個的業務需求為目標，彼此孤立，存在著比較嚴重的信息孤島，系統之間缺少橫向的數據接口，且數據標準不統一。即便是歸檔后進入檔案系統，這些文檔數據也難以實現有效的管理與集成。這就造成“一數多源”，無法追溯源頭，不能數據共享，建立關聯關系等，非常不利于后期用戶查找利用。

四、對策建議

（一）自上而下，加強檔案工作數字化轉型頂層設計

數字化轉型具有艱巨性、長期性和復雜性，事關新舊動能轉化、核心競爭力與新業態、新模式。做好數字化轉型工作必須自上而下，加強頂層設計，屬于“一把手”工程。企業的發展戰略、管理模式和關鍵業務活動對于企業數字化轉型方向和目標起著決定性的導向作用，同時，企業員工對于數字化轉型的理解與期望也將影響轉型的效果與進程。企業要將檔案工作數字化轉型納入本單位數字化轉型戰略規劃之中，將歸檔要求前置于業務信息系統建設、升級改造之中，協同并進，取得實效。

（二）制度先行，健全完善檔案工作數字化轉型制度體系

檔案工作數字化轉型涉及方方面面，在轉型過程中，要提前制定有關標準制度，如元數據方案、安全保密制度、人員職責、接口規范、“四性”檢測方案等等，做到“有制度可依”，這樣可以減小轉型的阻力，促進轉型目標的達成。通過制度建設，也可以很好的調動全員的參與度與積極性，更好的為員工服務。在制度建設過程中，要注意新老制度的銜接，關注企業生產、經營、管理、組織、運作模式發生改變的事實，要以利用為中心，以做好檔案資源服務為目的，建立健全轉型后的檔案標準制度體系，在安全保密的前提下，切實方便用戶查檔用檔。

（三）人才保障，組建檔案工作數字化轉型人才隊伍

檔案工作數字化轉型事關每個部門、每位員工，建議每個部門明確一名檔案工作數字化轉型聯絡人，要求具備基本的信息化素養，能夠擔負起本部門的信息化建設、數據治理等任務。公司在召開重要數字化轉型會議時，應要求各部門聯絡人參加，群力群策，貢獻智慧，把歸檔要求前置到各部門業務系統升級、改造、新建之中。此外，在檔案數字化轉型過程中，要加大對有關人員的培養鍛煉力度，逐步形成一支業務能力過硬的檔案工作數字化轉型人才隊伍。

（四）夯實根基，完善信息化基礎設施

檔案工作數字化轉型過程中需要各類基礎設施，比如主數據、網絡帶寬、存儲、服務器等，如果這些信息化基礎設施不健全，那么檔案工作數字化轉型則無法實施。同時，轉型中有關信息系統的建設，如數字檔案館系統等，在實施過程中應盡可能的實現自主可控，減少第三方的引入，以防后期受制于人。其次，相關信息化基礎設施的建設還應考慮國產化替代的要求，防止二次返工，包括軟件、硬件，乃至加密算法等。

（五）迭代優化，深入開展調研學習與對標分析

檔案數字化轉型工作的長期性決定了轉型不是一朝一夕能夠完成的，因此要不斷的加強學習，跟蹤前沿數字技術，深入開展調研學習活動，對標示范企業，不斷迭代優化，促進企業檔案工作向數字化、網絡化、智能化方向發展，穩步增強企業檔案工作服務保障能力，發揮數字檔案這一戰略性信息資源價值。

參考文獻：

[1]中國經濟網.最新報告：2019年我國數字經濟占GDP比重達到36.2%[EB/OL].[2021-03-25].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1671173726825182879&wfr=spider&for=pc.

[2]張寧，冷秀斌，梁帆.企業非結構化文檔數據治理探究[J].檔案學研究，2020（06）：97-103.

[3]陳水湖.數字轉型背景下企業檔案管理轉型升級對策研究[J].機電兵船檔案，2019（02）：65-70.

[4]原詩萌.央企應打造有韌性的數字企業——專訪SAP全球高級副總裁、中國總經理李強[J].國資報告，2020（06）：92-96.

[5]蔡盈芳.試論企業檔案工作數字化轉型[J].中國檔案，2020（08）：70-71.

[6]王強.企業檔案工作數字化轉型：背景、方向與策略[J].中國石油企業，2020（08）：69-72.

[7]蔡盈芳.數字經濟與企業檔案工作挑戰和機遇[J].中國檔案，2020（06）：62-63.

[8]蔣術.基于非結構化數據管理平臺的企業數字檔案館建設研究[J].檔案天地，2019（10）：39-41+34.

作者單位：中國華能集團有限公司