企事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究

張秀梅

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展進步，企事業(yè)單位的檔案管理方式已經(jīng)從出傳統(tǒng)的紙質(zhì)書面逐漸轉(zhuǎn)變到全面信息化，這在很大程度上提高了檔案管理的效率以及服務質(zhì)量，滿足了企事業(yè)單位管理檔案信息的需要。但是目前的檔案管理信息化建設仍然存在的一些問題，所以本文在此基礎(chǔ)上提出了檔案管理信息化建設的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設;問題;措施

信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的廣泛應用，給企事業(yè)發(fā)展帶來了諸多便利，同時也為數(shù)據(jù)庫的形成奠定了基礎(chǔ)。但是，在實踐中仍有很多企事業(yè)單位在檔案管理工作中依然固守傳統(tǒng)的檔案管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式不但工作量大，而且難以形成管理體系。很多企事業(yè)單位即便是進行檔案信息化建設，但還是會受到傳統(tǒng)管理方式弊端的影響。所以說加強企事業(yè)單位檔案管理信息化的建設，能夠提升檔案管理的效果，進一步促進企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設概述

企事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一個相對專業(yè)化的概念，它指的是改變傳統(tǒng)的檔案管理媒介和載體，實現(xiàn)其向信息化管理的方向轉(zhuǎn)變，通過數(shù)字化和信息化的方式，完成檔案信息發(fā)出、接收、存儲和查詢等一系列流程的高度共享。通俗的說，企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設就是通過各種技術(shù)手段，例如：軟件技術(shù)，來編制檔案信息化處理程序;再比如數(shù)字圖像技術(shù)，來處理檔案文本掃描的采集、標引、灰度處理等;還有就是信息化應用技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息等轉(zhuǎn)化成電子檔案，儲存在電腦數(shù)據(jù)庫中，從而實現(xiàn)信息化管理。

二、檔案管理信息化建設的不足之處

（一）檔案管理的信息化制度不夠完善

在有些企事業(yè)單位中，已經(jīng)開始展開檔案管理的信息化建設，然而這種檔案管理的信息化制度并不完善。造成這種局面的主要原因有：首先，檔案管理工作并沒有引起企事業(yè)單位領(lǐng)導的高度重視，在過去很長一段時間里，檔案整理工作幾乎停滯不前，單位的領(lǐng)導者以及工作人員并沒有意識到檔案管理的重要價值，沒有及時更新檔案管理的方式，讓檔案管理工作流于形式。其次，在企事業(yè)的檔案管理過程中，沒有形成有效的監(jiān)督機制，檔案管理工作相對隨意松散，這在很大程度上打擊了員工工作的積極性，降低了檔案管理工作的效率，進一步對檔案管理工作的質(zhì)量帶來了不利影響。

（二）檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)階段，全面信息化已經(jīng)在我國取得了一定進展，然而對于企事業(yè)單位檔案管理工作來說，信息化建設還處在起步時期，大部分企事業(yè)單位的檔案管理工作人員在檔案信息化管理方面仍然缺乏技術(shù)經(jīng)驗，所以在檔案信息化建設過程中，會遇到各種難題，影響了檔案管理的信息化的進程。

（三）檔案管理信息化建設的資金投入不足

基礎(chǔ)設施建設是企事業(yè)單位檔案管理信息化建設的根本，完善基礎(chǔ)設施能夠為檔案信息化管理提供保障。然而很多企事業(yè)單位由于資金投入不足，導致檔案信息化管理的設備匱乏。在實踐中，如果沒有相關(guān)的設備，即使有信息化管理技術(shù)，那么依然無法將這項工作真正落到實處，無法從根本上解決檔案管理信息化的難題。

三、檔案管理信息化建設的措施

（一）要加強對企事業(yè)單位檔案管理工作人員深入教育和啟發(fā)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡辦公不斷普及的時代背景下，檔案所包含的信息種類以及形式都在不斷發(fā)生變化，對檔案分類標準和檢索功能都提出了新的要求，因為網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛普及和應用，企事業(yè)單位和外界的交往越來越頻繁，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端也開始逐漸顯示出來。所以，開展企事業(yè)單位檔案信息化建設刻不容緩，在這個過程中必須加強對企事業(yè)單位檔案建設相關(guān)人員的深入教育和啟發(fā)，讓他們充分意識到檔案管理信息化對企事業(yè)單位未來發(fā)展的重要價值，引導他們完成企業(yè)信息化管理的目標，進一步促進企事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展進步。

（二）完善檔案信息化管理制度

任何管理方式的發(fā)展和進步，都離不開完善的管理制度，企事業(yè)檔案信息化管理建設也不例外。所以要在檔案信息化管理工作中完善管理制度，充分調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性，培養(yǎng)企事業(yè)單位所有工作人員的責任感，從而提高工作人員的工作效率和服務質(zhì)量，進一步提升檔案管理信息化的建設水平。一方面，企事業(yè)單位的領(lǐng)導充分認識到檔案管理信息化的重要性，提高對檔案管理工作的關(guān)注度，健全檔案信息化管理的制度。另一方面，企事業(yè)單位要落實檔案管理工作的監(jiān)督制度，加強對檔案管理工作人員的監(jiān)督，提升檔案在實踐工作中的利用率。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

如果企事業(yè)單位想要提高檔案管理信息化建設的質(zhì)量，定期組織對檔案管理工作人員的培訓是必不可少的，要加強相關(guān)工作人員的專業(yè)技能培訓，幫助他們掌握最新的檔案管理方式，從而實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化。除了要加強檔案管理人員信息技術(shù)的培訓外，還要加強對他們職業(yè)素養(yǎng)培訓，加強他們的思想道德水平建設，為企事業(yè)單位檔案管理信息化建設培養(yǎng)更多德才兼?zhèn)涞娜瞬拧?/p>

（四） 擴大資金來源渠道

目前，企事業(yè)單位對檔案信息化管理的投入十分有限，在很大程度上影響了檔案信息化建設的進程。為了檔案管理的信息化工作的順利進行，企事業(yè)單位必須加大基礎(chǔ)設施的資金投入，引入先進的信息化管理技術(shù)。與此同時，地方政府也要加大檔案信息化管理的投入，制定有利于信息技術(shù)推廣的優(yōu)惠政策，此外，還可以鼓勵社會組織加入到檔案信息化建設的隊伍中來，不斷擴大資金的來源渠道，為企事業(yè)檔案信息化建設工作提供支撐。

四、結(jié)束語

總之，目前企事業(yè)單位檔案管理的信息化制度還不健全，管理人員還缺乏技術(shù)經(jīng)驗，地方政府和企事業(yè)單位在這方面資金投入不夠充足。針對這些情況，在今后的檔案管理信息化的工作中加強對企事業(yè)單位檔案建設相關(guān)人員的培訓、完善檔案信息化管理制度、擴大資金來源渠道，進而促進檔案信息化管理工作的順利進行。

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