辦公室文秘工作素質(zhì)提升策略研究

武曉燕

摘要：隨著現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，辦公室文秘在企業(yè)的作用也是越來越顯著，需要負(fù)責(zé)的工作任務(wù)也越來越多，不僅要傳達(dá)和執(zhí)行命令還要承擔(dān)起人事的管理，要具有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，對內(nèi)要負(fù)責(zé)企業(yè)的大小事務(wù)，對外還要負(fù)責(zé)交接且樹立良好的企業(yè)形象，要求越來越多因此只有提升文秘的工作素質(zhì)以及質(zhì)量才可以更好的在市場競爭的環(huán)境中生存下去。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;工作素質(zhì);提升

一、辦公室文秘概況

辦公室文秘人員作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的直接下屬，主要負(fù)責(zé)的就是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)以及員工的工作狀況再反饋給領(lǐng)導(dǎo)。文秘這項(xiàng)職務(wù)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展要求也在不斷改變，要求既要做好本職工作又要適當(dāng)?shù)呢?fù)責(zé)管理層的部分工作。辦公司文秘的工作具有多樣化的特點(diǎn)，工作量也比較大，要求文秘人員根據(jù)各部門的實(shí)際情況，及時(shí)的對工作中的不足進(jìn)行總結(jié)，文秘工作水平與企業(yè)內(nèi)部管理有非常重要的關(guān)系。因此，企業(yè)在選擇文秘人員時(shí)應(yīng)適當(dāng)?shù)奶嵘拿氐恼w素質(zhì)，確保更好促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

二、辦公室文秘工作素質(zhì)優(yōu)化措施

（一）提升辦公室文秘人員辦事效率

辦公室是企業(yè)的綜合職能部門，在企業(yè)里的作用是比較大的，辦公室工作能力影響著企業(yè)的各項(xiàng)工作。因此，辦公室文秘應(yīng)該適當(dāng)?shù)募哟蟊O(jiān)督的力度和提高工作效率這兩項(xiàng)原則來工作。首先，要確保零錯(cuò)誤的做好會議召集、打印資料、核對稿件并督辦領(lǐng)導(dǎo)查閱等工作。要盡可能的做到高效率和高質(zhì)量的完成每項(xiàng)任務(wù)，在工作上要做到一絲不茍嚴(yán)格遵照指示，必要時(shí)建立制度來督促各部門完成。以高效率、高質(zhì)量的工作狀態(tài)為企業(yè)的溝通以及團(tuán)結(jié)互助做出貢獻(xiàn)，辦公室文秘也要對公用物品不能鋪張浪費(fèi)，規(guī)范管理辦公用品制度以及做好各類通知如節(jié)假日以及會議時(shí)間地點(diǎn)通知等。

（二）提升文秘人員的思想政治素質(zhì)

提升文秘工作人員的思想政治水平，就要從文秘人員在企業(yè)日常工作中，不斷的提升業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)對工作的理解認(rèn)識，要多觀察具有靈敏的洞察的能力，以及培養(yǎng)嚴(yán)密準(zhǔn)確的邏輯能力。加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)就要做到以下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)辦公室文秘人員素質(zhì)就要做到實(shí)時(shí)了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，以及企業(yè)每年進(jìn)行一次關(guān)于法律政治的學(xué)習(xí)和工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)計(jì)劃，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下進(jìn)行全面透徹的學(xué)習(xí)掌握國家開展的方向，建立精確的價(jià)值觀。二是要注意對工作紀(jì)律的嚴(yán)格把控，以團(tuán)結(jié)勤懇的工作態(tài)度來對待辦公室文秘這一職務(wù)，要做到經(jīng)常跟公司不同職務(wù)的人員交流的機(jī)會，深刻的了解公司內(nèi)部情況，只有保持良好的溝通狀態(tài)以及長期進(jìn)行系統(tǒng)化的協(xié)調(diào)，形成優(yōu)秀的企業(yè)文化與工作作風(fēng)依據(jù)公司的中心價(jià)值觀，重點(diǎn)發(fā)揚(yáng)集中主義經(jīng)受業(yè)內(nèi)。三是辦公室文秘人員要始終堅(jiān)持對自己的工作任務(wù)有深刻的理解，明確工作的輕重以及在工作中要堅(jiān)持自我提升和調(diào)整，善于抓住各種機(jī)遇，要養(yǎng)成有計(jì)劃的完善自己。加強(qiáng)有關(guān)理論的訓(xùn)練，掌握踏實(shí)的理論基礎(chǔ)知識才可以更好的引導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作，辦公室文秘一定要持續(xù)強(qiáng)化本身理論基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)。

（三）完善辦公室的各項(xiàng)制度

要想完善辦公室的各項(xiàng)制度就要做到，完善辦公室的各項(xiàng)制度就要做到以下幾點(diǎn)：一要嚴(yán)格的按照企業(yè)的規(guī)定執(zhí)行，領(lǐng)導(dǎo)開會時(shí)也做好會議記錄。二要正確的處理好員工之間的關(guān)系，做到團(tuán)結(jié)友愛。三要對于企業(yè)的辦公室內(nèi)的工作，為了確實(shí)的提高整體工作質(zhì)量，管理者要制定一項(xiàng)賞罰分明的制度，來激勵(lì)員工更好的為企業(yè)做貢獻(xiàn)，在擬定獎罰制度時(shí)，還需要詳細(xì)依據(jù)每個(gè)工作者的辦公效率，技能等狀況，開展綜合性評價(jià)以保證制度的合理性、可行性，也是為了激勵(lì)文秘人員的更好追求，提升自身工作技能的動力，四也要盡可能的完善文秘人員的語言組織能力，讓文秘人員采用簡潔語言，避免合適的的詞語出現(xiàn)，加強(qiáng)對辦公系統(tǒng)實(shí)踐的監(jiān)督，不斷提高辦公室文秘的綜合管理水平。要注意對工作的嚴(yán)格把控，以團(tuán)結(jié)勤懇的工作態(tài)度來對待文秘這項(xiàng)職務(wù)，要形成優(yōu)秀的企業(yè)文化和工作作風(fēng)。

（四）加強(qiáng)辦公室文秘工作細(xì)節(jié)上的處理

因?yàn)槲拿氐墓ぷ鞫际潜容^繁瑣復(fù)雜的，因此身為文秘人員要經(jīng)常面對各種各樣的問題，在面對問題時(shí)要做到沉著穩(wěn)定的狀態(tài)，在問題到來時(shí)要時(shí)刻保持精益求精的態(tài)度，穩(wěn)扎穩(wěn)打的做好本職工作，面對多樣的文秘工作內(nèi)容要正確對待和加強(qiáng)細(xì)節(jié)的關(guān)注，對文秘工作的細(xì)節(jié)、過程進(jìn)行剖析，一方面是為了能夠更好的找出關(guān)鍵問題;另一方面是為了帶動其他人員養(yǎng)成注意細(xì)節(jié)的習(xí)慣，想做好文秘這項(xiàng)職務(wù)就要認(rèn)真的對領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行細(xì)致化的完成，以及做到可以準(zhǔn)確的將指示傳遞下去，文件傳閱時(shí)也要注意保障文件完整無缺的傳遞下去，不能出現(xiàn)遺漏的狀況。

結(jié)論

關(guān)于如何提升辦公室文秘的工作素質(zhì)就要從多方面入手，但有一點(diǎn)是必須要遵守的就是要時(shí)刻牢記初心和使命，要始終處于學(xué)習(xí)的狀態(tài)以及關(guān)于創(chuàng)新的態(tài)度。緊跟時(shí)代的變化，而不是原地踏步。辦公室文秘的個(gè)人綜合素質(zhì)的提升不管是對文秘個(gè)人還是對企業(yè)的發(fā)展都有很大的幫助，而且文秘的個(gè)人工作能力要做到開口能講、提筆能寫、遇事能辦，就會對企業(yè)以后的發(fā)展有很大幫助。企業(yè)也要通過有效的措施，提升文秘工作的綜合水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 王軍鋒. 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J]. 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊， 2018， v.26;No.638（12）：211+213.

[2] 舒清. 新形勢下做好辦公室文秘工作的策略分析[J]. 魅力中國， 2018（35）.

[3] 李龍. 對提高辦公室文秘人員素質(zhì)的思考[C]// 甘肅省鐵道學(xué)會文秘檔委員會2006年度綜合學(xué)術(shù)研討會論文集. 2006.

[4] 何慧. 提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J]. 企業(yè)文化旬刊， 2015， 000（007）：265-266.

[5] 祁迪. 辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略[J]. 中外企業(yè)家， 2020， No.664（02）：259-259.