加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)探究

王卉 夏冰沁

摘要：人事檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，在新的發(fā)展形勢(shì)下，信息化管理逐漸成為人事檔案管理的主流方向，信息化建設(shè)不僅可以提高人事檔案管理效率和質(zhì)量，而且也能夠推進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化、現(xiàn)代化。醫(yī)院檔案管理部門以及相關(guān)工作人員應(yīng)該積極投入到人事檔案管理信息化建設(shè)之中，從整體上為醫(yī)院人事管理工作提供支持。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);信息技術(shù)

引言

人事管理是醫(yī)院人事工作的基礎(chǔ)保障，尤其是信息化時(shí)代的到來(lái)，推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢(shì)所趨。醫(yī)院人事檔案管理人員要加大信息化建設(shè)力度，從整體上促進(jìn)人事檔案管理水平提升。

1做好動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新人事檔案資料

醫(yī)院人事檔案管理信息建設(shè)十分重要，并且也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的項(xiàng)目，由于檔案資料內(nèi)容較多，信息量較大，并且所涉及的時(shí)間較長(zhǎng)，所以，針對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，采集信息過(guò)程中，應(yīng)該盡量化繁就簡(jiǎn)，避免出現(xiàn)“凡文必掃”現(xiàn)象，提高人事信息系統(tǒng)查詢的效率，使得操作更便利。人事檔案相關(guān)管理人員，要針對(duì)檔案信息，利用信息技術(shù)做好更新處理，保證信息的準(zhǔn)確，提高信息的規(guī)范性，充分發(fā)揮人事檔案的作用，進(jìn)而在發(fā)生人事變動(dòng)時(shí)，可以提供有效參考數(shù)據(jù)，提升檔案的使用率，為人力資源部門提高準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件投入

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，不僅要采用現(xiàn)代信息技術(shù)，還要不斷加強(qiáng)軟硬件投入，構(gòu)建完善的人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容要全面且準(zhǔn)確，內(nèi)容應(yīng)該有：職工姓名、性別、出生年月、工號(hào)、科室、籍貫、學(xué)歷、民族、畢業(yè)院校、在讀學(xué)位、工作時(shí)間、職稱聘任、來(lái)院時(shí)間、職務(wù)任免等基本信息。隨著新醫(yī)改的不斷發(fā)展，醫(yī)務(wù)人員的相關(guān)技術(shù)水平也要更新進(jìn)入檔案管理中，所以加強(qiáng)對(duì)軟硬件投入十分必要，這樣才能保證醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)水平，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展十分快速，醫(yī)院要跟上時(shí)代的發(fā)展，不斷升級(jí)檔案管理所需的各項(xiàng)技術(shù)和硬件，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)。

3積極樹(shù)立人事檔案信息化管理的意識(shí)

傳統(tǒng)的人事檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員是默默無(wú)聞的，具有較強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神，但是這些管理人員在一定程度上，保持較強(qiáng)的封閉意識(shí)，所以在這種模式下，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理難度較大。為了有效保證醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)效果，檔案管理相關(guān)責(zé)任人，要采取有效的方法，幫助檔案管理相關(guān)人員樹(shù)立信息技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，使得管理人員能夠主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，主動(dòng)利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理責(zé)任人可以定期開(kāi)展檔案信息化管理培訓(xùn)，使得檔案管理相關(guān)人員能夠樹(shù)立檔案管理的信息化意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí)，不斷引導(dǎo)管理人員打開(kāi)思想，保持積極接受新鮮事物的態(tài)度，為醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，做出貢獻(xiàn)。

4加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和建設(shè)

為了有效提升醫(yī)院人事檔案管理的信息化技術(shù)水平和管理效果，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和建設(shè)。針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的每名員工，都要建立健全個(gè)人電子檔案，檔案信息要真實(shí)完整準(zhǔn)確，進(jìn)而形成員工電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的人事檔案信息化管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，充分利用掃描儀等信息化設(shè)備，將員工的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)模式，保存在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，逐漸完善醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的內(nèi)容。員工的所有檔案信息都可以從檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中查閱，便于相關(guān)人員查詢和使用檔案，通過(guò)建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，可以提高檔案管理的質(zhì)量，還能有效保護(hù)檔案。

5重視醫(yī)院人事檔案信息化平臺(tái)構(gòu)建

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是為了給醫(yī)院發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)，所以，醫(yī)院要認(rèn)清人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，做到有效開(kāi)發(fā)和利用人事檔案。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，主要包括下面幾個(gè)部分：系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置、信息檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，需要做好下面兩項(xiàng)建設(shè)：

5.1建立檔案信息庫(kù)

針對(duì)醫(yī)院所有員工，按照在職、離休、退休三類進(jìn)行劃分，分別建立檔案信息庫(kù)，檔案信息庫(kù)中的信息，按照姓氏、編號(hào)等來(lái)分類，錄入軟件系統(tǒng)中，然后結(jié)合醫(yī)院外部相關(guān)活動(dòng)以及人事、組織、勞資等部門，選拔和使用人員過(guò)程中，形成的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行記錄，進(jìn)而構(gòu)建完善的個(gè)人電子檔案，便于相關(guān)人員在后期進(jìn)行職稱評(píng)聘、工資晉升、退休人員手續(xù)辦理等信息查詢，同時(shí)也能提高檔案資料入檔的效率。

5.2建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院人事檔案管理人員在管理檔案信息過(guò)程中，要將干部信息及時(shí)錄入相關(guān)軟件系統(tǒng)中，并以此為基礎(chǔ)，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在醫(yī)院內(nèi)部把人事檔案與干部考核的其他內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)，如衛(wèi)生技術(shù)考核檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核，進(jìn)而全面掌握干部的德、能、勤、績(jī)、廉情況，為接下來(lái)培養(yǎng)和提拔干部做好鋪墊。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，要做好數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)安全的保護(hù)，將信息檢索和統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行簡(jiǎn)單程序設(shè)置，便于操作，提高檔案的使用效率。同時(shí)，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，要選派專業(yè)檔案管理人員針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行核準(zhǔn)，確保檔案信息建設(shè)的質(zhì)量，醫(yī)院公共事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

在醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息化平臺(tái)非常重要，技術(shù)人員與人事檔案管理工作者要積極交流配合，通過(guò)構(gòu)建信息庫(kù)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，推進(jìn)人事檔案管理的智能化、現(xiàn)代化，從整體上為醫(yī)院人事工作的開(kāi)展提供支持。

結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)與人事檔案管理工作的結(jié)合越發(fā)緊密，作為醫(yī)院人事工作的基礎(chǔ)性工作，人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠?yàn)獒t(yī)院人事工作規(guī)劃、工作方向提供有力支持，也能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開(kāi)展提供積極影響。本文以此為內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)討論，旨在助力于我國(guó)醫(yī)院人事檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

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