人事檔案中姓名不一致問題的探討

耿寶輝

人的姓名，由姓和名組成。姓名是人類為區分個體，給每個人特定的名稱符號，是通過語言文字信息區別人群個體差異的標志。有了姓名，大家才能正常有序地交往，因此每個人都有一個屬于自己的姓名。姓名也是人事檔案中最為關鍵和重要的內容，容不得絲毫的錯誤。在人事檔案管理中，我們有時會遇到檔案中當事人姓名不一致的情況，同一個人檔案材料中出現兩個甚至多個不同的名字，給管理工作帶來了不少的困擾，現結合工作實踐對這一問題進行粗淺的探討。

一、出現姓名不一致問題的原因

近年來，我們在工作實踐中發現，人事檔案中姓名不一致的原因很多，但主要包括以下幾種情況：

1.原單位負責同志疏忽造成姓名不一致。這一問題在一些大齡人員檔案中經常出現。這部分人上世紀五六十年代出生，由于大家當時文化水平普遍不高，像招工表、定級表等許多檔案資料都由單位負責同志代為填寫，再加上當時還沒有建立身份證制度，就出現了同音不同字、簡化字、錯別字、甚至還有姓名中某個字寫一半的情況，隨著檔案資料的增多，姓名不一致的問題就出現了。

2.他人代寫造成姓名不一致。有些檔案材料，比如年度考核登記表等，當時由于本人沒有上班、外出學習等原因，本人委托他人代為填寫，導致有時填寫姓名時同音不同字錯誤的出現。

3.本人填寫造成姓名不一致。檔案本人在填寫一些入檔材料時，重視程度不夠，在填寫姓名或簽名時比較隨意，為了圖方便，寫簡化字造成同音不同字。

4.改名造成姓名不一致。實踐中我們發現有多人由于改過名字而導致人事檔案中姓名不一致。如某企業職工在前些年辦理身份證時對名字進行更改，但改名后沒有通知單位和相關部門，到退休時查找檔案找不到，后來按原來的姓名才找到。還有一位同志，人事檔案中出現多個姓名，經聯系本人，他說由于嫌父母給起的名字不好聽，自己改了姓名，改名后也沒有提交相關的證明材料。

5.書寫潦草無法確認。工作中發現，一些人在填寫入檔資料時，姓名或簽字時書寫不認真，龍飛鳳舞，字跡潦草，導致無法確認。

二、解決姓名不一致問題的措施

工作實踐中發現，人事檔案中存在姓名不一致的問題，主要是客觀原因造成的，這就要求檔案管理部門進一步加強對檔案資料中姓名的審核，并根據實際情況具體問題具體處理。

1.對姓名寫成簡化字的處理。在檔案管理中，對將姓名寫成簡化字造成的姓名不一致，以歷史檔案和戶籍材料及身份證為依據，予以確認。

2.對姓名同音不同字的處理。如果是組織填寫的，由組織部門在履歷表的審核欄作出說明;（下轉45頁）（上接62頁）如果是本人填寫的，必須由檔案管理部門核實，經本人確認后，出具相關姓名認定材料。

3.對姓名不同音不同字的處理。首先看材料的基本信息是否都一致，排除不是本人的檔案資料。如果基本信息一致，只有姓名不同，必須查清本人歷史材料，包括戶籍變更檔案等，必要時查閱其他檔案資料予以佐證。在工作實踐中，我們就遇到了這樣一個案例，某企業失業人員在補交社會保險時，偶然發現自己檔案中招工表和定級表的姓名與實際不一致，他姓名中有一個“殿”字，當時原單位負責同志給他填寫時只寫了左邊的一半。而招工表和定級表是將來辦理退休手續的重要依據。為了不影響退休，他去找原單位出具證明材料，可企業早就倒閉了;去公安機關添加曾用名，微機里打不出“殿”字的左側，辦不成。這時社會保險所檔案管理人員發現他是上世紀八十年代接的他父親的班，于是從單位去世人員檔案中找出了他父親的檔案，在家庭成員一欄中找到了他的名字，與他戶籍和身份證上的姓名一致。于是將相關材料進行了復印，并讓本人寫了說明材料，放入了本人檔案，使困擾他多日的問題得到了解決。

因此，所有人都要提高對人事檔案材料中姓名書寫的重視，所有入檔材料都要嚴格按照戶籍材料和身份證件上的名字認真規范填寫，以保持人事檔案中姓名的準確性、一致性。

作者單位：衡水市冀州區人力資源和社會保障局