大數據時代檔案管理與服務模式的轉變與挑戰

汪鵬濤 韓婧

加拿大檔案學者特里·庫克曾說：“我們需要把自我滿足的封閉式檔案界轉變為與當代社會同步、對社會有益、并具有活力的檔案界，否則就會在數字時代變成毫無用處的化石。” 20世紀中期，檔案載體形式發生了革命性的變化，產生了電子文件，繼而將具有保存價值進行歸檔的電子文件形成電子檔案，檔案工作的管理對象、管理方式發生了變化。

2010年6月，國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》，全國數字檔案館建設開始沿著《指南》指引的方向規范發展，智慧檔案館的提出使用數字檔案館建設進入了新的階段。2018年4月20日，習近平總書記在全國網絡安全和信息化工作會議上強調：“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機遇。我們必須敏銳抓住信息化發展的歷史機遇，發揮信息化對經濟社會發展的引領作用。”同樣，信息化為檔案工作帶來了新的機遇與挑戰。

從古至今，我國乃至世界對于檔案的存儲載體使用的主要介質就是紙張，紙質檔案在世界各國檔案館保存的館藏檔案中，仍占主要地位。電子檔案的出現，從存儲容量、共享程度等方面具有紙質檔案的不能達到的優勢。但無論檔案保存的載體是紙質檔案還是電子檔案，最終的準則依然是檔案“收集、保存、管理、利用”。

一、檔案收集是檔案資源建設的基礎

“收”是檔案工作中極為重要的環節，是檔案工作的起點，也是檔案資源建設的首要環節。無論是傳統管理的紙質檔案，還是電子檔案，二者只是所采用的載體不同，電子檔案的出現，改變了傳統檔案管理形式。紙質檔案從內容上有較高的安全性和真實性，而電子檔案有較大的存儲量和共享性的特點，優勢與不足各有利弊，隨著社會信息化水平的不斷提高，電子檔案的高效性將逐步替代紙質檔案。但在檔案收集與整理的過程中，紙質檔案主要依靠傳統的方式進行收集、歸檔，而電子檔案的收集與整理利用管理系統平臺將電子文件通過在線進行歸檔，除要求真實可靠、齊全完整以外，還應有安全可用的要求。相比紙張檔案，電子檔案的信息資源更為豐富，所保存的信息更為全面。

二、檔案數字化到數據化的轉化

數字化，在網絡迅速發展的時代，得到了廣泛的應用，從某種程度上說是一種技術手段，主要更關注通過網絡進行交換的各種資源。而數據化，在當前的大數據時代更偏重于社會各類資源的數據化過程 ，通過整合各類數據，讓數據產生價值。而檔案數字化主要通過對文本、圖表、資料、聲像等等具有檔案“身份”的各類別內容進行數字化，通過有效的存儲，形成包括檔案目錄和檔案全文的數據庫。數字化的檔案數據只有數據化才能更大、更有效的發揮價值，而數字化又是檔案數據向數據化轉化的基礎，檔案數據的數量、質量、范圍等都必須滿足實現大數據時代數據化過程中“大”的要求。

三、檔案信息資源的整合與共享

在大數據背景下，檔案數字化產生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統檔案管理模式下，對檔案工作的要求是將“死”檔案變為“活”信息，在大數據時代，對檔案工作提出了更高的要求，那就是轉變思路，要從“數字化”向“數據化”轉變，通過OCR識別、檢索等多種方式結合技術手段，便于利用、便于檢索出合適的檔案信息，更為重要的是，數據化后的檔案信息，除了方便以外，信息將更為全面、層次更為清晰，在內容方面有了更大的拓展，更加社會化大眾化和多元化，從而不斷發揮通過整合后檔案數據對經濟社會發展的作用，最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求。

四、檔案信息安全與人才隊伍建設

檔案信息安全與檔案實體安全同樣重要，檔案載體會因環境與人為因素遭到破壞，而檔案信息的丟失、泄露等安全問題始終是檔案工作的生命線和底線，構建檔案安全體系建設是檔案安全工作的首要任務。

建國后，我國一直沿用傳統的檔案管理模式，隨著社會不斷發展，檔案管理方式發生轉變后，對檔案管理者提出了更高的要求，檔案管理者不僅要熟悉檔案管理的各項要求，還應了解如何運用檔案管理系統發揮檔案部門的作用，熟知網絡安全建設等多面內容，單一的檔案專業人員已無法適應大數據時代檔案管理的新要求，而在大數據管理模式下檔案工作的重心，將需要更多的綜合性人才，做到收集齊全檔案信息、預防檔案安全風險、拓展檔案業務管理、挖掘檔案價值信息，讓大數據時代檔案信息服務適應社會發展需要。

檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化。對檔案管理與服務實現思維創新，通過管理與服務模式的創新，充分發揮大數據優勢，完善檔案管理機制，才能實現檔案價值最大化，不斷提升服務水平。

作者單位：圍場縣交通局 承德市檔案館