檔案部門開展突發公共衛生 事件檔案提供利用工作芻議

牛夢瑤

一、引言

“突發公共衛生事件是指突然發生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件。”[1]縱觀歷史，人類在面臨各種重大自然災害，重大疾病、傳染病等嚴重危害公眾生命健康安全的突發事件時，雖然經過了艱苦卓絕的奮斗，度過了困境，但終究還是給國民經濟造成了重大的損失。檔案部門作為一個信息服務性機構，要時刻牢記使命，切實做好檔案提供利用工作，確保把檔案信息傳遞到需要的部門和群眾手中，讓檔案充分發揮其應有的作用，實現檔案工作的可持續發展。檔案工作在各項事業發展中起著基礎性、支撐性的作用，檔案工作的總目的就是滿足檔案為社會各界、為公眾服務，充分發揮檔案的作用，實現檔案的價值[2]。

突發公共衛生事件檔案作為一種真實的歷史記錄，對于過去在突發公共衛生事件期間形成的一些文件、影像資料、以及制定的政策、應對方案和策略等都有詳細的記錄。切實做好突發公共衛生事件檔案的提供利用工作，對我國檔案事業的發展，以及突發公共衛生事件的防御都起著十分重要的作用。

二、國內研究現狀

以“突發公共衛生事件檔案”為檢索詞，以主題為檢索項，在中國知網總庫中進行檢索，共得到論文81篇;以篇名為檢索項在總庫中進行檢索，總共得到論文44篇。以“突發公共衛生事件檔案”和“檔案利用”為檢索詞，以主題為檢索項進行檢索，在總庫中總共得到9篇文章。檔案服務是檔案工作的目的，是檔案管理中的一個重要的環節，因此又以“突發公共衛生事件檔案”和“檔案管理”為檢索詞，以主題為檢索項進行檢索，共得到43篇文章。發現此類文章的發文數量一直以來較為穩定，但是在2019年到2020年間呈現直線上升趨勢。對這兩年期間的文章進行仔細研究，發現都是針對新冠肺炎疫情的影響，從而推動我國檔案界對于突發公共衛生事件檔案的管理工作的重視和關注，在此基礎上做出的研究。

對以上檢索文章中與主題相關性大且認定有效的文章進行研究，發現已有的對突發公共衛生檔案的研究有從理論層面入手進行內容、結構以及特點研究的，例如研究突發公共衛生事件檔案工作特點的相關文章有閻保華，周淑珍，[3]張絢[4]等，他們認為突發公共衛生事件檔案工作具有政治性、突發性、系統性、探索性的特點。竇國君[5]介紹了突發公共衛生檔案的構成，以及如何對其不同的類型進行整理等。還有針對突發公共衛生事件檔案管理策略的研究中，劉成鋼[6]在《突發公共衛生事件檔案管理探析》中認為隨著社會的不斷發展，突發公共衛生事件檔案的重要性愈發凸顯，要加強對其檔案的管理與建設，認為相關檔案部門要提高收存意識，積極做好檔案的收集工作;加強檔案管理工作的法制化;提高安全保障;建立專題數據庫，強化突發公共衛生事件檔案的開發利用。朱靜、張曉梅[7]在《淺談突發公共衛生事件檔案管理》是從疾控機構的突發公共衛生事件檔案管理工作出發，認為要做好檔案管理工作，就要確立保障體系、明確歸檔范圍、堅持收集原則、加強師資培訓、進行業務指導五大建議。

朱靜、張曉梅[6]康俊芳[8]等從疾控機構的檔案工作入手對于突發公共衛生事件的檔案工作進行研究;陳洋華[9]李月嬌[10]田野[11]于明[12]等從醫院和醫療結構的檔案工作出發去進行研究;還有從社區[13]的角度去研究管理工作的，這些都是從不同角度和主體出發對突發公共衛生事件檔案工作的研究。

本文明確從檔案部門這個主體出發，對于檔案部門如何做好突發公共衛生事件檔案的服務工作進行研究。

三、突發公共衛生事件檔案的特殊價值

1.提供決策依據和經驗借鑒

檔案對于國家、政府部門進行科學決策有著不可替代的憑證作用和參考價值，這其實也是檔案的資治作用。突發公共衛生事件的應對方案在發展規律和發展模式上具有相似性，在防控組織、應急響應、醫療救治、交通運輸、民生保障等環節的應對措施上也具有共通性[14]。通過對歷次突發公共衛生事件檔案的研究，可以對比歷次研究中存在的問題和經驗教訓，找出其中的共性和個性，從中發現規律性問題。此外還可以從歷次的檔案資料中反思其中的不足之處，制定出更加科學合理的應急策略和方案，針對其中的典型和成功的案例經驗，進行借鑒學習，便于相關部門在公共衛生事件發生時以史為誡，優化決策方案。例如，在新冠肺炎疫情期間，參照2003年“非典”期間建立小湯山醫院的成功經驗，為武漢建設火神山醫院和雷神山醫院提供了經驗借鑒。

2.提供可靠寶貴的一手資料

檔案是對歷史的記錄，是對社會記憶的保存和珍藏，原始記錄性是其本質屬性。通過突發公共衛生事件檔案，可以回顧在事件發生期間的大事小情，為后期研究提供最寶貴、最可信的資料來源，便于后期針對該事件的發生開展一系列研究工作，如病情爆發的時間曲線，病毒的傳播周期和范圍，疫苗以及藥品的研發進程，各類生活保障應急機制的制定等等。例如2003年SARS防治中整理形成的檔案，因病癥的相似性，成為新館肺炎疫情應對和治療的第一手最寶貴，不可缺少的參考資料，在患者救治、病例篩查、控制疫情蔓延等方面做出了經驗保障。

3.便于開展教育引導工作

不同形式不同載體的突發公共衛生事件檔案詳實的記錄了在事件發生期間各行各業的艱辛奮斗歷程，成為開展宣傳教育工作必不可少的材料。后期通過整理編研，以不同的形式展現出來，有利于公眾正確地認識和了解突發公共衛生事件，揭開突發事件的神秘面紗，為防止危機事件惡化升級發揮應有的穩定和引導作用;感悟其中的英雄事跡，激發社會公眾的家國情懷。例如清華大學藝術博物館開展的“窗口2020 ——疫情時期圖像檔案展”，以展覽的形式向公眾公開一些突發公共衛生事件的影像檔案、圖片檔案、實物檔案和文字檔案，讓公眾直觀的了解疫情期間的真實狀態。

四、新冠肺炎疫情期間檔案部門開展的檔案提供利用工作

1.為相關部門決策提供依據

突發公共衛生事件檔案做為一手的歷史記錄資料，對檔案部門以及相關部門的決策發揮著重要的作用，特別是在突發公共衛生事件發生時，以前的檔案資料可以為其提供經驗借鑒和決策依據。在新冠肺炎疫情期間，各地檔案部門積極履職，查找相關重大突發公共衛生事件檔案資料，為相關部門決策提供依據。例如，天津市政府在疫情爆發之后，馬上調閱天津市檔案館關于2003年非典期間的檔案，為政府部門部署防疫工作提供依據;北京市西城區檔案館查閱2003年非典期間針對來京人員的防控工作情況的相關檔案，確保新冠肺炎的防控工作有據可依。

2.積極開展檔案資料的收集工作

任何檔案提供利用工作的開展都是以檔案資料的收集為前提的，在經歷了多次重大突發公共衛生事件之后，我國檔案部門越來越意識到突發公共衛生事件檔案的重要性，開始從專業角度做出自身的努力。注重發動群眾的力量，重視各類檔案資料的收集。針對此次新冠肺炎疫情，國家檔案局發布的通知中明確提出“疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值，各級檔案部門要充分利用現代通訊技術，靈活采用電話、辦公網、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。[15]”為各級檔案部門突發公共衛生事件檔案收集工作的開展提供了方向和目標，積極發布收集各類檔案的通知公告，面向社會公眾公開征集。

3.深入挖掘檔案資料的價值

突發公共衛生事件檔案資料是在歷次重大公共衛生事件中產生的第一手的檔案資料，因其具備任何資料都無可比擬的真實性和原始記錄性，而備受檔案部門的關注和重視。在新冠肺炎疫情期間，檔案部門積極履職，深入挖掘在歷次重大衛生事件中的檔案資料，將歷次公共衛生事件期間黨和政府的出臺的相關政策以及應對措施等資料進行整理公開，為疫情防控工作提供部署和決策依據。例如，上海市檔案館積極查閱抗擊非典時期檔案資料，為有關部門在第一時間提供了資政參考作用，還對700余件抗擊非典檔案進行整理，形成《2003年上海抗擊“非典”摘編》《2003年上海社區“非典”防治工作檔案摘編》等各種匯編材料，充分發揮檔案的作用，供相關部門作參考。此外，全市各區深入挖掘館藏檔案資料，青浦區檔案局撰寫匯編《青浦人民是如何送走“瘟神”血吸蟲病》，楊浦區檔案局撰寫《眾志成城——2003年，楊浦這樣抗擊“非典”》，金山區檔案局查閱檔案資料涉及6個全宗12卷檔案，各區積極行動，為本區疫情防控工作提供檔案支撐。

五、檔案部門做好突發公共衛生事件檔案提供利用工作的建議

1.積極開展檔案編研工作

檔案編研就是在檔案收集整理的基礎之上，對檔案資料進行深入的研究，經過選擇、加工、整理等過程，形成不同類型的編研成果，從而使得檔案資料變得更有條理、更加清晰和明確，便于社會公眾的利用，實現檔案的資政價值和作用。因此在做好突發公共衛生事件檔案收集工作的同時，也要積極開展檔案編研工作，聯合相關部門，例如醫療機構、衛生部門、行政部門等共同對突發公共衛生檔案資料進行研究，對原始的檔案資料進行整理、全方位多層次的加工和提煉，將其中的精華部分進行總結，以詳實和完備的編研資料的形式展現出來，便于突發公共衛生事件檔案的利用。

2.建立健全檔案利用工作機制

建立健全檔案利用的工作機制，是確保檔案工作有效開展的前提條件。我國在2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》中第二十五條規定，“國家檔案主管部門應當建立健全突發事件相關的檔案收集、整理、保護、利用工作機制。”[16]新《檔案法》法律層面上的規定，檔案部門在開展突發公共衛生事件檔案利用工作時有法可依，有據可循，保障檔案利用工作的有序性和規范性。各地各部門要積極完善內部的檔案利用工作機制，強化檔案利用工作責任制，明確檔案工作人員的工作責任，完善其崗位責任制，確保檔案利用工作切實落到實處。

3.推動檔案信息化建設

新的時代背景下，檔案工作已經朝著信息化的方向不斷發展，新《檔案法》中也明確提出要“積極加強檔案信息化建設，推進電子檔案管理信息系統建設，檔案館要負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用。”[16]檔案部門也要根據新《檔案法》的要求，緊跟時代發展的腳步，推動突發公共衛生事件檔案的信息化建設，積極引入信息技術，明確信息化建設的目標，加快構建突發公共衛生事件檔案的信息庫，并且與相關部門開展合作，促進信息整合，便于檔案提供利用工作的開展。

4.加大檔案利用的宣傳工作

當前社會已經進入全媒體時代，利用新媒體這個平臺去開展工作已經成為常態，通過媒體的方式，在向社會公眾傳遞信息、引導公眾輿論以及安撫民心方面有著十分重要的作用。[17]檔案工作也要不斷利用新媒體這個平臺，創建專門的宣傳媒體，選擇適合自身的宣傳渠道，積極開展檔案的宣傳工作。檔案媒體平臺可以開展以突發公共衛生事件檔案為主題的檔案展覽、發行編輯出版讀物，以大事記、檔案匯編、資政參考、研究報告等形式呈現突發公共衛生事件檔案，無形之中加強社會公眾對突發公共衛生事件檔案的認知，加深其在突發事件應急處置工作中發揮的重要作用，以此來進一步深化社會公眾對于突發公共衛生事件檔案提供利用工作的認同。

參考文獻：

[1]中國政府網.突發公共衛生事件應急條例（國務院令第376號）[EB/OL].[2021-01-20].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2008-03/28/content_6399.htm.

[2]王英瑋、陳智為、劉越男.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015：242-243.

[3]閻保華，周淑珍.淺談突發公共衛生事件檔案管理[J].云南檔案，2007（09）：34-35.

[4]張絢.突發公共衛生事件中對檔案的收集與整理[J].山西檔案，2004（05）：43-44.

[5]竇國君.對突發公共衛生事件檔案管理工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2013（01）：106.

[6]劉成鋼.突發公共衛生事件檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2020（02）：18.

[7]朱靜，張曉梅.淺談突發公共衛生事件檔案的管理[J].黑龍江史志，2010（11）：68-69.

[8]康俊芳，王英，吳濤，趙展.芻議疾控機構檔案信息化建設[J].山東檔案，2016（05）：37-38+48.

[9]陳洋華.醫院突發公共衛生事件檔案的特點與管理初探分析[J].蘭臺內外，2020（30）：58-59.

[10]李月嬌.新形勢下公共衛生突發事件醫療衛生檔案管理探索研究[J].蘭臺內外，2020（35）：13-15.

[11]田野.新冠肺炎疫情防控下的醫院檔案管理思考與實踐[J].陜西檔案，2020（03）：35-36.

[12]于明.加強疾控機構突發公共衛生事件檔案管理的探討[J].山東檔案，2020（03）：71-72.

[13]謝詩藝，趙子瑜.突發公共衛生事件下社區檔案管理優化研究[J].浙江檔案，2020（06）：20-23.

[14]林越陵.關于公共衛生突發事件檔案工作的思考[J].檔案與建設，2020（03）：45-47.

[15]中華人民共和國國家檔案局.國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知[EB/OL].[2021-01-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[16]中華人民共和國國家檔案局.中華人民共和國檔案法[EB/OL].[2021-01-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[17]夏晴. 建立突發公共衛生事件檔案的服務利用機制[N]. 中國檔案報，2020-07-20（003）.

作者單位：安徽大學管理學院