檔案館安防體系建設思考

王濤

一、引言

檔案是人類文明記憶的延續，檔案館集中保存了海量的檔案資源，加強檔案館的安全防范，減少危及檔案安全的風險發生是開展檔案工作的前提條件。當前安防系統已成為檔案保管部門安全設施布局的必選項，如何配備安防設備并規避安防系統建設和使用中的風險，進而發揮更大效能為檔案管理和利用提供安全服務是近一段時間研究的熱點問題，本文將討論研究檔案部門的安防設備如何配置及風險防控等問題。中辦國辦在2014年下發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確要求“建立健全人防、物防、技防‘三位一體的檔案安全防范體系”。這是國家為應對檔案系統安全風險種類多危害大等特點而提出的具體要求，為各級國家綜合檔案館指明了安全工作的方向和實施要求。

二、檔案館安防系統概述

1.檔案館面臨的安全風險

檔案館是保存管理檔案的基地，其任務不但要豐富館藏資源和優化服務措施，還要為到館的利用者提供優質的服務。因此保護好檔案和相關人員是檔案安全工作的重點。國家綜合檔案館現階段面臨的安全風險不斷增加，傳統風險如防火、防水、防盜、防蟲等，針對特定環境還要防恐、防爆、防破壞，信息時代背景下，網絡安全、信息泄露、失竊密等數字化風險更是日益顯現。面臨的安全風險數量呈幾何形式增長，所以針對建設安防體系的技術和規范要求也隨之升高。

2.安防系統的簡單構成

安全防范系統能夠有效防范安全隱患發生，降低危害檔案安全的風險威脅程度，一般設立人防、物防、技防“三位一體”的安防體系，即人力防范、物力防范和技術防范，其可實現針對檔案實體、電子信息網絡、人員環境等要素的風險預警防控。安防系統建設是檔案部門安全體系建設的重要組成部分，同時也是社會公共安全防范系統構成的一個分支。從實現功能的角度進行分類，包括監控系統、智能照明系統、門禁系統、入侵報警系統、巡更系統、地下停車場系統、消防廣播系統、多媒體展示信息發布系統、漏水報警系統、溫濕度監測系統等。檔案部門根據各自安全風險評估情況而設立不同的安防系統，實現有針對性的重點防范。

3.“三防”之間的關系

守護住檔案安全這條生命線，是檔案事業健康有序協調可持續發展的根基。管理者普遍采用設立人防、物防、技防三位一體的安防策略來實現這一目標。人防、物防和技防是安全防范領域的三個概念范疇。人防即人力防范，物防即運用物力安全防范，技防是隨著科學技術的發展，彌補了人防物防的短板而產生的新型防范方法。建立三防系統，應綜合考慮他們的關系，建立三防系統應保障各系統間功能模塊通訊暢通，接口標準規范，便于部署實施和后期功能拓展。人防是基礎，要求完整配備安保人員、崗位設置科學合理，確保工作機制運作流暢，人防是三防的核心。物防應結合現場情況，建立起安全保護屏障，對重點區域實行防護，實行周界防范安全，是三防的基礎。技防采取符合國家標準的技術和設備，因地制宜提升科技含量，技防是關鍵。

4.安防系統設計的原則

應根據各級檔案館的實際情況，開展針對性強的安防系統建設模式。檔案部門通常經費緊張，但安全工作十分重要，因此在安防體系建立和設備選擇策略上應首先考慮實用，避免追求非剛性需求功能的實現，以穩定運行為前提，以后續可維護為保障，不盲目追求最新技術的應用和最貴設備的配置，實現物盡其用，確保系統運行安全可靠。檔案部門安防系統體系的建設還應該具有發展的思維，由于安防設備設施和技術的快速發展，因此安防系統的建設應預留出可升級的功能擴展空間，并充分考慮到檔案館在未來發展的需要，從而更好地應對風險環境變化帶來的安全不確定性。

三、檔案部門安防系統存在的問題

1.自身結構問題

安防系統的本質是硬件與軟件的組合，因此軟硬件兩方面的風險都應該在設計與運行過程中被重視。軟件部分面臨的問題是后期服務脫節，主要功能升級慢、智能運行程度低、核心產品更新換代快。硬件方面會產生機械運行風險，即由于設備的長期運行，導致系統不穩定系數的上升，還包括電擊風險，設備本身的漏放電情況對操作人員產生安全威脅。同時安防系統的運行環境受到自然環境的影響巨大，由于自身技術的局限性導致長期存在誤報情況，誤報進而會發生系統的誤操作行為，行為后果極大程度上威脅到檔案實體、信息化成果和工作人員的安全。

2.系統維護升級問題

安防設備種類多并且發展快，品質性能與價格差別大，檔案部門在配備時普遍選用了最新最優的產品，目的是實現檔案館最佳的安全保護。但由于安全問題隨著時間和環境的變化而改變，因此導致現有安防設備無法完全滿足實際需要。升級與維護是設備平穩運行的保證，但是設備之間普遍存在非兼容性，多數國外產品配件具有壟斷性，因此原有設計框架無法擴容最新產品設備，導致系統的運行穩定性隨之下降，引起維護成本的被動提高。特別是技術防范系統的迅速發展，實現了從模擬到數字，從輔助管理到智能運行的飛躍，但升級成本是阻礙檔案部門安全工作的瓶頸。在技術更新換代過程中需要考慮幾個問題，一是平臺設備的兼容性，應充分考慮設備間電氣性能差異，評估不同產品的通訊協議是否能順利聯通;二是升級過程中安防數據信息的備份遷移，數據是系統平臺的靈魂，日積月累的安防數據是檔案部門安全工作的財富;三是設備升級周期不宜過長，既要保證系統改造期間安保工作能順利開展，又要避免出現技術更新引發的設備兼容程度滯后情況。

3.規范使用問題

工作人員的誤操作可以造成系統運轉風險，科學規范操作是降低安全風險發生的主要保障，工作人員是操控安防系統的核心，無論科技智能化發展到何種程度，人的因素始終是影響設備運轉和技術運用的基礎。安保隊伍、設備維護隊伍普遍存在人員流動大和接受安保業務知識再教育時間短等問題，其與快速發展的安防體系建設存在時空錯位。人們普遍認為檔案部門發生安全事故是小概率事件，因此工作人員在思想上容易產生松懈與麻痹情緒，導致未按照規范進行操作時有發生，進而加大風險發生的概率。發生上述問題的后果很嚴重，如消防設備的非正常狀態下啟動，對檔案和工作人員的威脅巨大;信息安全方面，人為誤操作導致數據損失和失泄密等造成的損失將難以用價值評估。

四、檔案館安防系統建設的分析

檔案安防系統的設置應該符合事業發展速度，切勿超前預設，同時建立規范的操作規程，定期開展設備巡檢與實操演練，加強對維保隊伍的能力建設，發現隱患及時處理，保證安防設備為檔案館安全健康服務。

1.安防系統的自身風險

檔案安全是一切檔案工作的生命，是事業整體發展的基座。要清晰的了解安全本身的特點，規避安防系統自身的風險。“防人、防物、防技術”同樣是值得關注的風險點。定期開展對安全隊伍的培訓教育，堅持關鍵崗位人員先審查后使用的原則，使用外部人員開展安全工作要簽署安全保密協議，完成人員信息登記備案。防物方面選用符合國家標準，市場認可的產品物品，降低錯誤率。防技術經常是被忽視的重要環節，做好安防系統巡檢巡查，防止錯報漏報誤報。不過分追求新技術，應該以實際環境部署合適技術開展安全工作。

2.提升維保人員業務能力

聘請維保人員開展對安防設備的維護是檔案部門的通用做法，一般分為自主招聘和第三方公司招聘，無論何種方式存在如下特點。一是人員流動大，因此安全意識與歸屬感普遍不強;二是人員學科知識結構不合理，普遍偏離檔案相關行業;三是繼續教育開展緩慢，人員的知識補充速度慢于技術和產品的發展速度。基于以上原因，加強對維保人員的管理，制定可續的業務能力增長計劃可以降低安防系統的風險。

3.人防是安防系統的核心

技防物防在檔案館的應用占比逐漸增大，人防的因素逐步被弱化，但在實際工作中，人防往往是最高效的，人的因素應該被優先考慮。以視頻監控系統為例，檔案部門的安防區域面積普遍較大，重點防控區間比例高，借助先進視頻監控設備輔助管理是首選，智能設備在分辨物體變化方面是強項，發現異常時系統給予管理者反饋，但是隱患的性質確認需要人的辨析與抉擇，智能設備只能在以海量無限的判例為數據基礎的情況下通過計算實現有效識別，因此在安防系統運行過程中人的作用不但不能弱化，反而要繼續加強。其他設備存在同樣的情況，檔案安防系統的建設目標是實現無人的管理，但根據工作實際情況，這個趨勢在短期內還無法完全達成。因此科學處置“三防”關系是建設安防系統的關鍵。

4.量化管理確保健康運行

檔案部門安全工作的重要性不言而喻，要求對事故零容忍，具備處理“灰犀牛”事件的常規手段，同時還應具備處置“黑天鵝”事件的應急方案。安防系統是檔案安全部門工作的有力抓手，為實現安防系統的健康運行，可以采用量化管理思維對設備進行檢測維護，將設施設備巡查工作有序量化，進而實現可考核化。量化管理有助于排查檔案館安防系統的安全風險，可最大程度修復系統漏洞，提升安全工作效率。具體應將安防系統的運行維護方案歸納總結，形成表格化、圖解化、格式化的信息圖表，實現對安防系統所有配件和運行環節的統計備案，建立健全設備清單數據庫。推進維保工作人員依據量化指標模式化操作，讓每一個操作步驟落實到具體人，對操作結果實現考察評估，階段性的采用定量分析法實現安防系統數據分析，實現量化管理，確保安防系統穩定運行。

五、結語

本文首先說明了檔案安防系統的問題，進而提出改進措施和注意事項，最終目的是闡明如何完善檔案安防系統的建設。安全是檔案行業的命門，檔案部門安防系統的健康運行是保證檔案生命的忠誠衛士，充分利用安防系統為檔案安全保駕護航，并且充分分析安防系統的內部關系和結構性問題，實現安防系統與檔案管理的穩定融合，完成平安檔案館建設的目標。

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作者單位：遼寧省檔案館（遼寧省工業文化發展中心）