河北省檔案館2020年 檔案利用數據分析

趙宇辰 張雅蘭 高雪娜

2020年，河北省檔案館以“業務提升年”為契機，夯實業務基礎，拓寬利用途徑，推進資源共享，提升利用效率，充分利用檔案數字化成果，不斷推出新的查檔方式，如電話咨詢查檔、檔案郵寄服務、京津冀跨館利用、建立電子利用室等，以適應后疫情時代信息化進程，提供更為方便、快捷、安全的檔案利用服務。2020年檔案利用基本情況和各項數據分析如下：

一、檔案利用基本情況

其中，接待人次包括窗口接待、電話咨詢、檔案郵寄、電子利用的全部人次，實際利用人次統計以實際調卷人次為準，有效服務人次指查到所需材料的人次，統計以實際摘抄復印人次為準。

二、檔案利用數據分析

（一）2020年度數據分析

2020年，利用室共接待2506人次，摘抄840頁，復印4112頁，蓋章834個，調卷3595卷，1293件，拍攝163頁，電話咨詢775人次，來函來信查詢1人次，電子利用157人次，檔案郵寄49人次。實際利用（有調卷行為的）938人次，占總接待人次的37.4%，有效服務（有摘抄或復印行為的）512人次，占總接待人次的20.4%，電話咨詢775人次，占總接待人次的30.9%。

由數據可見，實際利用人次占總接待人次不到一半比例。分析原因主要有以下幾點：1.反復多次得以查得。一是部分利用者在利用過程中往往先電話咨詢若干次，確定好所需材料在館內后再入館查閱取件。二是由于所查單位存檔不規范導致利用者在利用過程中目錄檢索不順利。三是由于利用者自己不明確查詢內容，線索較為模糊，查找費時費力。四是有相當一部分檔案由于沒有數字化或者沒有鑒定，不能電子檢索查閱，只能翻閱手工目錄，導致檢索效率較低耗時較長。2.館藏限制。許多利用者對我們的館藏范圍并不了解，認為只要是與檔案相關的內容都屬于省館業務范圍，事實上，一些企業的檔案、普通個人檔案等不是我館的館藏范圍，近十幾年的省直機關的檔案也尚未移交，導致一些利用者無法在我館獲得自己需要的材料。3.歸檔不全。比如同樣是調動介紹信，有的單位將干部及工人的調動介紹信都進行了存檔，有的單位則只將干部的調動介紹信存檔，這就導致一部分利用者的無效查閱。再比如，有的檔案資料并未存檔（如各高校的招生簡章，因每年有所變化保存價值不大沒有存檔），但由于政策變化，導致近期大量民眾需要查閱此類資料作為佐證材料，這也會導致部分利用者無功而返。4.權限不足。一是我館無權提供，如中央或國家部委發布的各類文件等。二是利用者無權調取，如檔案尚未開放，或者檔案涉密尚未解密，利用者沒有介紹信或者沒有定密單位的解密函都是無權調取的。5.其他原因。部分利用者將其他部門的職能范圍誤認為是我館業務范圍，如有的民眾以為我們是存放個人檔案的人才市場要求查閱畢業生分配檔案，或者混淆了辦事流程，要求我們幫助辦理學歷認證等。

（二）歷年利用數據對比分析

1.查閱用途

我館檔案查閱的用途主要分為工作參考、民生需求、文化需求和其他四大類。文化需求具體包括編史修志、建館辦展、機構沿革、學術研究、撰寫回憶錄等。2020年文化需求513人次，占比20.47%，其中，編史修志271人次，占文化需求類的52.8%，學術研究143人次，占文化需求類的27.9%。2020年文化需求同比增長180.3%，編史修志超越了2019年文化需求類第一位的學術研究，成為2020年文化需求類第一位。民生需求具體包括法律參考、學歷認證、補充檔案、落實待遇、土地確權、房產過戶等。2020年民生需求1319人次，占比52.63%，其中辦理退休235人次，占民生需求類的17.8%，補充檔案169人次，占民生需求類的12.8%，2020年民生需求同比增長257.5%。工作參考具體包括土地糾紛、辦案取證、案件訴訟、規范文件、查找依據、審計對賬、上市審批等。2020年工作參考573人次，同比增長354.8%。

從以上數據可以看出，民生需求連續兩年位于查閱用途主導地位，2020年工作參考、民生需求和文化需求人次都比2019年有了大幅提升，分析原因，一是2020年我們規范了原始利用數據錄入體系，盡可能全面的對利用者進行登記，減少了登記遺漏的數量。二是民眾對檔案查閱的認知度越來越高，檔案意識不斷增強，在遇到工作查考、撰寫論文、編史修志等各類需求時第一時間會想到檔案利用。三是各個政府機構辦事流程越來越科學嚴謹，政策不斷改進要求提供的佐證材料也需要通過查閱檔案獲得。比如民眾辦理退休、接續工齡等都需要完整連續的個人檔案資料，如有缺失則需要查閱其單位文書檔案尋找相關佐證，從我們的數據中也可以看到，辦理退休已經成為民生需求類占比第一位。

2.查閱主體

2020年，省館共計接待2506人次，其中單位利用者892人次，占比35.6%，個人利用者（含學生135人次）1614人次，占比64.4%。對比2019年，2020年單位利用者同比增長114.9%，個人利用者同比增長342.2%，從數據可以看出，2020年個人利用者無論從數量還是占比都有了一個較大的提升，再次印證了檔案服務社會、服務人民的基本屬性，也說明了社會民眾的檔案意識得到了進一步增強。

3.查閱途徑

為了更好的為利用者服務，對比2019年，2020年省館新增了電話咨詢利用、檔案郵寄服務、電子利用室利用、京津冀跨館利用四種利用途徑。電話咨詢利用及檔案郵寄是我館為了更好的在疫情期間服務利用者而增設的利用服務類型。除了普通的來電咨詢外，利用者可以通過來電溝通需要查閱的檔案資料，由工作人員幫助查閱到相關資料并復印好，再聯系利用者到館自取，這樣一來減少了疫情期間的人員聚集，也滿足了利用者需求。檔案郵寄主要是招生底冊的郵寄，由利用者電話聯系提供相關信息后，將招生底冊郵寄給利用者，極大的方便了外地利用者。電子利用室是2020年省館新建成的，提供的是已經數字化的檔案，隨著省館檔案數字化工作的不斷推進，（下轉53頁）（上接50頁）數據在源源不斷地導入。目前河北省紅色檔案目錄、現行檔案已鑒定35萬條案卷級目錄、220萬條文件級目錄、已撤銷察哈爾省檔案20萬條文件級目錄、革命歷史檔案6.7萬條原文、政府公開信息6.3萬條原文已經全部實現了利用者自助自主查閱;為推進民生類檔案資源共建共享，京津冀三省市檔案館建立了民生類檔案異地跨館利用平臺，向利用者提供基于館藏的婚姻登記、學籍等民生類檔案。現階段，省館主要提供的是招生底冊檔案利用。

三、優化措施及建議

一是繼續做好查檔常識普及。通過檔案日、微視頻、公眾號、宣傳單、明白紙等多種方式，做好我館館藏范圍、提供權限、利用流程及注意事項等查檔常識普及。二是繼續加快檔案數字化進程。對標先進省市檔案館，電子利用和線上利用已成為主流趨勢，數字化工作是以上一切的基礎。三是探索檔案鑒定的更高效渠道。2021年1月1日新修訂的《檔案法》正式實施，檔案開放年限從30年縮短為25年，各館檔案鑒定工作壓力驟然增大，可探索人力鑒定輔以人工智能鑒定，提高效率。四是探索省市縣跨館查詢的可行性。借鑒京津冀跨館利用的成功經驗，探索省市縣三級跨館查閱，打通省內民生檔案資源共享通道，方便民眾利用。

作者單位：河北省檔案館