新時期檔案管理工作的探析

金晶

摘要：在新時期下，企業辦公室檔案管理工作需要面對更多的新問題、新挑戰。企事業單位及檔案管理部門應從思想意識、職業素養、管理環節、信息化建設等層面入手，通過定期培訓、規范制度、引進先進技術和設備等途徑，對傳統檔案管理工作進行優化與突破，從而探索出全新的管理思路，促進檔案管理工作的健康、穩定發展。

關鍵詞：新時期;檔案;管理工作

1新時期下辦公室檔案管理中存在的問題

在新時期背景下，對辦公室檔案管理提出了更新和更高的要求，所以，需要其積極進行創新和改進。不過就具體情況來看，很多方面并沒有認識到這一點，從而導致在具體檔案管理中還存在一些問題，具體表現在以下幾方面：

1.1缺乏足夠的重視

我國市場經濟體制的不斷完善，加劇了企業之間的競爭。在這樣的背景下，大多數企業在生產經營的過程中都會把中心放在經濟效益上，對于辦公室檔案管理工作相對比較忽視。部分企業領導認為辦公室檔案管理只是簡單的對檔案資料進行收集和整理，無法給企業帶來直接的利益，進而對辦公室檔案管理工作缺乏應有的重視。而辦公室檔案管理人員同樣也受到了這種想法的影響，在工作中缺乏積極性和創造性，使得檔案管理的功效被弱化，這對于企業長遠發展是非常不利的。

1.2管理機制不健全

檔案管理混亂是目前企業辦公室檔案管理中存在的通病，而這與企業缺乏健全的辦公室檔案管理機制有著密切關系。首先，企業辦公室檔案管理制度存在朝令夕改的情況，這令檔案管理人員在開展工作時常常感覺無從下手。其次，檔案管理制度流于形式，部分檔案管理制度與企業實際情況不符，導致各項制度無法真正落實到日常的管理中，進而影響到檔案管理工作效能的發揮。最后，缺乏監督機制和獎懲制度，導致辦公室檔案管理工作人員工作缺乏積極性，工作態度懶散，工作效率低下。

1.3管理手段落后

管理手段落后是制約辦公室檔案管理發展的重要原因之一，就目前我國企業的檔案管理現狀來看，在辦公室檔案管理中普遍存在軟硬件設施投入不一致的問題，使得辦公室檔案管理信息化水平難以達到國家要求的標準。另外，由于企業對于辦公室檔案管理缺乏應有的重視，對于辦公室檔案管理投入的資金非常有限，嚴重打擊了辦公室管理人員對于管理手段的創新動力。

1.4檔案管理人員綜合素質有待提升

檔案管理人員是辦公室檔案管理的主體，檔案管理工作的水平很大程度上取決于他們的綜合素質。但是，就目前企業辦公室檔案管理隊伍來看，普遍存在綜合素質較低的情況，主要原因為以下幾方面：一方面，企業對于檔案管理人員的選拔和招聘標準較低，檔案管理人員學歷和專業水平普遍不高。另一方面，企業提供給檔案管理人員學習培訓的機會較少，導致檔案管理人員的業務水平和服務水平得不到有效提升，導致檔案管理人才的能力得不到突破性的進步，最終影響到辦公室檔案管理工作的發展。

2新時期加強檔案管理工作的可行策略

2.1提高重視程度，全面認識檔案管理

長久以來，很多人都將檔案管理定位于幕后工作，不夠關注這項工作，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新時期的事業經營管理與發展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，把檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項檔案管理內容，及時發現其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責任，認真嚴肅看待各項檔案管理工作。例如，事業單位領導人可以加強對檔案管理工作情況的兼顧力度與宣傳力度，采取現代化宣傳方法，在事業單位官方微信公眾號平臺宣傳新時期檔案工作的社會效益、巨大價值、服務功能，定期檢查檔案管理工作，不定期結合實際情況指導檔案管理工作，多措并舉一方面發揮出自身作為領導人的組織引領作用，另一方面將檔案管理意識牢牢樹立在所有工作人員心中，使其能夠重視檔案管理，積極參與這項工作，構建人人發揮作用的檔案管理新模式。

2.2完善管理體系，規范健康發展

針對目前檔案管理呈現出來的不正之風，各地事業單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機構工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關法律法規要求以及政府政策方針的檔案管理規章制度規范，讓檔案管理工作健康有序發展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實發揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風險與安全隱患，實行合理的獎懲機制、績效考核機制，做到有功及時賞，有錯嚴肅罰，體現規章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進步和發展始終建立在公正公平基礎原則上，保持檔案管理長久活力，調動工作人員責任心與工作激情。

2.3增加信息化應用，革新工作方式

面對新時期對各個領域信息化建設提出的迫切要求，事業單位的檔案管理工作要盡快增加信息化應用。一方面，購進功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現代化軟硬件設備設施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎條件。另一方面，加強對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質量的技術培訓力度，保證工作人員可以嫻熟操作計算機、現代化設備設施、信息管理系統、檔案數據庫等。

2.4落實檔案服務，豐富工作內容

新時期檔案管理工作具有不容忽視的服務功能，事業單位要采取科學途徑落實檔案服務，走出手工傳遞文件、手工調閱檔案、手工檢索檔案文獻等傳統服務模式局限，避免被動提供檔案服務，從主動挖掘并提供個性化檔案服務需求出發，利用大數據技術、數字檔案館等，通過更新服務理念、變被動服務為主動服務等措施，豐富檔案管理的服務性內容，開發檔案服務更多新渠道，強化檔案服務檔案管理對加快精神文明建設腳步，促進地方經濟建設水平提升起到的服務力量。

3結語

檔案管理一直以來都是機關事業單位和企業管理工作的重點內容，對各行各業的建設與發展具有廣泛且深遠的影響，一旦沒有做好檔案管理，則難以真正呈現工作質量，無法對工作效率進行科學評估與改善，影響工作決策正確性。文章將結合信息時代我國檔案管理工作存在的問題，探索信息技術背景下，檔案管理的新思路，以期全面提升檔案管理能力，促進企業和社會的健康、持續發展。

參考文獻

[1]孫英.新時期檔案管理工作的探析[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2021（01）：16-17.

[2]孫婷婷.新時期檔案管理人員應具備的素質要求研究[J].科技風，2020（27）：152-153.

（杭州市水域管理處 ?浙江 ?杭州 ?310002）