公安檔案數字化建設研究與思考

摘 要：隨著現代信息技術在各領域的廣泛滲透，數字網絡技術在檔案管理工作中呈現出顯著的應用優勢，數字化檔案建設成為檔案管理的重要發展趨勢。公安機關作為承擔日常社會治安管理工作的基礎部門，加強公安檔案數字化建設，是時代發展背景下落實公安機關為人民服務職能的重要保障。本文通過詳細解析檔案數字化概念，對公安檔案數字化建設必要性進行了論述，深入思考當前公安檔案數字化建設中存在的問題，并提出了公安檔案數字化建設的有效對策，從而為促進公安檔案數字化建設水平，提高公安機關檔案管理能力提供有效參考。

關鍵詞：檔案數字化;公安機關;檔案管理

檔案數字化，是指充分利用當前數據庫、計算機、掃描等先進信息技術，將傳統的紙質版檔案轉化為電子檔案，并將其保存至計算機中，同時運用現代互聯網、大數據等技術對其進行分類、整理、歸檔，形成具有有序結構的檔案信息庫。公安檔案數字化建設，不僅為公安機關檔案的長期保存與檔案信息快速查閱提供了極大便利，同時對于促進公安檔案規范化、有序化發展具有重要意義，從而更好地服務于公安各項業務工作的展開，提高工作效率，創建為人民服務的優質基層服務平臺。就目前而言，公安機關檔案數字化建設程度整體較為落后，存在一定問題。因此，正確認識公安檔案數字化建設的必要性，客觀分析當前公安機關檔案數字化建設中的問題，著力解決問題，是當前公安機關檔案管理工作的重要內容。

一、檔案數字化概念解析

1.檔案數字化的內涵

檔案數字化是將現代先進計算機信息技術與檔案管理工作的有機結合，借助信息技術實現紙質檔案向電子檔案的有效轉換，將原本以紙質和聲像傳統介質為信息載體的檔案轉化為數字信號或數字編碼等，形成數字化檔案。通過將檔案數字化，能夠更加直觀、全面地呈現原有檔案內容，同時進一步提升檔案使用的可靠性。現階段，隨著現代信息技術的不斷更新迭代，既要求檔案工作加快數字化轉變，也為檔案數字化建設奠定了堅實的技術基礎。在檔案數字化建設中，主要應用技術包括數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術，改變傳統紙質檔案為數字化形式，同時借助互聯網、大數據技術等，實現數字化檔案的高效管理。

2.檔案數字化建設的主要內容

（1）檔案管理工作數字化

實現檔案數字化建設，就要轉變傳統的檔案管理工作方式，以數字化思維創新檔案工作方式。在傳統紙質檔案管理工作中，主要依靠人工操作進行檔案信息的收集與整理、搜索與應用。人工操作方式效率低下，失誤率高。檔案數字化實現了將紙質檔案轉變為電子文件形式，并在計算機中進行存儲，檔案管理工作者只需要借助計算機就可以實現對檔案的管理與操作。同時借助互聯網，還可以實現檔案信息的快速傳遞與共享。并且在數字化檔案中，管理人員通過對檔案進行分類整理、分盤存儲等工作，提高檔案管理的有序性和規范性。此外，建立統一搜索關鍵詞、維護計算機系統安全性與穩定性、做好數據備份工作等，也是數字化檔案管理工作的重要內容。

（2）檔案資料數字化轉換

現階段，先進信息技術在檔案管理工作中的應用優勢已經突顯，同時信息時代背景下，傳統檔案管理工作的缺點已經充分暴露出來，難以充分發揮檔案管理效能。在檔案數字化建設中，重點在于實現檔案資料的數字化轉換。當前，檔案資料數字化轉換方式主要包括掃描存檔與人工錄入兩種方式。其中，掃描存檔方式具有較高的準確性，能夠保障檔案信息輸入準確;人工錄入方式能夠確保紙質檔案加入到檔案資料統計過程中，但資料轉換效率相對較低。

二、公安檔案數字化建設的時代必要性

1.順應現代檔案數字化建設趨勢的必然要求

公安檔案是公安機關在打擊與防范違法犯罪活動過程中，以及實施治安行政管理等職能活動過程中形成的一系列檔案，根據類型可以分為文書類、業務類、聲像類、戶籍檔案等。當前，信息技術在各領域檔案管理中的應用已經十分廣泛，檔案數字化建設是檔案管理現代化發展的必然要求。隨著計算機在公安辦公領域的普及應用，產生了大量的電子文件，必然要求公安機關加強檔案數字化建設。與此同時，隨著現代社會快速發展，公安檔案信息規模不斷擴大，檔案類型也逐漸趨于復雜化。而在傳統紙質檔案中，以紙質為載體，隨著檔案規模的不斷增加，檔案實物規模不斷增加，再加上紙質檔案只能夠為需求者在特定場所查閱使用，受時空限制性較大，難以發揮檔案利用價值。實現公安檔案數字化，則可以利用計算機進行檔案處理，打破紙質檔案的時空限制，同時借助數據庫、云空間等技術，為檔案存儲、分類提供技術支撐，從而提高檔案利用效率，為查閱者提供便利。數字化檔案的低成本、高工作效率等優勢，受到檔案管理者與使用者的青睞。因此，加強公安檔案數字化建設，開發適用于公安機關的數字化檔案管理技術，是公安檔案管理工作現代化的必然要求。

2.服務國家治理體系和治理能力現代化的現實要求

公安機關是社會治理的重要主體之一，警務工作現代化建設是國家治理體系和治理能力現代化發展的重要核心，同時也是實現國家治理體系和治理能力現代化的基礎保障。公安檔案管理工作是服務于警務工作的重要基礎，加強檔案數字化建設，是實現警務工作現代化的必要環節。通過公安檔案數字化建設，進一步保障了公安檔案的歷史性、保全性和服務性功能，從而為法治社會建設推進，以及公安部門公共安全綜合服務能力的提升發揮重要推動作用，進而完善法治社會建設。同時，公安檔案數字化建設為檔案信息使用者提供高效、便捷的信息服務，更好地為公安領導決策、公安機關日常工作、甄別復議歷史問題、公安宣傳教育等各項工作服務，大幅提升警務工作效率。因此，公安檔案數字化，是服務國家治理體系與治理能力現代化的現實要求。

3.實現辦公自動化的前提要求

當前，我國社會已經步入大數據時代，數字化已經深刻改變了社會生活的各個方面，全社會每天都會產生大量的數字化信息，自然而然形成了龐大的“數字化檔案”。公安機關工作面向社會，必須要順應社會發展。這些數字化信息，倒逼其實現辦公信息化和自動化。因此，在對這些信息進行處理過程中，仍舊采用傳統的檔案管理手段顯然是不現實的，如何實現對這些信息進行有效的歸檔管理與利用，推動公安辦公信息化和自動化，更好地服務于社會，是公安檔案管理者的迫切任務。加快建設公安檔案數字化，則是實現檔案管理現代化，推動公安辦公自動化的關鍵基礎。因此，公安機關需要加大高端檔案管理人才培育，完善現代檔案管理設備與技術，健全檔案數字化管理制度，從而更好地發揮公安檔案管理工作職能作用。

三、公安檔案數字化建設中存在的問題分析

1.公安檔案管理數字化觀念陳舊

公安機關作為政府職能部門，屬于國家行政機關，其內部管理受傳統行政機關管理模式影響，管理者不重視對現代技術的應用。在公安檔案管理中，由于管理者沒有樹立先進的檔案管理數字化觀念，導致公安檔案數字化程度較低。一方面公安機關檔案管理人員受傳統的“收、管、立、藏”管理模式影響較深，存在“重收藏、輕使用”的管理思想，不能意識到檔案數字化對于提高檔案利用率的重要性;另一方面公安檔案管理者在工作中，存在較強的隨意性，部門內部尚未建立統一的檔案管理標準，導致檔案管理工作混亂。在實際管理中，存在檔案歸檔標題填寫不完整、歸檔編號混亂、組卷不統一等問題，或者檔案文件不規范、不完善，存在遺失、毀損等問題，嚴重降低了檔案管理效率，制約檔案利用率。

2.公安檔案數字化技術支撐不足

首先，公安檔案數字化技術支撐不足。我國公安檔案信息化建設起步時間較晚，當前檔案管理信息化建設尚處于較低水平。對于公安檔案數字化建設來說，其需要較高水平的數字化技術支撐，而對于一些公安機關，尤其是基層公安機關來說，其信息化程度低，所對應的信息技術支持水平不高，更難以充分應用數字化技術實現公安檔案數字化建設。其次，受內外部各方面因素影響，大部分基層公安機關數字化建設硬件設施匱乏，難以充分滿足公安檔案數字化建設的實際需求。

3.公安檔案數字化專業人才不足

受公安機關對檔案管理工作重視度不足的影響，在公安檔案數字化建設中，也忽視了對專業化人才的引進，從而使得公安檔案數字化建設水平較低。這種情況在基層公安機關尤為明顯。一方面基層公安部門檔案管理人員通常不具有較強的檔案管理專業水平，很多都是由其他崗位轉崗的非專業人員，甚至很多部門內部檔案管理人員是由其他崗位人員兼任的，其不具有系統專業的檔案管理工作能力;另一方面檔案數字化建設復合型專業人才不足，即使部分檔案管理工作人員具有較高的專業水平，但其對數字化技術的掌握能力不足，難以充分適應檔案數字化建設的實際需求。公安檔案數字化建設必須要以專業的復合型人才為基礎，人才匱乏會使公安部門空有資源、技術支持，卻沒有利用能力，嚴重制約公安檔案數字化建設水平。因此，加強公安檔案數字化建設，必須要注重人才的引進與培育。

四、公安檔案數字化的有效建議

1.創新公安檔案數字化管理理念

公安檔案是公安機關服務于現實、完善法制建設等方面的重要依據，加強公安機關社會服務水平，更好地發揮其社會服務職能，就必須要轉變公安檔案管理者理念，樹立數字化建設理念，立足數字化建設核心，積極借鑒先進管理經驗，對比自身檔案管理不足，切實推進落實公安檔案數字化建設。同時，著力提升檔案管理人員思想水平，使其真正認識到公安檔案的重要作用，認識到公安檔案數字化建設的必要性，促使其不斷創新檔案管理手段。此外，公安檔案管理部門還需要加強對檔案數字化建設的宣傳教育，通過對管理人員進行教育培訓，使其真正認識到在當前信息時代，檔案數字化管理的迫切性，充分發揮自身管理作用，提高檔案的利用價值，從而為公安機關領導決策、人員工作提供可靠依據，提高辦事效率，更好地服務于社會。

2.建立公安機關數字檔案室

隨著信息技術在社會各領域的深入滲透，公安機關也必須要跟上時代發展，才能夠切實履行自身社會服務職能。對于公安檔案管理來說，其必須要緊抓信息技術發展契機，加快自身傳統檔案管理向數字化檔案管理的全面轉型，從而滿足現代公安檔案管理需求。公安機關建設數字檔案室，是其順應時代發展，滿足公安檔案數字化建設需求的有效手段。公安機關數字檔案室是借助數字信息處理技術建立的檔案數字化建設專門部門，通過綜合應用網絡信息技術、檔案文件管理、業務系統，實現公安檔案的數字化建設，將傳統的公安檔案轉換為數字化文件，同時，實現增量機關檔案的電子化處理，將機關工作過程中產生的大量電子文件直接歸檔保存至檔案管理系統中。通過數字檔案室建設，一方面可以為公安檔案數字化建設提供專門的數據技術及硬件設備支持，保障檔案數字化建設的有效落實;另一方面公安機關數字檔案室實現了信息時代公安檔案的創新發展，為機關工作提供更加便捷的網絡檔案信息服務，符合現代公安機關工作新要求，同時推進了公安檔案管理數字、信息一體化建設，創新公安檔案管理方式，實現公安檔案的科學化、有序化管理，推動公安檔案向前發展，充分發揮其應有的作用。

3.打造專業化公安檔案管理團隊

2014年，中共中央及國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求“加快推進傳統載體檔案數字化”。隨著國家對檔案工作重要性進一步強調，不斷加大對公安機關檔案數字化建設檢查力度，公安機關大力推進檔案數字化建設，就需要依靠專業的檔案管理團隊。首先，組織完善專業化公安檔案管理工作隊伍。一方面加強對機關內部檔案管理人員專業化培訓，提高其專業素質，提升檔案管理能力;另一方面重視引進高端檔案管理及信息技術人才，綜合人才隊伍配比，提高團隊數字化、信息化技術應用水平，有效推進公安檔案數字化建設。其次，科學配備檔案管理人員，明確崗位職責。針對當前公安機關存在的檔案管理混亂，一人多崗等情況，以公安檔案管理團隊為基礎，根據實際崗位需求，以及專業人才特點，科學配備檔案管理人員，并明確劃分各崗位職責，充分發揮專業檔案管理團隊作用，推進公安檔案數字化建設水平。最后，加強公安檔案管理人員職業素養，檔案數字化背景下，對檔案安全提出了新的要求，公安檔案管理人員必須要加大安全保密執法檢查力度，完善安全應急管理體制，做好異地異質備份等，保障檔案信息安全。同時，由于公安檔案的特殊性，管理人員還需要具備較強的保密意識以及對敏感信息的準確判斷，從而充分發揮公安檔案數字化建設作用。

五、結語

公安檔案數字化建設勢在必行，是現代化發展背景下提高公安機關工作效率和社會服務水平，擴大社會效益的重要內容。公安檔案數字化建設需要公安機關不斷完善意識層面、物質層面支持，加快技術與人才建設，有效解決當前階段公安檔案數字化問題，從而為推動檔案數字化建設，提高檔案管理效率，最終促進公安機關更好地落實社會服務職能發揮重要作用。

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（作者單位：福建省建寧縣公安局）

作者簡介：萬秀蘭（1976—），女，漢，福建福清人，大學，館員，研究方向：檔案。