大數據時代人事檔案規范化建設研究

摘 要：目前人事檔案規范化建設在收集整理、鑒別分類和保管利用環節取得了一定實施效果，但還存在檔案管理方式落后、信息利用率低、無法確保信息的真實性和安全保密性問題。因此，提出基于大數據技術的人事檔案規范化建設路徑。建立數字信息化檔案管理方式，促進管理科學性;設置共享范圍和權限，提高檔案利用率，實現數據信息共享;通過標準化處理檔案數據，確保內容的真實性;建立數據管理平臺，為檔案信息數據提供安全保障，進一步推動人事檔案規范化建設。

關鍵詞：大數據;人事檔案;規范化;檔案管理

在大數據時代背景下，隨著數據在各個領域的廣泛應用，大數據已經成為一項可持續發展的重要資產，對各行業的發展具有至關重要的作用。大數據技術是利用信息技術的處理優勢，對數據進行收集、挖掘、分析和整理，實現對海量多元化數據的快速處理。隨著互聯網平臺容納的資源越來越多，大數據技術對信息的處理優勢更加得以體現，使人們對數據資源的獲取更加便捷和有效。人事檔案管理，是各單位人力資源管理的基礎工作，也是重要的管理途徑和依據。當今社會，每一個人都有自己的人事檔案，記錄學生時期的學習成績和表現、工作時期的工作表現、社會實踐和獎懲情況，可以反映出個人道德品質和工作能力，是考核和衡量個人價值的重要參考資料，對人才選拔和晉升具有指導意義。人事檔案規范化建設，是為了充分發揮檔案管理作用，以數字信息化建設為手段，實現電子檔案管理制度，提升檔案管理服務能力和水平。隨著互聯網水平的不斷發展，大數據技術為人事檔案規范化管理提出了新的建設思路，同時也帶來新的挑戰。如何順應時代發展，利用大數據技術實現人事檔案規范化建設，是當前人力資源管理需要解決的重要問題。因此，本文對大數據時代背景下的人事檔案規范化建設進行研究，減少傳統建設模式的弊端，提升人事檔案的管理效率，促進人力資源管理的發展。

一、人事檔案規范化建設現狀

如何順應時代發展，利用大數據技術實現人事檔案規范化建設，是當前人力資源管理需要解決的重要問題。人事檔案建設經過長時間的調整、管理與發展，逐步形成了相對規范的制度標準，人事檔案管理運行逐漸完善，標準化程度日益提高，規范化建設取得了一定實施效果。人事檔案建設的內容比較豐富，范圍比較廣泛，其管理遵循分級負責、集中管理的原則，確保檔案管理建設的高效運行和有序實施。人事檔案的建設主要包括收集整理、鑒別分類和保管利用等環節，以上環節包含了人事檔案建設工作的各個流程，為人事檔案更好地發揮作用提供了基礎保障。

1.人事檔案收集與整理

檔案收集，是人事檔案建設的基礎環節，收集材料要確保客觀真實性和規范完整性，只有滿足以上要求，才能使收集環節發揮良好作用。在具體過程中，負責人員要做好常規登記，定期進行核對和復查，及時予以補充和更正。檔案整理，按照具體流程進行劃分，包括分類、編目、裝訂和排序等階段，確保檔案的順序和邏輯具有規范化狀態。以個人為單位，按具體情況進行整理，形成相應歸類，使每一個人的相關材料都能呈現具有條理性的直觀狀態。

2.人事檔案鑒別與分類

檔案鑒別，是對材料進行梳理，判斷事實價值，將真實客觀的材料，在歸檔前進行保存。鑒別環節是重要的審核工作，任何被歸檔的材料都要有理有據，不歸檔材料也要給予說明理由，并且通過轉給、退回、留存和銷毀等方法來處理不歸檔材料。檔案分類，是人事檔案建設的重要環節，管理人員必須嚴格遵守相關條例，準確分類，集中整理，完成歸檔工作。人事檔案可根據個人履歷、鑒定考核和獎懲情況等進行分類，各類內部還可具體細分，按照不同內容各自歸檔，方便對檔案信息的檢索。

3.人事檔案保管與利用

檔案管理，要在安全的情況下儲存好相應的材料，需要設計獨立庫房，配備高質量的儲存裝置，做好防火、防水和防蟲等工作。當前逐漸開始推進檔案信息化建設，對現有檔案采用掃描方式存入信息系統，建立較為明確的保管機制。檔案利用，為檔案建設提供工作支撐，針對工作需求對人事檔案進行查閱和借用情況，要遵循制度規定，不同組織的人事部門可根據實際情況提出補充規定，在維護檔案信息需求者利益的同時，加強檔案內容的保密措施。

二、人事檔案規范化建設存在的問題

1.檔案管理方式落后

現階段大部分工作單位的人事檔案管理方式，仍然是手工管理，管理人員的主要工作是對檔案和保管庫房進行管理，工作量很大。檔案管理部門使用的信息系統，通常是對檔案目錄的錄入與修改，很少涉及相應的軟硬件設施和數據信息管理，基本上沒有減輕管理人員的工作量，也沒有提高其工作效率。雖然部分工作單位的檔案系統具備制作數字檔案功能，但相應功能設置較為不完善，不能保證數字檔案質量，通常只能手動增減信息，沒有實現數據監測和實時更新，因此檔案管理方式相對較為落后。

2.人事檔案信息利用率低

實際工作中，提供查閱是檔案主要的利用方式，查閱時需要填寫審批表格，主管簽字批準后才能查檔，較為不方便。現階段不是所有工作單位都設置了統一的數據信息管理系統，檔案信息系統目前也只被檔案部門內部單獨使用，不能在其他部門間實現信息共享，各部門缺少信息聯通，容易形成信息孤島。此外，其他部門也不能及時掌握所需要的檔案信息，因此造成信息利用率較為低下。

3.無法確保檔案真實性

由于檔案的保存形式多數為紙質檔案，在歸檔時需要依靠檔案部門人員專業知識和熟練程度，對材料進行識別與鑒定，鑒定完畢后可放入相應檔案中。現階段人事檔案信息化建設中，雖然有設計數字檔案，但不具備對數據信息真實性進行鑒定功能，將紙質檔案轉化為數字檔案，無法保證信息的真實性。首先，需要判別數字檔案是否與紙質檔案內容完全一致;其次，信息數據容易被修改和偽造;最后，儲存過程中由于操作不當很容易造成內容缺失。因此，目前的人事檔案規范化建設，還不能保證每個環節的真實性。

4.檔案信息的安全性和保密性不充分

由于檔案管理的信息數量龐大，相應的存儲、管理等配置功能沒有被有效利用，因此檔案信息化建設水平還比較低。將所有數據輸入信息系統中，不僅需要超大的存儲空間，基本的軟硬件設置也要達到相應標準，在這種情況下，還會出現檔案信息安全與保密的問題。信息在傳輸過程中有泄密和惡意盜取的危險，需要重視網絡安全問題。從表面上看，檔案信息共享與保密是矛盾的，但實際上，經過嚴格限定檔案查詢權限和內容，共享和保密都是有范圍的，二者并不矛盾。因此，在安全的環境下，將共享和保密結合起來，才能實現人事檔案規范化建設。

三、基于大數據的人事檔案規范化建設路徑

1.建立數字信息化檔案管理方式

為實現人事檔案規范化建設，需要改變原有的紙質檔案管理方式，建立數字信息化檔案管理方式，對于有重要價值的檔案信息實現雙向管理，進一步促進檔案建設的科學性。大數據時代背景下，人事檔案信息數據的內容和形式發生了巨大改變，不僅包括數字等結構式數據，還包括圖片等非結構數據，因此需要充分利用大數據技術，建立依據實體檔案庫房的智能網絡平臺，能夠對檔案大數據進行存儲、挖掘、分析和提取，同時根據現有條件進行利用和預測，以彌補檔案管理方式的不足。人事檔案信息可以全面了解職工的基本情況和社會工作情況，屬于人力資源管理工作基礎依據，因此在信息技術幫助下，應全面收集人事檔案數據，培養檔案管理意識，在有效實現資源整合的前提下，將檔案信息合理地分類與歸檔，增強檔案信息的管理效率。一方面可以通過檔案管理系統與內部數據采集終端接口連接，自動搜集員工基本信息等相關信息數據;另一方面將檔案管理系統與外部互聯網數據接口進行連接，收集反映員工真實性格特點的社交網絡數據，使人事檔案建設增加具體和有效。

2.提高檔案利用率實現數據信息共享

為實現人事檔案規范化建設，需要提高檔案利用率，實現數據信息共享。為解決檔案信息共享的問題就要確定共享的范圍和權限，對于不同保密級別的數據進行分級管理，設置不同的查詢和操作權限，只有檔案管理部門有權對檔案信息進行修改，其他部門只有查詢權限。其他部門查詢檔案信息時，先經過登錄訪問識別，然后可以查詢檔案，在此過程中，嚴格禁止復制，防止檔案信息數據泄露。確定了共享范圍和權限，就要確保數據可以有效共享。首先，進行共享的應該是職工名冊，根據填報的基本信息生成名冊，通過檔案部門的數字檔案進行共享，保證了職工基本信息準確性，為檔案規范化建設打下了良好基礎;其次，是各部門之間信息共享，保證良好的溝通和交流，提高檔案信息利用率;最后，是在線查詢，提出查詢申請后，按照權限進行審核，可以實現異地查詢和更新，避免了多次錄入和審核，提高了人事檔案建設效率。

3.完成檔案數據標準化，確保內容真實性

為實現人事檔案規范化建設，應在檔案生成過程中完成數據標準化處理，確保信息內容的真實性。在生成數字信息化檔案前，需要對紙質材料進行嚴格甄別，確保材料的真實可靠性，特別是關鍵信息出現涂改跡象的，更要嚴格鑒別真偽，嚴格禁止虛假信息出現在檔案中。將紙質材料掃描為數字化檔案時，為保證圖片清晰度，要設置合適的分辨率，掃描圖像不能出現黑邊、傾斜和模糊，確保紅色公章等內容清晰可見，數字檔案與紙質檔案的材料編號必須保持一致。在生成檔案數字材料時，對數據進行標準化處理，確定統一格式，該格式不會被隨意修改。積極利用大數據分析方法，對人事檔案的數據資源深入挖掘和應用，全面收錄人事檔案信息，保證檔案準確性和完整性。同時，應具備實時采集和更新職能部門審核的權威數據，不斷拓寬數據的來源類型，掌握數據潛在規律，為人力資源管理決策提供有力支撐。從管理角度來看，還需要加大檔案數據標準化的清查力度，及時查找因工作原因造成的檔案缺失，按照檔案管理的標準流程進行操作。

4.提供人事檔案信息數據安全保障

為實現人事檔案規范化建設，應完善大數據管理體系，建立具有安全保障的數據管理平臺。首先，需要配備齊全的硬件和軟件設施，才能進一步對人事檔案使用大數據技術進行管理。在大數據管理中，系統安全是重點維護內容。為保證檔案信息網絡云平臺儲存安全，可設置以下三層保障，第一層是防火墻保障，第二層是用戶登錄的特殊加密和授權保障，第三層是功能強大的病毒查殺軟件保障。基于以上措施，可以防止非法用戶進入系統，減少檔案信息數據泄露的可能性。其次，為確保數據信息的安全性，需要將檔案材料在網絡平臺上設置為只讀模式，為電子文檔提供安全保護;通過添加水印等防偽標識，防止信息被惡意篡改。最后，各單位檔案部門應對其他部門的查詢和調閱權限進行合理控制，根據不同需求設定合理權限，利用身份識別和密碼綁定，對查詢部門進行認證。為了及時識別檔案數據信息的安全隱患，對用戶訪問、讀寫和存取檔案的時間和類型方面，做好日志管理，同時要定期對管理系統進行檢查和維護，以保證系統正常運行，為數據安全提供保障。

檔案新技術的應用，在信息收集階段一次性地把人事檔案輸入計算機終端，利用階段可以無數次查閱打印復制，一份檔案可以多家用人單位無數次查詢，原始檔案無須翻動，所以毫發無損。現代信息技術也為保障個人信息安全提供了技術保障，按照嚴格的密級管理制度和防火墻技術可以基本保障信息安全。

四、結束語

本文通過對人事檔案規范化建設現狀進行分析，總結存在的問題，并針對問題提出基于大數據的人事檔案規范化建設路徑，以提高人力資源管理水平，促進大數據技術在人事檔案建設中的應用。由于人事檔案規范化建設涉及的因素較為復雜，本文的研究只是對此問題的初步探討，因此研究還存在進一步完善的空間。人事檔案的規范化建設，應根據具體的環境和工作單位性質進行區分，如分別對政府、學校和醫院等事業單位和一般企業的人事檔案建設進行研究，增強規范化建設的適應性。此外，人事檔案規范化建設措施的實施，需要工作單位內部各部門的協調與配合，因此可對實際執行中出現的問題進行探討和解決，以加快檔案規范化建設步伐。

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（作者單位：晉中職業技術學院）

基金項目：山西省高等學校教學改革創新項目，編號：J2018130。

作者簡介：任春霞（1970-），女，漢族，山西介休人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理和研究。