淺談綜合檔案室檔案信息管理系統建設

周林雅

摘 要：檔案管理是綜合檔案管理機制的重要組成部分，其內容主要包括檔案信息的收集、整理、存儲和部署，大致可分為實體管理和信息資源管理兩個方面。檔案管理的實施效果，對綜合檔案室各項業務的運行和單位的發展，尤其是當前信息時代背景下綜合檔案室檔案信息資源的有效開發和利用，具有重要影響，可進一步促進綜合檔案室發展目標的實現，幫助綜合檔案室壯大自身發展實力。在綜合檔案室檔案管理工作中融入網絡信息化技術，可拓寬綜合檔案室管理與發展思路，使綜合檔案室各項工作更加標準化和規范化。

關鍵詞：綜合檔案室;檔案管理;信息管理系統;建設

引言

綜合檔案室是單位檔案集中統一管理和保存的內部機構，是單位檔案管理網絡的中心。隨著信息技術的推廣，傳統檔案管理模式效率低下的弊端逐漸暴露出來。綜合檔案室借助信息工具檔案信息管理系統，實現了檔案的有效保存和高效利用，成為提高檔案現代化水平的必然選擇。并且，隨著數字化辦公、無紙化辦公的推進，原生電子文件數量逐年遞增的趨勢十分明顯，也迫切需要建設借助檔案信息管理系統這一平臺來滿足這類文件的移交接收、長期保存、共享利用的需求。

1 綜合檔案室檔案信息管理系統建設的意義

對于綜合檔案室的日常運行而言，檔案不僅是需要妥善保管并具有一定價值的文件，也是記錄各單位運行過程和活動的重要媒介。因此，檔案是每個單位的重要財富。具體來說，檔案管理就是對檔案資源和檔案中包含的相應信息的管理。檔案管理的效率將直接影響檔案綜合管理的整體水平。在新形勢下，外部環境所凸顯的信息化特征越來越突出。如果繼續用傳統的模式來進行綜合檔案室的檔案管理，將受到強烈的沖擊。目前，先進的互聯網技術不斷推動綜合檔案管理向信息化方向發展，電子檔案得到了廣泛應用。因此，建立相應的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統紙質檔案管理模式過程中發生的各種問題，方便相關工作人員對檔案開展相應的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了綜合檔案室檔案管理工作效率。另外，開展具有科學性以及規范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發揮。

2 綜合檔案室檔案信息管理系統建設策略

2.1 加速檔案數據庫建設

首先，要創新自己的檔案管理理念，采用先進的網絡信息管理理念，落實相關工作，確保檔案管理質量，減少人力物力投入，提升綜合檔案室的利益空間。在此基礎上，綜合檔案室要加強檔案信息數據庫建設，深入挖掘綜合檔案室運行中產生的信息資源，進行編譯研究，將現有紙質資源轉化為數字信息資源，并錄入檔案數據庫，應用專用軟件，加強數字信息的規范化管理，確保信息的完整性、完整性和準確性。在數據庫建設中，需結合綜合檔案室機制運行特點及發展需求，建立符合自身發展實際的數據庫，為檔案信息的利用提供良好條件。

2.2 創新檔案管理制度

綜合檔案室建設的全過程與檔案管理密切相關。只有優化和完善檔案管理體系，才能真正達到提高綜合檔案室檔案管理效率的目的。一是綜合檔案室需要結合實際情況制定相應的檔案分類標準，為后續相關檔案信息的檢索和整理提供便利;制定科學合理的檔案管理制度并實施，規范綜合檔案室檔案管理人員的行為，實現綜合檔案室檔案管理效率的全面提高。其次，推進綜合檔案室信息化變革，借助先進的網絡技術建立檔案信息一體化管理中心，并不斷優化完善檔案管理機制，最終實現檔案管理信息化的目標，在為相關使用者帶來方便的同時，還能在更大程度上提高對信息獲取的效率，推動綜合檔案室的良性發展。

2.3 做好人員培訓工作

檔案管理的信息化運作、建設和檔案管理的實踐都需要高素質的人才融入其中。基于此，在綜合檔案館檔案管理信息化的實施中，培養優秀管理人才的重點是使人才以自身的專業管理能力和專業檔案管理素養與多個部門合作，共同管理和利用本單位的檔案信息資源，以促進團隊的全面發展。一方面，加強檔案人員的培訓，構建符合檔案管理信息化模式的培訓體系，促進檔案管理人員的參與，提高檔案管理人員的信息素養和業務能力;另一方面，加強管理者之間的交流，通過開展多元化活動促進部門之間的交流，明確部門的工作需求，為多個部門提供有針對性的檔案信息，促進平臺應用的發展，檔案管理的維護和管理以檔案管理人員的綜合能力為基礎，有效管理檔案信息，提高檔案管理信息化的運行效果。另外，管理團隊在實際運行的過程中，如發現問題及時采取針對性較強的措施解決問題，將問題造成的負面影響控制在一定范圍內，使得檔案的安全性及完整性得到保證，從而促使事業單位逐漸走上一條穩定發展的道路，最終在我國社會經濟發展進程向前推進的過程中，做出一定貢獻。

2.4 確保檔案信息安全

信息安全是檔案工作的生命線。為了保證檔案信息管理系統中檔案信息的長期安全，綜合檔案室除了依托部分基礎設施的安全防護功能外，還可以在建設系統中采取以下易于操作的防護措施：一是在初期建設中選擇安全的網絡環境。一般來說，系統僅限于單位局域網，即內網接入，不完全開放接入互聯網，通過物理隔離避免開放網絡對系統中信息的影響。二是明確系統內每個角色的權限，完成用戶身份認證和授權管理，通過訪問限制嚴格控制檔案信息的范圍，防止檔案信息不必要的擴散。三是針對涉密、敏感信息，綜合檔案室可通過在涉密計算機或者未接入互聯網的工作機（僅涉及敏感信息時）中建設單機系統來實現檔案安全存儲和管理，做到“上網不涉密、涉密不上網”，杜絕系統使用中的檔案信息泄密安全隱患。四是做好檔案數據的安全備份，充分利用檔案管理系統備份與恢復功能的策略配置進行短期備份。同時定期利用脫機存儲載體進行數據備份，保障數據丟失損壞后也可及時恢復，降低存儲風險。

結束語

總之，綜合檔案室檔案管理網絡信息化建設是一項復雜的系統工程。綜合檔案室要及時創新管理理念，充分結合自身發展實際，明確自身戰略發展目標，構建檔案管理信息化體系，結合檔案管理中存在的具體問題制定針對性技術策略，有效彌補傳統管理模式的漏洞，切實提高檔案管理質量與效率，保證檔案信息資源得以有效利用，為綜合檔案室的良性發展起到助推性作用。

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