新時期規范機構編制檔案管理的思考

譙龍

機構編制檔案是指機構編制管理機關工作人員的工作記錄和記錄機構編制工作的參考文件。其主要內容涉及黨政群機關和事業單位的機構設置、職能配置、人員編制等的組織形式和配置數量等，是非常重要的信息資料和法律資料。規范機構編制檔案管理既是方便相關部門依法行政工作，也是為領導決策提供真實依據。為此，筆者重點分析探究新形勢下做好機構編制檔案管理的現實意義和有效途徑。

一、規范機構編制檔案管理的重要意義

1.規范機構編制檔案是依法治理的必然要求。當前，黨中央正在加快推進國家治理體系和治理能力現代化建設，依法治理是重要的內容之一。機構編制工作為國家治理體系和治理能力現代化提供重要的體制機制保障。機構編制檔案記錄著機構設立、運行、發展過程中的歷史過程，記載著編制管理的基本軌跡，是各部門單位履行職責和配備人員的法定依據。同時，機構編制事項的辦理，具體極強的政策性，尤其是重大的機構編制事項更是永久保存的檔案資料，是上級檢查、巡視巡察的重要內容，如果這些檔案缺失，就難以還原事項辦理經過。因此，規范機構編制檔案，就是落實“編制就是法”的具體表現，就是“依法治編”的重要舉措，就是推進國家治理體系和治理能力現代化的必然要求。

2.規范機構編制檔案是服務群眾的現實需要。機構編制檔案既涉及機關事業單位集體的機構編制事項，也涉及機關事業單位干部個人重要的人事事項，是日后檔案利用的重要信息資料。特別是編制實行實名制管理以后，機關事業單位人員基本信息、出入編制情況都必須真實、準確的記錄，這些機構編制檔案起著憑證、依據和參考的作用，是核撥經費、辦理保險等基本依據，具有法律效用。只有將這些檔案完整保存，才能夠為廣大干部職工維護自身權益和應有的社會、政治、經濟待遇提供有效服務。

3.規范機構編制檔案是科學決策的有效途徑。機構編制資源是重要的政治資源、執政資源。機構編制管理機關的重要任務之一就是優化這一執政資源的配置，高效服務于國家治理體系和治理能力現代化。機構編制檔案就是機構編制部門全部活動的原始記錄，是記載機構編制工作發展的重要文獻，特別是涉及機構演變、職能配置、職責邊界，以及編制數和領導職數等重要內容，完整體現了機構編制優化配置情況和保障作用發揮情況。做好機構編制檔案的管理，就能為黨政領導決策提供參考依據，確保決策的合法性科學性有效性。

二、當前機構編制檔案管理存在的主要問題

由于機構編制檔案涉及到的內容繁多，而且相對比較枯燥無趣，再加上專業人員缺乏，使得檔案管理工作效率不高。同時，由于部分單位檔案管理硬件條件滿足不了新形勢下檔案管理要求，導致了部分檔案因管理不善而丟失。這些情況，嚴重影響了機構編制檔案作用的發揮。通過梳理發現，目前機構編制檔案管理主要存在以下四個方面問題。

一是單位領導不夠重視。目前，機構編制管理機關都非常重視機構編制管理的具體工作，但部分單位對“檔案工作姓黨”的內涵理解不夠，對檔案管理涉及的相關法律法規沒有學深悟透，從而對機構編制管理過程中形成的檔案的收集、整理、利用不夠重視，沒有做到與業務工作同部署、同考核，也沒有建立健全檔案管理制度和責任追究制度，導致檔案管理部署不到位、落實不到位、監督不到位。

二是資料收集不夠完整。當前，部分單位對機構編制檔案的收集方式比較單一，還主要停留在少量的文書檔案上，對機構編制管理整個過程產生的檔案收集不夠完整，特別是有關附件材料。比如，涉及黨和國家機構改革、行政區劃調整等檔案的附件材料沒有進行收集。

三是常規管理不夠精細。在日常管理中，部分單位對機構編制檔案只進行了簡單的收集分類，管理不夠精細，沒有針對涉及檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、統計、借閱等制定精細化管理標準和規范化的管理流程。比如，部分檔案分類標題不清楚，或者張冠李戴亂用標題;還有部分檔案缺乏卷內目錄，或者檔案沒有標注頁碼等等。

四是業務水平不夠扎實。目前，機構編制管理機關的檔案管理工作基本上都由辦公室工作人員兼職，他們接受專業培訓機會不多，再加上本身也缺乏學習的主動性和積極性，導致檔案管理人員專業水平普遍不高，遠遠不能滿足新時期機構編制檔案管理工作需要。

三、新時期規范機構編制檔案管理的策略建議

1.完善檔案管理機制。一要建立領導責任機制，強化檔案管理領導責任，建議成立由單位分管領導任組長，各科室主要負責同志為成員的機構編制檔案管理工作領導小組。明確分管領導、責任部門和工作人員在檔案管理工作中的職責任務。同時，將機構編制檔案工作納入單位重要議事日程，與機構編制業務工作同部署，同考核，將檔案管理工作融入到日常工作中，避免出現年終突擊整理檔案的被動局面。二要建立檔案定期收錄機制，由檔案管理員定期對日常工作中產生的檔案進行收集、整理、審核，提高檔案管理工作的規范化水平。三要建立責任追究機制，對因工作不力造成檔案資料缺失等行為，要嚴格按照《檔案法》等相關法律法規追究有關責任人員責任。

2.提升檔案管理能力。機構編制檔案管理工作既是一項具有極強業務性質的工作，也是一項服務工作。這就要求機構編制檔案管理的從業人員既要有較強的檔案業務能力，能夠規范地把機構編制檔案“管好”，同時還需要有較強的服務意識和服務理念，把機構編制檔案“用好”。因此，必須重視檔案人員業務素質的提升，可采取派出去學、請進來講、結合實際做、具體工作帶等方式，組織檔案管理人員學習檔案管理規定，著力提高業務人員的檔案意識和整檔、歸檔、建檔水平，不斷提高檔案隊伍的專業技術素養和整體管理水平。

3.夯實檔案管理基礎。要進一步優化辦公設備，夯實檔案工作物質基礎，要配好電腦、打印機、掃描儀、數碼相機等基礎設備。要按照“規范管理、服務大局”的要求，積極探索機構編制檔案管理的新途徑、新辦法，將檔案工作重點放到信息化管理上來，積極推進機構編制檔案管理電子化、信息化，不斷提升檔案管理效率。特別是要依托機構編制實名制信息系統，將紙質機構編制文件檔案通過掃描上傳形成電子檔案，建立機構編制電子檔案庫，將檔案管理信息化與實名制信息系統建設緊密結合，提高機構編制檔案管理信息化水平和利用效率。

4.健全檔案管理制度。積極主動學習《檔案法》《事業單位登記管理檔案管理辦法》等檔案管理相關的法律法規，進一步建立健全收集、整理、立卷、歸檔、借閱等檔案管理制度，規范機構編制檔案管理程序。要加強對重點工作、重要活動檔案的收集管理，并重視部分保密機密文件的檔案管理，明確保密文件單獨掃描，專職人員指定專用優盤保存，確保機構編制檔案管理制度化、規范化。

5.提高檔案利用效率。工作中要堅持“以人民為中心”的理念，以實用性為導向，主動服務、熱情服務。接待查借閱檔案資料的單位在不涉密的前提下，要及時準確地提供所需資料，并做好登記，不斷滿足編辦內部管理和相關單位對機構編制檔案的利用需求，充分發揮機構編制檔案的社會效益，為推進機構編制管理法定化、科學化、規范化奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]郭柳軍.新時期下檔案管理工作現狀與分析.統計與管理，2014，10.

[2]王中玫.試論事業單位檔案管理中的問題和解決對策.企業導報，2015，9.

巴中市巴州區機構編制電子政務中心? ?四川? 巴中? 636000