信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新探究

【摘? 要】檔案是本單位各類歷史事件的真實記錄和憑證;檔案管理是本單位各項管理工作中的重要組成內容。辦公室在一個單位中發揮著軸心作用，檔案管理是其管理工作的重要內容之一。當前，互聯網技術與電子信息技術實現飛速發展，為加強檔案管理工作提供了新的途徑和方法。本文對信息時代，辦公室主要以文書檔案為例，對如何實現檔案管理工作的改革與創新進行分析和探討。

【關鍵詞】辦公室管理;信息化;檔案管理;解決措施

引言

辦公室由于工作內容和性質，檔案管理的對象通常以文書檔案為主。同時，它也是檔案管理工作的重點和難點之一。其產生于單位的行政管理事務中，種類多且數量大。文書檔案在管理上，具有系統性和嚴密性，流程復雜，程序嚴格 。它主要包括收集、分類、整理以及存儲幾個主要管理步驟。此外，開展檔案利用，如借用時，也要履行嚴格的手續。由于檔案利用對促進本單位發展和行業進步來說，具有十分重要的社會意義，因此，檔案管理工作更應該引起足夠的重視和關注。

1.辦公室對文書檔案進行歸檔的意義和作用

辦公室管理工作中，文書檔案是本單位重大歷史事件的重要載體，文書檔案歸檔工作具有十分重要的意義和作用：

1.1能為后續工作打牢基礎

文書檔案是單位的重點歷史事件的原始記錄，在收集整理這些檔案并保證其真實性完整性方面，文書檔案的歸檔工作要求嚴格，并一般以一年為一個周期，具有時限性。正由于文書檔案歸檔工作是保證后續工作開展方面發揮著重要的基礎作用，應此，應該做到應收盡收，對需要及時進行文書檔案收集并歸檔。

1.2能促進工作效率提檔升級

無論什么單位，它的管理工作都是要承前啟后的，按照一定的規則展開的。即，它的延續性較為突出。實現規范管理的辦公室，使包括文書檔案管理在內的各項管理工作始終在規范有序的框架下進行，把工作效率提高到一個新的水平。文書檔案歸檔工作不但是管理水平的高低的具體體現，也能有效提高資料信息整 理收集難度，從而促進各項管理活動的高效展開。

1.3能為單位科學決策提供借鑒

辦公室管理的文書檔案，全面而真實地記錄了單位的歷史大事，是記錄單位發展的進程的全記錄，在建設單位文化工作方面發揮著重要基礎性資料作用。對其進行科學分析，可以緊密結合近期單位發展趨勢，制定出科學的決策，使其更具科學性，是單位領導做好科學決策的好幫手。

2.辦公室在信息時代進行文書檔案歸檔的主要不足

2.1信息化管理仍然滯后

近年來，科學技術的進步速度可謂是有目共睹。以電子信息技術為例，它已經使我們的生產生活發生了巨大變化，更極大地提高了各行各業的工作效率和工作質量及強度。但同時，我們也應該看到的是，辦公室在進行檔案歸檔工作時，雖然也較多的應用了信息技術，但其范圍仍然并不夠廣泛，紙質檔案仍然占據了主要部分。由于其易破損或丟失的特點，對歸檔管理工作造成了一定的不良影響。加上應用軟件缺少，部分工作人員在電子信息技術方面知識儲量不足，實際操作能力弱，影響了信息化管理工作的效果。

2.2檔案管理意識應進一步加強

對于檔案管理工作，很重要的一點是意識問題。部分單位領導受多種原因影響，對辦公室文書歸檔工作的重要性認識不足，檔案管理意識亟需要加強。這方面，主要表現在部分單位領導認為這一項工作沒有什么專業技術含量，隨意找一個人就能做，故而，由老、弱、病人員負責此項工作的占了一定比例。同時，文書檔案管理做的基本上都是幕后工作，收入水平普遍較低，影響了工作人員的工作積極性，更影響了其工作效率。

2.3規范管理程度亟需要提升

當前而言，大部分單位對辦公室文書檔案歸檔工作已經有了充分的認識，并結合實際，在積極促進辦公室文書檔案歸檔工作方面，做了許多工作，開展了許多活動。但是，在實際工作中，管理制度應進一步健全，應進一步抓好管理制度的執行方面，仍然有較大的提升空間。此外，由于監督機制尚未完全執行到位，也使工作人員開展文書檔案歸檔工作過程中存在著一定的隨意性，“錯檔、失檔”現象也不同程度存在，同時，由于難以及時發現，也影響了檔案管理工作效率的提高。

3.解決文書檔案歸檔中相關問題的具體措施

3.1統籌文書檔案歸檔工作管理

檔案管理工作與一個單位的各部門都是密不可分的。為此，單位應成立檔案管理工作領導小組，指定牽頭負責部門，定期舉行會議，切實幫助專兼職檔案管理人員樹立和提高文書檔案歸檔意識。同時，還要做好檔案管理工作的定期檢查，做好規范考核，加大檔案相關法律法規、規范及其作用的宣傳力度，進行定期檢查，并把考核結果納入業績考核中，還應適當提高檔案管理人員待遇，提高其工作積極性，保證檔案歸檔工作順利推進。

3.2發揮和利用好電子信息技術

積極利用發揮電子信息技術的優勢，將電子信息技術逐步植入到辦公室文書檔案歸檔工作中并做好持續性完善，使紙質檔案逐步被電子檔案所取代。這樣，不但能夠有效提高工作人員在開展檔案收集、檔案儲存以及借閱與處理等方面工作效率的同時，更能有效促進整個單位管理工作的提檔升級。主要做法可包括，引進文書檔案管理專業軟件，建立網絡平臺等，實現數據信息快速傳輸與處理。

3.3強化專業化人才培養

檔案管理工作具有較強的專業性，為此，應該堅持專業的事由專業的人做。應嚴格把住檔案管理人員入口關，一方面，可以在單位內部實行準入制，只有符合一定標準和要求的人員方可從事此項工作，一方面，還可以適當提高薪酬待遇，以引進高素質專業人才，從而促進辦公室文書檔案歸檔工作的效率與質量雙提升。此外，還要重視上崗人員上崗前的培訓考核，加強現有人才培養，定期開展專業化培訓，提升他們的綜合素養。

除做好以上方面之外，還應該切實加強文書檔案的制度化管理，實現明確流程，明確標準，明確目標，促進本單位文檔案歸檔工作的提檔升級。

4.結語

總之，辦公室文書檔案是本單位整體重要信息的真實反應和真實記錄，會對本單位的正確決策與發展發揮著重要的促進和借鑒作用。信息化時代，辦公室文書檔案歸檔工作重要性應該引起更多的人重視，更應該在充分認識到當前不足的基礎上，積極改進，促進這項工作提檔升級。

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作者簡介：包麗梅（1986.04-），女，本科，學士學位。

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