淺議人事檔案的歸檔管理模式

文·姜海燕

人事檔案是指單位在招聘、錄用工作中形成的符合歸檔要求的文件資料。它記錄著職工個人的經歷、學歷、政治思想、品德作風、業務技術水平、工資待遇、考核及獎懲等相關內容，是歷史地全面地考察職工的重要依據。管理人事檔案需要檔案管理人員有高度的責任心和嚴謹的工作態度，嚴格做好人事檔案的鑒別、整理、歸檔、保管工作，嚴格履行查閱、借閱和轉遞手續，保證人事檔案收集齊全、整理規范、歸檔準確、保管安全、利用方便。

一、人事檔案的類別

（一）人事檔案按人員身份分類

一是干部檔案。包括國家統一招收并分配的大中專畢業生，黨政機關通過招考錄用選拔的公務員、選調生及事業單位公開招聘的事業編人員，部隊軍轉干部人員及其它符合干部身份的人員。

干部檔案可分為學生材料和干部材料兩種。其中學生檔案材料包括考生報考登記表、高校學生學習成績表、畢業生登記表、授予學位材料、報到證副本、高中學習期間材料、入黨入團材料、在校期間的各類獎勵材料。干部檔案材料除上述材料外，還應包括勞動（聘用）合同、工資材料、職稱材料、考察材料、年度考核、工資晉升、入黨團材料、各類表彰獎勵材料及其它相關材料。

檔案管理人員在接收此類人事檔案時，要逐一進行審核，按要求進行歸檔管理。檔案中有缺少的內容要及時進行協調溝通，需要本人提交或單位證明的材料要盡快進行補充歸檔。

二是工人檔案。工人身份目前指在機關事業、企業單位中從事工勤崗位的人員。一般通過人事部門辦理的招聘、吸收、接納等方式錄用。可分為兩大部分，一是機關事業單位的工勤人員、技術工人還有部隊復轉士官或通過其它方式錄用的人員；二是企業通過招聘等方式錄用的人員。現在企業中干部身份與工人身份在人事管理上逐漸弱化，在企業中基本是按照崗位來劃分。

工人檔案也是包括學生檔案和工人檔案，其中學生檔案與干部檔案中的一樣。工人檔案除上述材料外還包括勞動（聘用）合同、工資材料、職稱材料、考察材料、年度考核、工資晉升、加入黨團材料、各類表彰獎勵材料等其它相關材料。檔案管理人員在接收此類檔案時，也要逐一審核，嚴格歸檔，認真交接。

（二）人事檔案按內容分類

一是履歷類。包括人事資料表、個人簡歷、體檢表以及學生時期和工作時期的變動等各類證明材料。這些材料是檔案的基礎材料，也是干部與工人、專業技術人員與工人的區分證據。

二是自傳材料。指由本人書寫敘述的，包括本人學習簡歷、工作經歷、家庭情況、社會關系及政治思想、道德觀念的變化過程記錄。這類材料隨著時間的發展不斷進行補充，可體現職工本人的思想動態和人生節點。

三是考任類。指對個人的考核鑒定、總結報告、干部考核和民主評議等綜合材料，還包括干部任免、職工調動的材料，以及先進評選、內部表揚或者處分材料。此類檔案中的考核材料、民主評議、先進評選等資料基本每年都有新材料補充歸檔。

四是學歷和評聘技術職務材料。包含個人報考高等學校的相關登記表、審查表等；大中院校畢業生的登記表、高校招生登記表、學生學習成績表、學歷、學位證明、學生派遣證、報到證及在校期間取得的各類發明創造、科研成果專利、著作或受到過的表彰、影響重大的論文等。這類材料涉及到職工見習期滿轉正定級、評審專業技術職務等，在借用時要做好登記并及時督促返還。

五是勞資類。包括行政職務工資調整的各類材料，專業技術職務任職資格申報表、晉升、聘任專業技術職務的材料，工資調整、工傷、福利、考勤資料、離職、勞動關系以及相關勞動合同及補充協議等。這類材料既是工資套改的依據，也是辦理退休工資的依據，平時要延續好工作程序，工資進行套改或是變動后要將此類材料及時存入個人檔案中。

六是政審材料。招聘、提拔或是調入時要進行相應的政審工作，審查職工歷史情況，形成政審材料報告、審查結論、上級審核批復、職工本人對結論是否認可等說明材料及相關證明材料。包括入學、入團、入黨、參軍、出國等政審調查材料；更改姓名、民族、年齡、參加工作時間的組織審查材料及所依據的證明材料；個人的表彰獎勵及違法犯罪材料；家庭成員及主要社會關系政治歷史情況的證明材料。這些材料既反映職工本人的政治情況，又為其家庭成員政審提供依據。

（三）人事檔案按是否在職分類

一是在職人員檔案。指在單位工作，并由單位支付工資的各類未辦理退休手續的人員檔案。這類人員檔案按所在崗位部門進行分類，便于查閱方便。

二是離退休人員檔案。指辦理退休手續后的人員，將其相關的退休材料進行歸檔。

（四）人事檔案的其它分類

人事檔案可按姓氏筆畫分類，也可按地區、單位、晉升等級等分類。若是單位職工人少，沒有基層單位，可以按職務級別等分類。

人事檔案分類存檔是歸檔管理的重要環節。人事勞資部門的檔案人員必須以單位職工花名冊中員工編號進行編號分類。單位或企業有基層部門的，以職工所在部門劃分再進行細化分類、編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標記，且每10個檔案做一個小標記，50個檔案做一個大標記，以方便查找。

二、人事檔案的收集、歸檔、保管

人事檔案的收集。每個人從高中階段起就生成個人檔案，在就業之前都是學生檔案。就業之后，學生檔案轉為人事檔案，辦理入職、招聘時要按程序要求進行調檔、歸檔。

人事檔案工作應建立統計、登記制度，及時建立檔案名冊。每半年檢查核對統計一次檔案，主要審核檔案號和檔案名冊編號是否一致。

對該歸檔的資料檔案管理員應及時立卷歸檔。立卷歸檔時，要認真鑒別材料，字跡要清楚，手續要完備，以保證檔案的真實性。一般情況下，職工檔案材料盡量使用A4紙，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆、復寫紙、熱敏紙等進行書寫。對員工進行考核、任用、獎懲等形成的資料，人事檔案管理員應主動收集、及時登記，以保持檔案的準確性和完整性。

區分保存價值，是人事檔案立卷歸檔原則中很重要的內容。人事檔案因內容重要程度不同，所起的作用和保存價值也不同。筆者認為，凡是能反映職工在工作中、年度內基本歷史面貌的重要材料，例如個人獎懲、職務任免及年度考核、職稱評審，都應及時存入到個人檔案中，并按要求區分其價值和作用。所以人事檔案管理人員要熟悉本單位工作性質、職能、組織機構、人事變動等相關工作，科學有效地分類歸檔，方便日后查找利用。

三、人事檔案的查閱規定

人事檔案除特殊情況下不外借外，一般情況下可以查閱利用，只是查閱時應事先做好檔案查閱審批和登記手續。若是因工作調動、政審或法院查證等外來人員查閱檔案時，必須是兩位工作人員以上，出具單位查閱介紹信、查閱人身份證、填寫檔案借閱登記或借閱申請單方可進行查閱，并不得復印拍照。查閱檔案時不得用筆圈劃、涂改，更不允許抽取、替換檔案。查閱者不得泄露檔案內容。職工本人不得借用、查閱、經手或傳遞本人的個人檔案。

人事檔案工作是一種特殊類型的檔案工作，應對檔案管理員定期進行培訓，并敦促其積極參加檔案管理部門組織的檔案業務學習，提高檔案管理人員的業務能力和水平，堵住人事檔案工作中的各種漏洞。