現代醫院管理制度下的綜合檔案管理體系建設策略

文·吳善鋒

新冠肺炎疫情以來，黨中央對衛生健康體系建設提出了更高的要求，“十四五”時期提出“全面推進健康中國建設”重大任務，重視衛生健康事業在經濟社會發展及基本民生保障中的根基地位。在此背景之下，公立醫院應當完善檔案管理制度并細化檔案管理規則，提升醫院檔案信息配置工作效率，促進管理能力現代化發展。國內大多數公立醫院具有悠久的建院歷史，檔案資料繁多冗雜，還存在著檔案室設施陳舊、檔案歸置區域較為分散、管理規則相對簡易等問題，已無法充分滿足全院檔案需求。醫院檔案建設問題對內影響著全院規范化管理工作，對外則關乎每一位求醫者的基本醫療需求。因此，建立醫院綜合檔案平臺不僅能夠有效提升醫院行政工作效率，更能為醫院未來綜合服務體系建設提供信息支撐。考慮到檔案室通盤接洽各科室的工作需求，制定切實可行的措施，建立一個專業性強、規范度高的綜合檔案管理體系亟不可待。

本文創新提出建立公立醫院綜合檔案管理體系，以綜合檔案室為體系中樞，結合線上信息化檔案數據庫，搭建“集中收納-集約鑒選-保密管理-統籌調度”一體化平臺。綜合檔案管理體系交互線上線下雙重管理，引入大數據技術對檔案資料進行專業化處理，促進醫院工作管理系統現代化發展，以期為我國公立醫院檔案管理提供具有實踐意義的借鑒思路。

一、綜合檔案管理體系架構方案

綜合檔案管理體系的功能應當承擔除病案以外的全部檔案的收集、管理和利用工作。搭建體系能夠最大化發揮其基礎功能，本文據此提出了建設以實體綜合檔案室和電子檔案數據庫為核心，基于檔案工作的“收集-管理-利用”傳統標準流程提出“集中收納-集約鑒選-保密管理-統籌調度”四層組織架構，分清主次，細化流程，采取專人專用的歸口管理原則和OKR目標與關鍵成果管理法則，進一步加強醫院檔案管理工作改革深度，同時提高建設標準，拓寬綜合檔案室建設規范的使用廣度。

（一）集中收納

對檔案資料的收集工作要由分散管理向歸口管理轉變。從人員配置角度來說，以往的檔案室資料分散、人員不足，雖以節約人力成本為初衷卻間接加劇了低效邊際成本，無法有效協同全院工作步調。綜合檔案管理體系的第一步“集中收納”是對檔案資料的預處理，要求各科室指定一名政治素養良好、工作經驗豐富的收集員，負責收集和整理直屬科室的檔案資料并定期向綜合檔案室移交。移交環節強調嚴格審核登記，表明檔案來源、收集時間及專人簽字等基本信息，科室主任應當予以工作支持。另外，各科室收集員要定期集中培訓，跟進醫院工作新政策，自由交流工作心得，保持綜合檔案室制度的一致性和協調性。檔案資料的集中收納和歸口管理能夠做到最大程度上精簡人員安排，專人專用、各司其職，為檔案資料的后續歸入工作打下基礎。

（二）集約鑒選

檔案保管環節分為集約鑒選與保密管理兩個大方向，其下細分為鑒定、篩選、編目、保管、檢索、編研六個二級工作流程。檔案管理要求嚴格、工作縝密，輕易剔除銷毀內部資料可能造成不可逆的后果，因而要先進行鑒定和篩選。集約鑒選環節安排綜合檔案室專業工作人員先進行大類歸置，再細分編目。編目按照橫縱雙向規則排列，橫向按文檔所屬部門名稱分類，縱向依據管理層與各科室的隸屬關系編碼。編目應當理清主次，按照內容、級別和日期設定次級單位，逐級裝訂并錄入數據庫，對于無法劃分級別的文件可酌情與本部門文件并列歸檔，最終使用官方歸檔印鑒統一收藏，以便檢索使用。

（三）保密管理

保密管理涵蓋紙質檔案資料及數據庫資料。對收集資料進行編目后，工作人員運用數據關聯技術對資料進行識別掃描，統一上傳至線上數據庫，融合各類別、各科室檔案資料，真正實現跨區域的信息化數據庫。同時，純電子檔案也無需二次上傳，直接通過院內系統傳送至數據庫即可完成信息歸檔。應當按實際情況對檔案資料設定五到三十年不等的封閉期，電子檔案涉及加密則應采取內網內控，資料傳遞要嚴格把控載體，對內部工作人員按需設定數據庫權限。保管環境方面，對紙質檔案的保管需要更加專業的環境要求。從專業角度講，綜合檔案室建筑面積應能容納目前各類資料存放，還應考慮劃分相對獨立的建筑或樓層，為檔案室提供辦公區、工作區和閱覽區等必要場所。

（四）統籌調度

檔案的重要價值體現在利用，使用環節強調精準滿足檔案配置需求。四層組織架構最后一環本文提出統籌輸出平臺，即配合包含行政、黨建、醫療、護理、基建等資料于一體的綜合檔案室進行集中配置。前期將所收集的檔案資料精編索引，取用時可在檔案數據庫按編目代碼直接搜索、具體定位，縮減目前普遍存在的“一手需求、二手傳達”的冗雜服務環節，提升檔案輸出方的準確性與高效性以及資料需求者的體驗感。另外，本環節還需配置專業工作人員，設立層級授權管理機制，要求調用內部檔案資料前先向綜合檔案室提起申請及審核，再由檔案室及時調出。

檔案管理的集中調度使用能夠更好地利用檔案資源，提升資源配置的準確性和及時性：在支持決策方面，統籌輸出平臺可以為院領導決策提供資料支持，充分利用檔案資源；醫院管理方面，可以通過參考以往對各科室的檢查指標、評價結果等信息，達到檢查透明化、評價落實化的理想結果，進一步細化各科室的醫療工作安排；學術科研方面，綜合檔案室編研的醫院年度科研成果、專業論文等集冊能夠方便醫務人員查閱使用，為醫護人員掌握醫療新知識、解決醫療重大難題等提供幫助；日常維護方面，可以隨時查看基建方案和建設圖紙，為醫院日常維修和建設提供便利。

二、綜合檔案室及檔案數據庫建設標準

醫院檔案與人民群眾的切身利益密切相關，對醫院檔案工作的重視就是對人民群眾醫療健康問題的重視。綜合檔案室作為綜合檔案管理體系的核心環節和實體基礎具有至關重要的作用，應當嚴格按照國家檔案局的建筑參數標準，結合醫院實際需求落實檔案室建設。

（一）建筑環境標準

綜合檔案室房屋建筑要求執行《檔案館建設標準》，環境方面主要有以下兩點必要考慮：一是地面承重與防火防盜，二是采光通風與溫度濕度。選址應當就院區內部地形因地制宜，臨近道路符合消防疏散、裝卸運輸要求。為做到紙質資料的拿取便捷，檔案存放柜體不應過于密集，柜體不得超載。檔案室應當采用防盜門窗，并配備專業滅火器材和警報器。同時，考慮到紙質資料及信息化數據庫設施受日曬直射、發霉受潮、使用磨損等消耗影響，應當分時分季對綜合檔案室的通風和供暖進行調整。數字化檔案用房可設置智能門禁識別和監控報警系統，對線上儲存系統加強電子巡查安防。

（二）人員配備標準

綜合檔案室應當專項成立組織領導結構，明確體系運行的管理機制、運行機制和監管機制，建立由院辦領導任組長、檔案室負責人任副組長的綜合檔案室領導小組，統一組織協調，全力協調檔案工作。醫院綜合檔案室通常隸屬院辦公室管理，在人員配置方面應設綜合檔案室主任1人及專職檔案管理員5人以上，其他各科室內設兼職檔案管理員1人。專職檔案管理工作人員應保持相對穩定，調動工作時也應做好工作交接，及時登記注明移交信息。此外，對于檔案數據庫應當對應配備計算機專業人才，及時對設備進行更新維護。

（三）區域設施標準

檔案室按功能劃分區域后，應當對應配備固定設施。對應收集環節應將保管室分為非開放檔案保管室及現行檔案保管室，除檔案柜等基礎設施，還應配備消毒、檢測等專業器材，滿足檔案保管的特殊性；對應鑒選和保管環節，綜合檔案室應當配備裝訂區、校對區、修復區及編志室，對音像檔案應單獨歸類，檔案數據庫則配備服務器機房和公共計算機室以便檢索查看；對外利用環節考慮檔案使用者的需求，服務大廳分開放閱覽區和使用者休息區，公示綜合檔案室及檔案數據庫使用規則。

三、綜合檔案管理體系工作原則

本文提出對綜合檔案管理體系采用OKR管理法作為工作原則對全流程進行把控，包含的Objectives和Key Results代表項目的目標和結果。其中目標強調階段性，結果強調關鍵性。綜合檔案管理體系是對公立醫院檔案室工作全面升級，最終目標就是替代原有的簡易檔案室成為醫院工作環節中不可或缺的一環，滿足內外部檔案資料使用者的需求，促進醫院現代化發展。

對于階段性目標，OKR法將最終目標設定為最高級別，向下兼容團隊目標和個人目標。在實踐中，綜合檔案體系的所有參與人員可以先設定個人階段目標，比如集中收集環節的工作人員大多數由各科室醫護人員兼職，并未深入檔案管理體系，那么該環節工作人員可以依據個人實際工作情況設定目標，反映在管理體系平臺中。而對于參與核心環節的綜合檔案室工作人員，則可以在平臺中發布個人目標后，認領與個人目標有強關聯的團隊目標，集中協作，進一步促進目標達成。OKR法則的優勢在于將目標量化、細化，按照優先級對階段性目標進行排列，而不是直接通過控制工作人員的績效來反壓目標的達成，更符合事業單位承擔公共事務管理職能的工作特性。

關鍵性成果則是設定優先級目標的必然體現。管理方式的轉變不僅體現在工作流程的變化上，還需考慮影響新體系實施的各種潛在問題，預想實際工作中可能出現的障礙因素，綜合檔案管理體系才能正常運轉。如果將單一階段目標與結果視作一次小循環，那么OKR原則的關鍵性成果評估就是對小循環的總結。通過關鍵性成果再對前期目標進行修正，由小循環不斷推進工作進程，最終實現綜合檔案管理體系在公立醫院管理工作中的大循環。OKR管理法的關鍵性成果能夠極大程度上提升工作人員的主觀能動性，保障綜合檔案管理體系的靈活性和實時性。

圖1 OKR管理法下的綜合檔案管理體系

依據OKR目標與關鍵成果法結合我國公立醫院管理工作現狀設定的工作原則如上圖所示。OKR管理法在上市公司中通常設定五至六個階段性目標，考慮到公立醫院管理層級規范、經營范圍分明的實際情況，將工作的目標設定為長期愿景、年度規劃和月度與季度目標共三個層級。院級目標即管理體系的最終目標，黨和政府要求公立醫院堅持管辦分開、分類指導，對醫院檔案管理工作的革新有助于落實現代醫院管理制度。團隊目標與個人目標是體系具體運行的表現，應當結合醫院工作年度對工作進行規范分析，并細分到月度、年度，最終落實到檔案工作人員的每一個工作日上。

管理工作將長遠工作目標按時間切分為具體目標，按時間節點劃分后應當在既定的截止時間以量化形式展示該段期間內的工作成效。目標設定后，應當在每一次“目標-結果”循環完成后立即進行評價，將統計數據可視化，根據實施效果及時協商并調整目標方案。各科室的兼職收集人員與檔案室專業服務人員的工作相輔相成，個人目標的實現促進團隊目標的實現，最終反饋到院級期望，實現由小循環到大循環的動態管理，促進綜合檔案管理體系平穩運行的關鍵性成果。

四、結語

新冠肺炎疫情以來，黨和政府關心關注國家公共衛生體系建設，提出建設平戰結合的重大疫情防控救治體系，強化公共衛生法制保障和科技支撐。檔案管理作為醫院管理工作的重要一環，建立綜合檔案室及配套管理體系是醫院發展的必然要求，而云計算和大數據技術盛行的互聯網時代背景為檔案管理工作帶來了新的管理思路和實踐方式。檔案管理人員應當積極識別機遇與挑戰，醫院也應高度重視檔案管理在綜合能力建設中的重要地位，及時將新技術和新思路引入管理方法，上下同欲，緊跟黨對公立醫院改革要求的步伐，把握新形勢和新局面下醫院的進步需要，更好地服務公共衛生事業的建設與發展。