現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的綜合檔案管理體系建設策略

文·吳善鋒

新冠肺炎疫情以來，黨中央對衛(wèi)生健康體系建設提出了更高的要求，“十四五”時期提出“全面推進健康中國建設”重大任務，重視衛(wèi)生健康事業(yè)在經(jīng)濟社會發(fā)展及基本民生保障中的根基地位。在此背景之下，公立醫(yī)院應當完善檔案管理制度并細化檔案管理規(guī)則，提升醫(yī)院檔案信息配置工作效率，促進管理能力現(xiàn)代化發(fā)展。國內(nèi)大多數(shù)公立醫(yī)院具有悠久的建院歷史，檔案資料繁多冗雜，還存在著檔案室設施陳舊、檔案歸置區(qū)域較為分散、管理規(guī)則相對簡易等問題，已無法充分滿足全院檔案需求。醫(yī)院檔案建設問題對內(nèi)影響著全院規(guī)范化管理工作，對外則關(guān)乎每一位求醫(yī)者的基本醫(yī)療需求。因此，建立醫(yī)院綜合檔案平臺不僅能夠有效提升醫(yī)院行政工作效率，更能為醫(yī)院未來綜合服務體系建設提供信息支撐。考慮到檔案室通盤接洽各科室的工作需求，制定切實可行的措施，建立一個專業(yè)性強、規(guī)范度高的綜合檔案管理體系亟不可待。

本文創(chuàng)新提出建立公立醫(yī)院綜合檔案管理體系，以綜合檔案室為體系中樞，結(jié)合線上信息化檔案數(shù)據(jù)庫，搭建“集中收納-集約鑒選-保密管理-統(tǒng)籌調(diào)度”一體化平臺。綜合檔案管理體系交互線上線下雙重管理，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進行專業(yè)化處理，促進醫(yī)院工作管理系統(tǒng)現(xiàn)代化發(fā)展，以期為我國公立醫(yī)院檔案管理提供具有實踐意義的借鑒思路。

一、綜合檔案管理體系架構(gòu)方案

綜合檔案管理體系的功能應當承擔除病案以外的全部檔案的收集、管理和利用工作。搭建體系能夠最大化發(fā)揮其基礎功能，本文據(jù)此提出了建設以實體綜合檔案室和電子檔案數(shù)據(jù)庫為核心，基于檔案工作的“收集-管理-利用”傳統(tǒng)標準流程提出“集中收納-集約鑒選-保密管理-統(tǒng)籌調(diào)度”四層組織架構(gòu)，分清主次，細化流程，采取專人專用的歸口管理原則和OKR目標與關(guān)鍵成果管理法則，進一步加強醫(yī)院檔案管理工作改革深度，同時提高建設標準，拓寬綜合檔案室建設規(guī)范的使用廣度。

（一）集中收納

對檔案資料的收集工作要由分散管理向歸口管理轉(zhuǎn)變。從人員配置角度來說，以往的檔案室資料分散、人員不足，雖以節(jié)約人力成本為初衷卻間接加劇了低效邊際成本，無法有效協(xié)同全院工作步調(diào)。綜合檔案管理體系的第一步“集中收納”是對檔案資料的預處理，要求各科室指定一名政治素養(yǎng)良好、工作經(jīng)驗豐富的收集員，負責收集和整理直屬科室的檔案資料并定期向綜合檔案室移交。移交環(huán)節(jié)強調(diào)嚴格審核登記，表明檔案來源、收集時間及專人簽字等基本信息，科室主任應當予以工作支持。另外，各科室收集員要定期集中培訓，跟進醫(yī)院工作新政策，自由交流工作心得，保持綜合檔案室制度的一致性和協(xié)調(diào)性。檔案資料的集中收納和歸口管理能夠做到最大程度上精簡人員安排，專人專用、各司其職，為檔案資料的后續(xù)歸入工作打下基礎。

（二）集約鑒選

檔案保管環(huán)節(jié)分為集約鑒選與保密管理兩個大方向，其下細分為鑒定、篩選、編目、保管、檢索、編研六個二級工作流程。檔案管理要求嚴格、工作縝密，輕易剔除銷毀內(nèi)部資料可能造成不可逆的后果，因而要先進行鑒定和篩選。集約鑒選環(huán)節(jié)安排綜合檔案室專業(yè)工作人員先進行大類歸置，再細分編目。編目按照橫縱雙向規(guī)則排列，橫向按文檔所屬部門名稱分類，縱向依據(jù)管理層與各科室的隸屬關(guān)系編碼。編目應當理清主次，按照內(nèi)容、級別和日期設定次級單位，逐級裝訂并錄入數(shù)據(jù)庫，對于無法劃分級別的文件可酌情與本部門文件并列歸檔，最終使用官方歸檔印鑒統(tǒng)一收藏，以便檢索使用。

（三）保密管理

保密管理涵蓋紙質(zhì)檔案資料及數(shù)據(jù)庫資料。對收集資料進行編目后，工作人員運用數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)技術(shù)對資料進行識別掃描，統(tǒng)一上傳至線上數(shù)據(jù)庫，融合各類別、各科室檔案資料，真正實現(xiàn)跨區(qū)域的信息化數(shù)據(jù)庫。同時，純電子檔案也無需二次上傳，直接通過院內(nèi)系統(tǒng)傳送至數(shù)據(jù)庫即可完成信息歸檔。應當按實際情況對檔案資料設定五到三十年不等的封閉期，電子檔案涉及加密則應采取內(nèi)網(wǎng)內(nèi)控，資料傳遞要嚴格把控載體，對內(nèi)部工作人員按需設定數(shù)據(jù)庫權(quán)限。保管環(huán)境方面，對紙質(zhì)檔案的保管需要更加專業(yè)的環(huán)境要求。從專業(yè)角度講，綜合檔案室建筑面積應能容納目前各類資料存放，還應考慮劃分相對獨立的建筑或樓層，為檔案室提供辦公區(qū)、工作區(qū)和閱覽區(qū)等必要場所。

（四）統(tǒng)籌調(diào)度

檔案的重要價值體現(xiàn)在利用，使用環(huán)節(jié)強調(diào)精準滿足檔案配置需求。四層組織架構(gòu)最后一環(huán)本文提出統(tǒng)籌輸出平臺，即配合包含行政、黨建、醫(yī)療、護理、基建等資料于一體的綜合檔案室進行集中配置。前期將所收集的檔案資料精編索引，取用時可在檔案數(shù)據(jù)庫按編目代碼直接搜索、具體定位，縮減目前普遍存在的“一手需求、二手傳達”的冗雜服務環(huán)節(jié)，提升檔案輸出方的準確性與高效性以及資料需求者的體驗感。另外，本環(huán)節(jié)還需配置專業(yè)工作人員，設立層級授權(quán)管理機制，要求調(diào)用內(nèi)部檔案資料前先向綜合檔案室提起申請及審核，再由檔案室及時調(diào)出。

檔案管理的集中調(diào)度使用能夠更好地利用檔案資源，提升資源配置的準確性和及時性：在支持決策方面，統(tǒng)籌輸出平臺可以為院領導決策提供資料支持，充分利用檔案資源；醫(yī)院管理方面，可以通過參考以往對各科室的檢查指標、評價結(jié)果等信息，達到檢查透明化、評價落實化的理想結(jié)果，進一步細化各科室的醫(yī)療工作安排；學術(shù)科研方面，綜合檔案室編研的醫(yī)院年度科研成果、專業(yè)論文等集冊能夠方便醫(yī)務人員查閱使用，為醫(yī)護人員掌握醫(yī)療新知識、解決醫(yī)療重大難題等提供幫助；日常維護方面，可以隨時查看基建方案和建設圖紙，為醫(yī)院日常維修和建設提供便利。

二、綜合檔案室及檔案數(shù)據(jù)庫建設標準

醫(yī)院檔案與人民群眾的切身利益密切相關(guān)，對醫(yī)院檔案工作的重視就是對人民群眾醫(yī)療健康問題的重視。綜合檔案室作為綜合檔案管理體系的核心環(huán)節(jié)和實體基礎具有至關(guān)重要的作用，應當嚴格按照國家檔案局的建筑參數(shù)標準，結(jié)合醫(yī)院實際需求落實檔案室建設。

（一）建筑環(huán)境標準

綜合檔案室房屋建筑要求執(zhí)行《檔案館建設標準》，環(huán)境方面主要有以下兩點必要考慮：一是地面承重與防火防盜，二是采光通風與溫度濕度。選址應當就院區(qū)內(nèi)部地形因地制宜，臨近道路符合消防疏散、裝卸運輸要求。為做到紙質(zhì)資料的拿取便捷，檔案存放柜體不應過于密集，柜體不得超載。檔案室應當采用防盜門窗，并配備專業(yè)滅火器材和警報器。同時，考慮到紙質(zhì)資料及信息化數(shù)據(jù)庫設施受日曬直射、發(fā)霉受潮、使用磨損等消耗影響，應當分時分季對綜合檔案室的通風和供暖進行調(diào)整。數(shù)字化檔案用房可設置智能門禁識別和監(jiān)控報警系統(tǒng)，對線上儲存系統(tǒng)加強電子巡查安防。

（二）人員配備標準

綜合檔案室應當專項成立組織領導結(jié)構(gòu)，明確體系運行的管理機制、運行機制和監(jiān)管機制，建立由院辦領導任組長、檔案室負責人任副組長的綜合檔案室領導小組，統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，全力協(xié)調(diào)檔案工作。醫(yī)院綜合檔案室通常隸屬院辦公室管理，在人員配置方面應設綜合檔案室主任1人及專職檔案管理員5人以上，其他各科室內(nèi)設兼職檔案管理員1人。專職檔案管理工作人員應保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時也應做好工作交接，及時登記注明移交信息。此外，對于檔案數(shù)據(jù)庫應當對應配備計算機專業(yè)人才，及時對設備進行更新維護。

（三）區(qū)域設施標準

檔案室按功能劃分區(qū)域后，應當對應配備固定設施。對應收集環(huán)節(jié)應將保管室分為非開放檔案保管室及現(xiàn)行檔案保管室，除檔案柜等基礎設施，還應配備消毒、檢測等專業(yè)器材，滿足檔案保管的特殊性；對應鑒選和保管環(huán)節(jié)，綜合檔案室應當配備裝訂區(qū)、校對區(qū)、修復區(qū)及編志室，對音像檔案應單獨歸類，檔案數(shù)據(jù)庫則配備服務器機房和公共計算機室以便檢索查看；對外利用環(huán)節(jié)考慮檔案使用者的需求，服務大廳分開放閱覽區(qū)和使用者休息區(qū)，公示綜合檔案室及檔案數(shù)據(jù)庫使用規(guī)則。

三、綜合檔案管理體系工作原則

本文提出對綜合檔案管理體系采用OKR管理法作為工作原則對全流程進行把控，包含的Objectives和Key Results代表項目的目標和結(jié)果。其中目標強調(diào)階段性，結(jié)果強調(diào)關(guān)鍵性。綜合檔案管理體系是對公立醫(yī)院檔案室工作全面升級，最終目標就是替代原有的簡易檔案室成為醫(yī)院工作環(huán)節(jié)中不可或缺的一環(huán)，滿足內(nèi)外部檔案資料使用者的需求，促進醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

對于階段性目標，OKR法將最終目標設定為最高級別，向下兼容團隊目標和個人目標。在實踐中，綜合檔案體系的所有參與人員可以先設定個人階段目標，比如集中收集環(huán)節(jié)的工作人員大多數(shù)由各科室醫(yī)護人員兼職，并未深入檔案管理體系，那么該環(huán)節(jié)工作人員可以依據(jù)個人實際工作情況設定目標，反映在管理體系平臺中。而對于參與核心環(huán)節(jié)的綜合檔案室工作人員，則可以在平臺中發(fā)布個人目標后，認領與個人目標有強關(guān)聯(lián)的團隊目標，集中協(xié)作，進一步促進目標達成。OKR法則的優(yōu)勢在于將目標量化、細化，按照優(yōu)先級對階段性目標進行排列，而不是直接通過控制工作人員的績效來反壓目標的達成，更符合事業(yè)單位承擔公共事務管理職能的工作特性。

關(guān)鍵性成果則是設定優(yōu)先級目標的必然體現(xiàn)。管理方式的轉(zhuǎn)變不僅體現(xiàn)在工作流程的變化上，還需考慮影響新體系實施的各種潛在問題，預想實際工作中可能出現(xiàn)的障礙因素，綜合檔案管理體系才能正常運轉(zhuǎn)。如果將單一階段目標與結(jié)果視作一次小循環(huán)，那么OKR原則的關(guān)鍵性成果評估就是對小循環(huán)的總結(jié)。通過關(guān)鍵性成果再對前期目標進行修正，由小循環(huán)不斷推進工作進程，最終實現(xiàn)綜合檔案管理體系在公立醫(yī)院管理工作中的大循環(huán)。OKR管理法的關(guān)鍵性成果能夠極大程度上提升工作人員的主觀能動性，保障綜合檔案管理體系的靈活性和實時性。

圖1 OKR管理法下的綜合檔案管理體系

依據(jù)OKR目標與關(guān)鍵成果法結(jié)合我國公立醫(yī)院管理工作現(xiàn)狀設定的工作原則如上圖所示。OKR管理法在上市公司中通常設定五至六個階段性目標，考慮到公立醫(yī)院管理層級規(guī)范、經(jīng)營范圍分明的實際情況，將工作的目標設定為長期愿景、年度規(guī)劃和月度與季度目標共三個層級。院級目標即管理體系的最終目標，黨和政府要求公立醫(yī)院堅持管辦分開、分類指導，對醫(yī)院檔案管理工作的革新有助于落實現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。團隊目標與個人目標是體系具體運行的表現(xiàn)，應當結(jié)合醫(yī)院工作年度對工作進行規(guī)范分析，并細分到月度、年度，最終落實到檔案工作人員的每一個工作日上。

管理工作將長遠工作目標按時間切分為具體目標，按時間節(jié)點劃分后應當在既定的截止時間以量化形式展示該段期間內(nèi)的工作成效。目標設定后，應當在每一次“目標-結(jié)果”循環(huán)完成后立即進行評價，將統(tǒng)計數(shù)據(jù)可視化，根據(jù)實施效果及時協(xié)商并調(diào)整目標方案。各科室的兼職收集人員與檔案室專業(yè)服務人員的工作相輔相成，個人目標的實現(xiàn)促進團隊目標的實現(xiàn)，最終反饋到院級期望，實現(xiàn)由小循環(huán)到大循環(huán)的動態(tài)管理，促進綜合檔案管理體系平穩(wěn)運行的關(guān)鍵性成果。

四、結(jié)語

新冠肺炎疫情以來，黨和政府關(guān)心關(guān)注國家公共衛(wèi)生體系建設，提出建設平戰(zhàn)結(jié)合的重大疫情防控救治體系，強化公共衛(wèi)生法制保障和科技支撐。檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要一環(huán)，建立綜合檔案室及配套管理體系是醫(yī)院發(fā)展的必然要求，而云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)盛行的互聯(lián)網(wǎng)時代背景為檔案管理工作帶來了新的管理思路和實踐方式。檔案管理人員應當積極識別機遇與挑戰(zhàn)，醫(yī)院也應高度重視檔案管理在綜合能力建設中的重要地位，及時將新技術(shù)和新思路引入管理方法，上下同欲，緊跟黨對公立醫(yī)院改革要求的步伐，把握新形勢和新局面下醫(yī)院的進步需要，更好地服務公共衛(wèi)生事業(yè)的建設與發(fā)展。