中美檔案信息服務(wù)的比較分析及借鑒

趙林華

摘? 要：中美兩國(guó)經(jīng)濟(jì)、歷史、文化背景不同，兩國(guó)的檔案信息服務(wù)各有特點(diǎn)。美國(guó)檔案信息服務(wù)相關(guān)的法律制度完善，管理方式、管理理念先進(jìn)。我國(guó)檔案部門(mén)應(yīng)健全檔案信息服務(wù)制度，優(yōu)化檔案信息服務(wù)方式，加強(qiáng)檔案信息服務(wù)意識(shí)，提升檔案信息服務(wù)技術(shù)，使我國(guó)的檔案信息服務(wù)更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息服務(wù);美國(guó);理念;數(shù)字化;信息資源

Abstract： China and the United States have different economic， historical， and cultural backgrounds， and the archival information services of the two countries have their own characteristics. The United States has a complete legal system related to archives information services， with advanced management methods and management concepts. The archives department of our country should improve the archive information service system， optimize the archive information service method， strengthen the awareness of archive information service， and upgrade the archive information service technology， so that my country's archive information service can better adapt to the development of the information age.

Keywords： Archival information service; America; Idea; Digitization; Information resource

我國(guó)近年來(lái)檔案信息服務(wù)水平有一定的提高，但和美國(guó)相比還有不小的差別。美國(guó)的檔案信息服務(wù)有完善的法律保障，服務(wù)理念先進(jìn)，服務(wù)方式多樣化，檔案信息利用率高，這些都值得我們檔案部門(mén)學(xué)習(xí)借鑒，促進(jìn)我國(guó)檔案信息服務(wù)更好地發(fā)展。

1 美國(guó)檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)及現(xiàn)狀分析

1.1 美國(guó)檔案信息服務(wù)工程起步較早。1995年，美國(guó)著手實(shí)施“美國(guó)記憶”工程，主要由圖書(shū)館、檔案館等部門(mén)參與，將美國(guó)重要的、有紀(jì)念意義的歷史檔案數(shù)字化。同一時(shí)期還推出了“數(shù)字圖書(shū)館計(jì)劃”，用戶(hù)可在線瀏覽閱讀，通過(guò)和搜索引擎的結(jié)合，檔案檢索能力進(jìn)一步提高。

1.2 美國(guó)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)較多，信息資源豐富。美國(guó)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)眾多，層次不一。既包括國(guó)家層次的聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)如美國(guó)國(guó)家檔案館，又包括各州政府建設(shè)的地方檔案機(jī)構(gòu)如密西根州檔案館，同時(shí)還包括一些知名企業(yè)建設(shè)的商業(yè)檔案機(jī)構(gòu)，各種檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)已達(dá)到7000多個(gè)。用戶(hù)可通過(guò)檔案館實(shí)體服務(wù)和在線服務(wù)獲取各種所需要的信息。

1.3 開(kāi)放、平等、自由的檔案信息服務(wù)理念。二戰(zhàn)后美國(guó)頒布了一系列相關(guān)法案如《信息自由法》《政府信息公開(kāi)法》《隱私權(quán)法》等，確保在維護(hù)個(gè)人隱私和機(jī)密的前提下，民眾有獲得信息的權(quán)利。美國(guó)年滿(mǎn)14歲的公民有權(quán)查詢(xún)已開(kāi)放的檔案信息，16歲以上的公民可到檔案機(jī)構(gòu)參觀或查詢(xún)，國(guó)內(nèi)外讀者可在檔案館內(nèi)對(duì)已公開(kāi)的檔案信息查閱、引用、復(fù)制、拍照等。美國(guó)檔案機(jī)構(gòu)針對(duì)殘疾人士還提供了有聲服務(wù)和盲文服務(wù)，方便不同用戶(hù)對(duì)信息資源的利用。

1.4 提供便民服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)，服務(wù)方式多樣化。美國(guó)的檔案信息機(jī)構(gòu)提供了各種便民服務(wù)，工作人員具備良好的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。相關(guān)機(jī)構(gòu)配備了打印、復(fù)印設(shè)備等供用戶(hù)使用，有些大型檔案館還提供休息室、餐廳等便民服務(wù)。檔案機(jī)構(gòu)有針對(duì)性地定制、實(shí)施個(gè)性化的信息服務(wù)，還積極進(jìn)行宣傳和推廣服務(wù)，也利用Twitter、YouTube、Facebook、Google等社交平臺(tái)發(fā)布信息，和公眾進(jìn)行交流，搜集反饋信息。

1.5 多部門(mén)協(xié)同合作，主動(dòng)開(kāi)發(fā)信息資源。美國(guó)檔案機(jī)構(gòu)在檔案信息工作中，充分利用優(yōu)勢(shì)，利用社會(huì)力量，合作共贏。檔案館經(jīng)常和美國(guó)著名大學(xué)合作，共享資源。檔案機(jī)構(gòu)還主動(dòng)搜集信息資源，如主動(dòng)向一戰(zhàn)、二戰(zhàn)后的士兵及家屬征集戰(zhàn)爭(zhēng)資料，包括采用搜集照片、日記、口述等方式，豐富檔案資源。

1.6 美國(guó)數(shù)字化檔案信息服務(wù)極具特色。美國(guó)檔案機(jī)構(gòu)成立了專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是在原有的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)加工分類(lèi)后形成的，將不同信息分類(lèi)，形成不同的專(zhuān)題，便于公眾查閱。美國(guó)檔案部門(mén)開(kāi)設(shè)了網(wǎng)上展廳，為用戶(hù)呈現(xiàn)了一個(gè)豐富多彩的檔案世界。檔案機(jī)構(gòu)還對(duì)用戶(hù)進(jìn)行免費(fèi)培訓(xùn)和提供使用指南，包括在線咨詢(xún)、在線指導(dǎo)、信息化操作等方式，幫助用戶(hù)更快更有效地進(jìn)行檢索和查詢(xún)。

2 我國(guó)檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息資源利用率低，檔案信息資源少。目前我國(guó)檔案管理部門(mén)觀念比較傳統(tǒng)，重視檔案整理，忽視資源利用。可利用的檔案資源也偏少，尤其是歷史檔案資源數(shù)量較少。

2.2 檔案信息化建設(shè)不夠完善。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，無(wú)法滿(mǎn)足國(guó)內(nèi)外各種數(shù)據(jù)資源的融合。我國(guó)的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理等方面和美國(guó)相比還有一定差距，檔案信息化應(yīng)用還處在探索階段。

2.3 檔案信息服務(wù)理念落后，信息服務(wù)方式單調(diào)。檔案工作者不能了解用戶(hù)需求，在線互動(dòng)環(huán)節(jié)不夠完善。檔案館的服務(wù)方式主要以單向服務(wù)為主，缺乏有效溝通，推送服務(wù)不夠主動(dòng)。能借助微信、微博等各種APP新媒體提供服務(wù)的檔案館數(shù)量很少。

2.4 檔案網(wǎng)站信息服務(wù)水平較低。我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)存在問(wèn)題表現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫(kù)資源較少，內(nèi)容更新不及時(shí)。許多檔案網(wǎng)站資源匱乏，數(shù)字化進(jìn)程緩慢，檔案信息無(wú)論數(shù)量還是質(zhì)量都嚴(yán)重不足。

3 美國(guó)檔案信息服務(wù)對(duì)我們的啟示

3.1 制定完善的檔案信息服務(wù)法律法規(guī)。我國(guó)雖然已經(jīng)頒布《中華人民共和國(guó)檔案法》，但實(shí)施中還存在不少障礙。表現(xiàn)在有的立法滯后，有的法律之間有沖突等，例如《政府信息公開(kāi)條例》《民商法》中規(guī)定有些檔案信息是不宜或不能公開(kāi)的，這些法律規(guī)定有交叉，界定不夠明確。隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案信息法律規(guī)定也需要進(jìn)一步隨之調(diào)整。

3.2 明確檔案開(kāi)放的范圍，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。我國(guó)法律規(guī)定涉及機(jī)密、安全、隱私、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的信息是不能公開(kāi)的。信息公開(kāi)與否，普通大眾無(wú)從知曉。因此，檔案部門(mén)要明確向社會(huì)開(kāi)放的范圍，消除公民和檔案部門(mén)的距離感，檔案機(jī)構(gòu)的大門(mén)要向社會(huì)公眾開(kāi)放，培養(yǎng)公眾的檔案意識(shí)，行使檔案權(quán)利。檔案工作人員主動(dòng)宣傳檔案信息價(jià)值，向公眾開(kāi)放已經(jīng)可以公開(kāi)的信息，吸引社會(huì)公眾主動(dòng)查詢(xún)、利用檔案信息。

3.3 著力開(kāi)發(fā)檔案信息資源。我國(guó)檔案部門(mén)應(yīng)致力于拓展檔案資源渠道。一是拓展開(kāi)發(fā)主體。目前我國(guó)檔案部門(mén)需要和社會(huì)各部門(mén)協(xié)同合作，檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)之間甚至是不同國(guó)家的檔案部門(mén)之間互助協(xié)作，資源共享;二是開(kāi)發(fā)內(nèi)容更側(cè)重于微觀信息。為了更真實(shí)地還原歷史真相，需要我們從微觀層面去發(fā)現(xiàn)和收集歷史細(xì)節(jié)。社會(huì)公眾可以利用微博、微信等新媒體提供自己的信息、材料和觀點(diǎn)等。

3.4 轉(zhuǎn)變檔案工作的服務(wù)方式。檔案服務(wù)方式要不斷創(chuàng)新。首先，大力發(fā)展線上服務(wù)。新時(shí)代檔案信息開(kāi)發(fā)和利用，應(yīng)打破原有的時(shí)間和空間限制，實(shí)施多元化模式發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、手機(jī)終端APP及各種新媒體軟件，為檔案信息使用者提供最大便利。其次，構(gòu)建檔案信息服務(wù)網(wǎng)站。重視門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的建設(shè)，豐富網(wǎng)站的資源，更新網(wǎng)站內(nèi)容，和其他相關(guān)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.5 優(yōu)化檔案部門(mén)設(shè)備配置，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案部門(mén)應(yīng)投入專(zhuān)項(xiàng)資金，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備的同時(shí)還要配置相應(yīng)的軟件，包括數(shù)據(jù)采集、分析、安全保護(hù)等方面的先進(jìn)軟件，為檔案信息整理、挖掘、開(kāi)發(fā)、利用提供支持。在檔案搜集、立卷、利用過(guò)程中引入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化管理，要不斷加強(qiáng)建設(shè)智慧檔案館的意識(shí)，不斷推進(jìn)檔案管理智能化發(fā)展。

*本文系河南省高校人文社科基金“高校檔案館文化記憶功能與大學(xué)文化記憶長(zhǎng)效機(jī)制研究”（2021-ZZJH-030）

*河南省檔案科技項(xiàng)目“新時(shí)代高校檔案館文化建設(shè)研究”（2020-R-33）的階段性成果。

（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2020-12-20）

4.2 全市建立退休人員管理平臺(tái)。從2017年紙質(zhì)人事檔案的移交，到今天人事檔案的雙載體移交，從安全保管到安全保管+有效利用，人事檔案的數(shù)字化加工為這個(gè)“+”提供了數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也對(duì)電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、電子數(shù)據(jù)保護(hù)以及電子數(shù)據(jù)利用提出新的課題。

安鋼在企業(yè)內(nèi)部做了有益的嘗試，推而廣之，全市可著手“區(qū)塊鏈+人事檔案管理”研究，探索可中心管控、可授權(quán)加工、可控性共享等適合人事檔案管理要求的新模式，在推進(jìn)退休人員管理平臺(tái)建設(shè)進(jìn)程中，不斷提高人機(jī)交互的流暢度，逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)的更迭與服務(wù)品質(zhì)的提升。從而推進(jìn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門(mén)共享利用，更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)、人才隊(duì)伍建設(shè)和社會(huì)治理等方面的服務(wù)性功能。

4.3 人事檔案移交途徑的多元化。國(guó)有企業(yè)退休人員檔案雙載體移交、退休人員管理平臺(tái)成功搭建后，紙質(zhì)檔案的移交流向可以多元化：館庫(kù)面積、保管條件成熟的縣區(qū)可以適當(dāng)多接收紙質(zhì)檔案，企業(yè)也可以按照所在地整體移交等。政府能提供更多元化的社會(huì)服務(wù)職能，企業(yè)可以選擇適合的、低成本的、方便快捷的途徑，將退休人員社會(huì)化管理常態(tài)化，真正發(fā)揮國(guó)有企業(yè)輕裝上陣干主業(yè)作用。

（作者單位：李紅，安陽(yáng)市檔案館;孫虹，安陽(yáng)鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司 來(lái)稿日期：2020-12-20）