檔案數(shù)字化加工場地的規(guī)范化探析

劉燁寧

摘? 要：由于國內(nèi)檔案數(shù)字化標準規(guī)范較少涉及檔案數(shù)字化加工場地的規(guī)范化，我國大部分數(shù)字化加工場地都面臨環(huán)境標準、操作制度、結(jié)構(gòu)模式、應急預案、政策支持方面的問題。為保障檔案數(shù)字化工作安全開展，建議從制度與場地兩方面對檔案數(shù)字化加工場地進行規(guī)范化管控。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;加工場地;規(guī)范化;檔案修復;檔案整理

Abstract： As domestic standards and norms for the digitisation of Archives rarely deal with the standardisation of archival digitisation processing sites， most of China's digital processing sites face problems with environmental standards， operating systems， structural models， emergency plans and policy support. To ensure the safe digitisation of Archives， it is suggested to standardize the management and control of Archives digital processing site from two aspects of system and site.

Keywords： Archive digitisation; Processing sites; Standardisation; Archive repair; Archive organization

檔案數(shù)字化加工場地作為檔案數(shù)字化工作開展的基礎(chǔ)環(huán)境，涵蓋了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的全部工作區(qū)域，確保其規(guī)范化同樣也是國家安全體系建設(shè)中不可或缺的緊要一步。基于此，文章就檔案數(shù)字化加工場地在規(guī)范化管理方面的主要癥結(jié)進行闡述，試探析其規(guī)范化管控建議。

1 政策梳理

2014年12月，國家檔案局印發(fā)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，[1]對數(shù)字化加工場地進行了9點規(guī)定。2016年4月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》的通知，[2]明確指出各部門各單位要對數(shù)字化加工場地進行安全管理。

2016年5月《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》[3]提出，應加快檔案管理信息化進程，確保檔案實體與信息安全。2017年6月，時任國家檔案局局長李明華在全國檔案安全工作會議上的講話中指出，[4]進一步做好檔案安全工作，必須堅持推進規(guī)范化建設(shè)，努力做到以規(guī)范促安全、以規(guī)范保安全。

2017年7月，中國國家標準化管理委員會與國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局聯(lián)合發(fā)布《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，[5]從選址、環(huán)境控制等方面對數(shù)字化加工場地進行規(guī)定。2017年8月，國家檔案局發(fā)布行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。2020年5月，國家檔案局發(fā)布《檔案服務外包工作規(guī)范 第2部分：檔案數(shù)字化服務》，[6]在場地選址方面作出指導。

然而筆者在選取部分檔案部門發(fā)布的檔案數(shù)字化工作標準規(guī)范進行調(diào)研時發(fā)現(xiàn)，各層面標準規(guī)范中針對加工場地提出規(guī)范化管理要求的只占少數(shù)。如何加強檔案數(shù)字化加工場地規(guī)范化，確保檔案數(shù)字化工作順利進行，是當今檔案部門亟須思考的問題。

2 研究現(xiàn)狀

筆者通過文獻調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有關(guān)檔案數(shù)字化加工場地規(guī)范化的理論研究寥寥無幾。國內(nèi)研究主要包括場地選址及布置[7]、設(shè)施配置[8][9]以及出入管理[10][11]等。國外專論主要集中于技術(shù)及策略分析，包括數(shù)字化與“版權(quán)法”之間的關(guān)系[12]、數(shù)字化項目未能實現(xiàn)記錄保存和訪問的問題分析[13]等。

3 主要癥結(jié)

3.1 場地環(huán)境標準有待明確。我國檔案館環(huán)境控制主要參照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（以下簡稱“設(shè)計規(guī)范”），檔案數(shù)字化工作主要參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，其中都沒有明確數(shù)字化加工場地溫濕度、光照強度等具體范圍。

雖然紙質(zhì)檔案庫溫度范圍已有明確規(guī)定，[14]然而場地人員流動大，數(shù)字化設(shè)備不斷產(chǎn)熱，易加速紙張的吸濕和解濕以及熱老化作用。[15]

在光照方面，場地必須具備充足的光照條件保證操作人員正常工作。雖然紙質(zhì)檔案庫的照度已有相關(guān)規(guī)定 ，[16]但并無規(guī)定兼含二者的數(shù)字化加工場地的照度標準。

在有害氣體方面，紙張對有害氣體的吸收能力與其暴露面積、周圍空氣流速、周圍環(huán)境溫濕度有密切關(guān)系，[17]對于長時間暴露在空氣流通不佳加工場地的檔案而言，有害氣體防控也是保障數(shù)字化加工場地規(guī)范化的重要措施。

在有害生物方面，檔案有害微生物與檔案害蟲的生命活動與周圍環(huán)境有密切關(guān)系。[18][19]加工場地人員密集、溫濕度適宜，極易成為有害生物的庇護場所。

3.2 場地操作制度有待完善。多數(shù)檔案部門規(guī)定操作人員嚴禁操作除自己設(shè)備以外的任何設(shè)備，但這也易造成人員閑置，影響進度。當然，不允許多人使用同一臺設(shè)備的原因主要是進行批量操作的數(shù)字化設(shè)備不具備個人信息識別功能所致。

3.3 場地結(jié)構(gòu)模式有待改進。場地結(jié)構(gòu)模式即各加工區(qū)域之間的結(jié)構(gòu)。目前暫無標準規(guī)范涉及此方面。

目前國內(nèi)大多數(shù)檔案部門采用的是“多塊狀”加工結(jié)構(gòu)，即各工作區(qū)域各守其位、互不干涉。[20]其優(yōu)點在于工作高速度，對人員工作能力沒有高要求。但由于各個加工區(qū)域工作速度不同，例如福建省檔案館信息中心，掃描區(qū)一個操作人員每天可以掃描1000張以上的檔案，而著錄區(qū)一個操作人員每天能完成的作業(yè)量只有不到100份，因此一個很大的問題就是極易造成數(shù)字化加工“半成品”的“大量積壓”，不僅會延長原件暴露在庫房外的時間，同時不能及時發(fā)現(xiàn)問題，極易再次破壞“出錯”檔案。

“單塊狀”加工結(jié)構(gòu)即先組織所有加工人員集中做一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)，再通力進行下一環(huán)節(jié)。其優(yōu)點在于每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)逐一進行，加工場地簡潔有序，不存在積壓情況。但由于所有環(huán)節(jié)都需要全部人力參與，操作人員需要熟練掌握每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，對操作人員有很強的能力要求。且若后續(xù)環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)錯誤，需要耗費大量人力返回每個環(huán)節(jié)進行修改，不能及時發(fā)現(xiàn)改正錯誤。

由于沒有相應法律依據(jù)和充分實踐經(jīng)驗作為支撐，目前我國檔案數(shù)字化加工場地的結(jié)構(gòu)模式尚未成熟，大部分檔案部門面對檔案數(shù)字化加工“半成品”積壓情況也無計可施。

3.4 應急預案制度有待補齊。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》第五章第二條[21]規(guī)定，數(shù)字化場所應具備檔案存放等工作區(qū)域即臨時庫房。臨時庫房能夠彌補操作人員與檔案庫房之間的距離問題，具備臨時性、方便性、快捷性的特點，其重要性顯而易見。

然而，一方面，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》只表明加工場地不應不利于檔案實體的保護，并沒有細化數(shù)字化加工場地的突發(fā)事件應急管理辦法，另一方面，臨時庫房只發(fā)揮臨時保存作用，導致臨時庫房往往沒有引起足夠重視。如若發(fā)生突發(fā)事件，無法第一時間搶救珍貴檔案。同時要注意的是，日常數(shù)字化工作涉及的檔案不僅數(shù)量龐大且在臨時庫房內(nèi)留存時間短暫，日常工作中對臨時庫房內(nèi)每份檔案進行抗災粗分類顯然不夠?qū)嶋H，如何在二者之間尋求平衡是其關(guān)鍵所在。

3.5 政策支持力度有待提高。從國家頒布的各項標準規(guī)范來看，關(guān)于數(shù)字化加工場地的規(guī)范要求逐漸豐富與具體。但場地支持力度仍有待提高。

一方面，場地政策支持的全面性有待提高。目前我國沒有出臺專門檔案數(shù)字化加工場地標準規(guī)范，2006年發(fā)布的《文獻檔案資料數(shù)字化工作導則》和2017年發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》是我國各級檔案部門進行檔案數(shù)字化的主要依據(jù)，前者沒有對數(shù)字化加工場地提出要求，[22]后者也只是粗略規(guī)定了對于數(shù)字化加工場地的規(guī)范化要求。[23]在場地規(guī)范化方面，我國標準規(guī)范大多聚焦于局部管理，管理要求過于單一，未能深入具體操作過程。

另一方面，場地政策支持的協(xié)同性有待提高。目前我國涉及到數(shù)字化加工場地的數(shù)字化工作標準規(guī)范只占少數(shù)，國家層面出臺有《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，行業(yè)層面出臺有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等，地方層面部分省份、直轄市、高校等檔案部門也出臺有涉及加工場地的標準。

4 管控建議

4.1 制度管控

4.1.1 突發(fā)應急事件制度。筆者認為數(shù)字化加工場地突發(fā)應急事件可分為操作設(shè)備故障以及重大公共突發(fā)事件。

突遇到操作設(shè)備突發(fā)故障時，可讓操作人員更換設(shè)備繼續(xù)操作，避免工作進度落后。由于此情況較少見，可通過制定相應規(guī)章制度及時跟進操作人員，保證數(shù)字化加工場地的有序化和規(guī)范化。

在遇到重大公共突發(fā)事件時，檔案部門可參照《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》《檔案館應急管理規(guī)范》等規(guī)范對臨時庫房進行應急管理，例如對暫時存放在臨時庫房的檔案按價值或保管期限進行粗分類保存，以便在必要時優(yōu)先搶救珍貴檔案。

4.1.2 場地管理“三個結(jié)合”制度。在進行數(shù)字化加工場地管理時可借鑒數(shù)字化前處理“三個結(jié)合”思想，[24]最大程度地實現(xiàn)綜合效益，一是把數(shù)字化加工場地管理與檔案原件密級鑒定工作結(jié)合;二是把數(shù)字化加工場地管理與檔案整理工作結(jié)合，初步整理檔案原件對后續(xù)數(shù)字化加工場地整體布置具有重要意義;三是把臨時庫房場地管理與破損檔案修復結(jié)合，即在前處理前及時檢查臨時庫房內(nèi)檔案的質(zhì)量，及時對破損殘缺的檔案進行搶救修復。

4.1.3 場地人員管理制度。數(shù)字化工作人員的活動對于數(shù)字化加工場地來說如同予之生命，操作人員的任何操作都會對數(shù)字化加工場地帶來影響。第一，可通過獎懲制度對人員進行管理。第二，也可通過組織經(jīng)常性的集中培訓增強人員檔案保護意識和加工場地規(guī)范化維護意識。第三，應重視數(shù)字化工作人員在實操工作中遇到的問題以及提出的解決想法，充分運用群體智慧，對問題采取“零容忍”態(tài)度。

4.2 場地管控

4.2.1 場地區(qū)域結(jié)構(gòu)管控。 “多塊狀”加工結(jié)構(gòu)對操作人員、資金的要求較低，在紙張耐受能力較高、保存環(huán)境較好且館藏數(shù)量相對較少的情況下可采取此結(jié)構(gòu)。

“單塊狀”加工結(jié)構(gòu)對操作人員要求較高，較適用于普遍數(shù)量少、易損壞的珍貴檔案。還可組織成立專門小組進行數(shù)字化，達到數(shù)字化加工的最優(yōu)效果。

遼寧省檔案館創(chuàng)新設(shè)立“多能”動態(tài)結(jié)構(gòu)，[25]保證了檔案在庫房外的所有時間都能被充分利用，降低不必要損害。但也存在不足，第一，操作人員須具備很強的綜合專業(yè)能力。第二，人員頻繁走動易造成場地混亂。第三，人員須時刻觀察何處有需要，故無法完全投入到工作中。第四，每份檔案的每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都需要確定責任到人。因此該結(jié)構(gòu)適用于資金充足、檔案數(shù)量大的檔案部門。

4.2.2 試點管控。試點作為前期典型試驗能夠很好地起到示范作用。在檔案數(shù)字化加工項目立項之后，通過試點方式確定目標基層檔案部門，在與各方面專業(yè)人員協(xié)同參與下進行選址，再對場地進行設(shè)備配置，并定期進行場地檢查、記錄工作情況，以點帶面，調(diào)動其余檔案部門數(shù)字化加工場地規(guī)范化建設(shè)積極性，帶動數(shù)字化加工場地規(guī)范化建設(shè)。例如北京市平谷區(qū)檔案局2014年在兩個鎮(zhèn)檔案室進行數(shù)字化試點，[26]成功試點后，在2016年帶動全區(qū)完成了剩余16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道的檔案數(shù)字化工作。

4.2.3 場地環(huán)境管控。各級檔案部門可在參照各方面標準的前提下結(jié)合自身場地特點，制定在數(shù)字化加工場地方面更為詳實的數(shù)字化工作細則。在參考制定標準時，還應注意如下方面：

在溫濕度控制方面，第一，應針對不同加工區(qū)域制定場地溫濕度控制標準。第二，標準制定應保證在人員身體健康的情況下開展工作。第三，標準應根據(jù)地域、氣候的不同適當改變。

在光照控制方面，數(shù)字化加工場地應避免日光直射，[27]注意最大限度縮短檔案實體暴露在光源下的時間，最低標準200勒克斯可適當提高并做好紫外線防護，保證紫外光強度不大于75mw/lm。

在有害氣體防控方面，數(shù)字化加工場地應適當利用空調(diào)設(shè)備進行通風換氣，并考慮溫濕度及空氣流速變化進行有害氣體防控。

在生物防治方面，場地應時刻保持清潔衛(wèi)生，適當進行藥物防霉，[28]且需嚴格規(guī)定，嚴禁操作人員攜帶任何食物進入加工場地，采取適當防蟲措施。

*基金項目：本文系2020年國家社會科學基金一般項目“檔案部門協(xié)同合作與服務轉(zhuǎn)型研究”（批準號：20BTQ097）階段性研究成果。

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（作者單位：福建師范大學社會歷史學院 來稿日期：2021-02-02）