試論如何做好新時期機關事業單位人事檔案管理工作

溫凱霞

摘要：盡管機關事業單位屬于行政性質的組織機構，但在社會主義市場經濟環境下同樣需要保持自身競爭力來實現健康發展。人事檔案管理水平是機關事業單位保持競爭力的一個重要因素，在現階段信息技術飛速發展的時代下，機關事業單位要用全新的觀念去創新和完善人事檔案管理工作。

關鍵詞：新時期;機關事業單位;人事檔案管理;策略

人事檔案是有關管理部門就工作人員的日常表現和活動總結形成的記錄，其中包括了員工的學歷情況、基本信息、工作經歷和工作表現等，通常情況下人事檔案和工作福利、薪酬待遇等有著緊密的聯系。我國機關事業單位在新時期下要致力于人事檔案管理工作改革，助力事業單位調整工作現狀。

1新時期下機關事業單位人事檔案管理工作現狀

1.1管理人員專業能力有待提升

事業單位中負責人事檔案管理人員的專業性不強，部分單位是從其他部門調遣人員以身兼多職的方式管理人事檔案，在管理人員自身缺乏檔案管理專業知識等情況下，只能用有限的時間進行管理工作，必然會出現較多問題。

1.2缺乏檔案管理意識和重視度

機關事業單位的發展與人事檔案管理水平有著緊密的內在聯系，但人們對這個關系的認識并不是很到位，在實際工作中缺乏管理意識，加之檔案管理工作本身的枯燥性，更容易被人們忽視，所以人事檔案管理往往沒有被納入日常議程中。

1.3人事檔案管理制度完整性不高

擁有完善的制度和章程是提升人事檔案管理規范性的基本條件。 但當前大部分事業單位內部缺乏對應的管理制度，所以工作人員幾乎都是根據自身經驗和習慣開展工作，在沒有統一約束的情況下往往讓管理工作愈來愈混亂。不夠完善的人事檔案管理制度讓工作開展過于粗放，降低了人事檔案管理的精準性。

1.4管理權限劃分存在較多糾紛

管理權限糾紛在機關單位人事檔案管理中的主要表現就是管理體制的不合理。一般情況下，機關單位都以行政化管理模式為主，所以各個部門之間有級別之分，那么不同人員在人事檔案管理中就有不同的使用權限。現階段機關單位的大部分檔案都是由綜合檔案管理部門負責，在管理職責界限不明的情況下就容易出現檔案管理權限糾紛，難以順利開展檔案管理工作。

2 提升機關事業單位人事檔案管理工作水平的建議

2.1 善于利用現代信息管理方法優化管理工作

大數據環境下的信息存儲都是借助計算機及數字化形式呈現，不管是查閱還是調取都非常方便，在數字化形式中完成信息錄入和存儲后還需充分考慮容災和容錯能力。針對這個問題，建議事業單位應用三向并行的保存模式，一向為紙質資源收集和保存的傳統模式;二向為計算機錄入和保存人事檔案信息的信息向[2];三向為通過移動便攜式終端存儲數字化資源的移動向，值得注意的是三向資源的存放要確保獨立性，移動向和傳統紙質檔案在單位網絡波動時可能進入容災，而獨立存放的資源在網絡異常或信息遺失的情況下還能反復使用，這種模式能在很大程度上保證單位人事檔案管理的效率和安全性。

2.2 基于管理制度的完善提升工作規范性

由于機關事業單位的人事檔案管理本身存在較大的系統性和復雜性，順利展開管理工作的必要條件就是擁有一個具有約束性的完善管理制度。所以，機關單位要在參照《檔案法》的基礎上，立足于實際完善管理工作考核制度、責任追究制度等有關的人事檔案管理制度。人事檔案工作范疇較廣，搜集、整合、查看、調用等等，只有借助制度的規范作用才能進一步明確檔案管理的要求和標準，嚴格貫徹落實管理制度內容才能充分發揮管理規章制度的效用[3]。此外，在加大宣傳力度的基礎上逐步將人事檔案管理工作納入單位議事日程中，將“依法治檔”的意識深入到單位每位工作人員心中，全面提升人事檔案管理規范性。完善的管理制度是順利后續工作的堅實基礎和必備條件。

2.3 提升檔案管理隊伍專業能力與綜合素質

基于單位發展需求針對性和檔案內容范圍適用性優化人事檔案管理隊伍。單位發展需求針對性指的是管理隊伍的能力足以解決現階段單位人事檔案管理的弊端，檔案內容范圍適用性指的是應用的管理措施高度符合人事檔案管理工作需求，可普遍推廣應用。針對規模較大的機關事業單位，人事檔案管理必然會更具復雜性，從檔案內容范圍適應性角度去思考解決問題的方法，就是適當增加人事檔案管理人員，逐層分擔管理壓力，在此基礎上再有針對性的解決現存于人事檔案管理中的問題，實現管理工作效率提升。以覆蓋式的建設連接單位各部門的物聯網作業系統，全面開展工作人員信息化技術的培訓工作，再或者用外聘的方式優化管理隊伍。

2.4 嚴控機關事業單位人事檔案管理實務細節

事無巨細是對檔案管理工作最簡單也是最高的要求，事無巨細要避免在復雜工作內容中抓不住重點，導致工作效率低下，二是面對復雜瑣碎的人事檔案管理工作能從細節處進行把控，在確保每個細節工作質量和銜接性的情況下才能提升工作效率和質量。嚴控細節的重點在于三個字，“快、全、準”，其中“快”指的是檔案的建立和檔案信息的更新，都要確保及時性;“全”指的是在嚴格遵照人事檔案有關制度和要求下，保證檔案信息的完整性;“準”指的是保護檔案信息的客觀性和真實性，避免出現檔案資料失真的情況出現。從現代信息化人事檔案管理角度而言，數字化管理手段的應用更需要提高對細節的重視度，科技化管理手段更是容不得一點馬虎或大意，否則就可能出現檔案泄密或失真的問題。

3 結語

總而言之，機關事業單位為了更好的使用新時期社會經濟大環境，要致力于創新和改革人事檔案管理工作，就當下現存于管理中的問題進行一一分析和處理，在提升對人事檔案管理重要性認識的基礎上，從管理制度構建、管理隊伍完善、管理模式改革和管理細致化入手，提升新時期機關單位人事檔案管理水平。

參考文獻

[1]張偉城.大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內外，2020（28）：42.

[2]敏王.簡析機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化[J].經濟學，2020，3（3）：81-82.

[3]王殿利.機關事業單位人事檔案管理探析[J].現代企業文化，2020，000（001）：83-84.

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