淺析ERP系統在財務管理中的應用

蔣紹楨

摘要：大數據背景下，單模塊的財務系統無法滿足目前的需求。因此，應用ERP系統成為企業管理首選。該系統從全局角度進行經營與生產計劃，其核心管理思想是實現對整個供應鏈的有效管理。此外，ERP系統具有較完善的企業財務管理體系，可以從以下四個方面對財務管理進行支持：實現對會計核算的全覆蓋、保證財務資料管理的即時性、保證財務管理數據的可靠性、保證財務管理的前瞻性和先進性。

關鍵詞：ERP系統;供應鏈;財務管理

一、ERP系統概述

（一）ERP的概念

ERP（Enterprise Resource planning）即企業資源計劃系統，是指整合企業內部資源的企業經營管理系統，使企業業務數據統一化，全部在線處理。ERP利用信息技術成果，對企業內部的各類資源，包括人、物、財、信息等進行規劃、統籌與整合，從而減少環節，提高生產率，增強企業競爭力。

（二）ERP的產生和發展

20世紀60年代，美國計算機咨詢和評估集團提出了MRP的管理理念，即通過銷售預測來主導生成計劃，據以進行物資采購，以避免造成庫存積壓。但是這個理念是根據預算來設定，與實際的銷售完全脫離，容易導致供貨不平衡。隨著不斷的改善，20世紀90年代推出了ERP的理念，ERP更加偏向面向全球市場，功能更為強大，支持混合型生產，形成了集成化的企業管理軟件系統。

二、ERP系統對財務管理的支持

ERP系統是一個完整的企業管理系統，包括了采購、生產、財務、銷售等。財務只是其一個子系統，側重于預算、記賬和分析，強調前期規劃、中期控制和數據分析。此外，ERP系統還適用于跨國公司，為各地區的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺，同時也能將各地的財務政策錄入系統中，從而生成適用于各地區的財務報表。

（一）能實現全球化的管理

全球化已經是未來的大趨勢，對于跨國公司來說，有一個統一模式的企業管理平臺非常重要。而ERP系統恰恰可以提供這樣一個平臺，可以使管理層查看所有分支機構的數據，掌握最新的企業狀況。

（二）能保證財務管理資料的即時性

現代企業的目標“快、準、狠”，快速定位市場需求，準確制定企業策略，狠狠抓住市場機遇。但是沒有大數據的支持，是無法達到這個要求的。ERP系統將企業的即時信息在系統中體現，使管理層能夠掌握第一手資料，以此能制定更適合于企業的發展方向，及時發現企業的短板。

（三）能保證財務管理的前瞻性和先進性

21世紀的財務不能局限于事后管理的職能，應該更多的參與到企業的業務中。ERP系統不僅僅是一個財務系統，而是一個成熟的企業管理系統，它將企業的生產、采購、銷售與財務數據緊密的關聯在一起，有利于財務做前瞻性分析與預測，體現了先進的計劃、控制和決策思想。

三、ERP系統在實際工作中的應用-以B公司的實踐為例

B公司是一家中德合資企業，是我國成立最早、經驗最豐富的國際航空快遞公司，目前已發展為擁有38萬名雇員，為全球220個國家和地區提供服務的大型物流公司。公司業務涵蓋空運、倉儲管理、供應鏈管理、項目運輸、電子商務、國際貿易等，旨為客戶提供全面的一站式物流管理服務。

B公司于2010年開始采用了領先的ERP系統——SAPR/3系統。該系統集財務、物流、售后服務等企業管理的基本功能于一體。系統采用FI和CO模塊進行管理，FI模塊用于應收和應付賬款的管理，CO模塊用于成本分析、產品及項目盈利分析管理。從系統這些年的使用情況看，該企業獲得如下效果。

（一） SAPR/3為每個客戶設置專用代碼

現金對企業生存與發展起著至關重要的作用，因此，應收賬款回收的好壞對企業的現金流關系極大。B公司是規模較大的物流類企業，資金的合理配置與有效使用，對企業的日常開支與發展起著重要的作用。目前，B公司的賒銷客戶逾上千家，每個月的應收賬款大約有上千萬，財務部應收賬款團隊每位員工需要管理大約900家客戶。自從SAPR/3上線后，大大提高了應收賬款管理的效率。SAPR/3為每個客戶設置了一個專用代碼，通過該代碼可以查詢到相關聯系人、賬款回收期限、聯系方式、賬號的開關信息、催款信息發送次數，根據客戶的不同情況，采取不同的應對措施，大大提高了員工與客戶聯系的效率。在與客戶進行電話溝通后，將相關信息記錄在信息庫中。同時SAPR/3對于那些賬齡較長的客戶信息，會在系統中用顏色區分，這使某公司在應收賬款管理中一目了然，對那些信用較差的客戶可提前采取措施，避免產生壞賬。

（二）SAPR/3打破“信息孤島”，加快應收賬款回收

SAPR/3實施后，打破原有的“信息孤島”，使各部門的信息能夠共享，大大加快了應收賬款的回收。如作為快遞企業，公司會遇到快件遺失、快件破損、快件延誤等情況，這些問題通常都是由公司的客戶服務部的同事處理。公司財務部收到現金時發現有少付款的情況，不得不聯系對方財務確認，經常會被告知由于公司的操作失誤而導致賬款的拒付，無形中會給客戶一種不舒適感，覺得為什么在同一公司信息無法分享。而SAPR/3上線后，使大家都能看到各部門所處理的一些事務，公司財務人員在與客戶對賬前只需先進入Dispute模塊查詢是否有爭議存在，這樣在與客戶溝通回收應收賬款事宜時，財務就準備得非常充分，有時也能告知客戶所想了解的最新進展。這樣不僅有利于B公司的應收賬款的回收，同時也使客戶覺得某公司的工作人員更為專業，更值得信任。

（三）SAPR/3能跨區域查詢

SAPR/3 的另一強大功能是跨區域查詢。由于B公司在全國都有分公司，因此，各部門的跨區域合作非常頻繁。比如，上海作為全國的貨運中心之一，每天在上海進出的貨物不計其數，但問題是，并不是在上海清關的貨物都是在上海派送，其中有些貨物最終是要派送到各兄弟省市，這就牽涉到跨區域的應收賬款的回收。過去，由于各地分公司信息交流不暢，使得跨區應收賬款回收非常緩慢，有些由于數據傳輸問題甚至產生壞賬，這對公司的利潤造成不利的影響。SAPR/3使用后，各兄弟省市的信息能夠在系統中查詢，跨區的應收賬款可以事先通知對方收取，以免造成壞賬。SAPR/3 還可以進行跨區域的應收賬款的核銷，不用像過去那樣往來掛賬，不僅時間長，而且由于人為操作，有時會產生誤操作。現在，收款地的員工在收到應收賬款所在地的錢款時，可以直接核銷賬款所在地的應收賬款，這樣加快了跨地區回收應收賬款的速度，降低了人為因素所產生的差錯，而且大大降低了呆賬的產生，有利于企業利潤的增加。

四、ERP在財務管理應用中存在的問題與采取的措施

ERP在前期的投入和后期的維護，需要大量的資金來維持系統的穩定，雖然我國的GDP每年的增長速度基本維持在7%左右，但是就整體而言，由于各地區的經濟發展的不平衡，能夠在企業管理中使用ERP系統的甚少，主要使用者集中于一線城市。

（一）主要問題

1. 對ERP系統的認知錯誤，導致系統無法滿足管理層的需求

ERP系統是由多個模塊組成的企業管理系統，而企業管理者由于對這個系統的不熟悉，導致其認為這只是一個財務作為主要使用者的系統，因此將開發的主要資源投入在財務模塊，導致最后的成品與企業管理者的預期結果相差甚遠，無法體現ERP的優越性。

2. 復合型人才缺乏

由于ERP是一個綜合性的系統，因此，對系統的開發者要求較高，一方面要精通計算機技術，另一方面也要熟悉企業各個部門的運作模式，這樣開發的系統才能更加滿足企業的需求。此外，每個企業的業務領域和流程不同，在原版的基礎上開發個性化的模塊，需要公司內部的協助者要了解公司的整體運作。就目前來看，這兩類的人才還是緊缺的。

3. 使用成本較高

SAP是獨立用戶管理模式，每個使用者都有自己獨立的賬號，但是SAP每年根據賬戶的數量收取用戶使用費，且單個賬號的費用較高，因此，當公司使用者越來越多，年度的使用成本會隨著數量增加而增長。

（二）采取的措施

1. 成立項目組，積極參與ERP的實施與決策

ERP項目的開發一般是以軟件開發商或是咨詢公司顧問為主力，企業與開發商之間缺乏足夠的溝通，常常產生不必要的障礙。因此，在ERP項目實施之初，企業應該成立以各業務部門骨干為實施核心、以高層管理人員為決策中心的穩定的項目組。ERP的實施過程以企業內部的項目組為主，以企業外部的開發商或咨詢顧問為輔，這樣不僅可以保障項目的順利實施，而且也可以保證建設的ERP系統能夠滿足企業的需求，實現既定的目標。

2. 注重培養復合型人才

ERP研發企業應該注重培養員工的綜合素質，不能僅僅滿足于員工的計算機技術，而忽略其他專業知識的培養。建議在達成合作意向的初期，研發團隊可以早期介入客戶的公司了解整個公司的管理框架、運作、政策，為之后的軟件開發提供堅實的基礎。而公司內部，也可以多組織跨部門的培訓，讓員工走出本部門，拓寬對公司整體的了解，提供公司人員的整體能力，為日后的系統上線提供專業人才。

3. 降低成本

每個部門可以指派一位員工作為SAP系統的操作者，財務在查賬和審核時發現問題的話，可以直接找到該部門的申請者進行核對，提高工作效率;另外，也可以減少申請系統用戶名，降低成本。

五、結語

目前，ERP系統在我國的實踐時間并不很長，ERP系統的完善也需要不斷積累，但ERP系統強大的優勢勢必將我國企業的管理水平帶入一個新的臺階，ERP系統有較完善和先進的財務管理體系，相信在企業財務管理中的應用有更多美好的前景。

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【作者單位：捷邁（上海）醫療國際貿易有限公司】