大數據時代背景下的檔案價值與開發利用研討

任華

摘要：信息技術的飛速發展為大數據時代的建設打下了良好的基礎。依靠大數據時代下相關技術高效性、長期性的特點，諸多管理與生產活動都能在短時間內獲得革新。結合當前的管理活動來看，大數據的出現為檔案的管理、應用及發展提供了的新支持。文章結合當前的檔案管理活動展開論述，對檔案管理的難點問題、重點要求、未來建設需求發起討論，希望在大數據時代下能夠得出全新的檔案管理與開發制度。

關鍵詞：大數據;檔案價值;開發利用;策略

在大數據及有關技術的推動下，各行各業在管理及發展的過程中積累了大量的可用數據，在后續的管理活動中，這些數據又被各個單位、執行部門整合起來，轉化為可用價值較高的管理檔案、建設檔案。做好檔案的管理與開發工作，能夠對當前的生產管理活動進行調整，發揮信息資源的最大應用價值，從而幫助各單位優化管理方向與發展方向，在復雜的活動中搶占先機。

一、檔案開發及管理活動中存在的短板問題

（一）重管理不重開發，檔案管理活動不科學

檔案是對各單位的生產活動、管理活動進行約束、記錄的第一手文件材料，做好檔案的管理工作，能夠幫助有關單位及時整理管理經驗，對人事調度、制度優化、生產活動等內容進行記錄，為各單位未來的發展提供必要的文件支持。在信息技術的帶動下，各行業的生產與管理信息開始向著多元化、高速化、便捷化的方向發展，基于此，以人力資源為第一管理手段，以實體文本為第一載體的檔案管理制度已經無法適應數據洪流所帶來的全新要求。要在大數據背景下做好檔案管理與開發工作，就必須將線上平臺與檔案管理要求結合起來。在當前的檔案管理與開發工作中，大部分單位的檔案管理工作都呈現出“偏重式發展”的負面問題：雖然各單位已經注意到了檔案管理工作對于單位未來發展活動的重要影響，但在歸置檔案、整理檔案的過程中，將檔案管理工作的重心放在“檔案記錄”上，對檔案的記錄、登記、入庫等事宜嚴加約束，忽視了檔案中所積累的生產經驗與開發價值。在有關單位根據內部活動的基本形式確定了檔案管理方略之后，并沒有提出周期性的檔案開發制度，檔案在入庫之后便在檔案室內“吃灰”。部分單位甚至沒有形成科學的檔案管理意識，在檔案管理活動中，依舊以文本材料為主要的檔案載體。落后的管理模式，不科學的管理制度，這一系列問題的出現都對檔案的管理與開發產生了新的不良影響。

（二）重檔案不重方法，檔案管理人員素質低

人力資源的綜合價值不僅影響到有關單位的未來建設，也直接對內部檔案管理活動產生影響。在全新的檔案管理要求下，相關單位應建立專人專職的檔案管理制度，以高素質的管理人員、高質量的管理制度保障檔案管理活動的正常發展。但回顧當前的檔案管理工作，檔案開發與人力資源調配之間依然存在著較為明顯的矛盾：部分單位內部管理意識淡薄，認為檔案管理的價值在于“檔案入庫”，檔案開發的價值在于“檔案調閱”，從主觀意識入手，強行削減檔案管理的發展價值與實用價值。在這一落后的管理機制下，檔案管理工作由某一部門、某一科室“兼職”，由于缺乏高素質的管理人員，在后續的檔案整合、檔案調用、檔案修整等活動中，相關工作根本無法及時展開。部分單位雖然已經建立了專人專職的管理制度，但相關人員缺乏專業的檔案管理知識，在檔案管理活動中，以內部檔案調用需求、上級檔案管理要求為第一行動準則，忽視了檔案管理活動的科學性、嚴謹性，當檔案管理人員無法明確掌握自身的管理職責、無法根據檔案管理工作、開發工作的相關需求調整工作方式時，檔案管理與開發工作的價值將直線降低，檔案遺失、損毀、違章變動等問題出現的頻率也會隨之上升。

二、大數據背景下檔案管理及開發的特點

大部分單位在檔案管理活動中遵循“以不變應萬變”的檔案管理制度。在檔案管理及開發活動中，其強調檔案所記錄信息的真實性，注重檔案對于有關單位既往活動的記錄價值。在這片面化的檔案管理理念下，檔案管理工作很難發揮其應有的價值：在有關人員對檔案進行分類整理并將其歸置入庫后，大部分檔案并不能被應用到后續的管理及建設活動當中，檔案管理工作的實用價值無法發揮出來。隨著管理活動、生產建設活動的日趨復雜，檔案管理、檔案應用與內部活動脫軌，檔案管理工作與檔案開發工作的建設并不能為內部的管理活動提供任何支持。

在大數據背景下，檔案管理工作量激增，檔案管理方式正在向著系統化、全面化、科學化的方向發展，基于此，涉及各個領域及管理活動的檔案的地位直線上升。在全新的檔案管理及開發要求下，各單位的檔案管理理念也在隨之發生變化：一方面，其強調現代化信息技術在檔案管理活動中的應用，注重檔案管理活動的可靠性、高效性。另一方面，相關單位能夠以更為高效、便捷的方式完成相關檔案的開發工作，消除檔案信息冗雜問題，為后續的檔案調用活動提供保障。便捷化的檔案管理制度的出現為有關單位落實檔案管理工作提供了實質性支持，依靠全新的檔案管理模式，檔案管理人員能夠完成管理方法、管理內容的革新，在提升管理質量的同時，對檔案的開發、管理投入足夠的重視，確保檔案管理工作能夠適應當下的社會生產需求。

三、大數據背景下完善檔案管理與開發利用的可行策略

（一）改變管理理念，開發與管理并行

僅圍繞“管理”所發起的檔案整理及調用工作是不全面的，在全新的檔案管理背景下，有關單位應將大數據理念、信息技術與檔案管理工作、開發工作結合起來，以此來保障檔案管理活動的高質量。

在檔案管理活動中，相關單位應落實以檔案管理為第一要求、以檔案開發為后續任務新型檔案管理理念，依靠人力資源與硬性制度的相互配合，保障檔案管理工作的高質量。相關單位必須努力落實做好內部檔案管理設備的配置工作，以上級領導的檔案管理要求、內部檔案調用需求為第一行動基準，建立完備的檔案管理制度，保障檔案管理工作的高質量。在大數據背景下，相關檔案的基礎結構較為復雜，在檔案管理活動中，相關人員需要對檔案進行分配、收納?；谶@一特點，有關單位應建立相應的檔案管理小組，努力宣傳大數據的管理優勢，使檔案管理活動與開發活動的實踐價值得以展現出來，對檔案開發工作給予全方面的重視。在內部管理與建設活動中，有關單位可適當調整檔案在管理活動中的出現頻率，依據檔案中的生產活動、生產經驗為未來管理工作的落實做好準備，展現檔案的開發價值，確保檔案管理活動的高質量。

（二）改變管理方法，線上與線下并行

以書面材料為主要載體的檔案記錄了有關單位的發展歷程，但在大數據背景下，實體檔案已經無法滿足相關單位對于檔案的調用需求，積極調整檔案形式，提升檔案的使用價值，這才是保障檔案管理工作順利發展的重要前提。在大數據背景下，檔案信息的交流、置換與調整變得愈發頻繁，實體檔案占地空間較大，調用難度較高，對于人員變動、單位建設、日常事務管理等活動，相關人員無法利用實體檔案對其進行記錄。

要實現大數據理論與檔案管理工作的高效對接，相關單位應做好線上技術的開發工作，以現代化的檔案管理手段推動檔案管理工作發展。在檔案建設環節，以線下檔案為第一手資料，依靠線下檔案中所記錄的相關內容整理并制作線上檔案，為后續的檔案調用、開發等活動做好準備。線下檔案的分類形式較為復雜，所涉及到的管理內容比較繁瑣，在建設線上檔案儲備庫的過程中，有關單位應指派信息技術管理人員對檔案儲備庫進行管理，做好檔案的加密、保存及調整工作，根據單位內部的具體事宜設定不同的權限密碼，并做好安全防護，以此保障檔案的安全性。在大數據背景下，檔案的記錄與調整變得更為輕松，但相關單位仍應做好實體檔案的管理工作，以實體檔案為第一參考，定期對線上檔案進行補充、整理，避免因檔案疏漏而引發的管理問題。在大數據背景下，有關單位在發起檔案管理工作的過程中，應嘗試將現代技術與檔案管理要求結合起來，從而為檔案管理活動帶來新的靈感。

（三）引進管理人才，人才與制度并行

要在大數據背景下落實檔案管理工作，有關單位應將人才的引用、調度放在優先位置，以人才為第一生產力，從各個角度入手，落實檔案管理工作。在大數據背景下，線上檔案、多元檔案等新式檔案層出不窮，僅掌握單一技能的有關人員已經無法勝任檔案管理工作，基于此，相關單位應將人才管理檔案的先進理念落到實處，依靠人才響應制度，為檔案管理活動的落實提供實質性支持。

在檔案管理工作中，有關人員應積極嘗試落實檔案管理計劃，以硬性制度為第一行動標準，對如何管理檔案、管理哪些檔案、哪些員工能夠管理檔案等一系列問題作出明文規定，依靠制度約束檔案管理活動，保障檔案管理工作的實效性。在檔案開發研究過程中，相關單位應引入高級綜合型人才，要求其利用信息技術、云平臺等手段深挖檔案的建設價值，對檔案中存在的漏洞進行填補，依靠對檔案信息的深度開發，使相關檔案能夠對未來的生產活動產生積極影響。在條件允許的情況下，有關單位可定期召開檔案開發會議，依靠線上平臺展出檔案記錄，并在檔案中吸取相應的管理經驗，解決當前的生產或管理矛盾。為實現檔案管理工作的科學價值，有關單位應定期對檔案管理制度進行調整，以硬性約束力保障檔案管理工作的穩步推進。

四、結語

在大數據背景下，檔案管理與開發工作的建設面臨著全新的挑戰，為解決檔案管理矛盾，做好檔案開發，有關單位應從理念、制度、人才等角度入手，建立全方位的檔案管理模式，以高效、高質量為第一要求，依靠硬性制度與專業人才保障檔案的開發價值，依靠周期性的檔案開發活動，將檔案管理活動與實際建設活動聯系起來，確保檔案管理的高效性。

參考文獻：

[1]劉國華，李澤鋒.檔案工作中大數據框架構建及應用思考[J].檔案管理，2014（02）：32-34.

[2]喬瑞花.檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策分析[J].創新科技，2015（06）：82-84.

[3]張學成，李云華，陳麗，鄧秀武，趙明星.檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策分析[J].經濟研究導刊，2017（29）：183-184+199.

（作者單位：河南省疾病預防控制中心）