企業采購成本數據分析與控制*

(三亞學院,海南三亞 572000)

0 引言

在整個經營過程中,企業采購商品的成本是企業經營成本中的關鍵內容,通過對商品成本價格、不同的商品采購金額占比、不同供貨商的報價等數據進行分析,在最適合的時機采購商品、適當調整各類商品的占比、優化企業的貨品結構及選擇最合適的供貨商等,來降低采購商品的成本。通過分析商品生命周期,合理控制商品采購數量,解決商品缺貨或者庫存積壓等問題。本文用Excel軟件來對企業對采購成本數據進行分析與控制,是持續企業經營發展和企業利潤增加的重要保障,在整個經營過程中發揮著重要的作用。

1 Excel在企業采購成本數據分析與控制的應用函數

Excel作為數據分析的基礎工具,主要實現數據讀取,數據清洗,數據分析、數據可視化及統計等功能,隨著Excel的升級,數據可視化還可以實現動態可視化功能,完全滿足數據分析的整體流程,Excel對于數據分析具有很強的實用性且該軟件非常易于操作,與大數據相對比,相對小量的數據分析完全可以滿足,因此Excel在數據分析起到很大的作用。

1.1 OFFSET函數

該函數屬于Excel引用類的函數,該函數的作用是從指定基準位置的引用作為參照,通過給定的移量按照行列返回指定的引用。其語法格式如下:

OFFSET(reference,rows,cols,height,width),Reference作為偏移量參照系的基準位置。Reference必須為對單元格或相連單元格區域的引用,否則,函數OFFSET返回錯誤值#VALUE!。Rows 相對于基準位置,向下偏移幾行。Cols相對于基準位置向右偏移幾列。Height引用區域的高度,可以為負,-x表示當前行向上的x行。Width引用區域的寬度,Width可以為負,-x表示當前行向左的x列。本文中使用該函數分析成本價格時,用來引用時間區域和成本價格區域。

1.2 count函數

該函數用于統計個數。COUNT函數在計數時,將把數值型的數字計算進去;但是錯誤值、空值、邏輯值、文字則被忽略。其語法格式如下:

COUNT(value1,value2,...)value1是必要參數,計算其中數字的個數的第一項、單元格引用或區域,以此類推。本文中使用該函數統計所有成本價格個數。

1.3 sumifs函數

該函數用于計算滿足多個條件求和。其語法格式如下:

sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2],…),sum_range為條件求和區域,criteria_range1為條件1所在的區域,criteria1為求和條件1,以此類推;本文中條件為各類商品進行求和,故商品種類很多用多條件求和sumifs函數。

圖1 預測采購金額分析圖Fig.1 Analysis diagram of forecast purchase amount

1.4 average函數

該函數是EXCEL表格中的計算平均值函數(也做算術平均值)。其語法格式如下:

average(number1,number2,...)用于求出所有參數的算術平均值。如果某個單元格是空的或包含文本,它將不用于計算平均數。如果單元格數值為0,將參于計算平均數[1]。例如,如果區域(區域:工作表上的兩個或多個單元格。區域中的單元格可以相鄰或不相鄰)A1:A10包含數字,則函數=AVERAGE(A1:A10)將返回這些數字的平均值。本文中在商品采購時間分析時,使用average函數對每類商品的單價計算算術平均值。

2 企業采購成本分析

企業的采購為企業的生命源泉,對利潤有著十分緊密的影響。有效的商品采購計劃可以使企業的現金流量得到有效利用,減少企業的資金流出,對采購成本數據進行分析十分重要。

2.1 分析商品成本價格

商品價格會受到很多因素的影響,比如時間、供求關系、商品自身因素、氣候、政策和消費者心理等因素,因此企業在采購過程中,要隨時關注成本價格,企業采購時需要分析最近一段時間商品成本價格的變動情況,本文通過分析某件商品成本價格在最近十天內成本價格,根據最近十天內成本價格走勢,選擇合適時機購入商品,減少企業資金的流出、降低企業采購成本,那么,商品成本的價格分析在企業運營成本中十分重要。

2.2 統計各個類別商品采購金額

企業在采購商品時,采購商品類別繁多,各個類別中的產品根據供貨商不同、提供的供貨價格也不同,需要統計各個類別商品的采購總金額及采購每個商品的平均價格,那么一般先按照幾個大的類別進行采購,計算每類商品的總金額及每類商品的均價。本文使用Excel分類匯總的方式,對各個類別之間的不同供貨商的商品成本價格進行金額匯總求和及再次匯總求出價格的平均值。

2.3 分析不同商品采購金額占比

企業采購時,可以根據不同商品采購金額占比調整不同商品的庫存,且根據不同商品的銷售情況及時調整各類商品的占比,優化企業的庫存結構,進行合理采購,以企業獲得更多的利潤。本文使用Excel的sumifs函數對采購數據按每個類別進行數量求和,根據處理后的數據進行可視化分析,得到每類商品采購成本占比情況。

2.4 分析商品采購時間

商品的價格會受到很多因素的影響,而導致價格上下波動,尤其是時間對價格的影響更為重要。本文根據商品價格來計算價格的平均值后,通過采購時間、商品價格與商品價格的平均值對比進行分析,確定商品最適合的采購時間。超過價格平均值部分均為商品價格走勢偏高,不適宜采購。企業可以根據分析后的數據,通過一段時間內價格與該時間段平均價格做比較,把握好采購時間,爭取最大限度地降低采購成本,進而提升企業銷售利潤。

2.5 對采購金額進行預測

移動平均法最古老最傳統的預測方法,移動平均法是一種簡單平滑預測[2],根據一組時間序列數據進行推移,來預測未來數據,以反映長期趨勢的方法。本文根據年份和企業投入成本分析,由每年的投入成本數據,使用Excel公式計算出每年成本增減率,通過Excel數據分析工具中的移動平均工具,設置輸入區域和輸出區域的參數,對數據進行圖表輸出可視化圖,可以觀測到企業購入某種商品的趨勢,根據這種趨勢,合理分配資金采購某種趨勢下降的商品,如圖1 預測采購金額分析圖所示。企業可以使用移動平均法對企業未來一段時間內的采購金額進行預測或推算,以便進行采購資金的準備和規劃。

2.6 分析不同供貨商商品報價

雖然是同一類商品,不同的供貨商提供的供貨價格各不相同,企業可以貨比三家,收集到各類商品的報價數據,獲得的數據根據供貨商進行排序,需要對比的是不同供貨商提供的每類商品報價數據,利用行列轉置的方法,整理出每家供應商的每類商品的報價,通過折線圖可視化對比三家供貨商的報價,可以選出每種商品的最低報價。通過對各家供貨商的商品報價進行分析,選擇整體供貨更有優勢的供應商進行合作,從而降低企業的采購成本。

3 分析商品生命周期控制商品采購

商品的生命周期(PLC),是商品的市場壽命,某種商品進入市場后,會隨著時間的變化而發生改變,通常分為四個階段,即生長期,成長期,成熟期和衰退期,呈現出一個由少到多、由多到少的生命周期曲線表達生命周期的整個過程。那么,用什么數據來判斷商品的生命周期呢？本文針對商品的成交量和搜索指數的方式進行生命周期的判斷,企業可以根據各個階段的特點對銷售商品的采購數量進行調整,在生長期,成長期,成熟期可以大量采購,在衰退期減少采購的數量或者不采購,減少不合理的采購投入。

3.1 根據成交量分析商品生命周期

每種商品進入市場后,一般情況下,銷售量會隨之增加,可以根據時間通過銷售量的成交數來判斷商品的銷售情況,因此,需要分析時間數據和成交量數據,通常用單線平滑線折線圖來顯示某種商品的生命周期,在生長期少量采購,在成長期采購數量較多,在成熟期可以大量采購,在衰退期減少采購的數量或者不采購。

3.2 根據搜索指數分析商品生命周期

搜索指數是一種特定商品被訪客搜索次數的一個指標[3],該指標能夠反映這個商品目前的被受關注度和競爭程度。根據搜索指數與成交量進行商品生命周期分析類似,同樣也需要時間數據及搜索指數數據進行分析,最后用單線折線圖顯示,根據可視化的顯示情況,決策各階段的時間點,在生長期少量采購,在成長期采購數量較多,在成熟期可以大量采購,在衰退期減少采購的數量或者不采購。使企業根據分析進行決策,更好地控制采購成本。

4 結語

綜上所述,企業對商品的采購成本分析的方法有商品成本價格分析、商品采購金額統計分析,不同商品采購金額占比分析,商品采購時間分析,采購金額的預測以及不同供貨商商品報價分析等進行企業采購成本的分析;根據成交量或搜索指數,分析商品周期等控制企業商品采購數量進行分析,避免造成缺貨和庫存積壓,更好地控制采購成本。上述方法僅考慮了采購成分數據分析時的一些常用方法,可以再進一步考慮更多的方法進行分析,實現企業運營的精準分析。