人事檔案管理信息化建設的必要性與建設對策研究

李紅霞

[摘要]人事檔案可以體現一個人的成長過程，相關部門可以利用人事檔案挖掘出管理人才。現如今信息化時代已經全面覆蓋，如果企業想讓人事檔案管理的工作效率得到有效的提升，那么人事檔案管理人員就應該利用信息化技術，從而能夠充分體現企業人員的具體信息，這樣就讓人力資源管理工作能夠完善。本文主要對人事檔案管理信息化建設的必要性進行分析，結合當下企業人事檔案管理工作的現狀，提出對人事檔案管理信息化建設的策略。

[關鍵詞]人事檔案;信息化;人事檔案信息化對策

人事檔案管理不但可以將個人進行的工作細節進行全面的記錄，還可以用于人才選拔以及考核，想要提升人事管理水平就應該將人事檔案管理工作做好。這樣可以看得出在信息化時代的全面覆蓋下，檔案管理的信息化建設是必須要進行下去的。人事檔案管理信息化可以提升信息化檔案管理的水平，方便對檔案信息的實施查閱、變更以及儲存，從而使得各個機構能夠及時更新以及傳遞人事檔案信息，降低信息安全的隱患，這樣人事檔案信息就能實現實時共享。

一、人事檔案管理的現狀

大部分企業、單位都不重視人事檔案管理工作，認為人事檔案只涉及到個人，對組織、單位發展影響不大，還有許多的私企不建人事檔案，存在著有沒有檔案無所謂的，用人不審查過往，加之當下社會分工愈發細，行業眾多，自主創業、自由職業者等都不保存利用檔案等，造成許多個人也認為要不要檔案無所謂，眾多的原因，造成個人、企業、單位、社會對人事檔案不夠重視。

一是人事工作管理部門在辦理業務過程中，填寫、審批、蓋章不規范、不完整、不嚴謹，造成檔案材料不規范，出現邏輯錯誤，從源頭上已經降低了人事檔案的質量，也使得檔案材料喪失依據性，即使材料能完整歸檔，但存檔的檔案材料無任何價值可言;二是個人填寫資料，由于沒有存檔意識，對于組織安排要填寫的表格大多數只是當任務敷衍完成，對“三齡兩歷一身份”信息記不太清楚，也不仔細核查，隨意填寫，造成不同表單中相關欄目填寫不一致，家庭成員信息不齊全，這些都給人事工作帶來諸多不便。

近幾年隨著中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《干部人事檔案工作條例》等文件的要求，人事檔案規范化、標準化程度進一步提升，但由于傳統人事檔案通過手工完成檔案材料的分類，存在個人對檔案材料理解上的偏差，容易造成檔案分類不規范、不標準。

大多數人事檔案都是由本單位人事組織部門自行保管，相比較綜合檔案，沒有列支專門的人事檔案經費，辦公設備陳舊落后，檔案庫房也不達標，六防措施難以保證，人事檔案管理手段落后，影響了信息化水平的發展。

二、人事檔案管理信息化建設相應策略

人事檔案是用人單位在管理人力資源的過程中形成的人事記錄，可以較為全面地反映個人的工作能力、工作表現及個人品德等方面的狀況。人事檔案管理部門應該通過各種渠道加強人事檔案知識宣傳，宣傳范圍上到各級領導，下至每個員工，讓領導知道人事檔案包括哪些內容，便于在日常工作安排中予以統籌安排;讓員工知道，人事檔案與個人工作生活息息相關，關系到個人求職、工作變動、職位晉升，是證明家庭成員信息的重要依據材料，關系到個人財產繼承等，這樣可以有效提升個人在填寫相關材料時認真對待，確保所填寫信息準確，完整，前后一致。同時，將人事檔案材料歸檔納入人事工作有關人員的崗位職責，確保材料制作、審核標準規范，并定期對崗位資料收集、歸檔完成等情況進行考核。切實提高對人事檔案工作的重視程度，積極負責完成自身職責所在，全面推進人事檔案相關工作的有效落實。

一是通過收集電子文件和已存檔案數字化加工的方式實現人事檔案數字化。由于人事檔案基本為word和excel表格式，而且在目前電腦辦公全面普及的情況下，業務部門形成的材料99%都是電子文件，收集電子文件條件已然具備，而對已存量的檔案基本都是文本類材料，只要對檔案材料進行數字化掃描等操作即可完成已存檔案的數字化工作。

在現行人事檔案管理制度下，即要創新檔案管理模式，充分發揮檔案服務效應，在全面實現人事檔案數字化管理的基礎上，還要做好實體檔案的管理，即：在完成日常電子文件線上即時歸檔的同時，定期收集相應的紙質檔案進行歸檔管理。即：通過紙質檔案和電子檔案雙軌制管理，將紙質檔案和現代化電子檔案有效融合，讓傳統管理與信息化管理相輔相成，充分發揮紙質和電子檔案各自的優勢，實現信息化檔案管理的順利過渡。從而，促使信息化的檔案管理真正發揮強大的推動作用，最大化服務于企業人事管理工作。

要加強檔案管理人員政治意識、責任意識教育，強化檔案管理人員服務意識。同時，各級人事檔案業務主管部門要加強對檔案人員業務技能培訓，不斷完善檔案人員知識結構，鼓勵檔案人員不斷創新，更好的滿足現階段檔案信息化管理工作的需求，從而建設一支有能力，具備現代化管理水平的人事檔案管理人才隊伍。

在實現檔案信息化管理工作中，其軟硬件設備的建設，是保障信息化檔案管理工作效果的前提。因此，要加大對軟硬件設施的投入力度，實現資源的合理配置，確保檔案信息的傳輸、交換和共享的正常運行，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎。

三、結束語

綜上所述，人力資源管理中最為重要的環境就是人事檔案管理，想要促進人事檔案管理工作的發展，那么信息化建設就是必須要完成的首要任務，使得企業人事管理工作更加規范以及科學。因此，要認識到人事檔案管理信息化建設的必要性，從而提升信息化管理的水平，促進人事檔案管理工作在企業發展過程中發揮應有的作用。

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