基于知識管理的科研檔案管理研究

楊圓

摘要：隨著經(jīng)濟和科技水平的快速發(fā)展，科研院及各大企業(yè)科研部們從事國家前沿性、探索性、創(chuàng)新性科學(xué)研究，承擔(dān)國家科研課題研究與開發(fā)，產(chǎn)出重大科研成果?？蒲袡n案是科研課題研發(fā)過程和成果產(chǎn)出的真實記錄，是各單位檔案體系中非常重要的檔案類別，記錄著各單位科研發(fā)展的軌跡，是科研能力繼續(xù)開拓創(chuàng)新的基石?，F(xiàn)在的科研任務(wù)來源廣、類型多，有國家縱向科研課題，比如國家自然科學(xué)基金課題、省部級自然科學(xué)基金課題、科技部重大專項課題、省部級科研課題等;有橫向科研課題，比如來自企業(yè)的課題;還有國家軍工科研課題等。針對先進的科學(xué)技術(shù)研究工作，科研檔案前期收集工作還存在很多難點和不足，需進一步加強管理并推進落實。

關(guān)鍵詞：知識管理;科研部門;檔案管理

引言

科研項目檔案是指科研項目從征集指南到立項、實施、結(jié)題、成果產(chǎn)出等全過程中產(chǎn)生的具有保存價值的資料，它是科研項目管理工作的重要環(huán)節(jié)，真實客觀地記錄著科研項目生命周期的全過程，能為項目管理提供及時、準(zhǔn)確、全面的信息。科研項目檔案凝聚著科學(xué)研究工作者在基礎(chǔ)研究與技術(shù)開發(fā)過程中的智慧，是科學(xué)技術(shù)儲備的基本形式，是一種寶貴的信息資源，為科技創(chuàng)新奠定了基礎(chǔ)，對今后科研工作的開展具有積極的史鑒意義。合理科學(xué)地管理科研項目檔案對國家科研誠信體系的建設(shè)，學(xué)術(shù)生態(tài)環(huán)境的凈化，科學(xué)知識的傳播，科學(xué)研究的良性循環(huán)，科學(xué)技術(shù)的進步都有很好的促進作用。

1知識管理與檔案管理的關(guān)系

知識分類有多種方法，根據(jù)其表達(dá)方式和傳遞方式，知識分為顯性知識和隱性知識兩種類型。顯性知識，是指用正式語言、符號等清楚表達(dá)和傳播的知識，主要存在于文獻(xiàn)如圖書、檔案中。隱性知識，是指沒有用語言、符號表達(dá)的隱藏在組織層次或個人頭腦中的知識，如組織文化、價值觀、員工技能、解決問題的思路等。檔案是顯性知識的一部分。被譽為“知識管理之父”的野中郁次郎提出知識創(chuàng)造和知識螺旋的概念，他認(rèn)為，顯性知識和隱性知識可以相互轉(zhuǎn)化，而日本企業(yè)的成功之道，主要筑基于“組織知識創(chuàng)造”的能力與技術(shù)。檔案管理與知識管理在管理目標(biāo)和實施流程方面有很多相似之處，二者都是為用戶提供有參考價值和憑證價值的信息服務(wù)，都是將分散的管理對象，即文件、檔案、知識，予以收集、加工、整理，使之有序化，并通過提供服務(wù)利用實現(xiàn)管理的價值。檔案管理與知識管理的內(nèi)容存在交叉關(guān)系，但知識管理涵蓋的范圍比檔案管理廣泛。檔案管理是知識管理的一部分。作為人類社會活動和思維活動原始信息的承載體，就內(nèi)容而言，檔案管理可以從知識管理的視角提升檔案的價值。

2科研檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1建立科研材料歸檔工作協(xié)同機制

基于科研課題文件產(chǎn)生或辦理于多個部門，故科研課題材料歸檔工作具有協(xié)同性，以筆者單位為例，專業(yè)院管理部門負(fù)責(zé)辦理科研課題合同、合作協(xié)議、重要科研節(jié)點文件等管理性文件;各業(yè)務(wù)所產(chǎn)生所有研發(fā)過程文件;財務(wù)管理部門辦理課題經(jīng)費相關(guān)文件;安全生產(chǎn)部門辦理設(shè)備采購、設(shè)備出入庫管理文件;質(zhì)量部辦理知識產(chǎn)權(quán)、課題獲獎等相關(guān)文件;綜合檔案室作為單位檔案綜合管理部門，被賦予相應(yīng)的管理職能，能夠推進并落實科研材料歸檔要求，聯(lián)合各管理部門和科研課題承擔(dān)部門，建立一種適合單位現(xiàn)狀的歸檔協(xié)同機制，完善歸檔體系和制度?？蒲胁牧蠚w檔協(xié)同機制應(yīng)明確涉及的部門和人員、各部門的工作職責(zé)、整體歸檔流程、歸檔文件要求、歸檔推進機制、不歸檔管控措施等。

2.2加強宣傳，提高認(rèn)識

通過墻報、網(wǎng)絡(luò)平臺、邀請知名專家開設(shè)大講堂等方式，營造對科研檔案濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，讓所領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、科技工作者認(rèn)識到科研檔案工作的重要性，從思想上重視科研項目檔案管理，樹立做好科研檔案管理工作是開展其他科學(xué)研究工作的前提條件，是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)的意識，才能從源頭上提高科研項目檔案的質(zhì)量。

2.3做好檔案材料收集、整理等檔案管理基礎(chǔ)工作

檔案部門要通過完善規(guī)章制度、制訂專類歸檔范圍、明確歸檔責(zé)任、實行節(jié)點控制等方式，盡可能完整地收集歸檔材料。對于歸檔的文件材料，應(yīng)保證分類科學(xué)、目錄清晰、著錄準(zhǔn)確，便于檢索。只有做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才具備知識管理的條件。檔案部門作為科研部門歷史與現(xiàn)實活動記錄的集中保存中心，擁有大量檔案信息資源。檔案部門應(yīng)對現(xiàn)有檔案資源進行全面盤點，使檔案實體與檔案目錄信息完全一致，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合知識管理內(nèi)容要求更新與完善現(xiàn)有檔案信息及主題標(biāo)引，為各部門提供便捷的利用服務(wù)。

2.4活用電子查詢利用技術(shù)及電子閱覽技術(shù)

電子查詢利用包括分類查詢、全庫搜索、光盤制作、借閱管理、檔案編研等，主要為借閱者查詢和編研檔案使用。對于非檔案人員，可在檔案管理中進行檔案查詢，便于更好的數(shù)據(jù)利用及權(quán)限控制。借閱者可先選中“科研檔案”，通過分類查詢或條件查詢，輸入關(guān)鍵字，光標(biāo)會有定位，有顏色亮度的提示，想要查詢的符合條件的數(shù)據(jù)一目了然。電子借閱管理包括借閱登記、歸還管理、超期信息、歷史記錄等。如果是通過審批的借閱科研檔案信息，會顯示在預(yù)約列表里，按借查閱人員分類，檔案管理員通過右鍵功能把檔案的信息移到借閱登記表，選擇好相關(guān)信息直接登記。需要借查閱人員申請科研電子借閱時，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進行電子簽名確認(rèn)，填寫借閱期限，檔案管理人員確認(rèn)借閱需求，申請通過，如該文件沒有涉密要求，可進行下載電子文件，用戶下載完授權(quán)的電子檔案，借閱到的科研電子檔案可進行瀏覽，電子檔案因為涉及借閱期限，到期后文件自動作廢，無法再行瀏覽或使用。借閱者在借閱科研檔案時，可以選擇“借閱留證”，留下當(dāng)時借閱的痕跡，或拍照留下照片，以便作為借閱留證參考。

2.5建設(shè)科研檔案利用系統(tǒng)

科研材料收集與整理過程是分散和零亂的，而檔案利用又是集中與系統(tǒng)的，并且當(dāng)前科研檔案利用的需求早已從原始檔案材料轉(zhuǎn)移到檔案內(nèi)部信息上。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用模式已無法滿足當(dāng)前科研檔案利用需求，我們應(yīng)具備先進的快速定位檔案信息的管理系統(tǒng)，開發(fā)存量檔案價值，建設(shè)檔案資源系統(tǒng)，提供有效檔案信息服務(wù)，讓科研人員快速獲取所需檔案信息，正向推動科研人員對檔案價值的認(rèn)識，從而提升科研人員對檔案工作的支持。單位綜合檔案室在科研檔案利用方面，應(yīng)不斷提升專業(yè)度，將檔案使用者寬泛的檔案需求迅速提煉并轉(zhuǎn)化為具體檔案信息，借助專業(yè)管理系統(tǒng)，快速、準(zhǔn)確定位檔案資源，提供利用服務(wù)。

結(jié)語

隨著國家對科研課題管控力度的加強，多類科研課題增加了檔案驗收環(huán)節(jié)，在驗收流程上要求單位檔案管理部門參與評審，為檔案管理部門切入課題管理流程提供了有利契機。企業(yè)科研檔案是企業(yè)科技信息的重要載體，也是企業(yè)進行科學(xué)技術(shù)行為的關(guān)鍵基礎(chǔ)，具備較強的信息價值與證據(jù)價值，科學(xué)管理企業(yè)檔案勢在必行。基于此，本文簡要概述了企業(yè)科研檔案的含義，分析了新形勢下企業(yè)科研檔案管理在質(zhì)量方面的要求，并根據(jù)當(dāng)下企業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀分析了相應(yīng)的創(chuàng)新策略，以求為促進企業(yè)科研檔案管理的良好發(fā)展提供理論上的支持。

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