應用型本科院校教學檔案規范管理評價指標體系構建

胡麗娟

一、引言

在國家發展戰略部署的背景下，地方普通本科高校向應用型轉變是一種趨勢，也是一種必然。檔案工作在應用型本科院校轉型發展、提升內涵建設過程中必不可少，高校檔案工作不僅是管理的基礎和條件，也是學校管理的工具和手段。高校教學檔案是高等院校在教學管理、教學實踐和教學研究等活動中的原始記錄，是記錄一所學校辦學定位、辦學優勢和辦學特色形成過程的重要載體[1]97。

有學者認為，教學檔案是高校教學質量保障的基礎和體現，應將科學全面的教學檔案管理機制納入重構教學質量保障體系中[2]140。有學者強調，高校教學檔案是體現大學文化的重要載體，大學文化積累的重要資源，傳承創新大學文化的重要依據和開展大學文化建設的重要素材[3]186。有學者認為對教學檔案的充分開發與利用有助于促進教學改革，幫助教師豐富教學內容并提高教學水平，從而推動高校整體教學質量的提升[4]98。

可以看出，教學檔案在傳承校園文化、提升教學質量、服務人才培養方面都起著不可忽視的作用，但教學檔案要發揮其功能作用，必須建立在規范管理的基礎上。教學檔案管理是否規范，需要有科學、規范的指標體系作為衡量的標準。對于高校檔案指標體系的研究并不多，主要從檔案網站和利用服務的角度進行研究，如解素芳、王朋、焦淑靜等從信息構建的角度論述了高校檔案館網站評價指標體系[5]53；寇冰、陳彤以山西省高校為例對高校檔案利用服務評價指標體系進行了研究[6]103，馬仁杰教授以安徽省為例對高校檔案工作規范管理評價進行了系統研究，并給出了具體的評價指標內容。

綜上，學者們雖然從不同的角度對高校檔案工作進行了研究，但對教學檔案規范管理研究還較為薄弱，應用型本科院校還缺乏一個系統的評價指標體系來監督和引導教學檔案規范管理。雖然馬仁杰教授以安徽省為例對高校檔案規范管理進行了研究，也給本研究指標體系的設置提供了有益的參考，但應用型本科院校是高等院校體系中的一個重要類型，教學檔案的規范有著特殊意義。筆者以貴州省11 所應用型本科院校為對象，通過問卷調查、實地走訪等形式對教學檔案的基本情況進行了調研，通過構建應用型本科院校教學檔案規范管理評價指標體系，以期豐富應用型本科院校教學檔案規范管理研究，為應用型本科院校教學檔案的規范管理提供理論依據和引導目標。最終為提升教學質量、服務人才培養，提供材料支撐和基礎數據。

二、指標體系構建原則

1.系統性。教學檔案規范管理涉及多個方面，既包括教學檔案自身的規范，也包括教學檔案外部條件保障，比如檔案機構設置是否合理、制度是否健全、檔案庫房是否符合檔案管理的標準等等。因此，教學檔案規范管理指標體系的構建應遵循系統性原則。

2.導向性。應用型本科院校教學檔案管理有自身的特點，評價指標是為了使應用型本科院校教學檔案管理朝著更加規范的方向發展，是改進和完善的依據，因此指標的設置應考慮到影響規范管理的重要因素，對突出的問題在權重設置時有所側重，使最終構建的指標體系能夠檢查出一些主要的問題，為下一步工作方向提供指導性意見。

3.可操作性。指標體系的構建針對的是應用型本科院校的教學檔案，而不是其他類型的高校，因此指標體系的構建具有一定的針對性。結合應用型本科院校教學檔案工作實際，制定的指標體系是為應用型本科院校教學檔案規范管理提供切實可行的依據，通過指標體系有利于發現目前教學檔案管理存在的不足，有針對性地進行改善，為應用型本科院校教學檔案未來發展指明方向。因此，指標體系的構建必須具有一定的可行性、可操作性。

4.前瞻性。隨著社會的發展進步，不同時期對教學檔案管理工作也會提出不同的要求，教學檔案規范管理評價指標的構建既要滿足當前需要解決的問題，也要考慮到未來數年內的需要。因此，指標體系的構建要體現出一定的前瞻性。

三、評價指標的選取

教學檔案規范管理評價指標的選取，主要通過對調研結果的分析，對《高等學校檔案管理辦法》的研究，參考評價指標體系相關的研究，以及筆者在高校檔案機構工作的實踐經驗。

1.機構設置與人員配備。建立與辦學規模相匹配的檔案機構，配備滿足檔案工作開展需求的人員，是有效確保教學檔案規范管理的前提和基礎，是影響教學檔案規范管理的重要保障性因素。通過調研筆者發現，應用型本科院校檔案機構設置與辦學規模不匹配的現象非常嚴重，應用型本科院校都已達到了建立檔案館的要求，但真正已經建館的只有45%，而這個數據當中有一部分還不是完全獨立建館，有的是合署辦公，有的只是行政級別為處級建制，卻沒有真正在履行檔案館的職責，因此機構設置是評價指標體系中必不可少的指標。在機構設置中，機構職責是不可或缺的一項，因為只有履行相應的職責才能確保檔案機構職能的發揮。同時，任何一項檔案工作的開展都離不開檔案人員，明確檔案人員數量和檔案人員待遇是解決檔案人員問題的關鍵因素，因此檔案人員也需作為一項考核指標。

2.條件保障。教學檔案是高校檔案的一部分，教學檔案規范管理，除自身基礎管理規范外，還需要一定的條件為規范管理提供保障，如管理體制、經費保障、設備保障，因此在條件保障一級指標下，需將以上幾個指標納入考核項目。首先，檔案工作應由校長負責，并需明確一名分管檔案工作的校領導。只有明確職責，檔案工作才能引起重視；領導重視，檔案工作才能納入學校整體發展規劃，劃撥經費，購買檔案管理所需要設施設備。教學檔案管理工作的開展離不開固定的經費作為保障，如教學檔案的編研、教學檔案的信息化等都需要一定的經費支持，如無經費很多工作將無法開展，同時教學檔案的保管需要有一定的設施設備來保障教學檔案的安全和長期可用。

3.教學檔案基礎工作。教學檔案基礎工作，是相對教學檔案外部條件來說的，指的是教學檔案自身的規范，是教學檔案指標體系的重中之重，主要包括教學檔案的管理制度，教學檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計與銷毀等各方面。

制度是具有一定的指導性、約束性、規范性和穩定性的，因此教學檔案的規范管理離不開健全的管理制度。檔案的收集是確保檔案齊全完整的重要環節，優質的教學檔案利用服務離不開豐富的教學檔案資源，而制定科學、完整的《教學檔案歸檔范圍和保管期限表》能夠有效確保教學檔案資源的豐富。教學檔案的規范整理，是為了日后的利用，因此檔案的整理必須符合一定的標準，不管時間或人員如何變化，都能確保按照一定規律快速查找到所需檔案。教學檔案的保管、鑒定、統計與銷毀，是為了有效保障教學檔案的安全，通過鑒定銷毀，使教學檔案在有限的人力物力下能夠得到更好的管理。因此，需將以上幾個指標作為教學檔案基礎工作的考核項目。

4.教學檔案服務。教學檔案的保管最終是為了提供檔案利用服務，教學檔案服務質量的高低是檢驗教學檔案規范管理的尺子，因此需將教學檔案服務納入考核指標。教學檔案的利用、教學檔案信息化、教學檔案編研等是衡量教學檔案服務質量的幾個關鍵因素。教學檔案的利用主要是指教學檔案提供利用的方式，隨著信息化社會的發展，在大數據背景下，檔案的利用也要符合人們對信息獲取方式的要求，單一的線下服務無法滿足現階段用戶的需求，因此教學檔案信息化，是實現教學檔案利用服務多元化的前提。教學檔案編研是積極主動提供利用的一種方式，優質的教學檔案利用服務，絕不僅僅只停留在復印原件的基礎上，更多的是對信息的挖掘和研究，提供有價值的編研成果。因此，以上幾個指標需納入考核項目。

四、評價指標體系的賦值

指標體系通過權重來說明指標的相對重要性，本研究主要以貴州省11 所應用型本科院校教學檔案管理為研究對象，考慮到研究對象的數量，不宜采用定量分析法來確定指標的權重。根據實際調研結果，結合筆者的檔案學專業背景，以及八年的檔案工作經驗，選擇了定性分析的優序對比法來初步計算權重，然后根據實際情況進行微調，最終得出指標的分值。優序對比法是通過各項指標兩兩進行對比，通過指標之間的聯系與相對重要性，確定其權重。優序對比法在某一判定上由于主觀因素，可能會出現一定的偏差，但可以通過與其他指標的比較得到彌補，因此具有較大的客觀科學性。優序對比法，一般情況下用1、2、3、4、5 來表示重要程度，數字越大，表示越重要。例如A、B 兩個指標相比較，A 比B重要，按照重要程度，如果A 為4，則B 為1，如果A 為3，則B 為2；反之如果B 比A 重要，按照重要程度，如果B 為4，則A 為1，如果B 為3，則A 為2；總之A、B 指標賦予重要程度的值和為5。

1.一級指標權重。為了便于統計，將一級指標中的機構設置與人員配備設置為A，條件保障設置為B，教學檔案管理設置為C, 教學檔案服務設置為D，將這些指標，作兩兩比較，最終通過所占比例得出最終權重，如下表所示。

一級指標權重

2.二級指標權重。同理，利用優序對比法算出二級指標具體權重，如下表所示：

一級指標機構設置與人員配備條件保障教學檔案基礎工作教學檔案服務二級指標機構設置機構職責人員配備管理體制經費保障設施設備管理制度檔案的收集檔案的整理檔案的保管、鑒定、統計與銷毀檔案的信息化檔案的編研提供利用的方式權重0.47 0.13 0.4 0.14 0.53 0.33 0.33 0.27 0.23 0.17 0.47 0.33 0.2

3.指標體系分值的設置。通過優序對比法，算出了各項指標權重后，筆者將總的分值設置為100 分，通過權重算出分值后，根據實際情況再做一定的微調，最終得出每級指標的具體分值，具體如下表所示。

一級指標機構設置與人員配備條件保障分值30分值12 6 12 18教學檔案基礎工作30教學檔案服務22二級指標機構設置機構職責人員配備管理體制經費保障設施設備管理制度檔案的收集檔案的整理檔案的保管、鑒定、統計與銷毀檔案的信息化檔案的編研提供利用的方式5 8 5 9 8 8 5 1 0 8 4

4.評分細則的設定。

（1）機構設置與人員配備（30 分）。機構設置與人員配備是整個檔案工作規范與否的基礎和前提，主要通過以下觀測點來衡量機構設置、機構職責、人員配備情況。

①機構設置（12 分）。機構設置主要針對是否建立處級建制的檔案館來進行考核。檔案機構的行政級別會影響到人員職數的配備、經費的多少、庫房的面積等等，因此會直接影響到教學檔案工作的開展。目前應用型本科院校建立獨立檔案館的高校較少，也是比較突出的問題，因此機構設置12 分中，建立了獨立的正處級檔案館得12 分，其中檔案館為合署辦公或附屬于其他某一部門的處級建制機構得10 分，建立了綜合檔案室得8 分，檔案室若為某一部門的內部科室得5 分。

②機構職責（6 分）。機構職責涉及的內容比較多：負責擬訂學校檔案工作規章制度；負責各類檔案的接收（征集）、整理、保管、利用工作；負責編制檔案檢索工具，挖掘檔案信息，開展檔案編研；負責檢查、總結、表彰檔案工作。這幾點同等重要，因此各為1 分。其次，每年至少開展一次全校性的檔案業務培訓，推動檔案信息化建設工作；開展檔案宣傳；參加檔案學術交流活動，各項為0.5 分。

③人員配備（12）。人員配備中最重要的是檔案人員的數量，因此配置專職檔案人員3 名及以上的得6 分，1—2 人得3 分，事實證明兼職檔案人員在檔案工作中也起著非常重要的作用，因此各部門配有兼職檔案人員得2 分；其次負責人的專業技術職稱對檔案工作的開展會起到很大的引領作用，因此檔案機構負責人具有副高及以上職稱的得4 分。

（2）條件保障（18 分）。檔案工作的開展，離不開領導的重視，將檔案工作納入學校規劃，由校長負責檔案工作，使檔案工作成為學校重要的基礎性工作。教學檔案規范管理需要一定的經費來支撐檔案工作的開展，需要有固定、安全的場所為教學檔案提供長期保存。這些指標都為教學檔案的規范管理提供了一定的條件保障，具體應從以下幾點進行考核。

①管理體制（5 分）。在實踐中，對檔案推動最大，最能體現檔案工作是否納入學校整體規劃是檔案工作是否納入年終目標考核，因此在管理體制中，這一點最重要，設置為4 分，其中檔案納入目標考核得2 分，獨立考核增加1 分，能夠嚴格執行考核制度再增加1 分；其次，檔案工作由校長負責并明確一名分管校領導增加1 分。

②經費保障（8 分）。只有將經費納入學校預算，才能保證檔案工作有固定經費來源，因此將檔案工作經費納入學校預算設置為4 分，實際工作中真正用于檔案工作的開展得1 分，經費預算中包含了檔案信息化得1 分，包含了檔案編研得1 分，包含了檔案宣傳得1 分；同時檔案工作經費的多少，是衡量檔案工作是否能夠正常運行的先決條件，根據調研和實際工作經驗，檔案機構一年最低需要3 萬元才能保證檔案工作的基本運轉，因此檔案機構每年有3 萬元及以上的運行經費得4 分，1—2萬元得2 分。

③設施設備（5 分）。設施設備主要是保護檔案的長期可用性，因此庫房的“八防”措施是最重要的，“八防”設施設備齊全得2 分，缺一項扣0.5 分，直到此項分值扣完；其次，檔案機構應提供專用的符合檔案管理要求的檔案庫房得1 分；檔案裝具（檔案柜、檔案盒）符合要求，特殊載體檔案配備了專門的存放設備，得1 分；最后，檔案機構能夠達到“三室分開”得0.5 分；檔案庫房能夠滿足未來30 年及以上的檔案保管需求，得0.5 分。

（3）教學檔案基礎工作（30 分）。教學管理規范主要體現在，制度是否健全，檔案收集是否齊全，檔案整理是否規范，是否按照要求開展檔案的保管、鑒定、統計與銷毀工作。具體從以下幾點進行考核。

①教學檔案管理制度（9 分）。教學檔案管理規范離不開制度的保障：首先，應建立檔案工作的檢查、考核與評估制度，因此此項設為2 分；其次，需建立教學檔案管理實施細則，此項設為1 分，制定了教學檔案歸檔范圍和保管期限加1 分；最后應建立檔案庫房管理制度、檔案統計制度、檔案利用制度、部門立卷制度、檔案的鑒定銷毀制度，每項各為1 分。

②教學檔案的收集（8 分）。教學檔案收集目前主要存在的問題是收集不齊全、不完整，而教學檔案的齊全完整對后續檔案工作服務質量影響非常大，因此按照《教學檔案歸檔范圍和保管期限表》，歸檔文件齊全完整設為5 分；教學檔案在次學年寒假前按時歸檔，無積存零散文件，是確保教學檔案完整的一種方式，此項設置為3 分。

③教學檔案的整理（8 分）。教學檔案整理的規范，主要體現在以下幾個方面：按照重要程度首先是檔案分類科學（1 分），組卷合理（1 分），案卷與卷內文件排列合理有序（1 分）；其次是教學檔案歸檔材料質地優良，簽章完備、材料字跡工整，用字規范、無模糊不清的現象（2 分），本單位形成的歸檔原件（1 分），制作規范的目錄（1 分）；最后是編制頁號（0.5 分），裝訂規范（0.5 分）。

④檔案的保管、鑒定、統計與銷毀（5 分）。檔案的保管、鑒定、統計與銷毀，是為了在有限的財力物力下，檔案得到更好的管理，因此嚴格執行檔案庫房管理制度，做好教學檔案統計工作，定期對教學檔案進行檢查，對老舊檔案進行修復，各為1 分；其次是為了保證有足夠的空間存放有價值的檔案，開展檔案鑒定銷毀工作，因此成立學校檔案鑒定工作組織，定期開展檔案鑒定與銷毀工作各為0.5 分。

（4）教學檔案服務（22 分）。教學檔案的價值是通過服務來實現的，教學檔案信息化是服務的基礎，教學檔案編研是積極主動提供服務的一種方式，提供教學檔案利用是教學檔案服務的常規工作。教學檔案服務具體從以下幾點進行考核。

①教學檔案的信息化（10 分）。建立館藏教學檔案數據庫是教學檔案信息化的基礎也是最重要的工作。目前，應用型本科院校在這一點上需要進一步加強，因此這一點總分為5.5 分。由于應用型本科院校檔案信息化工作處于剛剛起步的階段，建立教學檔案全文數據庫還需要一段時間，但是建立目錄數據庫應是現階段信息化必須完成的工作，因此建立紙質檔案全文數據庫得2分，建立教學檔案目錄數據庫得2 分，建立教學工作相關的聲像檔案全文數據庫得1 分，收集畢業生合影照片得0.5 分。其次，檔案工作網站或網頁是檔案宣傳和了解檔案工作的窗口，設置為2 分。最后檔案信息化還需要購買檔案管理軟件，實現文檔一體化管理（1 分）；建立教學檔案數據庫備份，確保電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性（1 分）；教學檔案紙質與電子檔案材料同步歸檔設為0.5 分。

②教學檔案編研（8 分）。教學檔案編研是衡量教學檔案服務質量的一項重要指標，由于檔案編研是對檔案信息的挖掘和開發，此項工作重在編輯和研究，需要對館藏檔案的內容、對利用者的需求有一定的了解，對檔案編研人員有一定的要求。因此需要有固定的編研人員專門從事編研工作，此項設置為4 分。檔案編研需要制訂一定的計劃，定期開展，才能使編研工作逐步開展起來，設置為4 分。

③教學檔案的利用（4 分）。教學檔案利用需要編制檢索工具，才能快速地在數量眾多的檔案中查找到需要的檔案，此項設置為1 分；隨著時代的進步，獲取信息的手段發生了變化，因此開展網上教學檔案利用服務也成為教學檔案利用的一個考核指標，開展網上教學檔案利用服務，開通了微信或微博服務，各設置為1 分；利用檔案有審批與登記手續，為1 分。

5.應用型本科院校教學檔案規范管理評價指標體系表（見下頁）。

五、結語

應用型本科高校是大學的一種類型，有別于其他類型的高校，具有自身獨特的特點[7]。應用轉型實質就是進行一種改革和創新，涉及學科專業設置、人才培養模式、師資隊伍建設等改革，高校教學檔案是高等學校在教學活動中形成的具有保存價值的各類材料匯總，生動再現了教育教學的全過程[8]。教學檔案作用的發揮，需要建立在規范管理工作的基礎上，教學檔案是否規范需要有相應的指標體系作為檢驗的尺子。本研究以貴州省11 所應用型本科院校教學檔案規范管理為調查研究對象，構建了“應用型本科院校教學檔案規范管理評價指標體系”。該指標體系涵蓋了4 個一級指標、13 個二級指標、49 個觀測點，通過優序對比法，對每個指標都賦予了權重，直觀體現了各個指標在教學檔案規范管理中的重要性，同時為應用型本科院校教學檔案規范管理評價提供了科學依據，強化了教學檔案規范管理建設的可操作性，能夠有效地規范教學檔案管理，同時也為高校教學檔案規范管理提供了有益的參考。