加強事業(yè)單位檔案管理工作的措施研究

摘要：當前我國正在大力推進事業(yè)單位改革，檔案管理工作正在逐漸成為當前事業(yè)單位日常工作的重點之一。但是實際上因為上級領導對檔案管理工作不夠重視、檔案管理制度不夠完善、缺少專業(yè)檔案管理人員等等，導致事業(yè)單位檔案管理工作遲遲無法得到進展。本文通過對事業(yè)單位檔案管理的重要性、檔案管理現(xiàn)狀等進行分析，并針對其中存在的問題提出標準化措施，促進事業(yè)單位在檔案管理工作上的進步。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

一、事業(yè)單位加強檔案管理工作的重要性

檔案資料中記錄了單位的發(fā)展歷程，對于事業(yè)單位的人員調配、歷史資料查詢等都有著極其重要的作用。隨著市場體制的改革，事業(yè)單位實行機構職能、行政體制、人事制度改革的新形勢下，檔案管理。隨著社會的進步以及計算機技術的發(fā)展，事業(yè)單位也應該在檔案管理中積極引入計算機技術，借助信息技術解決檔案管理問題，能夠顯著提升檔案管理的效率，促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）領導重視力度不足

雖然現(xiàn)在越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，并且針對單位實際情況對檔案管理制度進行了改革，但是受自身發(fā)展的限制，單位內部對檔案管理工作缺乏專業(yè)性認識，認為檔案管理工作與日常工作沒有直接的聯(lián)系，因此在日常管理中不會花費太多的精力在檔案管理上。檔案管理人員沒有滿足標準，經(jīng)費不足導致一些必要的管理設施無法到位，對檔案管理工作的處理不夠專業(yè)、詳細，缺乏專業(yè)的檔案管理人員對檔案資料進行分類管理，導致出現(xiàn)檔案凌亂、丟失、缺漏等問題的出現(xiàn)，對事業(yè)單位的發(fā)展造成不利影響。

（ 二）檔案管理制度不健全

大多數(shù)事業(yè)沒有建立完善的檔案管理制度，即使有的單位建立檔案管理制度，但是在實際工作中并沒有嚴格按照相關制度實行，導致分類不規(guī)范、存放混亂、檔案缺失等問題反復出現(xiàn)。以人事檔案為例，檔案管理人員在對人事檔案材料進行整理時態(tài)度散漫，導致一些信息沒有經(jīng)過核實、部分檔案缺失卻沒有得到及時補充，給后續(xù)檔案的正常使用造成阻礙，這些問題與事業(yè)單位檔案管理制度沒有得到完善、相關制度沒有深入實施、缺乏應有的崗位責任制有著直接的原因，一些規(guī)范、先進的管理模式?jīng)]有被引入，檔案管理工作的效率以及質量也就遲遲無法提升，制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案信息化程度較低

由于事業(yè)單位管理人員對于檔案管理不夠重視，導致單位在檔案管理方面投入的資金有限，一些必要的基礎設施還沒有完全配備，檔案處理速度較慢。除此之外，隨著社會工作節(jié)奏的加快，檔案的更新速度也在不斷加快，傳統(tǒng)紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索。因為事業(yè)單位的檔案信息化管理程度還不夠高，各科室之間無法實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，檔案信息無法共享，檔案管理的價值沒有完全發(fā)揮出來。

三、加強事業(yè)單位檔案管理工作的措施

（一）加強重視力度

事業(yè)單位領導的重視能夠使檔案管理工作達到事半功倍的效果，所以，事業(yè)單位管理人員加強對人事管理工作的重視，將檔案管理工作作為單位日常管理中極其重要的一項工作。一方面，在檔案管理方面投入充足的資金，加強相關基礎設施建設;另一方面，必要情況下可以將檔案管理工作納入單位考核之中，與工作人員的薪酬建立直接的聯(lián)系，提高單位內部工作人員對檔案管理工作的重視力度。

（二）建立健全檔案管理制度

常言道“無規(guī)矩不成方圓”，健全的規(guī)章制度確保事業(yè)單位管理工作能夠順利進行的重要保障。為了能夠保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠取得成效，單位需要結合自身實際發(fā)展情況，對傳統(tǒng)的檔案管理制度進行改革，制定一個滿足自身實際發(fā)展需要的檔案管理制度，借助規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的各項工作，使檔案管理人員在實際工作中能夠有法可依，確保檔案管理工作的順利推進。檔案的收集、整理、保管、調取、查閱等過程需要嚴格遵循國家關于檔案的著錄標準，統(tǒng)一進行管理歸類，不允許任何人以任何理由私自留存檔案，有效避免檔案被篡改、銷毀的風險。通過建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，可以顯著避免檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失情況的出現(xiàn)，確保檔案的準確性，確保檔案價值得到最大限度的發(fā)揮。

（三）加強檔案信息化管理

隨著信息化進程的推進，事業(yè)單位也需要緊隨時代發(fā)展潮流，對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，確保其能夠更好地為單位發(fā)展服務。事業(yè)單位需要加強檔案信息化建設力度，加強網(wǎng)絡設備方面的投資力度，充分發(fā)揮計算機技術在檔案管理中的積極作用，從而進一步推動檔案信息化的進程。加快事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫建設，盡快實現(xiàn)紙質檔案到電子檔案的轉變，不但能夠有效避免檔案破損、污染等問題的出現(xiàn)，還能夠加強保密性，單位內部的調動也更加方便，顯著提升檔案資源的利用率。除此之外，為了能夠全面發(fā)揮檔案的引導作用，事業(yè)單位可以通過建立檔案信息網(wǎng)站，形成包括各下屬單位在內的檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡，并為相關人員提供訪問權限，這樣不僅能夠提高檔案的利用率，還能夠保證檔案的保密性與安全性。

四、結束語

檔案管理工作作為事業(yè)單位日常管理的重點，其工作質量與工作速度將會直接對事業(yè)單位內部各項工作能否順利進行造成影響，所以，事業(yè)單位應該結合實際情況，積極對檔案管理方式進行改革，通過建立健全檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設等措施，進一步提升檔案管理的效率，推動事業(yè)單位的發(fā)展。

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作者簡介：譚櫻芝，女，江蘇常熟人，1993年10月出生，大學本科學歷，初級職稱助理館員，常熟市建設工程質量監(jiān)督站工作。