信息化建設促進企業檔案管理改革的策略研究

摘要：在第四次科技革命不斷深入推進中，信息化已經發展成為社會跨越發展的重要趨勢。對此，企業檔案管理工作也應該順應時代發展的要求，借助信息化東風促進實現檔案管理的現代化轉型，為企業的運營發展提供更高質量的支撐。鑒于此，本文在概述信息化建設對企業檔案管理工作的價值和意義的同時，以信息化轉型發展的要求審視目前企業檔案管理工作的現狀，分析其中存在的問題，最后思考推進企業檔案管理信息化建設工作的建議和策略。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化;價值

引言：

在信息化時代背景下，相當一部分企業早已啟動了信息化建設，包括檔案管理在內的很多方面工作都相繼實現了信息化轉型，收獲了多方面的效果，證明了其價值和意義。不過，因為各種復雜因素，和信息化轉型要求相比，現在部分企業的檔案管理工作依舊存在著相當大的差距，需要與時俱進地持續推動，以充分發揮企業檔案管理信息化服務的積極作用。

一、企業檔案管理信息化建設的價值和意義

（一）促使工作效率的顯著提高

在幾十年前，社會尚未步入信息化時代的時候，企業檔案管理工作的大部分工作基本上均手工推進，管理理念非常陳舊，部分企業甚至缺乏比較完善的審核機制，致使檔案管理工作不僅耗時長，效率低，而且嚴重制約了企業檔案的利用率。在信息化時代逐步深入的過程中，很多信息技術陸續運用到檔案管理工作中，原來需要手工完成的大部分工作逐漸讓位給電腦等設備及信息系統，工作推進效率得到了顯著提高。隨著檔案管理工作效率的提高，檔案的收集的內容范圍逐步拓寬，進而充實了企業檔案資料的內容。與此同時，在逐步提高管理人員工作效率的背景下，能夠逐步增強檔案信息的真實性與完整性，館藏檔案質量得到了一定幅度的提高。另外，隨著信息技術的不斷成熟，特別是各種信息系統平臺的出現，催生出具有時代特征的檔案電子資源管理工作，并且成為目前檔案管理工作的重心，為提高檔案使用率，及更為充分地發揮其積極作用提供了有利條件。

（二）增強企業檔案保管工作質量

過去企業檔案管理的工作內容主要是圍繞著各種紙質文件文獻進行的，保管和利用紙質檔案是當時檔案管理工作的主要內容。紙質檔案具有易損性質，而且有對應的年限要求，確保檔案完整及安全的難度相對較高，甚至不時出現檔案遺失現象。應用信息技術后，開始出現了各種類型的電子文獻，除了極少數人之外，其他人接觸原始的紙質檔案文件的頻率大幅度降低，保管并確保其安全的難度大幅度降低，檔案保管工作水準得到了有效提高。

二、企業檔案管理信息化建設的現狀及問題

（一）檔案管理信息化建設的動力不足

雖然，國內一些企業相繼邀請外部專業機構，積極推進信息化建設，全面促進企業采購管理、生產管理、營銷管理及人力資源管理等方面的信息化轉型。不過 ，相對而言，部分企業在開展檔案管理工作過程中，對信息化技術的利用存在一定的滯后性。探究其原因，則是由于個別企業管理者并未真正地認識到檔案管理工作的重要性及實際有意義。另外，部分企業檔案管理負責人員的思維存在局限，他們沒有意識到推動檔案管理信息化建設的必要性，在思想層面具有一定的惰性，缺乏不斷進取的內動力，導致企業檔案管理信息化建設水平得不到明顯地提升。

（二）信息化檔案管理人才嚴重不足

雖然，在信息化時代不斷推進的過程中，在檔案管理領域也出現了一定轉型發展，高校 等相關機構在培養檔案管理工作人員的時候與時俱進地充實了教育內容，出現了一定數量的合格人才。不過，這些人才多流向各類學校及其他科研機構的檔案管理部門。在各類企業檔案管理部門中，很少有能勝任信息化加持的檔案管理工作的人才;特別是部分國有企業，在改制轉型的過程中，檔案管理部門在聘用人才方面并未迎合時代的發展需求，尤其是在提高選拔人才門檻方面存在一定的滯后性，設置的人才選拔標準不夠清晰，所以，一部分企業檔案管理部門的工作人員具有年齡偏大、專業素養不足等特點，尤其是年輕人員的占比比較少，甚至存在青黃不接的情況，這對檔案管理工作實現信息化轉型造成一定的阻礙和制約。

（三）企業檔案管理制度普遍具有滯后性

雖然，在過去幾十年中，大部分企業隨著時代的發展持續更新并完善了財務管理、采購管理、營銷管理、決策管理、預算管理、資產管理等方面的制度文件，檔案管理方面的制度卻并未得到更新與改進。雖然，國內高校及其他高端科研機構的檔案管理工作得到了長足發展，各種電子文獻數據庫不斷涌現。不過 ，企業檔案管理卻成了業內的洼地，特別是部分規模龐大的國企檔案管理在信息化建設方面的水平情況和企業的地位、實力有一定的懸殊性，大部分管理制度長期未曾修訂與更新。其實，即便是比較前衛而充滿活力的大型民營企業，在檔案管理工作方面也存在滯后性，部分新興民企甚至沒有專門的檔案管理制度。

三、加強企業檔案管理信息化建設的策略和建議

（一）優化企業檔案管理理念，提高企業檔案管理信息化建設的內在動力

各地檔案學會等相關機構應該和企業管理有關的協會組織密切溝通，在企業層面推動宣傳檔案管理信息化建設的必要性，以企業檔案管理負責人員及企業分管領導等人員為對象，靈活組織各種培訓工作，推動他們更為清晰地認識企業檔案管理工作的重要性，引導他們意識到推動企業檔案管理信息化轉型的必要性，以幫助他們打造推動企業檔案管理信息化建設的內在動力。企業檔案管理負責人員在日常工作期間，應該注意搜索檔案管理方面的前沿動態信息，提高自己的思想認知，靈活利用各種機會引導企業管理層提高對檔案管理工作的重視程度;在制定年度工作計劃及部門預算的時候，注意將推動檔案管理信息化建設所需要的配套軟件等考慮在內，提醒并爭取公司領導層的更多支持，以為企業檔案管理信息化建設的不斷推進打造堅實的內在動力。

（二）優化企業人力資源管理，創設具有充分勝任能力的檔案管理團隊

大力推動企業檔案管理的信息化建設工作，需要優先創設具有充分勝任能力的團隊。對此，各類企業應該從內部的具體情況 出發，思考優化改進人力資源管理工作。從總體上看，企業應該思考整合檔案管理工作的既有工作團隊，應該大刀闊斧將為其他部門賦閑下來的人員辦理離退休或者轉崗手續;在接收其他部門在崗人員配偶及子女的時候，應該嚴格把關，適當提高準入人員門檻。檔案管理負責人員應該以檔案管理信息化建設規劃等相關文件為基礎，思考制定系統而科學的人才引進及后續教育計劃，在招聘環節爭取公司支持大膽招納能勝任信息化檔案管理工作的高端人才，在后續教育及其他相關培訓環節應該融入信息技術應用、信息系統平臺操作及網絡安全等方面的知識內容，致力于打造兼具檔案管理、信息管理、安全管理及網絡管理等多方面素質于一體的綜合性人才團隊。對于部分條件比較成熟的大型企業，還可考慮探索激勵機制，鼓勵檔案管理在崗人員在出色完成本職工作的基礎上，允許他們面向社會開拓檔案管理服務業務，提高他們的個人收入。

（三）優化企業資金投入結構，夯實能夠代表時代前沿水平的設備基礎

促進企業檔案管理信息化建設，應該根據具體需求充分考慮采購配置足夠的軟硬件設備。企業管理層在思考制定公司預算的時候，應該積極采納檔案管理負責人員關于增加相關 設備研發相關技術的要求，應該為此準備充足的預算。在根據預算啟動采購工作的過程中，應該注意確保所采購的軟硬件設施可代表時代前沿技術，避免出現信息化建設定位偏于滯后的現象。有條件的企業應該主動和相關高校及科研機構合作，利用他們的專業性確保企業檔案管理信息化建設的先進性。

（四）優化企業檔案管理工作機制，構設檔案信息資源共享服務平臺

發展比較成熟、規模較大的企業，在推動檔案管理信息化建設過程中，應該主動向高校或其他科研機構看齊，在借鑒他們的先進經驗的同時，結合企業檔案管理工作的需要，思考優化企業檔案管理工作機制，打造檔案信息資源共享服務平臺。應該以采購的硬件設施及所應用的軟件技術為基礎，根據企業檔案管理工作的具體特點，打造專門的系統平臺;應該在對內部檔案進行系統而科學整理的基礎上，將相關目錄等信息整合進入系統平臺中，建設專門的目錄數據庫;應該按照重要性原則，結合檔案利用率 等相關情況，有步驟分階段地將館藏檔案整理制作成電子檔案，打造形成內容日趨充實的企業檔案電子資源數據庫;應該根據紙質及電子檔案管理工作的不同需要，改進優化檔案資源管理架構，思考打造各種專題數據庫，為根據檔案利用方面的需要情況，思考設計更為靈活而全面的檔案資源服務。應該借力互聯網平臺，打造可在企業內部進行共享的服務平臺，以為企業內部人員充分利用館藏檔案提供更為便捷的有利條件。

另外，企業在推動檔案管理信息化建設過程中，應該根據可能出現的網絡信息安全風險問題，強化檔案信息安全管理工作。在信息采集、檔案形成、電子檔案轉化、電子文獻存儲、數據庫建設等程序推進過程中，均應該在信息技術專業人員的指導和建議下，適當采取一定 的加密措施，以全方位地規避信息安全風險，以為企業檔案管理信息化建設的順利推進及在新時期更為充分地發揮企業檔案管理工作的積極作用保駕護航。

四、結束語

總之，在第四次科技革命不斷推進的如今，任何行業和領域均無法繞開信息化轉型這個宏觀的歷史趨勢。當前部分企業在檔案管理的信息化建設方面問題明顯滯后于時代，致使相關工作優勢得不到充分發揮。所以，應該優化企業檔案管理理念，提高企業檔案管理信息化建設的內在動力;優化企業人力資源管理，創設具有充分勝任能力的檔案管理團隊;優化企業資金投入結構，夯實能夠代表時代前沿技術的設備基礎;優化企業檔案管理工作機制，打造檔案信息資源共享服務平臺，為企業與時俱進地開展高質量的檔案管理工作打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]鄒惠琳.企業檔案管理信息化建設的障礙及優化策略探討[J].企業改革與管理，2020（21）：46-47.

[2]劉輝敏.企業檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2020（14）：90+95.

[3]顧運.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].商訊，2020（08）：100+102.

作者簡介：潘皓（出生年1982），性別：女，民族：漢，籍貫：北京，北京機床研究所有限公司 ，研究方向：企業檔案管理 學歷：大學本科，職稱：助理館員.