電子文件檔案管理思路與改進措施探討

崔琳

摘要：電子文件檔案是將傳統的紙質版資料轉變成電子信息而得到的檔案，需要進行保密管理。此外，因為信息技術發展迅速，現如今的電子檔案也有直接就是電子檔形式的文件，同樣需要保密管理。對比傳統的紙質文件，電子檔案更加方便管理，能夠長期保存，避免因為紙張或是墨水的問題造成檔案資料模糊，無法正確辨認的問題。與此同時，電子文件檔案在調出的時候閱讀也更加方便，能夠幫助提升管理效率。為此，本文就電子文件檔案管理思路與改進措施展開了分析探討。

關鍵詞：電子文件檔案;信息化;改進措施

隨著科技的不斷發展進步，檔案管理方式正在逐漸趨向于電子文件檔案管理，人們也越來越歡迎電子文件檔案化管理方式。電子文件檔案管理更加方便快捷，對比傳統的管理能夠有效提升管理效率，同時節約大量的人力和物力，所以電子文件檔案化管理應該進行大范圍的普及。

1 電子文件檔案化管理的思路

目前我國的電子文件檔案數量正在急速上漲，而要求利用此類信息的請求卻越來越多，檔案部門必須在管理方面加強數字化和網絡化的實現。檔案管理工作改進需要遵循信息化檔案管理的發展要求，逐漸實現數字化、信息化檔案管理，促進檔案事業可持續發展。具體可采取如下思路：①加強數字化檔案館建設，包括庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍等多方面的建設，隨后大力推廣計算機管理方式，應用計算機和網絡技術，提升信息化水平。②加強檔案信息資源建設。檔案館中原本已經存在著的紙質檔案文件需要進行電子化處理，視頻、音頻轉成數字化的存檔，完成數字化館藏建設。③建設檔案目錄。數字檔案館中的核心是資源庫建設，資源庫的作用是幫助儲存所有的檔案，同時也對檔案進行統一處理，利用計算機技術能夠建立起對應的檔案目錄，幫助提供檢索服務，其他部門為檔案館提供檔案移交的時候需要將檔案目錄一起提交。④加強電子文件歸檔。負責檔案管理的部門需要對電子文件歸檔工作加強監督和指導，保證有價值的電子文件都能夠順利保存到檔案館，根據自身單位的特點制訂電子文件檔案的接收、管理、使用方法，最終實現檔案信息化管理。⑤加強電子文件檔案化管理。電子文件需要借助當代的辦公設備才能閱讀和使用，而且可以共享，不受時間和距離的限制，未來實現全面的電子文件檔案化管理是必然的檔案管理發展方向。

2 電子文件檔案管理的改進措施

2.1 加強安全管理

電子文件檔案化管理中，逐漸暴露出了缺陷，如何加強檔案的保密性成為了管理人員關注的問題，如果檔案管理權落到了多數人手中，是否會造成社會動蕩，管理人員的綜合素質會不會影響到檔案管理也是未能解決的問題。所以當前相關部門必須加強對電子檔案管理的重視，不能延續以往的舊思想，認為資料泄露不會造成任何損失，而是要用新的眼光看待電子文件檔案管理，保證單位實現長遠的發展。

2.2 培養高素質管理人才

電子文件檔案化管理對比傳統的檔案管理有明顯的區別，所以管理需要借助以往的管理經驗，同時結合電子文件的特點進行管理，這就需要高素質的管理人才。紙質檔案管理是將處理完成的文件進行鑒定，隨后收集有價值的部分，按照文件的類型、來源、內容、形式等參考條件進行分類保存。電子檔案的管理需要將電子文件放到計算機中進行分類組合，同時提供檢索的服務。傳統檔案管理方式和電子文件檔案管理方式差別很大，所以檔案管理部門應當招收一批具備計算機網絡技術的人才，同時具備檔案管理相關的知識，充實人才隊伍。另外，檔案管理部門負責傳統檔案管理的人員，需要進行專業知識補充培訓，不僅僅要培訓先進的檔案管理新理念，同時需要培訓計算機網絡技術，幫助管理人員轉變工作方式，根據不同的管理要求進行實際的檔案管理，提升管理人員的整體業務水平。

2.3 完善管理制度

電子文件的來源非常廣泛，制作文件的人員類型也有多種，不僅僅是業務管理人員，同時還有數據錄入人員、計算機技術人員等，所以進行電子文件歸檔的時候必須通過一定的管理制度進行約束，約束歸檔人員按照標準工作。電子文件歸檔需要將其納入單位的檔案管理制度中，列入信息管理工作中。對比傳統的紙質文件，電子文件會受到更多的約束，單獨的檔案管理部門不能獨立完成，必須依靠多個部門共同合作完成管理。電子文件形成部門負責了解文件的形成規律和歷史聯系，能夠在鑒定工作價值的時候發揮作用;檔案部門負責制訂歸檔的制度方法，了解全局情況，做好統籌工作;計算機管理部門則需要加強信息網絡方面的維護，為檔案管理提供技術方面的支持。多個部門協同合作，各自發揮自己的優勢，形成質量較高的電子文件檔案。

2.4 建立檔案網站

電子文件檔案化管理需要為本單位提供方便快速的檔案信息查閱服務，也就是借助自身的館藏優勢體現其特色，建立一個能夠提供信息查詢功能的網站。如果單位本身已經有自己的官網，那么檔案查詢功能可以加在單位官網中，該欄目還可以加入單位的歷史信息，例如舉辦過的活動、發展歷史照片、領導人員的視頻音頻等。網站上的檔案信息查閱功能是為本單位的職工提供的服務，不僅僅是為了檔案部門的管理人員。所以在網站建設的時候，需要保證普通職工也能通過該網站進行信息查閱，最好能夠根據關鍵詞查詢檔案，因為一般的職工是不會通過檔案號、分類號等專業的檢索方式來查找檔案的。另外，網站提供的檔案查詢服務應當包括多方面的內容，不僅僅是職工個人信息相關的內容，同時也應當包括單位歷史發展、往年文件發布等。最后，網站建設需要不斷完善，根據網絡用戶留下的意見不斷完善網站的功能，例如留下能夠與檔案管理人員交流的渠道，幫助單位職工在線答疑解惑，提升整體職工的檔案管理知識水平。

3 結語

綜上所述，隨著中國不斷向前發展，信息化管理技術也在不斷發展進步，當前電子文件檔案化管理已經應用到了人們的生活和工作中，而且受到了相關部門和人員的重視，考慮到網絡環境的復雜性，未來的電子文件檔案化管理需要進一步加強安全管理和制度建設，提供更好的檔案服務。

參考文獻

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