信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析

王小潁

摘要：傳統的檔案管理方式并不符合事業單位現階段的發展需求，需要相關人員能夠形成正確的管理意識，分析目前檔案管理存在的問題，并積極借助信息技術制定相應的管理對策，在提高信息技術應用效果的同時增強檔案管理實效性。本文就信息技術與檔案管理作出分析，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理

在經濟快速發展過程中，事業單位檔案數量也隨之增多，若沿用以往的管理方式不僅會滯后檔案管理進度，還會影響檔案資料的真實性、完整性，以及降低檔案利用效果。而借助信息技術，可通過計算機等軟件，搭建管理系統，利用各類功能對檔案進行高效管理，可于一定程度上增強檔案管理的實效性，彌補傳統管理方式的不足，并實現檔案管理的信息化和自動化。所以現階段事業單位需加大對信息技術的重視力度，結合檔案管理實際情況以及單位發展需求，綜合制定合理的技術應用策略。

一、事業單位檔案管理存在問題

（一）缺少檔案管理創新意識

多數事業單位檔案管理人員并沒有樹立正確的管理觀念，且缺乏管理創新意識^[1]。同時對信息及時的認知不足，甚至部分管理人員認為信息技術的使用存在較強的風險性，將其應用于檔案管理中，反而會降低檔案資料的安全性。當管理人員對信息技術不予重視，自然無法提高信息技術在檔案管理中的落實力度。

（二）信息技術應用效果不足

信息技術及智能設備呈現多樣化，事業單位需要根據檔案管理要求及實際情況，選擇合適的信息技術和智能設備，但目前管理人員在應用信息技術過程中并沒有對技術的特點、應用要點加以分析和掌握，導致信息技術的應用過于表面化，無法發揮其更多的功能作用。另外，信息技術需要由檔案管理工作人員操作，但很多工作人員的信息技術操作能力較低，使得檔案管理信息化水平得不到提升^[2]。

（三）檔案管理方式不合理

信息技術自身存在一定的風險性，且網絡的虛擬性等特點，使得檔案信息化管理過程中存在安全隱患問題。若沿用傳統的管理方式和管理制度，不僅不適用于信息技術下的檔案管理工作，還會增強檔案管理的風險性。

二、事業單位檔案管理中應用信息技術的有效對策

（一）加強檔案管理意識，落實檔案管理制度

一方面管理人員需要意識到信息技術應用于檔案管理中的實效性，明確認知到現有的檔案管理方式已無法滿足事業單位發展需求。傳統的紙質檔案管理方式，不僅會滯后管理進度，還不易保存大量的檔案資料，極易導致紙質檔案缺失、破損，管理人員應更新觀念，正確看待信息技術，了解其特點及優勢，改進管理方式，能夠將紙質檔案轉化為電子檔案。另一方面信息技術的應用，需要有完善合理的管理制度為其提供有力支撐。根據檔案管理工作內容、工作需求、檔案管理要求、信息技術特點等條件對已有的管理制度進行優化，進一步規范檔案管理工作流程，對信息技術的使用方法及注意事項進行明確規定。提高執行力，在檔案管理工作開展各個階段有效落實管理制度，對工作人員的工作行為、檔案管理內容及信息技術操作情況予以管理監督。一旦出現違規行為等問題需按規章制度采取相應的措施，要求人員立即整改。

（二）組織人員培訓，提高檔案管理專業能力

檔案管理工作人員的能力水平不僅會影響檔案管理工作開展的實效性，還會影響信息技術的應用效果，所以目前檔案管理工作進行階段，需要加強對工作人員的培訓力度。首先了解檔案管理工作內容，結合檔案管理工作人員的實際情況，制定相應的培訓計劃，在培訓過程中主要幫助工作人員能夠掌握檔案管理專業知識、管理方法，以及相關新知識和新技能，達到提升工作人員管理能力的效果。其次為更好地將信息技術與檔案管理有機結合，還需要針對信息技術的使用操作方法展開專項培訓，包括了解信息技術的特點、學會信息技術的基礎操作方法、能夠利用信息技術開發檔案資源、有效保護互聯網中電子檔案的安全等相關內容。只有檔案管理工作人員具備較高的專業能力和信息技術操作水平，才能為信息技術的有效應用提供有利條件^[3]。

（三）增強檔案管理安全性，推動檔案管理順利開展

信息技術的使用需要借助計算機、互聯網，而網絡本身存在較強的虛擬性和風險性，檔案管理在應用信息技術的過程中若不重視安全管控，極易因系統漏洞、病毒侵入等情況導致檔案資料丟失。所以事業單位檔案管理期間，還需要針對信息技術的使用做好相應的安全防護措施，如設置防火墻，安裝安全合適的殺毒軟件，工作人員應定期進行系統殺毒，及時修補系統出現的漏洞，以保護電子檔案資料的安全。或者對于一些較為重要私密的檔案，可設置權限，利用人臉掃描、身份證識別、安全密鑰等方式對檔案進行加密保護。同時電子檔案管理過程中，需要及時對檔案資料進行備份，以防止在病毒侵入等情況下檔案資料永久丟失。另外，還需要安排專業技術人員定期對所使用的信息技術、設備等進行檢查維護，這樣才能更好地促進檔案信息化管理工作的順利開展。

（四）引進新技術及設備，提升管理信息化水平

首先事業單位應對內部資金配置進行重新優化，將更多的資金投入到檔案管理信息化建設中，為信息技術的有效應用提供基礎支持。其次根據單位檔案管理需求，選擇購買合適型號的服務器，構建與檔案管理工作相符的數據庫，以借助信息技術對檔案資料進行收集、處理等操作。若事業單位的資源不足，為了更好地保管檔案資料，可租賃有資質且正規合適的云商，由其提供云服務器用于存儲檔案資料。新時代發展中，事業單位檔案資料量大幅度增多，使得檔案數據采集、分析、利用等工作變得更為復雜困難。這種情況下事業單位可借助HIS技術、GLS技術等先進手段，借助模塊化方式有效處理數據冗余問題，以更好地提升檔案資料的采集、處理及利用效率。另外，事業單位管理人員也應借助先進手段搭建檔案管理系統，便于實時查看和管理檔案工作人員的工作過程，同時為推動檔案管理工作的高效進行，還可建立內部資源共享網站，檔案管理工作人員可借助網站，利用網絡為各部門提供服務，提高工作交互能力。

結語

信息技術類型多樣，將其有效應用于檔案管理中，對優化檔案管理流程、提升管理效率、保護檔案資料等方面均有積極意義。所以事業單位管理人員應正確認知信息技術，了解其優勢和特點，運用合理手段將其與檔案管理工作有機融合。

參考文獻

[1]魏東奎.信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析[J].企業文化（下旬刊），2019，（11）：170.

[2]張玲.計算機信息技術在事業單位檔案資源管理中的應用分析[J].卷宗，2020，10（24）：101.

[3]高煥峰.試論信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].神州，2020，（1）：289.