信息化背景下高校工資管理若干問題及對策研究

郭暉

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展和科技創新的推動，高校財務朝著信息化、智能化的方向邁進。工資業務作為高校財務管理內容的重要組成部分，也需順應新趨勢，借助信息技術整合資源、優化流程、提高效率。文章從高校財務人員的角度出發，對信息化背景下高校工資管理面臨的若干問題及對策進行了探析。

關鍵詞：信息化;高校;工資管理

高校工資管理是高校財務管理體系中的重要部分，及時、高效地發放工資，有利于提高廣大教職員工的積極性，增加歸屬感，促進高校事業健康有序地發展。隨著高校人員數量和工資體量的日漸增加，原來的工資管理模式已經越來越難以適應新形勢的變化，因此分析討論高校工資管理存在的問題及解決措施十分必要。

一、高校工資業務的特點及面臨的問題

（一）工資業務對接部門多，信息系統一體化有待完善。

高校工資雖然最終由財務部門對接銀行進行發放，但前期需要人事、房產、后勤水電部門等提供相關原始數據，后期又要根據工資數據進行稅務、社保、住房公積金的申報，可以說，工資崗位是一個重要的“中轉站”。但很多職能部門之間的信息管理平臺不能互聯，存在“信息孤島”，數據無法直接在線共享，這非常不利于工作效率的提高。

目前一些高校處理工資業務的流程如下：每月初，各學院部門統計上月的教職工考勤情況，交由人事部門匯總。人事部門根據考勤情況和相關規定進行工資變動，將數據表格交給財務部門。會計人員在財務工資系統中錄入變動數據，匯總各類人員、各項工資內容的支出情況，在賬務系統中進行賬務處理。出納人員開具支票交與銀行，完成工資批量代發。

由于人事、財務等部門之間無法通過一套整合的系統實現數據傳輸和共享，人事處的相關人員在本部門平臺進行操作后，財務部門的會計需要將人事部門的工作再重復一次，造成人員和時間的浪費。同時，工資數據依靠紙質文件或郵件等方式傳遞，不同部門對同一變動數據的理解不同，容易影響數據錄入的準確性，造成工資計算的錯誤。

（二）工資業務數據量大，時效性強，工資變動及賬務處理信息化有待加強。

工資業務涉及的數據量較大。高校的工資內容一般由崗位工資、薪級工資、各類補貼津貼、特殊原因的補發、扣回，以及社保、公積金以及其他代扣項組成，具體項目多達幾十項。除了每月教職工的考勤、職務晉升、退休等原因產生工資變動，按照國家和各地相關規定，在每年的固定月份，單位還須根據當地社會平均工資對部分工資項目進行調整。加之近些年許多高校引進人才的力度不斷加大，在職職工數量不斷增加，每月發放工資須處理的數據量也越來越龐大。

工資業務還具有時效性。為維護教職工的權益，通常高校對每月工資發放的時間有強制的規定。而財務部門處理工資業務一般包括“月初初始化設置-工資變動-工資變動復核-工資賬務處理-工資賬務復核-出納支付-銀行發放”等環節，由于各個環節有著先后順序和承接關系，導致工資崗位無法由多人同時承擔。如果某些高校規定的工資發放時間相對較早，還需考慮到節假日及銀行轉賬時滯的問題，按時、準確地發放工資對會計人員是一項不小的挑戰。

在時間如此緊急且工作量大的情況下，工資變動如果僅僅依靠會計人員手工錄入和修改，效率很低，出錯率極高，與當今財務信息化趨勢背道而馳。有些高校還借助Excel或者Visual FoxPro軟件進行前期處理，再調整格式，將工資數據批量導入工資庫。這很大程度節省了時間，提高了工作效率，但也會由于數據不兼容或模板有誤，造成導入數據的缺失和錯配。

完成工資變動后，還需進行工資賬務處理。工資業務做賬應按人員類別、工資內容進行詳細支出核算，貸方也要根據不同的結算方式列明銀行科目，分錄十分復雜，多達上百條。而會計人員只能依據工資支出匯總表，手工輸入相應數額進行賬務處理，過程亦十分繁瑣，耗費時間。

（三）與工資相關的政策制度更新快，對高校工資管理的信息化提出了更高的要求。

近些年，與高校工資業務相關的政策制度更新較快。自2019年1月1日起，行政事業單位全面實施政府會計制度，具體工資業務也應嚴格按照新制度的要求進行賬務處理。此外，個稅改革也與工資業務息息相關。根據2018年8月31日，新修改的個人所得稅法自2019年1月1日起施行，不但完善了個人所得稅費用扣除模式，也優化調整了稅率結構。隨后，公告2020年第13號完善調整了部分納稅人個人所得稅預扣預繳方法;公告2020年第19號文又對部分納稅人的個人所得稅預扣預繳方法進一步簡便優化。

新制度新規定的頻繁出臺，對高校工資管理的信息化提出了更高的要求。高校工資管理要跟得上變化，及時更新完善工資系統，嚴格落實政策要求。同時也要求會計人員及時掌握最新動態，盡快熟練使用工資管理系統的新功能，業務處理與文件法規相符。

二、提升高校工資管理水平的幾點對策

（一）整合各業務部門之間的系統，實現數據共享，推進信息系統一體化

財務部門應加強與人事、房產、后勤等部門的協商，推進各部門信息系統一體化建設。將各獨立系統進行聯網和對接，構建信息一體化平臺，對各部門現有的數據進行合并，刪除贅余重復信息，完善更正數據管理系統?；蛟O計啟用統一的信息管理系統，代替原來的部門各自使用的系統，在線實時共享數據。通過系統整合，實現人員信息一站式管理，在員工入職報到環節，由人事部門負責采集人員相應信息，將基礎數據推送各職能部門，職能部門在各自端口進行數據完善，從而實現大數據管理，消除“信息孤島”。

在進行每月工資變動時，財務人員可通過信息共享平臺直接調取教職工的與財務相關信息和工資變動數據，生成當月的工資庫，將原本須財務部門采集的數據在財務前端解決，無需人工錄入，即可完成由“人事語言”到“財務語言”的轉換，繼而進行后續的個稅計算和賬務處理程序。

信息系統一體化不但可以節省財務人員處理工資業務的時間，提高各部門整體工作效率，更實現了一些需線下辦理的業務轉為線上辦理，減少了紙質內容的傳輸尤其是滿足了特殊時期減少“面對面”處理業務的需求。

（二）根據工資管理需求和政策制度的更新變化，進行財務軟件定制

高校財務部門應從自身需求出發，加強與財務軟件公司的溝通，根據工資管理的需求和政策制度的更新變化，進行財務軟件定制。

針對工資業務手工做賬的問題，可通過技術手段將工資管理系統與賬務處理系統進行關聯，每月在工資系統中做完工資變動后，通過賬務系統直接獲取當月工資數據，自動填入賬務處理模板中，生成會計憑證。會計人員只需檢查自動生成的會計分錄是否有誤，并對當月的特殊情況進行微調即可。用程序代替人工輸入，工作重點由原來的做賬轉變為復核，可以極大節省會計人員的時間精力，也降低了出錯率。

面對更新較快的個稅政策，應及時在工資系統中添加相應的計稅方案，利用系統內部的公式定義和勾稽關系，滿足個人所得稅計算的需求，確保個稅代扣代繳數額準確，符合稅法的規定。還可以根據高校自身特點和需求，增加工資查詢等功能。

（三）加強內控建設和會計人員培訓，防范信息化帶來的風險

隨著科技的發展，信息化帶來的財務風險也不容忽視。要建立完善的內控體系，強化崗位分離和制約制度。根據工作需求，設置不同部門、不同崗位對數據的可見和可操作權限，對各崗位人員進行分層、分類管理，確保相應人員只能接觸本崗位所需數據，通過信息技術手段，實現數據傳輸的不可逆性。針對可能出現數據泄露，定期數據升級硬件和軟件系統，提高加密級別，要定期做好工資數據備份，防止謹防數據丟失。在實現信息共享的基礎上，化解信息化帶來的風險。

此外，應加強相應崗位會計人員的技能提升和職業道德建設，定期對財務相關的新文件制度和財務系統操作進行培訓，加強保密教育。提高會計人員的綜合素質，使會計人員增強責任意識，嚴格遵守國家法律法規和會計職業道德，熟練操作財務軟件，不斷更新工作理念和工作方法，確保勝任新形勢下的工資核算崗位工作。

三、結語

總而言之，高校工資管理應順應財務信息化趨勢，開拓思路，與時俱進。要充分借助信息技術手段，破解難題，推進信息系統一體化，提高工資管理水平，為學校事業的平穩運行提供保障，為高等教育的發展添磚加瓦。

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